Zentrale Registratur Przisa Immobilien Gmb H Co Verwaltungs
Zentrale Registratur Präzisa Immobilien Gmb. H & Co. Verwaltungs KG Nutzungsgerechter Aufbau Projekt mit der FH Potsdam, Studiengang Archiv Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften 1
Ø Ist-Zustand und Ziele • Elektronische Erfassung • Zeitplan Erfassung • Empfehlungen für Aufbewahrung • Logistik • Empfehlungen für einheitliche Schriftgutverwaltung Ziel des Projekts: Verbesserung der Zugänglichkeit und Auffindbarkeit der Akten in der Altregistratur Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften 2
Ø Ist-Zustand und Ziele • Elektronische Erfassung • Zeitplan Erfassung • Empfehlungen für Aufbewahrung • Logistik • Empfehlungen für einheitliche Schriftgutverwaltung konkret: 1. Elektronische Erfassung der Akten 2. Empfehlung für die Aufbewahrung der Altregistratur 3. Empfehlungen für einheitliche Regelungen in der Schriftgutverwaltung Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften 3
• Ist-Zustand und Ziele Ø Elektronische Erfassung • Zeitplan Erfassung • Empfehlungen für Aufbewahrung • Logistik • Empfehlungen für einheitliche Schriftgutverwaltung Elektronische Erfassung der Akten 1. Integration einer Erfassungsmaske in die bestehende Datenbank bei Präzisa 2. Erfassung in diese Maske durch Praktikant. Innen der FH Potsdam Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften 4
Erfassungsmaske • Ist-Zustand und Ziele Ø Elektronische Erfassung • Zeitplan Erfassung • Empfehlungen für Aufbewahrung Laufzeiten • Logistik Aktentiteln • Empfehlungen für einheitliche Schriftgutverwaltung Anforderungen: • Recherchierbarkeit der Akten insbesondere nach: Objekten Aufbewahrungsfristen • leicht handhabbar auch für die zukünftige Erfassung der Akten Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften 5
Erfassungsmaske (Beispiel) Aktennummer: Aktentitel: • 2 Möglichkeiten • Freies Textfeld für „Originaltitel“ (Entscheidung liegt bei Originaltitel: • Übernahme des Aktentitels vom Aktenrücken Präzisa): Normiertes Feld mit Drop-down 1. lfd. Nummer: Menü Laufzeit: – Bsp. : - • Wirtschaftsplan Objektnummer: 2. Team + lfd. Nummer: von – bis Datum Umlagenabrechnungen Aufbewahrungsfrist: Verwalterabrechnungen • Angabe des Zeitpunktes, wann • Eingabefeld für die … Ltd. Team: eine Akte vernichtet bzw. an den Objektnummern, welche Eigentümer des Objektes abgegeben in der Akte vorkommen • Angabe des letzten bearbeitenden Memo: werden kann Teams der Akte • freies Feld in dem Bemerkungen • Feld dient dem Kenntlichmachen, eingefügt werden können • Feld mit Default – Wert (feststehend), mit der Möglichkeit ob einem die Akte bei einem zu werden oder bei Präzisa • das Feld isterweitert nicht recherchierbar Vorverwalter entstanden ist Aufbewahrungsort: Vorverwalter: Präzisa: Übersicht erstellt von: U. Hanschke, S. Kiesling, A. Pannier, A. Piel , A. 6
Beispieldatensatz Aktennummer: Aktentitel: Kapitalertragssteuer Originaltitel: Steuer 2003 Laufzeit: 2003 - 2004 Aufbewahrungsfrist: Ltd. Team: 1263 Objektnummer: 0 123 456 01 2014 2 0 987 654 02 0 678 910 03 Memo: 0 111 222 09 Akte möchte der Eigentümer nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bekommen Aufbewahrungsort: xxx Vorverwalter: Präzisa: ja Übersicht erstellt von: U. Hanschke, S. Kiesling, A. Pannier, A. Piel , A. 7
• Ist-Zustand und Ziele • Elektronische Erfassung Ø Zeitplan Erfassung • Empfehlungen für Aufbewahrung • Logistik • Empfehlungen für einheitliche Schriftgutverwaltung Zeitplan für die Umsetzung Zu erfassen: Bearbeitungszeit pro Akte: ca. 17. 500 Akten x 5 Minuten ________________________________________ bei einer 40 Stunden-Woche bei vier Bearbeitern, pro Bearbeiter 36 Wochen 9 Wochen Zeitraum: für die Erfassung: 16. Juli – 21 September, da eine Bearbeiterin nur 5 Wochen zur Verfügung steht. 3 Bearbeiter. Innen à 10 Wochen 1 Bearbeiterin für 5 Wochen Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften 8
• Ist-Zustand und Ziele • Elektronische Erfassung • Zeitplan Erfassung Ø Empfehlungen für Aufbewahrung • Logistik • Empfehlungen für einheitliche Schriftgutverwaltung Empfehlung für die Aufbewahrung der Altregistratur 1. Aufstellungssystematik (Reihenfolge der Akten) 2. Aufstellungstechnik (Regale und Schränke) Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften 9
• Ist-Zustand und Ziele • Elektronische Erfassung • Zeitplan Erfassung Ø Empfehlungen für Aufbewahrung • Logistik • Empfehlungen für einheitliche Schriftgutverwaltung Aufstellungssystematik Zwei verschiedene Varianten möglich: 1. Aufstellung nach laufender Nummer • schnellere Erfassung • Auffinden nur über die Datenbank nicht vor Regal • kein Umräumen bei Teamwechsel, keine Lücken für künftige Akten nötig 2. Aufstellung nach Teams, innerhalb der Teams geordnet nach (alten) Aktentiteln • Ordnungstätigkeit vor der Erfassung • Auffinden über Datenbank und Regal • Umräumen bei Teamwechsel, Lücken für künftige Akten Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften 10
• Ist-Zustand und Ziele • Elektronische Erfassung • Zeitplan Erfassung Ø Empfehlungen für Aufbewahrung • Logistik • Empfehlungen für einheitliche Schriftgutverwaltung Aufstellungstechnik Anforderungen: archivgerechte Aktenregale für 17. 500 Akten abschließbare Schränke, bspw. für Personalakten Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften 11
• Ist-Zustand und Ziele • Elektronische Erfassung • Zeitplan Erfassung Ø Empfehlungen für Aufbewahrung • Logistik • Empfehlungen für einheitliche Schriftgutverwaltung Aufstellungstechnik Merkmale: • standsichere, GS-geprüfte Regale für die Aktenaufbewahrung • Maße pro Regaleinheit: 2 m Höhe x 1 m Breite x 60 cm Tiefe, von beiden Seiten bestückbar • 5 Fachböden für insgesamt 120 Aktenordner (9 lfm), evtl. mit Mittelschiene • Berücksichtigung von Verkehrswegen und Durchgängen Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften 12
Aufstellungstechnik Bsp. Firma technigro, Petershagen b. Berlin (Lieferzeit: bis 6 Tage) Schraubgrundregal (ohne Mittelschiene) Büroregal (mit Mittelschiene) Kosten pro Regaleinheit (120 Akten) 26 Grundregale à ca. 80, - € 110 Anbauregale à ca. 60, - € 26 Grundregale à 98, 90 € 110 Anbauregale à 86, 70 € Gesamt (plus MWSt): ca. 8. 680 11. 838, 40 € Aufbauzeit 1. Regal: 1 Stunde, ab 2. Regal: ½ Stunde Gewicht Grundregal: 34 kg Anbauregal: 28 kg Grundregal: 36 kg Anbauregal: 30 kg Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften 13
• Ist-Zustand und Ziele Logistik Ablaufszenario: • Elektronische Erfassung Umsetzung in Etappen (möglichst Teamweise): • Zeitplan Erfassung 1. Aufstellen der Regale in einem Teilbereich • Empfehlungen für Aufbewahrung 2. Bestückung der Regale mit Akten 3. Vergabe der lfd. Nummer auf dem Aktenrücken Ø Logistik 4. Erfassung der Akten • Empfehlungen für einheitliche Schriftgutverwaltung Dabei: Heraussortieren aussonderungsreifer Akten 5. Abfrage beim Eigentümer über Verbleib dieser Akten 6. Versendung oder Vernichtung dieser Akten Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften 14
• Ist-Zustand und Ziele • Elektronische Erfassung • Zeitplan Erfassung • Empfehlungen für Aufbewahrung • Logistik Ø Empfehlungen für einheitliche Schriftgutverwaltung Empfehlungen für einheitliche Regelungen in der Schriftgutverwaltung Erstellung von Einheitstiteln für die Akten in Zusammenarbeit mit einer Teammitarbeiterin Orientierung an der Verwaltersoftware von Präzisa: Beispiel: Einheitstitel: Verwalterabrechnung Aktentitel: „Rechnungen“, „Wohngeld“, „Jahresabrechnungen“ Regelungen für einheitliche Aktenführung bedürfen einer Vorab-Analyse des Geschäftsablaufs und der Geschäftsorganisation in Zusammenarbeit mit der Firma und ihren Mitarbeiter. Innen. Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften 15
Vielen Dank! Karin Schwarz Alexander Brandau Sven Brosda Anne Brosin Martin Gleiniger Ulrike Hanschke Sonja Kiesling Ronald Michler Annegret Pannier Antje Piehl Andreas Wolf Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften 16
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