Zasady gromadzenia i przechowywania dokumentacji projektw realizowanych przez

Zasady gromadzenia i przechowywania dokumentacji projektów realizowanych przez Urząd Miasta Poznania Agnieszka Górczewska Oddział Programów i Funduszy Europejskich 6 listopada 2008

Zarządzenie Prezydenta Miasta Poznania z dnia 15 września 2008 nr 34/2008/K

Był sobie projekt: Tytuł projektu: „Klub Kierownika Projektu” Projekt dofinansowany z PO KL Czas trwania projektu 2008 -2010

Kierownikiem projektu został: Pan Marian pracuje w Urzędzie Miasta Poznania w Wydziale Rozwoju Miasta w Oddziale Programów i Funduszy Europejskich

Pan Marian zakłada podteczkę projektu w Wydziale Rozwoju Miasta sprawy w projekcie będą miały nr: Ro. M. IV/0730 -5 -1 /08 Symbol wydziału merytorycznego Symbol klasyfikacyjny Nr Nr podteczki- sprawy projektu Rok założenia podteczki

Pan Marian zakłada także podteczkę projektu w następnych latach Sprawy w 2009 mogą mieć nr: Ro. M. IV/0730 -5 -. . 1. . /09 Ale mogą mieć także nr: Ro. M. IV/0730 -3 -. . 1. . /09

Wydziały prowadzące obsługę projektu zakładają swoje podteczki o tym samym symbolu klasyfikacyjnym Np. Wydział Finansowy – Fn. I/0730 -25 -1/08

Tytuł podteczki powinien zawierać hasło klasyfikacyjne oraz nazwę projektu wraz z określeniem czasu trwania ujęte w nawiasie kwadratowym 0730 Fundusze unijne [Klub Kierownika Projektu 20082010]

W przypadku gdy projekt jest dofinansowany z różnych źródeł dofinansowania o właściwym zakwalifikowaniu teczki decyduje kierownik projektu w uzgodnieniu z Wydziałem Rozwoju Miasta

W spisie spraw podteczki prowadzonej przez kierownika projektu powinny być rejestrowane wszystkie pisma dotyczące projektu (wniosek, umowa o dofinansowanie, umowy z wykonawcami, umowy z pracownikami, korespondencja dotycząca projektu, sprawozdania, wnioski o płatność, aneksy itp. )

Kierownik projektu odpowiedzialny jest za zachowanie kompletności podteczki projektu i przekazanie jej z obowiązującymi w UMP zasadami archiwizacji akt. Pan Marian prowadzi pełną dokumentację projektu!!!

Kierownik przechowuje: 1. oryginały dokumentów wytworzonych i wpływających w toku realizacji projektu 2. kopie poświadczone za zgodność, których oryginały będą gromadzone w komórkach macierzystych w wydziałach zgodnie z podziałem zadań Pan Marian rejestruje sprawy napływające w ramach projektu, a także gromadzi kopie dokumentów wytworzonych w Wydziale Finansowym, Biurze Zamówień Publicznych itp.

Archiwizacja dokumentów projektowych

Skończył się projekt Cała dokumentacja projektu jest przechowywana w Wydziale Rozwoju Miasta. Pan Marian porządkuje i przechowuje ją przez 1 rok od zakończenia projektu

Po upływie 1 roku dokumentację przekazuje się do Archiwum Zakładowego UMP Pan Marian w oparciu o zasady archiwizacji UMP przekazuje akta do Archiwum Zakładowego

Kwalifikacja archiwalna tych dokumentów – BE – 10 Wyjątek – Wniosek, umowa o dofinansowanie, sprawozdania roczne i końcowe - kat. arch A BE – 10 - dokumenty przechowywane przez 10 lat i po ekspertyzie przekazane do likwidacji A – przechowywanie wieczyste

Pan Marian przed przekazaniem akt do archiwum wyłącza z dokumentacji wniosek, umowę o dofinansowanie, sprawozdanie za 2008, 2009 i 2010 oraz sprawozdanie końcowe. Porządkuje je jako materiały archiwalne kat. arch. A i odnotowuje to w spisie spraw podteczki projektu. Pozostałe dokumenty przekazuje do zdania z kat. arch. BE-10

Zasady porządkowania i przekazywania akt do archiwum odbywają się na zasadach określonych w instrukcji archiwalnej Zarządzenie Prezydenta Miasta z dnia 25 września 2006 w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego Urzędu Miasta Poznania nr 62/2006/K

W przypadku projektów realizowanych przez UMP, w których współuczestniczą partnerzy zewnętrzni (MJO, NGO’s) za prowadzenie i przechowywanie dokumentacji, w zakresie objętym ich udziałem, w tym oryginałów odpowiedzialni są partnerzy zewnętrzni

Symbol klasyfikacyjny Hasło klasyfikacyjne Kategoria arch. 0730 Fundusze unijne BE-10 0731 Programy i inicjatywy wspólnotowe BE-10 0732 Programy krajowe BE-10 0733 Inne źródła zewnętrzne BE-10

Pan Marian zakończył realizację projektu, przekazał dokumenty do archiwum i teraz może zabrać się do pracy nad nowym projektem Dziękuję za uwagę : )