ZYAFET VE KRAM HZMETLER Yiyecek ecek letmeleri Yiyecek

ZİYAFET VE İKRAM HİZMETLERİ

Yiyecek İçecek İşletmeleri • Yiyecek içecek sektörünün önemi • Yiyecek içecek hizmetinin verildiği işletmeler: – Ticari yiyecek içecek işl. (restoranlar, kafeler, çabuk yemek sunan restoranlar, ulaşım sektöründeki yiyecek içecek işl. , catering işl. , vd. ) – Kar amacı olmayan yiyecek içecek işletmeleri • Kurumsal işletmelerde yiyecek içecek işletmeleri(okul, hastane) • Endüstriyel yiyecek içecek işl. • Otel işletmesinde Yer alan yiyecek içecek üniteleri • Restoran, ziyafet salonu, lobi, kahvaltı salonu, room servis, snack bar, gece klübü, vd. • Otel işletmelerinde organizasyon şemaları

Ziyafet ve İkram Hizmetleri Tanım ve Önemi • Ziyafet nedir? Otel işletmeleri için ziyafet organizasyonunun anlamı rutin yiyecek içeceklerinin verildiği alanlar dışında kalan özel hizmet Faaliyetlerini ifade etmektedir. Ziyafet organizasyonu denilince akla özellikle yemekli organizasyonlar gelmekle birlikte yemeksiz organizasyonları da kapsamaktadır. Örneğin, konferans, basın toplantıları, sergiler, vb. organizasyonlar Bazen Yiyecek içecek ikramı ile bazen de ikram olmadan düzenlenebilmektedir. Otel işletmeleri açısından ziyafet, amaca hizmet edecek şekilde düzenlenmiş salonlarda, mönüsü ve katılımcı sayısı önceden belirlenmiş davetlerdir.

Bağımsız Yiyecek İçecek İşl. Ve otel işl. Banket Organizasyonuna önem vermenin nedenleri: • İşletmenin tanıtımı açısından önemli bir fırsat yaratmaktadır. • Ziyafet, kokteyl, özel günler için düzenlenen davetler, vb organizasyonlar fiziki kapasiteyi maksimum düzeyde kullanılabilmektedir. • Özellikli yemekli davetlerde satın almalar toptan yapıldığı için kolay ve ekonomik olmakta ve menüsü önceden belli olduğu için fire ve zaiyat minimum seviyede tutulabilmektedir. Böylece stoklama maliyetinden de kaçınılabilmektedir. • Diğer yandan katılacak kişi sayısı ve menüsü önceden bilinmesi mutfak ve servis personelinin planlamasını da kolaylaştırmaktadır. İşgücünün atıl kalması önlenerek, işgücünün verimli kullanılması sağlanır. • Menünün ve katılacak kişi sayısının önceden bilinmesi işletmenin mal ve hizmet satışına ilişkin riskini minimuma indirmektedir. • Özellikli yemekli davetlerde kişibaşı hasılat ortalaması oldukça yüksek olmaktadır.

Banket Organizasyonunun Otel İşletmeleri Açısından Dolaylı Katkıları: • Banket organizasyonları tanıtıma katkı sağlayarak buda otel işletmelerinin oda doluluk oranının artması demektir. Otelin doluluk oranının artması, işletmenin diğer tüketim ünitelerindeki satışın artmasına katkıda bulunur. • Ziyafet organizasyonu nedeniyle otelin otopark, kuaför, çiçek vb. yan gelirlerinde artış sağlanır. • Ziyafet organizasyonu nedeniyle otele gelen konuklar davet sonrası kalışlarını uzatabilir veya davet öncesi girişlerini önceden yapabilirler. Buda otel doluluğunu artırır. • Otelin satış üzerinden komisyon alma gibi anlaşmalı hizmetleri varsa(fotoğrafçı, kiralık araba, vb) banket organizasyonlarının yarattığı bu gelir artışlarından elde edilecek komisyon gelirlerinin artmasına da katkıda bulunur.

Ziyafetler Çeşitli Amaçlara Yönelik Olarak Düzenlenmektedir: • Özel eğlenceler: Sosyal faaliyetler, kutlamalar, dini kutlamalar (en büyük Pazar payını oluşturur. ) • İş Yemekler: Toplantılar, konferanslar, kutlamalar • Resmi Protokol yemekleri: kutlamalar, ödül törenleri, onuruna verilen yemekler • Diğer nedenlerle verilen yemekler: spor aktiviteleri, ödül törenleri, haftalık toplantılar

Ziyafet Organizasyonu • Küçük ve orta ölçekli otel işletmelerinde banketler, restoran ve bar aktivitelerinin bir uzantısı olabilir ve aynı ünitede bu faaliyetlerin yürütülmesinden de sorumlu olabilir. Bu tür orta ve küçük otel işletmelerinde banket personeli maitre d’ hotel’e bağlı olarak fonksiyonunu yerine getirirken, büyük otel organizasyonlarındaz ziyafet faaliyetleri banket müdürünün sorumluluğu altında yürütülür. Büyük otel organizasyonlarında ziyafet organizasyonunda banket hizmetleri için eğitilmiş, profesyonel banket personeli bulunur. Zincir otel işletmelerinde banket hizmetleri için özel banket personeli yanında özel banket mutfağı ve mutfak personeli ile hizmet vermektedir.

Ziyafeti Planlamanın Önemi ve Planlama Süreci: • Ziyafetlerde arzulanan başarılı sonuca ulaşabilmek için, iyi bir planlama ve organizasyon en önemli faktörler olarak karşımıza çıkmaktadır. Başarılı bir ziyafet organizasyonunu için yiyecek içecek departmanının iç koordinasyonları kadar otelin diğer departmanları ile de iyi koordine edilmesi ve işletmede amaç birliğinin sağlanması önemlidir. Ziyafet organizasyonunda işletmenin departmanları arasında amaç birliği, iletişim, bilgilendirme, koordinasyon gibi faktörler ziyafetin arzulanan şekilde gerçekleşmesini sağlar. Aksi taktirde telafisi zor sonuçlarala karşılaşılır.

Ziyafeti Planlamanın Önemi ve Planlama Süreci: • Birçok otel işletmesi ziyafetin başarılı olması için proje ekibi oluşturur. Proje ekiplerinin oluşturulması işletmeden işletmeye farklılık gösterse de genellikle proje ekibinde : satış müdürü, yiyecek içecek müdürü, banket müdürü, aşçıbaşı, önbüro müdürü vb. yer alır. Ziyafet planlama toplantılarında ziyafete ilişkin yükümlülükler çerçevesinde detaylar görüşülür. Diğer bir ifade ile yapılacak olan toplantıya ilişkin işbölümü ve koordinasyon bu toplantılarda belirlenir. • Belirginleşen işbölümü sonucu ziyafete ilişkin memerandum ilgili yöneticilere(ziyafet ofisi, satın alma, muhasebe, depo, vb. yerlere) gönderilir.

Yiyecek içecek Departmanı Yöneticisi, banket Müdürü ve Banket Şefinin bu çerçevede yaptıkları çalışmalar • • Menü planlaması Menünün fiyatlandırılması Masa düzeninin planlanması Servis akış düzeninin belirlenmesi Mise en place çalışmalarının planlanması Ziyefete ilişkin zaman çizelgesinin hazırlanması Haftalık ziyafet listelerinin hazırlanması ve salon tahsislerinin belirlenmesi • Diğer planlama çalışmaları

Ziyafetin verilme nedeni ne olursa olsun : • Menünün önceden belirlenmiş olması • Müşteri sayısının önceden bilinmesi • Amaca uygun salonun belirlenmesi ve düzenlenmesi gerekmektedir.

• Ziyafet Personelinin isimleri ve Sorumlulukları – Banqueting Müdürü: Ziyafetin baştan sona yönetiminden sorumludur. Müşterilerle ziyafet menüsü, masa planı, satış fiyatı, içecekler, müzik ve ilgili her türlü konuyu görüşür, değerlendirir ve karar verir. Aldığı ziyafetle ilgili bilgileri bir memerandum ile yayınlar. – Sekreter: Ziyafet müd. İle birlikte çalışır. Otel içi ve dışı yazışmalar yapar. Departmanlara gönderilecek memoları yazıp çoğaltarak ilgili departmanlara ulaştırır ve takip eder. Banqueting müdürü olmadığı zamanlarda telefon görüşmeleri yapar. Her türlü dosyalama işleminden sorumludur. – Banqueting Şef Garsonu: Ziyafet personeli ve ziyafet servisinin sorumsuz akışından sorumludur. Elinde yeterli sayıda daimi kadroda personel olmadığında extra kalifiye personel tedarik etmek ve servisi yönetmek durumundadır. – Dispense barman: Banqueting organizasyonunda barların yönetiminden sorumludur. Ziyafetten önce bar stoklarının gözden geçirilmesi, nakit ödemelerin takibi, bar personelinin denetimi ve ziyafet sonrası bar stoklarının yeniden tamamlanması çalışmalarını takip eder. – Ziyafet İçecek Garsonu: Dispense barmen ile kordineli çalışır. Dispense barmen olmayan otellerde bu görevi üstlenir. Ziyafet içki servisinin içcek garsonları tarafından kuralara uygun bir şekilde yerine getirilmesini sağlar. – Daimi kadroda banket servis personeli: her türlü ziyafet organizasyonunu rahatlıkla yüklenebilecek deneyimli personeldir. Mice-en-place çalışmaları ve servisinden sorumludur. – Extra servis personeli: otelcilik sektöründe herhangi bir işletmeye bağlı kalmadan serbest olarak çalışan ve talep olduğunda otellere giden personel. – Hamallar: daimi kadroda ziyafet salonlarının hazırlanmasında ağır işleri yapar.

• Ziyafet Salonu: Her türlü ziyafet, balo ve kokteyllerin verildiği, amacı gereği genelde sahnesi ve dans pisti bulunan salondur. İşletmenin alt katında olması, gürültünün önlenmesi bakımından önemlidir.

• Otel işletmesinde ziyafet salonlarının ne tür organizasyonlara ve kaç kişiye hitap edileceğinin bilinmesi ziyafet satışlarını gerçekleştirirken büyük kolaylık sağlar. Bu planlarda yer alması gereken bilgiler: salonun adı, metre karesi, kaçıncı katta olduğu, salonun tavan yüksekliği, çeşitli organizasyon isteklerine ve masa düzenlerine göre kapasiteleri (kokteyl, oturmalı yemek, vb. ) teknik imkanları (ses ve müzik düzeni, ses kontrolü, Dia projeksiyon, tepegöz, tv, video, dvd ses kayıt cihazı, telsiz telefon, yaka mikrofonu, yazı panosu, lazer pointer, dijital internet, perde, sinevizyon, vb. ), salonun ebatları(en ve boy), diğer özellikleri(podyum, sahne kulisi, yalıtım, vb. ) (s. 53 örnek masa yerleşim planı)

• Ziyafet salonları mimari açıdan tasarlanırken metrekare olarak bilinmesinin yanında fonksiyonel olabilmesi için şu hususlar gözden uzak tutulmalıdır: – Ziyafet salonları farklı organizasyonlara hitap edecek bir esnekliğe sahip olmalıdır. (kokteyl, açık büfe, kutlama, vb. ) – Ziyafet salonunun konumu iş akışını kolaylaştırmalıdır. (mutfak ve bar ile olan iletişimi, salona müşteri giriş ve çıkış ve servis kapıları) – Ziyafet salonun konumu malzeme teminini kolaylaştırmalıdır(deponun ziyafet salonuna uzaklığı, vb. ) – Ziyafet salonunda kullanılacak masaların istiflenebileceği alanların oluşturulmasına özen gösterilmeli – Diğer(ışık düzeni, ses düzeni, akustik durumu, vestiyerlerin konumu, vb. )

• Ziyafet salonlarının dekorasyonu ziyafetin amacı ile yakından ilgilidir. Kullanılan eşyaların renk, biçim, desen büyüklük olarak mekanın özellikleri ile uyumlu olmalıdır. Ziyafet salonlarının dekoratif unsurlarının başında ışık ve renk gelmektedir. Özellikle aydınlatmanın müşteri üzerinde psikolojik etkisi vardır. Önemli bir hususda ışıklandırma ile o ortamda kullanılacak renklerin uyumlu olmasıdır. Önemli hususda masa örtüsü, peçete, çicek vb. malzemeler ile duvar ve tabandaki renklerle uyumlu ve yaratılmak istenen atmosfere uygun olmasıdır. Zıt renkler iyi oranda ayarlanarak canlı atmosfer yaratılabilir.

• Ziyafet salounda renk kullanırken şu faktörlere dikkat edilmelidir: – – – – Ziyafet salonun büyüklüğü Tavan yüksekliği Kullanım alanının şekli Aydınlatma biçimi Ziyafet salonunda kullanılan malzemelerin türü Diğer malzeme ve eşyalardaki hakim renkler Müşteri profili Ziyafet salonundaki sabit eşyalar ve yer döşemelerinin görünümü

Ziyafetin Kabulü ve Ziyafet Sözleşmesi

• Ziyafet müdürü müşterinin istekleri doğrultusunda seçenekler sunabilmesi verilere her an ulaşabilmesi ile mümkündür. Bu veriler: – Salonların kapasiteleri, özellikleri ve donanım imkanlarını gösteren salon çizelgesi, – Salonların rezervasyon durumlarını gösteren banket rezervasyon listesi – Çeşitli organizasyonlar için önceden hazırlanmış değişik fiyat ve içerikteki mönü örnekleri – Çeşitli organizasyonlar için masa düzeni seçeneklerini gösteren salon krokileri

Satış esnasında banket yöneticisinin salonların rezervasyon durumunu bilmesi ona büyük kolaylık sağlayacaktır. Bu çizelgenin olmaması durumunda dikkatsizlik sonucu aynı salon farklı kişilere satılabilir. Hangi salonun, hangi tarihte kime ve hangi amaçla kiralandığı not edilir. Ayrıca ziyafet sahibinin adı soyadı, adresi, telefon numarası, misafir sayısı, ziyafetin tarihi, saati vb. bilgiler de not edilir.

• Bu tür organizasyonlarda ilk etapta gözden uzak tutulmaması gereken bilgiler vardır: – – – – Ziyafetin amacı Salonun durumu Katılacak davetli sayısı Salonun azami kapasitesi Personel imkanları Malzeme imkanları Zamanlama konusu

• Ziyafet müdürü ve müşteri ziyafete ilişkin tüm hususlarda anlaşmaya vardıklarında bu anlaşma yazıya dökülür. Bu anlaşma metnine ziyafet sözleşmesi/ banket sözleşmesi denir.

Ziyafet sözleşmesinde yer alması gereken bilgiler ziyafetin kabülü Müşteri ile ziyafet müdürü arasında aşağıda belirlenen konular konuşulup karara bağlanır ve ziyafet anlaşması sağlanır. Ziyafet anlaşmasında yer alması gereken bilgiler su şekildedir: • Ziyafeti veren kişi veya kuruluşun adı, adresi, telefonu • Ziyafetin cinsi (dügün, nisan, kutlama vb. ) • Ziyafetin tarihi ve günü, • Ziyafetin başlangıç ve bitiş saati • Davetli sayısı (minimum ve maksimum) Garanti edilen kuver sayısı (en son rakam 24 saat önceden bildirilmelidir) • Kişi bası fiyat • Kararlaştırılan Menü, ekstra yemek ve içki istekleri • içki servisi • Menü ve isim kartları ve basım kararı, • Kararlaştırılan Salon ve Masa düzen/planı • oturma planı, • Müzik, ses düzeni, podyum, mikrofon, ışıklandırma, çicek ve bunun gibi istekler, • Misafirlerle ilgili özel bilgiler: et yemez, engelli ve bunun gibi. • Konuşmalar yapılacaksa sırası ve zamanı • Ekstra yemek ve içki istekleri • Ödeme Şekli / Kaparo • Tarafların onayı

Ziyafet Organizasyonunda Fiyatı Etkileyen Faktörler • • Menü Banketin hafta içi veya haftasonu olma özelliği Davetli sayısı Banketi veren organizasyonun veya organizatörün otel ile olan ilişkileri ve tanınma özelliği • Misafirlerin otelde konaklama durumu ve süresi • Organizatörün istediği diğer hizmetler Diğer yandan oteldeki mevcut salonların yiyecek ve içecek hizmeti verilmeden kiraya verilmesi durumunda fiyatlama kararlarını, salonların amortismanı, elektrik, havalandırma, bazı teknik hizmetlerin bedeli gibi değişkenlerin yanında elde edilmek istenen kar marjınında ilavesiyle bir fiyat oluşmaktadır. Sektördeki bu uygulama genellikle dolar va mark bazında salonun metrekaresi saat veya gün ititbariyle kiraya verilmesi şeklinde yürümektedir.

Ziyafet Emri – Banqueting Memorandumu • Bir ziyafetin kabulü otel için o ziyafetle ilgili çalışmaların başlangıcıdır. Ziyafet yöneticisi tüm çalışmaların zamanında ve eksiksiz yönetiminden sorumludur. Ziyafet Emrini alan birimler kendine ait işler için planlama yapar.

Ziyafet Menüleri

Ziyafet menülerinin oluşturulmasında iki önemli yol bulunmaktadır • Yiyecekler sınıflarına göre gruplandırılmalıdır. Ziyafetleri kabul eden personel, karşısındaki müşteriye tercihleri gösterebilmelidir. Örneğin, iştah açıcı yiyecekler, sebze, patates, salata, tavuk ve ya biftek seçenekleri ile soslu bir Dondurma teklif edilebilir. Tabi ki tavuklu menüye göre biftekli menüden daha fazla bedel istenecektir. Geriye kalan yiyecekler aynen kalabilir. Genellikle, patatesler ve sebzeler günlük olarak konaklama isletmelerinde kullanıldığından menüde onların da bulunması müşteriye teklif edilebilir. • Ziyafet rezervasyonunu yapanlar var olan menülerden de müşterilere istedikleri özel yiyecekleri seçmelerine imkan tanımaktadır.

Ziyafet Menüleri • Otelin banket yönetiminin değişik organizasyonlar için hazırladığı Menü seçenekelerinin olması işletme ve müşteriler açısından büyük yararları vardır. Bu uygulama müşteri için: – Çeşitli seçenekler içerisinden bütçesine uygun bir menüyü seçme imkanı sağlar – İşletme önceden maliyetlendirilmiş satış fiyatı belirlenmiş menü ile ziyafetin organizasyon aşamasında daha az sorunla karşılaşır. • Ziyafet menüleri öğün menülerinden farkı yoktur. Ancak daha zengin yiyecek ve içecekleri kapsamaktadır.

Ziyafet Menüleri • Ayrıca ziyafet menüleri ziyafetin veriliş amacına göre standart menülerden farklılık göstermelidir. Menüde yer alan yemekler ziyafetin özelligine göre düzenlenmelidir. • Örnegin, bir yılbası ziyafetinde hindi; avcı kulübünün düzenledigi yemeklerde av eti; öte yandan devlet baskanlarının yabancı konuklara verdigi ziyafetlerde, o ülkenin milli mutfagında yer alan özgün yemekler bulunmalıdır.

• Oteller banket organizasyonu için menü setlerini hazırlarken en fazla talep edilen organizasyonlar ve bu organizasyonlarda talep edilen menülere ağırlık vermelidir. Bu menüler bir set haline getirilip, müşterinin tercihine sunulmaktadır. Bir banket seti şu alt başlıklar halinde düzenlenebilir: – Gala yemeği menüleri (şerefe verilen yemeği ifade eder. Genelde açık büfe uygulaması vardır. – İş yemeği menüleri(öğlen ve akşam) – Düğün, nişan vb. tören menüleri – Kokteyl menüleri – Toplantılarda verilebilecek ikram menüleri – Vb.

Ziyafet menüsü hazırlarken dikkat edilmesi gerekenler • Kalabalık ziyafetler için düzenlenen menülerde özellik isteyen menülere yer verilmemelidir. Sufle yapılması, flambe yapılması vb zor olacaktır. • Menü kompozisyonu düzenleme amacına uygun olmalıdır. Yılbaşı menüsünde hindiye yer verilmesi • Setteki menüler gözden geçirilmelidir. Mevsimsel şartlar, menü maliyetinde meydana gelebilecek değişiklikler, vb. • Kısıtlayıcı ön şart veya ekipman sıkıntısı var ise örneğin, 20 kişiye kadar • Soğuk meze tabağının içinde olan yiyecekler tek veya gruplar halinde (zeytinyağlılar, vb. ) belirtilmelidir. • Ziyafet menüleri işletmenin karakterini yansıtmalıdır.

Mönüye uygun şarap seçimindeki temel prensipler • • Beyaz etlerle Kırmızı etler ve peynirle Tatlı ve meyvelerle Haşlamalarla Değerli etlerle Kanatlı av hayvanları ile Çok baharatlı yiyeceklerle • • Beyaz şarap Kırmızı şarap Tatlı köpüklü şarap veya şampanya Roze şarap Kaliteli şarap Kuvvetli kırmızı şarap Aromalı şarap Genelde acı, çok tatlı tipik yumurtalı yiyeceklerle şarap uygun olmaz. Herşeyden önce seçilen içki yemeğin lezzetine katkıda bulunmalıdır. Yaz aylarında ağır içkilerden kaçınılmalıdır.

Ziyafet Organizasyonu Ön Çalışmaları • Ziyafet müdürü ve müşteri arasında görüşmelere uygun olarak otelde organizasyon ön çalışmaları yapılır. Bu çalışmalar daha çok ziyafet servis şefi, aşçıbaşı, kat şefi, salon hamalı, vb ilgili departmanlara ve kişilere iletilir. Bu bilgiler ziyafet emri ile kendilerine ulaştıktan sonra hazırlıklara başlarlar.

Ziyafet Organizasyonu Ön Çalışmaları • Ziyafet servis şefinin yaptığı çalışmaları üç başlık altında toplayabiliriz; – Servis ve servis akış düzeninin planlanması – Mice en place çalışmalarının planlanması – Masa ve sofra planının krokisinin çizilmesi ve malzeme listesinin çıkartılması

Kaynak: - Öğr. Gör. Filiz Arslan - “Yrd. Doç. Dr. Yaşar Yılmaz, Otel ve Yiyecek İçecek İşletmelerinde Ziyafet Organizasyonu ve Yönetimi, Detay Yayıncılık, 2007”, Turizm Sektörü Araştırmaları, Çeşitli Makale, Ders Notları ve İnternet Araştırmaları