Zelfevaluatie Leidraad Organisatiebeheersing 3112020 Agenda I Audit Vlaanderen

Zelfevaluatie Leidraad Organisatiebeheersing 3/11/2020

Agenda I. Audit Vlaanderen / Organisatiebeheersing II. Leidraad Organisatiebeheersing als model III. Degelijke aanpak zelfevaluatie IV. Traject na Zelfevaluatie V. Goede praktijken VI. Instrumenten 2

I. Audit Vlaanderen / Organisatiebeheers ing

Filmpje Audit Vlaanderen www. auditvlaanderen. be/samen-beter-werken 4

Rol van Audit Vlaanderen - Uitvoeren van audits: - - Strategische doelstelling: tegen 2019 alle besturen auditeren Organisatie-audit - thema-audit - forensische audit Sensibilisering - Workshops/toelichtingen, goede praktijken, globale rapporten, … Samenwerking met andere organisaties, bv. VVSG, VVP, ABB, … (nota meerjarenplan, nota omgevingsanalyse, …) Hoofddoel: besturen stimuleren om gestructureerd aan organisatiebeheersing te werken 5

Organisatiebeheersing is. . . Geheel van maatregelen (beheersmaatregelen) om een redelijke zekerheid te bekomen over: • ‘Doet de organisatie de juiste dingen’ (= effectiviteit) • Bereiken van de vooropgestelde doelstellingen en kennis en beheersing van mogelijke risico’s • ‘Doet de organisatie dingen juist’ (= integriteit, kwaliteit en efficiëntie) • Naleven van regelgeving en procedures • Betrouwbare financiële en beheersrapportering • Effectieve en efficiënte werking en inzet van middelen • Bescherming van activa en voorkomen van fraude Art. 217 Decreet Lokaal bestuur 6

Niveaus 7

Verantwoordelijkheden Algemeen directeur is verantwoordelijk voor organisatiebeheersing, in overleg met het managementteam Raad keurt het kader om te werken aan organisatiebeheersing goed Raad volgt de jaarlijkse rapportering over organisatiebeheersing op 8

Terminologie 9

Terminologie Kader? Geeft antwoord op minstens deze drie vragen: - Welk model hanteert de organisatie om haar werking te analyseren? - - Hoe en wanneer staat de organisatie periodiek stil bij haar werking? - - Een degelijk model omvat minstens de sturende en ondersteunende processen (bv. Leidraad Organisatiebeheersing, VVSG-model). Belangrijk hierbij is om een cyclisch systeem van evaluatie en bijsturing op te zetten dat ook hanteerbaar is voor de organisatie (bv. ZELFEVALUATIE / externe doorlichting) Hoe zal de algemeen directeur rapporteren over organisatiebeheersing aan het politiek niveau? 10

Terminologie Systeem 11

II. Leidraad Organisatiebeheers ing als model

Model? • Omvat minstens de sturende en ondersteunende processen • Leidraad Organisatiebeheersing in deze workshop • Maar ook andere, gelijkwaardige modellen bv. CAF/EFQM, … 13

Model Leidraad Organisatiebeheersing BELANGHEBBENDENMANAGEMENT DOELSTELLINGEN EN PROCESMANAGEMENT MONITORINGSYSTEMEN 14

10 thema’s BBC Mensen Middelen Doelstellingen en procesmanagement (=DP) Belanghebbendenmanagement (=BHM) Monitoring (=MON) Financieel management (=FIM) Organisatiestructuur (=ORG) Personeelsbeleid (=HRM) Organisatiecultuur (=CUL) Informatie en communicatie (=ICO) Facilitaire middelen, opdrachten en contracten (=FAM) Informatie- en communicatietechnologie (=ICT) 15

Per thema • Doelstelling: wat je wil bereiken • Risico: gebeurtenissen die het behalen van de doelstellingen in het gedrang kunnen brengen • Beheersmaatregel: maatregelen die de risico’s kunnen herleiden tot een aanvaardbaar niveau 16

III. Degelijke aanpak van een zelfevaluatie

Nut van zelfevaluatie? • Als cruciaal element om gestructureerd te werken aan organisatiebeheersing • Als onderdeel van de omgevingsanalyse (intern) • In functie van de integratie gemeente – OCMW 18

Aanpak van de zelfevaluatie • Rollen en verantwoordelijkheden • Coördinator: bewaken traject (“Trekker”) • Samenstelling zelfevaluatieteam: coördineren van de zelfevaluatie • • Bepalen van welke medewerkers input wordt gevraagd: verschillende geledingen van de organisatie (afdekking thema’s Leidraad) • Zowel interne werking (financiën, HRM, ICT, …) als dienstverlening (vrije tijd, welzijn, …) Bepalen wie deelneemt aan werksessies (inhoudelijke bespreking van de thema’s) 19

Aanpak van de zelfevaluatie • Planning van de thema’s • Volgorde van de thema’s • Aantal werksessies (hoeveel thema’s per sessie) Best op relatief korte termijn (aantal maanden) 20

• Aanpak van de zelfevaluatie Werksessies Doel Per controledoelstelling uit de Leidraad de beheersmaatregelen in kaart brengen die de organisatie al dan niet heeft om de risico’s af te dekken Hulpmiddelen/instrumenten: ppt kernwoorden Leidraad, risico’s en beheersmaatregelen Leidraad • Belangrijk: de Leidraad is geen checklist! Steeds nadenken i. f. v. afdekking risico’s eigen aan de organisatie Finaliteit Overzicht sterke punten en verbeterpunten per controledoelstelling Verbeterpunten omzetten naar verbeteracties Quick Wins Hulpmiddelen/instrumenten: Excel oplijsting sterke punten/ verbeterpunten (-acties)/Quick Wins • 21

Aanpak van de zelfevaluatie • Werksessies Voorbereiding Discussie in werksessie o. b. v. voorbereiding van 1 lid uit het team OF elk lid van het team een voorbereiding laten maken • Tips: o o o Leg de nadruk op een open communicatie in de werksessies Bepaal gespreksleider/moderator en notulist Denk en vraag zoveel mogelijk in functie van de afdekking van risico’s Bv. “Is daarmee het risico afgedekt? ”, “Zien we daar geen risico? ” 22

Aanpak van de zelfevaluatie • Scoring? Kan op verschillende niveaus: o Niveau van controledoelstelling: mate waarin risico’s zijn afgedekt binnen controledoelstelling o Niveau van thema: mate waarin risico’s zijn afgedekt binnen thema o Niveau van risico: vertrekken vanuit risico en bv. scoren op kans en impact van het risico Hulpmiddelen/instrumenten: Schaal scoring op niveau controledoelstellingen/thema’s 23

IV. Traject na zelfevaluatie

Aan de slag met de resultaten • Prioritering verbeteracties/Quick wins • • onderscheid methodiek prioritering (bv. pair ranking) Hulpmiddelen/instrumenten: Prioritering verbeteracties (goede praktijk) • Actieplan met aanduiding verantwoordelijke en timing belangrijk om ook acties/aanbevelingen uit andere evaluaties/audits/doorlichtingen op te nemen Terugkoppeling bv. naar betrokken medewerkers, overige personeelsleden, politieke niveau • 25

Aan de slag met de resultaten • Opvolgingsmethodiek Bv. periodiek op MAT/CBS (voorbeeld tussentijdse opvolging) Rapportering De rapportering over organisatiebeheersing geeft de mate van beheersing van risico’s weer. Hierbij vermeldt het rapport de status/voortgang van vooropgestelde verbeteracties, alsook de geplande verbeteracties voor het volgende jaar. Het gekozen model kan helpen om het rapport en de informatie over de beheersing van de risico’s te structureren. • Bv. rapporteren over uitgevoerde en geplande verbeteracties (Zwevegem) 26

V. Goede praktijken

https: //overheid. vlaanderen. be/goede-praktijken-leidraadorganisatiebeheersing • https: //overheid. vlaanderen. be/goede-praktijken/uitvoeren-vaneen-zelfevaluatie (Sint-Katelijne-Waver) • https: //overheid. vlaanderen. be/goede-praktijken/gestructureerdeaanpak-van-organisatiebeheersing (Berlaar) • https: //overheid. vlaanderen. be/goede-praktijken/prioritering-vanverbeteracties-op-basis-van-een-degelijke-zelfevaluatie (Kuurne) • https: //overheid. vlaanderen. be/goede-praktijken/werken-aaninterne-controle-organisatiebeheersing-aan-de-hand-van-eenzelfevaluatie (Zwevegem) • https: //overheid. vlaanderen. be/goede-praktijken/werken-aaninterne-controle-organisatiebeheersing-zelfevaluatiege%C 3%AFntegreerd-in-de (Mol) 28

VI. Instrumenten

Uitvoering zelfevaluatie • Leidraad Organisatiebeheersing met controledoelstellingen, risico’s en beheersmaatregelen • Ppt met kernwoorden Leidraad Organisatiebeheersing • Excel oplijsting sterke punten/verbeterpunten (-acties)/Quick Wins • Schaal scoring op niveau controledoelstellingen/thema’s • Excel prioritering verbeteracties AUDIT VLAANDEREN

Inspiratie om te werken aan organisatiebeheersing • Website: www. auditvlaanderen. be • Nieuwsbrieven: www. auditvlaanderen. be/nieuwsbrieven • Workshops in samenwerking met provinciale bestuursscholen • Studienamiddagen Globale rapporten 31

Globale rapporten www. auditvlaanderen. be/globale-rapporten • • • Eerste reeks Organisatie-audits bij lokale besturen Thema-audit Gemeentelijke belastingen en retributies Eerste detectie-audits bij OCMW-besturen Thema-audit Aankoop- en contractbeheer van leveringen en diensten Thema-audit Aankoop- en opvolging van werken Thema-audit Instroom van medewerkers Thema-audit Informatiebeveiliging Tweede reeks Organisatie-audits Thema-audit Budgetbeheer AUDIT VLAANDEREN

Goede praktijken https: //overheid. vlaanderen. be/goede-praktijken-leidraadorganisatiebeheersing • Tijdens audits gedetecteerd • Procedure binnen Audit Vlaanderen doorlopen • Gebruiksvriendelijke zoekfunctie 33

Andere zelfevaluatieinstrumenten www. auditvlaanderen. be/organisatiebeheersing/anderezelfevaluatie-instrumenten Controleprogramma: • Gemeentelijke belastingen en retributies Gidsen: • Gids voor facturatie en inning van gemeentelijke belastingen en retributies • Gids voor aankoop- en contractbeheer 34

Relatiebeheerder West-Vlaanderen Caroline Scheerlinck caroline. scheerlinck@vlaanderen. be Relatiebeheerder Oost-Vlaanderen Kenneth Debolle kenneth. debolle@vlaanderen. be Relatiebeheerder Antwerpen Frank Vermeulen frank. vermeulen@vlaanderen. be Relatiebeheerder Vlaams-Brabant Liesbeth Vanderstukken Liesbeth. vanderstukken@vlaanderen. be Relatiebeheerder Limburg Els Parthoens els. parthoens@vlaanderen. be 3/11/2020 Bedankt!