Zpsobil vdaje dokladovn nejastj chyby OPERAN PROGRAM VZDLVN
Způsobilé výdaje, dokladování, nejčastější chyby OPERAČNÍ PROGRAM VZDĚLÁVÁNÍ PRO KONKURENCESCHOPNOST ORR, Krajský úřad kraje Vysočina Globální granty kraje Vysočina jsou spolufinancovány Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky. INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
Principy způsobilosti výdajů Obecná pravidla způsobilosti výdajů a) Charakter výdaje b) Účel výdaje c) Prokazatelnost výdaje d) Datum uskutečnění výdaje e) PŘÍRUČKA PRO PŘÍJEMCE FINANČNÍ PODPORY Z OPERAČNÍHO PROGRAMU VZDĚLÁVÁNÍ PRO KONKURENCESCHOPNOST INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
Zvláštní bankovní účet – účet projektu Ø způsobilost výdaje s vedením účtu v rámci nepřímých nákladů; Ø úroky vznikající na účtu se odečítají od jednotlivých žádostí o platbu; Ø finanční prostředky podpory, obdržené od poskytovatele podpory, nesmí být použity jiným způsobem, než je stanoveno ve Smlouvě o realizaci GP; Ø v případě osobních nákladů umožněna refundace prostředků z projektového účtu na provozní účet max. 5 pracovních dní před uskutečněním platby zaměstnancům a organizacím odpovídajícím za správu zákonného pojištění; Øpři refundacích z projektového účtu na účet organizace dokládat interní účetní doklady ; Ømožnost vložení vlastních prostředků. INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
Zvláštní bankovní účet – účet projektu Upozornění na rozdíl v příručce pro příjemce a ve Smlouvě o realizaci GP: § mylný převod finanční prostředků z projektového účtu na jiný bankovní účet, který bude do 5 pracovních dnů vrácen Ø NETÝKÁ SE VAŠICH GRANTOVÝCH PROJEKTŮ ! § platí ustanovení Smlouvy o realizaci grantového projektu v čl. XI Sankce bod 1, které je nadřazeno ustanovením příručky pro příjemce; § jakékoli neúmyslné či krátkodobé použití finančních prostředků k jinému účelu než uvedenému ve Smlouvě o realizaci grantového projektu Ø PORUŠENÍ ROZPOČTOVÉ KÁZNĚ INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
Osobní výdaje na zaměstnance projektu Způsobilé výdaje: § hrubá mzda zaměstnance; § sociální a zdravotní pojištění za zaměstnavatele; § zákonné pojištění odpovědnosti, tzv. Kooperativa; § FKSP (ve výši stanovené zákonem); § nemocenská hrazená zaměstnavatelem. Dokladování: § kopie pracovních smluv, DPČ nebo DPP; § originál Rozpisu mzdových nákladů zaměstnanců – za každý měsíc samostatně; § kopie měsíčních pracovních výkazů práce; § mzdový list/výplatní páska zaměstnance; § kopie podkladů k vyplaceným nemocenským dávkám; § výpis z projektového účtu/provozního účtu s převody výplat pracovníkům a převody zákonných odvodů a daní (případně čestné prohlášení pracovníků o vyplacení mzdy). INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
Osobní výdaje Novinky v příručce pro příjemce verze č. 5 (účinná od 6. 9. 2011) § pracovníci projektu, kterým je hrazena odměna v rámci autorského honoráře a zaměstnanci, kteří jsou zaměstnáni projektu na pracovní smlouvu celým úvazkem (100%) Ø nemají povinnost dokládat pracovní výkazy § možnost předložení hromadného pracovního výkazu pro skupinu pracovníků vykazujících činnosti stejného charakteru (v případě většího množství formálně stejných výkazů) – na základě souhlasu poskytovatele podpory. Pracovní výkazy se povinně dokládají: § u pracovníků, kteří jsou do projektu zapojeni na základě dohody o provedení práce či dohody o pracovní činnosti a § u zaměstnanců, kteří vykonávají činnosti na základě pracovní smlouvy na částečný úvazek (méně než 100%). INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
Osobní výdaje - chyby Osobní výdaje za zaměstnance projektu nejčastější chyby § § § § § nepředložení kopií DPP/DPČ/PS; PS/DPČ/DPP neobsahují povinné náležitosti viz Příručka; PS/DPČ/DPP je podepsána po zahájení výkonu práce; pracovní výkazy nejsou podepsány/jsou podepsány dříve než je vykonána poslední činnost v měsíci; chybně nebo neúplně vyplněné pracovní výkazy; obecné vymezení činnosti projekt (např. školení); činnost vykázána souhrnně (např. 1. – 10. 6. = 8 hodin školení); zahrnutí činností spadajících do kategorie nepřímých nákladů do pracovních výkazů; nepředložené mzdové listy a výpisy z účtu organizace. INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
Cestovní náhrady Cestovné za tuzemské služební cesty spadá do nepřímých nákladů Cestovné za zahraniční služební cesty: § výdaje musí být plánovány v rozpočtu projektu – navyšovat lze jen ve specifických případech (např. neočekávaný vývoj cen); § cestovné – letenky, jízdenky; § cestovní náhrady při použití soukromého vozidla; § náhrady za spotřebované PHM při použití služebního vozidla; § výdaje na ubytování zaměstnanců – zpravidla hotel***; § stravné dle vyhlášky MF o základních sazbách stravného v cizí měně. Dokladování: § originál Rozpisu cestovních náhrad; § kopie účetních dokladů ke vzniklým výdajům; § kopie cestovních příkazů; § kopie technického průkazu vozidla; § kopie knihy jízd; § kopie zprávy ze služební cesty; § kopie interních směrnic příjemce. INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
Cestovní náhrady - chyby Cestovní náhrady nejčastější chyby § § § cestovní příkaz neobsahuje povinné náležitosti – je neúplný; předložena pouze kopie 1. strany cestovního příkazu; používání neaktuálních sazeb pro stanovení ceny pohonných hmot; účel služební cesty – reg. číslo projektu/název projektu; nepředložena kopie technického průkazu vozidla. INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
Zařízení a vybavení Zařízení související s realizací projektu Způsobilé výdaje: § nehmotný majetek do 60 000, - Kč včetně; § dlouhodobý nehmotný majetek; § drobný hmotný majetek do 40 000, - Kč včetně; § daňové odpisy; § křížové financování – investiční a neinvestiční část. Dokladování: § podklady k výběrovým řízením na pořízení zboží; § faktury, objednávky, dodací listy; § účetní doklady; § inventární karty. INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
Zařízení a vybavení - chyby Zařízení související s realizací projektu nejčastější chyby § chyby ve výběrových řízeních; § nedoložení veškerých podkladů k výběrovému řízení; § neprovedení výběrového řízení z důvodu nenaplánování v projektové žádosti § chybějící objednávky, dodací listy; § chybějící smlouvy o výpůjčce zařízení partnerům projektu; § POZOR na označení zařízení závazným logolinkem OP VK; § neodůvodněný nákup vybavení z uspořených peněz. INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
Nákup služeb souvisejících s realizací projektu Způsobilé výdaje: § publikace, školící materiály; § odborné služby, studie a výzkum; § výdaje na konference a kurzy – nájemné; § občerstvení – max. 300, - Kč/osoba/8 hodinová akce (400 Kč v případě výjezdní akce spojené s ubytováním); § ubytování – max. 1 500, - Kč/osoba/noc. Dokladování: § podklady k výběrovým řízením na pořízení služeb; § faktury, objednávky, dodací listy; § účetní doklady; § prezenční listiny k pořádaným kurzům. INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
Nákup služeb – nejčastější chyby Nákup služeb souvisejících s realizací projektu nejčastější chyby § věcné chyby ve výběrových řízeních; § dodavatelem nesmí být osoba, která je současně zaměstnancem projektu (příjemce/partnera); § nedoložení veškerých podkladů k výběrovému řízení; § chybějící objednávky, dodací listy; § nedoložení prezenčních listin z uskutečněných kurzů; § POZOR na označení všech dokumentů závazným logolinkem OP VK; § překročení limitů stanovených pro ubytování a stravné; § v případě uplatnění interní faktury postupovat v souladu s Metodickým dopisem č. 17. INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
Stavební úpravy, Přímá podpora, N ze smlouvy Stavební úpravy § drobné stavební úpravy; § stavební úpravy v rámci křížového financování; Ølze provádět pouze na majetku příjemce/partnera/zřizovatele. Přímá podpora § mzdové příspěvky (dokladuje se stejně jako mzdové náklady zaměstnanců); § cestovné, ubytování a stravné; § doprovodné aktivity. Náklady vyplývající přímo ze smlouvy § audit projektu § nově v Příručce pro příjemce, verze 5 – audit u projektů od 10 mil. Kč. Ve Smlouvě o realizaci nastaven audit u projektů od 3 mil. Kč smlouva nadřazena příručce povinnost auditu u projektů od 3 mil. Kč!!! Dokladování § objednávky, faktury, účetní doklady. INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
Nepřímé náklady (I. část) Nepřímé náklady (NN): § taxativní výčet dle Příručky pro příjemce; § jedná se zejména o výdaje související s administrací projektu nebo s činnostmi, které jsou od běžného provozu organizace těžko oddělitelné; § nejsou dokládány jednotlivými účetními doklady, výpisy z účtů, jejich čerpání není sledováno v položkovém členění; § čerpání nepřímých nákladů nebude předmětem administrativních kontrol ani kontrol na místě poskytovatelem podpory; § způsobilá výše NN je dána procentem vzhledem k prokázaným způsobilým přímým nákladům projektu bez křížového financování. INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
Nepřímé náklady (II. část) Nepřímé náklady: § čerpání z jednotlivých zálohových plateb by mělo odpovídat % stanovenému ve smlouvě; § příjemce je povinen tyto náklady/výdaje vést v účetnictví – samostatná analytická evidence; § příjemce je povinen průběžně sledovat vývoj čerpání nepřímých nákladů ve vztahu k částce poskytovatelem odsouhlasených přímých nákladů (bez křížového financování); § v případě vyčerpání vyšší částky nepřímých nákladů (v závěrečném vyúčtování projektu) než je způsobilé poručení rozpočtové kázně a nesrovnalost. STÁLE PLATÍ PRAVIDLO PŘÍMÉ SOUVISLOSTI VÝDAJE S REALIZACÍ PROJEKTU. INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
Změny rozpočtu Nepodstatné změny rozpočtu • přesun prostředků mezi položkami uvnitř jednotlivých kapitol rozpočtu § bez omezení s výjimkou kapitoly 1. Osobní náklady a položek křížového financování; • přesun prostředků mezi jednotlivými kapitolami rozpočtu § do výše 15 % objemu způsobilých výdajů kapitoly, ze které jsou prostředky převáděny § kapitola 1. Osobní náklady může být navýšena pouze do výše 15 % stávajícího objemu výdajů této kapitoly; • vytvoření nové položky nebo zrušení položky rozpočtu § za podmínky, že to neznamená začátek nové klíčové aktivity nebo ukončení či zrušení stávající klíčové aktivity. INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
Změny rozpočtu Omezení v provádění nepodstatných změn • Kapitola 1. Osobní náklady § změna schváleného pracovněprávního vztahu (např. z DPČ na DPP), § rozdělení či sloučení schválených úvazků, § vytvoření nové pozice, § navýšení či snížení úvazku stávající pozice (nesmí být překročena schválená jednotková cena), § vytvoření/navýšení položky pro výdaje, které je příjemce povinen hradit ze zákona (např. FKSP, zákonné pojištění). • Kapitola 2. Služební cesty zahraniční § navýšení či snížení, zrušení či zavedení nové položky spadající pod kapitolu 2. Služební cesty zahraniční. • Křížové financování § položky nelze navyšovat v rámci nepodstatných změn, pokud to bude mít vliv na výši investičních a neinvestičních prostředků či celkové navýšení křížového financování. INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
Změny rozpočtu Podstatné změny rozpočtu • povinnost předložit žádost o schválení podstatné změny poskytovateli podpory (uvést důvody změny) • Mezi podstatné změny patří § navýšení či snížení zálohové platby; § přesun mezi kapitolami přesahující 15 % objemu způsobilých výdajů kapitoly, ze které jsou prostředky přesouvány; § navýšení objemu výdajů kapitoly 1. Osobní náklady o více než 15 %; § navýšení položek Křížového financování, pokud to bude mít vliv na výši investičních a neinvestičních prostředků rozpočtu či bude znamenat celkové navýšení částky křížového financování; § služební cesty zahraniční – nelze navyšovat (výjimka je změna hodnoty původně plánovaných výdajů v důsledku neočekávané události); § u organizace s ukazateli/limity mzdové regulace změny v kapitole 1. Osobní náklady, které způsobí přesun mezi limitními hodnotami. INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
Závěrem Upozornění na závěr: Ø účetní doklady označovat dle Příručky pro příjemce; Ø daňový doklad není vždy totéž co účetní doklad; Ø úprava interních směrnic, nastavení interních postupů; Ø výpisy z účtu organizace/kopii pokladní knihy – jsou-li relevantní; Ø vždy výpisy z projektového účtu; Ø při refundacích z projektového účtu na účet organizace dokládat interní účetní doklady; Ø sestava z účetnictví – doložení analytické účetní evidence; Ø objednávky – pořizovací cena zboží/služeb nad 10 000, - Kč bez DPH; INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
Závěrem Upozornění na závěr: Øspolu se žádostí o platbu se povinně dokládají kopie všech účetních dokladů uvedené na soupisce účetních dokladů (rozdíl oproti Příručce pro příjemce, kde je upraveno, že se dokládají pouze kopie účetních dokladů s hodnotou vyšší než 10 tis. Kč); Øzajistit čitelnost dokumentů; Ø každý nezpůsobilý výdaj a mylná platba z projektového účtu = nesrovnalost = porušení rozpočtové kázně (zákon 250/2000 Sb. ); Ø při změnách rozpočtu vycházet z Příručky pro příjemce; Ø jakékoli nejasnosti konzultovat s poskytovatelem podpory. INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
Prostor pro dotazy PROSTOR PRO VAŠE DOTAZY Krajský úřad kraje Vysočina Odbor regionálního rozvoje Oddělení grantových programů Žižkova 16, Jihlava kopeckova. j@kr-vysocina. cz tel. č. : 564 602 581 INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚLÁVÁNÍ Jana Kopečková
- Slides: 22