Zasady redagowania pism Bardzo du wag naley przywizywa

Zasady redagowania pism Bardzo dużą wagę należy przywiązywać do wyglądu zewnętrznego pisma oraz jego treści. Wrażenie – dobre lub złe o nadawcy pisma daje forma zewnętrzna, czyli papier, czystość, rozplanowanie pisma na papierze KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Przy opracowywaniu układu graficznego pisma należy brać pod uwagę : q marginesy boczne – mają duży wpływ na wygląd zewnętrzny pisma. Lewy margines min. 2, 5 cm, prawy – 1, 25 cm, – marginesy dolny i górny – poprawiają także czytelność i nadają estetyczny wygląd (marginesy te nie powinny być mniejsze niż 2 cm), q akapity – podział treści pisma na zaczynające się od nowego wiersza ustępy. Po omówieniu określonego punktu należy od nowego wiersza rozpocząć omawianie kolejnego punktu pisma – od wcięcia (układ a ۥ linea) lub dodatkowego odstępu jednego wiersza (układ blokowy), q rozplanowanie treści – równomierne rozmieszczenie treści pisma na stronie, q kolejne strony pisma – jeżeli pismo składa się z kilku stron, to następne strony piszemy na papierze bez nadruku lub z nadrukiem, lecz wówczas nie powtarzamy wszystkich standardowych danych ze strony pierwszej. KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Układy tekstu Najczęściej w publikacjach spotykać można następujące układy tekstu: § blokowy Wszystkie wiersze pisane są od lewego marginesu, a każdą nową myśl (akapit) oddziela się dodatkową interlinią (pustą linią). Tytuły i podtytuły w układzie blokowym pisane są również od lewego marginesu. § a linea (z wcięciem) Każdy nowy akapit zaczyna się od wcięcia. Tytuły i podtytuły pisze się na środku, symetrycznie nad tekstem. KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Układy pism Również korespondencja biurowa i innego rodzaju pisma urzędowe mogą być formatowane w układzie blokowym lub a linea Układ blokowy q typowy dla korespondencji biurowej q wszystkie wiersze rozpoczynają się równo z linią lewego marginesu q interlinia pojedyncza Układ a linea q q wywodzi się z pisma ręcznego zwiększona interlinia (1, 5 do 2) wcięcie pierwszego wiersza stosowany do pism specjalnych, zaproszeń, przemówień KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Elementy składowe pisma W Polsce obowiązuje PN, która wyodrębnia następujące części składowe pisma: 1. Nagłówek 2. Nazwa (imię i nazwisko) i adres odbiorcy pisma 3. Znaki powoławcze: - Wasze pismo z dnia, - Znak, - Nasz znak, - Data 4. Określenie przedmiotu sprawy 5. Treść 6. Podpis 7. Elementy dodatkowe KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Części składowe pisma Nagłówek Miejscowość i data Numer pisma Numer Nazwa i adres odbiorcy Określenie sprawy Określenie Treść Załączniki Podpis KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Nagłówek Umieszczamy go w lewym górnym rogu lub pośrodku arkusza. Zawiera nazwę i adres nadawcy pisma. Agnieszka Kowalska ul. Rumiankowa 3 12 -154 Łomża Tel. 0 -86 143 -052 -115 Fax 0 -86 143 -052 -117 KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Miejscowość, data Piszemy je z prawej strony, w tym samym wierszu, w którym rozpoczynamy pisanie nagłówka. Informacja tradycyjnie umieszczona w tym miejscu to miejscowość. Po miejscowości stawiamy przecinek, a po przecinku piszemy cyframi arabskimi, w układzie dwucyfrowym: dzień, miesiąc i rok UWAGA: Amerykanie piszą datę w kolejności miesiąc – dzień – rok, dlatego w korespondencji ze Stanami Zjednoczonymi należy zawsze pisać miesiąc słownie. KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Pole adresata Dane dotyczące adresata wpisujemy w układzie blokowym po prawej stronie arkusza papieru, poniżej adresu nadawcy. Między nazwą instytucji a adresem dajemy dodatkowy odstęp. Nad polem adresata można wpisać rodzaj korespondencji pocztowej, np. : POLECONY, LOTNICZY itp. . Jeżeli piszemy do konkretnej osoby (osób), to nad imieniem i nazwiskiem wpisujemy: Pani, Pan, Państwo itp. . KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Pole adresata POLECONY Pani Agnieszka Kowalska ul. Dobra 3 18 -117 Łomża Lub Pan Krzysztof Zieliński Dyrektor Przedsiębiorstwo Handlowe - Usługowe„ 4 Mat” w Łomży KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Znaki powoławcze Należą do nich: znak adresata (Wasz znak), data pisma, na które piszemy odpowiedź, znak własny (nasz znak), data naszego pisma. Znak pisma jest to skrót literowy – numer kolejnego pisma w roku łamany przez rok, np. : PZU 22/16 oznacza pismo z PZU, kolejność w rejestrowaniu – 22 w roku 2016. Znaki odwoławcze są umieszczone przy lewym marginesie, poniżej adresu odbiorcy. KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Znaki powoławcze Agnieszka Kowalska Łomża, 10 -07 -2016 r. ul. Dobra 3 18 -117 Łomża Pan Krzysztof Zieliński Dyrektor Przedsiębiorstwo Handlowe - Usługowe„ 4 Mat” w Łomży Nasz znak: C/34/16 Wasz znak: Sprawa: zapytanie o ofertę KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Znaki powoławcze Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe Łomża, 10 -07 -2016 r. ul. Kwiatowa 3 18 -117 Łomża 086 117 234 56 Pani Agnieszka Kowalska ul. Dobra 3 18 -117 Łomża id. 22/04 Sprawa: odpowiedź na zapytanie ofertowe C/34/16 z 10 lipca 2016 r. KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Treść Pismo piszemy albo w układzie blokowym, albo z wcięciem akapitowym. Nie wolno mieszać układów i jeżeli rozpoczynamy pisanie w którymś z układów, to stosujemy go konsekwentnie do końca. Można w treści stosować punktację, wyróżnienie ważniejszych fragmentów tekstu. Można również zatytułować pismo (np. „Oferta”, „Podanie” itp. . ) lub napisać od lewego marginesu: „Dotyczy: ” albo „Sprawa: ” i w jednym zdaniu napisać, czego dotyczy pismo. Jest to temat pisma. Najczęściej jest on wyrażony hasłowo, ułatwia szybkie zorientowanie się w treści pisma oraz umożliwia sprawne skierowanie go do właściwego działu. KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Formuła zakończenia Po treści w odległości 3 odstępów, po prawej stronie, piszemy formułę grzecznościową pożegnalną, np. : Z poważaniem Łączę wyrazy szacunku, Z wyrazami szacunku, Pozdrawiamy (wtedy gdy znamy odbiorcę pisma). KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Podpisy Z prawej strony arkusza piszemy formułę podpisową, w której skład wchodzi stanowisko oraz imię i nazwisko podpisującego (może być wpisany również tytuł naukowy). Formułę podpisową można sporządzić w układzie blokowym: Dyrektor (mgr Anna Nowakowska) lub w układzie symetrycznym Prezes (mgr Anna Król) Jeżeli podpisem podpisują się dwie osoby, to można podpisy rozmieścić na równej linii jeden z lewej, a drugi z prawej strony: Główny Księgowy Dyrektor ds. handlowych (Joanna Jagiełło) (Krzysztof Zieliński) KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Załączniki Z lewej strony, na tej samej wysokości co podpis, piszemy wyraz Załączniki. Jeżeli pismo ma dwa podpisy – z prawej i lewej strony, to wyraz Załączniki umieszczamy podpisem z lewej strony. Pod tym wyrazem wymieniamy załączniki, stosując pojedynczy odstęp przy wpisywaniu. Jeżeli dołączamy informatory, katalogi lub ulotki reklamowe, to zapowiadamy to w tekście pisma, np. : Jako załączniki otrzymują Państwo. . Proszę zapoznać się z załączoną ulotką. . . W takim wypadku nie wpisujemy pod treścią pisma informacji o załącznikach. KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Załączniki: Odręczny podpis Kopia świadectwa maturalnego, Kopia dyplomu za zajęcie trzeciego miejsca w ……. . Z poważaniem Lub: Główny księgowy Dyrektor ds. handlowych (mgr Joanna Jagiełło) (mgr Anna Król) Załączniki: KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK