POLTICA DE RACIONALIZACIN DE TRMITES POLTICA DE RACIONALIZACIN

POLÍTICA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

POLÍTICA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES OBJETIVOS ÁMBITO DE APLICACIÓN INSTITUCIONALIDAD RELACIONES CON EXTERNOS FASES DE LA POLÍTICA Y APOYO DEL SUIT HITOS DE LA POLÍTICA ACCIONES DESARROLLADAS EN EL ORDEN NACIONAL ACCIONES DESARROLLADAS EN EL ORDEN TERRITORIAL INSTRUMENTO TECNOLÓGICO - SUIT LOGROS Y RETOS POR FASES DE LA POLÍTICA RECONOCIMIENTO OECD PUBLICACIONES

Objetivos 1. Simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar trámites y procedimientos administrativos. 2. Promover el uso de las TICs facilitando el acceso de la ciudadanía a la información sobre trámites y a su ejecución por medios electrónicos Artículo 38 Decreto Ley 019 de 2012

Ámbito de aplicación v Organismos y entidades de la Administración Pública (orden nacional y territorial) v Empresas de servicios públicos domiciliarios (cualquier orden y naturaleza) v Particulares que desempeñen funciones Administrativas Artículo 2 Ley 962 de 2005 y Decreto Ley 019 de 2012

Institucionalidad Mecanismos de Coordinación Actores Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP Órgano coordinador de la política Ministerio de las Tecnologias de la Información y Comunicaciones -MINTICS Departamento Administrativo de Presidencia - DAPRE Lineamientos política, OTRAS INSTANCIAS Apoyo Tecnológico estrategias y COMITÉS SECTORIALES E INTERSECTORIALES seguimiento GRAT INSTITUCIONES Responsables de: Registro en el SUIT Racionalización de trámites Artículo 38 Decreto Ley 019 de 2012

…Institucionalidad ü Departamento Administrativo de la Función Publica DAFP Departamento a través de la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites, El es la instancia que formula y orienta la Política de Racionalización de Trámites y el marco normativo para su implementación, con base en las directrices que sobre la materia expida el Gobierno Nacional. Es el órgano coordinador de los Comités Sectoriales y del GRAT. Funciones: ü ü ü ü Formular, orientar, asesorar, promover y evaluar la política de racionalización de trámites, en coordinación con las entidades competentes en la materia. Diseñar, promover e implementar la Política Pública de Acceso de Información Pública de manera articulada con las entidades líderes en la materia. Diseñar y proponer metodologías, instrumentos, proyectos de ley, decretos, resoluciones, directivas y en general todo acto administrativo pertinente para la implementación de la política de racionalización de trámites. Realizar el seguimiento y la retroalimentación a las estrategias de Racionalización de Trámites Autorizar la adopción e implementación de los nuevos trámites que las entidades propongan de conformidad con la Política de Racionalización de Trámites. Administrar el Sistema Único de Información de Trámites y Procedimientos -SUIT-, y verificar que los trámites cuenten con el respectivo soporte legal. Estandarizar los trámites dentro de la Administración Pública y verificar su cumplimiento en el Sistema Único de Información de Trámites y Procedimientos -SUIT-. Ejercer la Secretaría Técnica del Grupo de Racionalización y Automatización de Trámites – GRA Decreto 188 de 2004 artículos 2 Numeral 16 y 14

…Institucionalidad Grupo de Racionalización y Automatización de Trámites - GRAT Órgano consultivo del Gobierno Nacional en materia de racionalización y automatización de trámites del Estado Colombiano. Está integrado por dos delegados de alto nivel de cada una de las siguientes instituciones: - Presidencia de la República, Vicepresidencia de la República Ministerio del Interior Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Departamento Nacional de Planeación Departamento Administrativo de la Función Pública Decreto 4669 de 2005 incorporado en el título 24 del decreto único sectorial 1083 de 2015 (Artículo 2. 2. 24. 3 y 2. 2. 24. 4)

Relaciones con externos • Reuniones seguimiento temas comunes • Proyectos de interés Nacional Estratégico • Sistema Nacional de Competitividad • Planes anticorrupción • Ley de transparencia • Alianza de Gobierno Abierto • Reuniones técnicas del PEC (SI virtual) • Reuniones de Soporte (integración de mesas de ayuda GEL – DAFP) • Mapa de ruta • Articulación despliegue territorial • Coordinación temas transversales • Estandarización de formularios • Integración SUIN - SUIT • Reuniones de Lenguaje caro • Análisis de impacto normativo • Racionalización de trámites de alto impacto • Índice de Gobierno Abierto – IGA • Integración SUIT – Guía de trámites • Despliegue entidades del distrito para mejorar indicador de inscripción • Acuerdo de cooperación • Contratistas (Identificación de cadenas Trámites y metodología de costeo de trámites)

Fases de la política y apoyo del SUIT RESULTADOS FASES Racionalización METODOLOGÍAS ASESORÍA Y CAPACITACIÓN INSTRUMENTOS TECNOLÓGICOS Priorización Identificación de Trámites Interoperabilidad de Trámites Inventario de Trámites en el Sistema Cronograma de Actividades II Usuarios III Formularios IV Inventarios V Formato Integrado - FI VI Modelos VIII Reportes VII Racionalización (Datos de Operación y Racionalización (1)) • • • Trámites Optimizados Racionalización (2) Cadenas de Trámites Ventanillas Únicas Cadenas de Trámites (3) Metodología de Racionalización Aprobación de nuevos tramites • Mesa de ayuda • Capacitaciones Virtuales y Presenciales • Guía del usuario Actividades entre entidades Mesas Sectoriales e intersectoriales Mesas de trabajo con gremios y ciudadanía GRATs Mesas Sectoriales e intersectoriales GRATs

Hitos de la política 2010 Plan anticorrupción anual- estrategia antitrámites 2011 Cruzada antitrámites 2013 2012 2014 Compromiso del DAFP en el levantamiento de los trámites del orden territorial en el SUIT (Conpes 167 y 3785) 2009 Segundo Decreto Ley Antitramites 2005 Primera Ley antitramites y creación del SUIT, GRAT, aprobación nuevos tramites Primer Decreto Ley Antitramites NORMATIVA 2004 Necesidad de fortalecer al DAFP como entidad rectora de la política (Conpes 3292) 1995 2015 Ley de trasparencia publicidad de los trámites y de las estrategias antitrámites Priorización interinstitucional de trámites a intervenir 800 trámites racionalizados Seguimiento a la implementación del Decreto Ley 019 Hacemos parte de la Alianza de Gobierno Abierto APOYO TECNOLÓGICO V 2 – GEL V 1 - GEL ASESORÍA DAFP Separación del SUIT y el PEC Decisión de Desarrollar SUIT V 3 en el DAFP Inhouse V 3 - DAFP Migración de datos Apagada total del SUIT V 2 Inclusión en el IGA Capacitación y levantamiento trámites nación por ramas y organismos del poder público. Apoyo en la publicación de trámites orden territorial Capacitación y levantamiento trámites territorio Territorio 1440 entidades con el 40% avance Articulación con los jefes de planeación y control interno Asistencia para la implementación de la política de racionalización de trámites Nación Integración SUIT – FURAG y SI virtual Estandarización de Modelos

Asesorías y Capacitaciones - Nación Acciones desarrolladas en el orden nacional 2012 2009 -2011 • Sensibilización de la Política • Comités sectoriales • GRATS • Aprobación de nuevos trámites • Cadenas de trámites • Capacitaciones en racionalización y SUIT v 1. 0 y 2. 0 • • Apoyo a publicación Comités sectoriales GRATS Aprobación de nuevos trámites • Cadenas de trámites • Depuración de información con la expedición del Decreto 019 de 2012 2013 - 2014 2015 • Migración de SUIT 2. 0 a 3. 0 • Comités sectoriales • GRATS • Aprobación de nuevos trámites • Sensibilización, capacitación y seguimiento a la implementación de política • Asesoría política de racionalización • Seguimiento estrategia Antitrámites del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano • Comités sectoriales • GRATS • Aprobación de nuevos trámites • Mapa de ruta • Megameta 800 trámites

Acciones desarrolladas en el orden territorial CONVENIO DAFP - ESAP 2009 2010 • Sensibilización de política anti trámites • Capacitación de SUIT v 2. 0 • Capacitación SUIT v 1. 0 Ciudades Capitales (Gobernación y Alcaldía capital) DAFP 2011 • Sensibilización Apoyo a publicación • Apoyo a publicación Ciudades Capitales (Gobernación y Alcaldía capital) 2012 • Decreto 19 • Capacitación SUIT v 2. 0 • Apoyo a publicación Todo el país Apoyo por demanda Convenio con 4 Gobernaciones (Antioquia, Santander, Cundinamarca, Atlántico) y Distrito Capital 2013 - 2015 • Diseño e implementación SUIT v 3. 0 • Capacitación SUIT v 3. 0 • Inscripción de trámites • Estandarización de trámites • Asesoría política de racionalización • Seguimiento estrategia Antitrámites del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano

Instrumento tecnológico - SUIT

FASES SUIT DE LA POLÍTICA Y APOYO DEL SUIT Sistema Único de Información de Trámites - SUIT Es un instrumento de apoyo para la implementación de la Política de Racionalización de Trámites que administra el Departamento Administrativo de la Función Pública en virtud de la Ley 962 del 2005 y del Decreto 019 de 2012; sistema que tiene como propósito, ser la fuente única y válida de la información de los trámites que todas las instituciones del Estado ofrecen a la ciudadanía. SUIT es el repositorio de los trámites y procedimientos administrativos con cara al usuario que ofrecen las instituciones de orden nacional y territorial. Usuario obtiene Usuario aporta Requisitos Numeral 3 artículo 1 Ley 962 de 2005 y Artículo 40 Decreto Ley 019 de 2012 Institución Productos/ servicios

Definiciones FASES DE LA POLÍTICA Y APOYO DEL SUIT Trámite Conjunto de requisitos, pasos, o acciones regulados por el Estado, dentro de un procedimiento administrativo misional, que deben efectuar los usuarios ante una institución de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas, para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la Ley y cuyo resultado es un producto o un servicio. Definición tomada del artículo 84 de la Constitución Nacional y artículo 1 de la Ley 962 de 2005. Otros procedimientos administrativos de cara al usuario Conjunto de acciones que realiza el ciudadano de manera voluntaria, para obtener un producto o servicio que ofrece una institución de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas dentro del ámbito de su competencia. Se caracterizan porque no son obligatorios y porque por lo general no tienen costo. En caso de tenerlo se debe relacionar el respectivo soporte legal que autoriza el cobro. En la mayoría de los casos estos procedimientos administrativos están asociados con un trámite, ya que de este se pueden generar acciones de consulta, certificaciones, constancias, entre otras, los cuales acreditan el resultado de un trámite.

Funcionalidades SUIT Gestión de formatos integrados: Avance Institución Gestión de Usuarios Gestión de Inventarios Gestión de Formularios • Trámites y OPAs únicos • Trámites y OPAs modelos Gestionar Puntos de Atención Detalle Migración Reportes de gestión y seguimiento al avance en la inscripción de trámites en el SUIT Gestión Datos de Operación

Interfaces SUIT PORTAL DEL ESTADO COLOMBIANO Información Entidades Trámites y Procedimientos Administrativos Distrito Información Avances política antitrámites En Proceso En producción

Logros y retos por fases de la política

Racionalización ogros de la Política de Racionalización Priorización Identificación Inventario de Trámites Logros • Migración manual de 6203 trámites de SUIT 2 a SUIT 3 • Incorporación de nuevas funcionalidades al SUIT 3 • Depuración de entidades de la rama ejecutiva del orden nacional por ámbito de aplicación. • Cumplimiento meta SISMEG para el cuatrienio 2010 -2014: 12, 620 registros • A 02 de septiembre de 2015: 21, 909 registros que corresponden a 1997 trámites distribuidos así: • Trámites Nación: 1530 Trámites Territorio: 396 Trámites que aplican a nación y territorio: 71 Inclusión del indicador de trámites en el IGA (Índice de la Procuraduría): Interoperabilidad Cronograma de Actividades Trámites Optimizados Cadenas de Trámites Ventanillas Únicas Retos • Mantener actualizados los trámites inscritos • Generar nuevas plantillas y trámites modelo y mantener actualizados los existentes • Incrementar el índice de inscripción de trámites en el SUIT • Identificar el inventario de trámites de los particulares (Notarías, cámaras de comercio, curadurías, consejos profesionales)

Racionalización ogros de la Política de Racionalización Identificación Inventario de Trámites Logros • Definición de los trámites y procesos internos a intervenir con el mapa de ruta, plan nacional de desarrollo, si presenciales, doing business y planes anticorrupción. • Incorporación en SUIT de funcionalidad de datos de operación para ser utilizada posteriormente en priorización. Priorización Interoperabilidad Cronograma de Actividades Trámites Optimizados Cadenas de Trámites Ventanillas Únicas Retos • Lograr que las entidades incorporen la metodología de racionalización dentro de las estrategias de racionalización.

Racionalización ogros de la Política de Racionalización Identificación Inventario de Trámites Logros • 1142 trámites racionalizados • 50 Formularios racionalizados Priorización Interoperabilidad Cronograma de Actividades Trámites Optimizados Cadenas de Trámites Ventanillas Únicas Retos • Modificación de los componentes de análisis de impacto normativo para la aprobación de nuevos trámites y fortalecimiento de la institucionalidad del GRAT. • Seguimiento a las estrategias antitrámites formuladas en el plan anticorrupción. • Desarrollar estrategias que midan los costos asociados a los trámites existentes para focalizar los trámites a intervenir. (Metodología Análisis de costos) • Incorporación Trámites Modelo • Desarrollar herramientas para intervenir trámites de alto impacto (Metodología racionalización trámites alto impacto – CONPES servicio al ciudadano) funcionalidad • Optimización del 75% en el tiempo de gestión de trámites con las entidades, atribuido a la estandarización de 289 trámites. • Incorporar en SUIT la funcionalidad que permita gestionar el tema de racionalización. • Actualizar la guía de racionalización y establecer una guía para la estandarización de formularios. • Articular con Gobierno en línea y DNP la política de intervención a realizar con las entidades en el mapa de ruta.

Racionalización ogros de la Política de Racionalización Identificación Inventario de Trámites Logros • Seguimiento a la implementación de las ventanillas únicas, cadenas de trámites y aplicación del Decreto 19 mediante los GRATs. Priorización Interoperabilidad Cronograma de Actividades Trámites Optimizados Cadenas de Trámites Ventanillas Únicas Retos • Identificar las cadenas de trámites registradas en el SUIT. • Intervenir la cadena de trámites de concesiones marítimas (DIMAR) y libreta militar. • Fortalecer el SUIT para la identificación de cadenas de trámites y posterior intervención. • Continuar con el seguimiento a las cadenas de trámites y ventanillas existentes.

FASES Reconocimiento DE LA POLÍTICA OECD Y APOYO DEL SUIT “In Colombia, the Single System of Formalities Information (SUIT) works as a single point of information on formalities for citizens. Ministries and agencies are mandated by law to provide basic information on formalities through this system. In fact, formalities can only be required to citzens if they are registered in it. ” “Centralised registries are tools frequently used by OECD countries to advance regulatory transparency. Although the GOC has not developed a centralised registry of regulations, it has done so formalities. SUIT is the legal registry of the Colombian State, which provides information about formalities managed at the central and sub-national levels of the public administration. DAFP has facilitated the process to register the stock of formalities through training, guidance documents, and onsite support. ” OECD Reviews of regulatory reform Regulatory Policy in Colombia Going beyond administrative simplification

FASES Publicaciones DE LA POLÍTICA Y APOYO DEL SUIT AÑO EVENTO ARTICULO 2014 ICEGOV – 2014 SUIT – an Information System to Improve International Conference on Theory Formalities available to Colombian Citizens and Practice of Electronic Governance - Poster 2015 Postulación premio OEA Estandarización de Trámites dentro de la Administración Pública 2015 CLAD – Perú – Ponencia Panel Iniciativas de Simplificación Administrativa para la eliminación de barreras burocráticas en Colombia