Zarzdzanie czasem w praktyce Pawe Koch Zarzdzanie czasem

Zarządzanie czasem w praktyce Paweł Koch

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Zarządzanie czasem. • Temat modny, stanowiący przedmiot licznych szkoleń, • • wykładów, publikacji. Niektórzy, zamiast terminu „zarządzanie czasem", wolą mówić o „zarządzaniu sobą w czasie", bądź też o „zarządzaniu czynnościami w czasie" podkreślając, że chodzi tu nie tyle o sam czas, ile o umiejętność związaną z organizacją swoich zajęć i ustalania priorytetów. W czynnościach tych z całą pewnością pomocne są proste i powszechnie dostępne narzędzia. Ale narzędzia to nie wszystko

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Jeśli ktoś myśli, że jego problemy związane z brakiem czasu • lub natłokiem obowiązków rozwiąże kolejna technika jest w błędzie. Nie rozwiąże tego także kolejny gadżet elektroniczny (fani technologii znają już z pewnością aplikacje internetowe zarządzające listami zadań - tadalist polski odpowiednik to aplikacja mini. To. Do. pl służy do tworzenia i zarządzania listami zadań do wykonania. Program ma prosty, niewymagający uczenia się i czytania skomplikowanych instrukcji interfejs, operacje obsługiwane są poprzez przeglądarkę internetową)

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • W praktyce bowiem często kłopotem nie jest nieznajomość • • narzędzi czy nieumiejętne ich stosowanie, ale przełożenie dokonanych wyborów i podjętych decyzji na konkretne działania, lub konsekwencja w ich wykonywaniu. I tak okazuje się np. że należałoby oddelegować wybrane zadania współpracownikom (a więc także monitorować lub wyegzekwować ich wykonanie), a nie lubimy lub nie umiemy tego robić. Albo powinniśmy skupić się na sprawach kluczowych, ale z jakichś powodów są one dla nas trudne i/lub nieprzyjemne, więc wolimy zająć się tym, co nam w naszej pracy sprawia największą radość.

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Poza tym każda podjęta decyzja • (a taką przecież jest określenie co jest priorytetowe, a co nie, • • • co pilne, co ważne, co zlecić komuś innemu, a za co zabrać się samemu) niesie za sobą dylematy i oczywiście ryzyko. Nie wszyscy potrafią sobie z tym poradzić. Temat zarządzania czasem staje się w takim kontekście elementem pobocznym. Na pierwszy plan wychodzą wątki związane z dobrym osadzeniem w roli zawodowej i umiejętnościami związanymi z zarządzaniem zespołem - komunikacją, delegowaniem, motywowaniem, radzeniem sobie ze stresem czy też zwykłą asertywnością. To one w takiej sytuacji, a nie zarządzanie czasem jako takie czy tylko takie, powinny stanowić przedmiot szkolenia

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • W gospodarowaniu czasem bardzo ważna jest świadomość. • Tego, jak funkcjonujemy w czasie i jaki mamy do niego • • stosunek. Programowanie Neurolingwistyczne (NLP) dzieli pod tym względem ludzi na dwie grupy. Pierwszą z nich tworzą ci, którzy w sposób naturalny funkcjonują „przez czas". Są świadomi jego upływu. Ludzie ci często wręcz „widzą" czas w postaci linii, która biegnie przed ich oczami od strony lewej (przeszłość) do prawej (przyszłość).

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Na niej - równie widoczne - widnieją zadania do wykonania, • • ułożone w logiczną sekwencję zdarzeń. W sposób naturalny ludzie funkcjonujący „przez czas" wiedzą ile co powinno trwać. Ich spojrzenie jest skierowane w przyszłość: zależy im na „zamykaniu spraw", by przejść do kolejnych wg ustalonego planu. Planowanie zadań i ich sprawne wykonanie stanowi dla nich większego problemu. Gdyby scharakteryzować ich postawę powiedzeniem, byłoby to: „czas to pieniądz".

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • • • Druga grupa, to ludzie funkcjonujący „w czasie". Ludzie ci są mniej świadomi tego, ile co trwa. Dla nich najważniejsze jest czas teraźniejszy. Łatwo dają się złapać w „tu i teraz". Bywa, że trudno im zakończyć (miłe) spotkanie albo przerwać (przyjemną) czynność. Zapominają o kolejnych zobowiązaniach. Tracą poczucie czasu. Gdyby scharakteryzować ich postawę powiedzeniem, byłoby to: „ciesz się chwilą". Jeśli zaliczamy się do tej grupy, a chcemy poprawić swoje umiejętności związane z gospodarowaniem czasem, pierwszym krokiem jest praca nad uświadomieniem sobie jego upływu.

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Doba to 24 godziny, a tydzień - 7 dni • Błędem popełnianym przez osoby, które funkcjonują „w • • • czasie", a chcą nauczyć się gospodarowania nim, jest nieracjonalne planowanie. Nieracjonalne czyli takie, które nie bierze pod uwagę tzw. „fizycznych" realiów. Tego, że czas nie jest z gumy (doba ma 24 godziny, a tydzień 7 dni). Albo tego, że czynność, która - nawet przy narzuceniu sobie dużego tempa oraz poświęceniu jej 100 proc. swojej uwagi i energii - zajmuje godzinę, nie może zostać wykonana w kwadrans.

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Jeśli mamy np. kłopot z tym, że notorycznie • • niedoszacowujemy czas, który jest potrzebny na wykonanie danego zadania i okazuje się, że - mimo dobrej woli i bardzo szybkiego tempa pracy - nie wyrabiamy się z tym, co sobie na dany dzień zaplanowaliśmy, na początek możemy po prostu co wieczór robić sobie listę zadań na kolejny dzień, określając ile czasu powinno zająć nam wykonanie poszczególnych zadań. Równocześnie sprawdzamy, jak rzeczywiście było z naszymi szacunkami z dnia poprzedniego. W ten sposób, już po kilku dniach, będziemy w stanie bardziej realistycznie planować, zobowiązywać się do różnych rzeczy i tych zobowiązań dotrzymywać.

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Jeśli chodzi o narzędzia, które pomagają w • • gospodarowaniu czasem, wszystkie skupiają się przede wszystkim na planowaniu i priorytetyzowaniu zajęć, czyli polegają na spisaniu zadań do wykonania i ich uszeregowaniu wg klucza „pilne" i „ważne". Tak działa np. Kwadrat Eisenhowera, oparty na podziale zadań według kryteriów: ważne - nieważne (w-nw) oraz pilne - niepilne (p-np. ).

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Pracę z Kwadratem Eisenhowera zaczynamy od sporządzenia • • listy zadań na cały dzień (lub tydzień). Każde z zadań oceniamy wg kryterium ważności (ważne = to, co ma dużą wagę) i pilności (pilne = to, co wymaga pilnego załatwienia). Najpierw określamy, które z tych zadań są ważne (oznaczamy je literką W), pozostałe oznaczamy literkami NW. Następnie ponownie przeglądamy całą listę i decydujemy, które z zadań są pilne (oznaczamy je literką P), a które nie (oznaczamy je literkami NP). W ten sposób dochodzimy do czterech kategorii zadań: ważne/pilne (W/P), ważne/niepilne (W/NP); nieważne/pilne (NW/P); nieważne/niepilne (NW/NP).

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Mając taki podział postępujemy w sposób następujący: • 1. Zadania NW/P (nieważne i pilne), jeśli są proste i zajmują mało czasu, wykonujemy niezwłocznie, aby nam nie przeszkadzały. Jeżeli jednak są czasochłonne, przechodzą na plan drugi. Możemy je komuś oddelegować (jeśli mamy komu) i po prostu monitorować, jak tej osobie idzie. • 2. Natychmiast po nich robimy zadania W/P (ważne i pilne). To są nasze priorytety! Wykonujemy je sami! • 3. Zadania W/NP (ważne i niepilne) - ustalamy termin i bierzemy się za nie, gdy stają się pilne.

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • 4. Na końcu są zadania NW/NP (nieważne i niepilne). Uwaga, • • to największe pochłaniacze czasu! W ogóle się nimi nie zajmujemy. Możemy komuś zlecić ich wykonanie (jeśli to ma sens) albo zaczekać, aż się przeterminują, ewentualnie wrócić do nich, gdy staną się ważne i/lub pilne). Wiele osób kwestionuje powyższą kolejność, twierdząc, że - w kontekście długoterminowym - to zadania ważne, ale niepilne (wymienione jako trzecie), powinny być stawiane na pierwszym miejscu. Jako sztandarowy przykład wymieniana jest dbałość o zdrowe zęby. Wizyta u dentysty, kiedy mamy ostry ból zęba - z perspektywy krótkoterminowej - to oczywiście zadanie ważne i pilne.

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Ale, jeśli spojrzymy na zagadnienie nieco szerzej, • • regularne odwiedzanie dentysty to zadanie ważne, ale niepilne i właśnie jako takie powinno być planowane w pierwszej kolejności. Oczywiście pod warunkiem, że posiadanie zdrowych zębów jest dla nas wartością. Wróćmy jednak do planowania bieżącego, w którego kontekście często pojawia się pytanie: co jeśli nie wiem, co jest ważne, a co pilne albo jak bardzo coś jest ważne/pilne?

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • W pracy można ustalić to z przełożonymi pytając np. • "Na kiedy to ma być zrobione? " • albo "Mam do zrobienia to i to. Co z tego szef uważa za • • • najważniejsze? Pytam, bo chcę się zabrać za najważniejsze rzeczy w pierwszej kolejności”. Gorzej jeśli szef mówi, że wszystko jest bardzo ważne i bardzo pilne, a na dodatek nie chce słyszeć, że coś może być określone jako mniej istotne (i pominięte). Co wtedy? Trzeba polegać na własnym doświadczeniu lub podpowiedzi kolegi lub koleżanki, którzy przeszli przez podobną sytuację.

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Pierwszym i najważniejszym „przykazaniem" dobrej • • • organizacji pracy jest: nie odsuwajmy ważnych zadań na koniec. Takie odkładanie jest źródłem napięć, stresów, nieporozumień i porażek. Można ich uniknąć. W dzisiejszych realiach biznesowych, praca często przypomina żonglerkę. Projektami, zadaniami, czynnościami. Porównanie to jest bardzo trafne dlatego, że zarówno w żonglerce dosłownej, jak i metaforycznej, istnieje fizyczna liczbowa bariera. Można dodawać kolejne piłeczki i o ile początkujący żongler ledwo radzi sobie z trzema, mistrz może spokojnie żonglować ośmioma.

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Nie będzie jednak w stanie zapanować nad - powiedzmy - • • szesnastoma tak, by wszystkie były w ruchu i żeby żadna z nich nie wypadła z obiegu, psując efekt końcowy. Pamiętajmy więc, że - od pewnego momentu „krytycznego" im więcej różnych rzeczy do zrobienia, tym mniejsza wydajność. Przechodząc od jednego zadania do drugiego, tracimy bowiem sporo czasu na tzw. wdrożenie się i przestawienie (tak banalne czynności, jak wyciągnięcie dokumentów, przypomnienie sobie na jakim etapie jest dany projekt, "pożerają" mnóstwo czasu!).

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Wracając do Kwadratu Eisenhowera, który (podobnie zresztą, • • jak inne narzędzia służące pomocy w gospodarowaniu czasem) skupia się na bieżących projektach i zadaniach, a pomija coś bardzo istotnego: perspektywę długoterminową. Otóż, by być zadowolonym z życia i mieć poczucie spełnienia (tj. nie mieć żalu do siebie, że się czegoś nie zrobiło bo np. nie starczyło nam na to czasu), powinniśmy nadać priorytet rzeczom dla nas ważnym. Takie jest m. in. przesłanie prof. Randy'ego Pauscha, specjalisty od zarządzania czasem i autora słynnej książki „Ostatni wykład", w której śmiertelnie chory na raka trzustki profesor radzi swoim studentom jak należy żyć, by czuć się spełnionym.

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Oczywiście, w świecie, w którym wszystko jest - z • • założenia - pilne i ważne (a nawet „bardzo pilne!" oraz „superważne!"), podobne podejście wymaga nie lada konsekwencji w działaniu i w dokonywanych wyborach. Jak odróżnić to, co jest ważne dla innych od tego, co jest ważne dla nas? Przyglądając się swoim odczuciom. Co się dzieje, gdy jesteśmy przyparci do muru i zmuszeni do pilnego zrobienia rzeczy z naszej perspektywy nieistotnej? Podskórnie czujemy, że „coś jest nie tak".

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • O czym jeszcze warto pamiętać podejmując próbę • • uporządkowania czekających nas zajęć? O tym, że jeśli zaplanujemy 100% naszego czasu pracy, mamy 100% prawdopodobieństwa, że nie zrealizujemy naszego planu. Zawsze pojawi się bowiem coś, co przewróci go do góry nogami. Znamy efekt domino: drobne przekroczenie czasu przy wykonywaniu pierwszego dnia wywołuje eskalację opóźnień przy kolejnych czynnościach i „rozwala" nam dzień. Doświadczenie mówi, że - aby wywiązać się z zadań, które na dany dzień sobie zaplanowaliśmy, należy zaplanować 60% czasu pracy, 20% zostawiając jako rezerwę na czynności nieplanowane, wreszcie 20% czasu na czynności spontaniczne (w tym przerwy i odstresowanie się).

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • To tzw. reguła „ 60/40". • Tylko w ten sposób skonstruowany plan ma szansę nam się po drodze nie rozpaść w konfrontacji z codziennością. • Kolejny parametr, który warto jest wziąć pod uwagę przy • • planowaniu zajęć to tzw. krzywa aktywności i wydajności dobowej. Powszechnie wiadomo, że nie pracujemy tak samo wydajnie przez cały dzień – przeciętna krzywa ludzkiej aktywności i wydajności wykazuje szczyt możliwości w okolicy 12 -tej, spadek ok. godziny 15 -tej i ponowny szczyt ok. 17 -tej

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Aby nie było tak zupełnie prosto, na krzywą aktywności i • • • wydajności dobowej nakłada się tzw. krzywa zakłóceń. Każdy z nas z pewnością zaobserwuje, że są w naszej pracy godziny, kiedy jest względnie spokojnie i godziny, gdy wszyscy czegoś od nas chcą. Te ostatnie to pory tzw. największych zakłóceń. Warto je uwzględnić przy planowaniu zajęć do wykonania na dany dzień Chociażby po to, by np. nie zaplanować zadania, które wymaga absolutnego skupienia, na przedział czasowy charakteryzujący się największą liczbą przeszkód. Co należy planować na czas największych zakłóceń? Wykonanie zadań mniej ważnych.

Zarządzanie czasem w praktyce Aldona Janasik • Podsumowując. . . • . . . pamiętajmy, że w efektywnym zarządzaniu czasem nie • • • chodzi tyle o właściwe robienie rzeczy, ile o robienie właściwych rzeczy we właściwym czasie. To bowiem dopiero powoduje, że - w dłuższej perspektywie - mamy czas na rzeczy dla siebie istotne. Nie gasimy pożarów, nie reagujemy w popłochu na nagłe „niespodzianki". Z postawy reaktywnej przechodzimy na proaktywną. To my decydujemy co, kto, gdzie, jak i kiedy. Zaczynamy narzucać własne tempo.

Dziękuję za uwagę • Paweł Koch • Tel. 603 922 847