Zeitmanagement Ingrid Stephan Unser Bro heute und morgen

Zeitmanagement © Ingrid Stephan – Unser Büro heute und morgen 1

Effektives Zeitmanagement – Regeln Teilen Überprüfen Sie große Sie. Ziele Ihre Ziele. in viele Setzen Sie sich Ziele und kleine Gegebenenfalls Schritte und müssen setzendie Sie verfolgen Sie diese sich Ziele jeweils neuen einen Situationen zeitlichen konsequent. angepasst Rahmen. werden. © Ingrid Stephan – Unser Büro heute und morgen 2

Effektives Zeitmanagement – Regeln Legen Sie also fest, welche Ziele Setzen Sie Prioritäten. Ihnen wirklich wichtig sind. © Ingrid Stephan – Unser Büro heute und morgen 3

Effektives Zeitmanagement – Regeln Moderne Kommunikation Überlastung, MangelndesÜberforderung, Delegations– Faule Die Keine Schalten häufigsten Ja–Sager–Mentalität inkompetente oder Keine Sie falsche Zeitfallen Ziele Prioritäten Mitarbeiter aus. sind: (Bearbeitung von E–Mails, Inkompetenz vermögen SMS, usw. ) © Ingrid Stephan – Unser Büro heute und morgen 4

Effektives Zeitmanagement – Regeln Langfristige Ziele können in Führen Sie statt eines kleine Das Allehat Aufgaben Schritte den Vorteil, zerlegt werden dass und Terminkalenders ein möglichst Planen genügend Sie als. Ihre Ziel. Platz Zeit formuliert optimal. für und lückenlos in einer Zeitplanbuch oder nutzen Sie Eintragungen in übersichtlichen Stichworten vorhanden notiert. Form ist. ein Zeitplanprogramm. dargestellt werden. © Ingrid Stephan – Unser Büro heute und morgen 5

Effektives Zeitmanagement – Regeln Achten. Tiefpunkte Sie darauf, der dass Sie Berücksichtigen Sie Ihren Leistungskurve die wichtigstenkönnen Aufgaben Sie Lebensrhythmus bei der dann für unwichtige erledigen, Arbeiten wenn Sieoder am Planung Routineaufgaben leistungsfähigsten nutzen. sind. © Ingrid Stephan – Unser Büro heute und morgen 6

Effektives Zeitmanagement – Regeln Das Verhältnis 60 : 40 hat sich bewährt. Reservieren Verplanen Sie sichalso Zeiträume für. Zeit und nur 60 Prozent Ihrer reservieren Unvorhergesehenes. Sie 40 Prozent für unvorhersehbare Dinge. © Ingrid Stephan – Unser Büro heute und morgen 7

Effektives Zeitmanagement – Regeln Kurze Pausen von 5 bis 10 Minuten ungefähr Planen jede Sie. Stunde angemessene fördern die ein. Konzentration. Pausen und Leistungsfähigkeit. © Ingrid Stephan – Unser Büro heute und morgen 8

Effektives Zeitmanagement – Regeln Bereiten Sie den abgelaufenen Planen Achten Tag nach. Siein. Die darauf, den fünf Tagesablauf dass Minuten Ihre Tagespläne etwas ein, was so. Die gestaltet Ihnen Freude sind, lohnen sich: erkannten dass Schwächen Sie sich bereitet. und nicht Fehler überfordern. werden Sie nicht mehr machen. © Ingrid Stephan – Unser Büro heute und morgen 9

Sägeblatteffekt Unterbrechungen Zeit © Ingrid Stephan – Unser Büro heute und morgen 10

Die „Stille Stunde“ Man sollte nie so viel zu tun haben, dass man zum Nachdenken keine Zeit mehr hat. Georg Christoph Lichtenberg © Ingrid Stephan – Unser Büro heute und morgen 11

Die „Stille Stunde“ ! Bitte ren ö t s t ich n Planen Sie ab und zu eine „stille Stunde“ , in der Sie sich zurückziehen können, in den Tagesablauf ein. Vermerken Sie diese in Ihrem Zeitplanbuch wie ein Besprechungstermin. © Ingrid Stephan – Unser Büro heute und morgen 12

Pareto–Prinzip Für das Zeitmanagement bedeutet das Pareto– Prinzip grundsätzlich: 20 % 20 Prozent der einge– setzten Zeit bringt 80 Prozent des Erfolgs. 80 % 20 % Zeit © Ingrid Stephan – Unser Büro heute und morgen Erfolg 13

ABC–Analyse Nach der ABC–Analyse werden die zu erledigenden Aufgaben nach Ihrer Wichtigkeit eingeteilt. A–Aufgaben wichtig B–Aufgaben weniger wichtig C–Aufgaben zeitraubende Routinearbeiten © Ingrid Stephan – Unser Büro heute und morgen 14

ABC–Analyse Wertanalyse der Zeitverwendung C-Aufgaben 15 % Erfolg 65 % 20 % Erfolg B-Aufgaben 20 % 65 % Erfolg A-Aufgaben 15 % © Ingrid Stephan – Unser Büro heute und morgen 15

Alpen–Methode A Aufgaben aufschreiben L Länge und Zeitdauer vorschlagen P Pufferzeit reservieren E Entscheidungen treffen z. B. über Wichtigkeit N Nachkontrolle und Unerledigtes neu einplanen © Ingrid Stephan – Unser Büro heute und morgen 16

Eisenhower–Prinzip Wichtige Aufgaben Dringende Aufgaben Sind sind unmittelbar mit Ihren Zielen verknüpft. Wann diese Aufgaben erledigt werden, hängt von der Dringlichkeit ab. Sie müssen sofort erledigt werden. Wer die Aufgaben, hängt von der Wichtigkeit ab. © Ingrid Stephan – Unser Büro heute und morgen 17

Eisenhower–Prinzip 1 Sofort erledigen 4 Papierkorb 3 Delegieren ch tig ke it 2 Terminieren Dringlichkeit © Ingrid Stephan – Unser Büro heute und morgen 18

Beachten Sie aber: Die Menschen verlieren die meiste Zeit damit, dass sie Zeit gewinnen möchten. John Ernest Steinbeck © Ingrid Stephan – Unser Büro heute und morgen 19