ZAMAN YNETM ve ETKL KULLANMA YNTEMLER 1 Zaman

ZAMAN YÖNETİMİ ve ETKİLİ KULLANMA YÖNTEMLERİ 1

Zaman Yönetimi Zaman; Yerine konması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır. 2

Yapılacak her iş için bir zaman gereklidir. Zaman pahalıdır. 3

ZAMANIN ÖNEMİ !!! BİR SENE’nin değerini anlayabilmek için sınıfta kalan bir öğrenciye sorun. BİR AY’ın değerini anlayabilmek için, prematüre bir bebek dünyaya getiren bir anneye sorun. BİR HAFTA’nın değerini anlayabilmek için haftalık bir derginin editörüne sorun. BİR SANİYE’nin değerini anlayabilmek için, bir kazayı kılpayı atlatan bir adama sorun. BİR MİLİSANİYE’nin değerini anlamak için, olimpiyatlarda gümüş madalya alan sporculara sorun. 4

Ya Haklı Olsalardı… l Radyonun geleceği yok. Lord Kevin, iskoçyalı fizikçi l Televizyon en geç altı ay içinde piyasadan silinecektir. İnsanlar her akşam böyle bir kutuya bakmak istemezler. Daryik F. Zanuck. Twenty Century Fox’un Başkanı, 1944 5

Ya Haklı Olsalardı… l İstanbul’a bu kadar büyük köprüye gerek yoktur. Buraya harcanan para israftır. Dönemin Siyasetçileri , 1970 -1971 l Uçaklar hoş oyuncaklar, ama askeri alanda bir değerleri yok. Mareşal Ferdinand Foch, 1. Dünya Savaşında Fransız Orduları Başkomutanı, 1911 6

Ya Haklı Olsalardı… l Artık yeni hiçbir şey yok. İcat edilebilecek herşey icat edildi. Charles H. Duell, Amerikan Patent Dairesi Başkanı, 1899 l İnsanların evlerinde bilgisayar bulundurmaları için herhangi bir neden göremiyorum. Kenneth Olsen, İngiliz Bilişim Daire Başkanı, 1977 7

Bu semineri size niçin bilgisayar aracılığıyla anlatıyorum? Çünkü. . . 8

İnsanın İletişim Kapasitesi İletişim Ortamı Duyma Geçici Hafızaya Kayıt Hızı Kalıcı Hafızaya Kayıt Hızı 640. 000 b/s 2 b/s Tat, Koku Veri Yok Dokunma 13. 000 b/s 40 b/s Gözle İzleme 1. 000 b/s 3. 125 b/s Bilinçli İzleme 7. 000 b/s 21. 843 b/s 880. 000 b/s 2. 750. 000 b/s İnteraktif İletişim Kaynak: MIT&HPLab proje sonuçları, Palo Alto, 1997 9

İletişim Cihazları Kapasitesi Ortam Telefon TV HD TV Bilgisayar Veri Akışı Debisi 64. 000 b/s 64 KB/s 5. 000 b/s 5 MB/s 1. 000 b/s 1 GB/s 10. 000 b/s 10 GB/S Kaynak: MIT&HPLab proje sonuçları, Palo Alto, 1997 10

Hafızada Kalma Oranları Her 100 birim bilgi, hangi yöntemde ne kadar akılda kalıyor, hatırlanabiliyor? ABD Drexel üniversitesi Mühendislik öğrencileri için geliştirilmiş bir eğitim tecrübesi An Enhanced Educational Experience for Engineering Students E 4 projesi 1988 -1997 dönemi sonuçları METOD % METOD Okuma Film izleme Dinleme 10 20 % 50 Sergiyi gezme 50 Resme bakma 30 Gösteri izleme 50 Tartışmaya katılım Konuşma yapma Dramatik sunum yapma Gerçek bir deneyi canlandırma İnteraktif multimedya Bir projeyi gerçekleştirme 70 70 90 90 11

İstemek, Başarmak İçin Gereklidir; Ama Bitirmek İçin Başlamak Gereklidir. 12

Zaman Tuzakları Plânsızlık l Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak l Ertelemek l Kendini gereğinden fazla işe adamak l Acelecilik l Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma l 13

Rutin ve gereksiz işler l Açık kapı politikası (hayır diyememek) l Gereksiz telefonlar l Gündemsiz ve verimsiz toplantılar l Kararsızlık l Yetki verememek l Dağınık masa ve büro düzeni l 14

Planlama yapılmadığı takdirde, işler zamanında bitmemekte ve bunun sonucunda işleri planlamaya zaman kalmamaktadır. 15

Planlamada Beş Yaygın Bahane 1. 2. 3. 4. 5. Plan yapmaya vaktim yok. Neler yapmam gerektiğini zaten biliyorum. Neden plan yapmaya zaman harcayayım. Plan yapmak bana fayda getirmiyor. Günüm çok fazla bölünüyor. Uzun bir iş listem olduğunda kendimi kısıtlanmış hissediyorum. Doğru dürüst plan yapmayı bilmiyorum. 16

l Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin temelidir. l Yönetim planlama ile başlar. Ve en önemli aşamadır. . . 17

MİMAR SİNAN l l l l 84 cami 52 mescit 57 medrese 7 okul ve darülkurra 22 türbe 17 imaret 3 darüşşifa 7 su yolu kemeri 8 köprü 20 kervansaray 35 köşk ve saray 6 ambar ve mahzen 48 hamam olmak üzere toplam 350’ye yakın yapıyı gerçekleştirmiştir. ’’ 99 yaşında, 1588 yılında vefat etmiştir. ’’ 18

Öncelikler Belirleyememek ve Sıraya Koyamamak 19

Öncelikleri bilmek ve sıralamak. . . l l Hoşlandığımızı Çabuk bitecek olanı l l l l Kolay olanı Bildiğimizi Acele yapılanı Başkalarının isteğini l l l Hoşlanmadığımızdan Uzun sürecek olandan Zor olandan Bilmediğimizden Önemli olandan Kendi seçtiğimizden YAPMAYA ALIŞMIŞIZDIR. . . 20

Adamın biri ormanda do. Iaşırken bir ormancıya rastlar. Ormancı bütün gücüyle henüz yeni kesi. Imiş olan bir ağaç kütüğünü parçalarına ayırmakla meşgu. Idür. Adam ormancıya yaklaşır ve ormancının kan ter içinde, kör bir testere ile işini yapmaya çalıştığını görür ve dayanamaz: “Affedersiniz, testereniz kör ve siz hala kütüğü kesmeye, parçalamaya ça. Iışıyorsunuz. HİÇ TESTERENİZİ BİLEMEYİ DÜŞÜNDÜNÜZ MÜ? ” Bunun üzerine ormancı sinirlenerek adama döner ve “Bunun için hiç zamanım yok, bir an önce işimi bitirmek zorundayım, lütfen bana engel olmayın. ” diye söylenir. TESTERENİZİ NE ZAMAN BİLEMEK İSTİYORSUNUZ ? 21

ERTELEMEK l Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme; l Kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen, gizli zarar veren bir alışkanlıktır. 22

Erteleme alışkanlığı, en önemli zaman yönetimi tuzaklarından birisidir. 23

Fazla İşe Kendini Gereğinden Fazla Adamak İşlerimizi verimli bir şekilde yapabilmemiz için fiziksel ve zihinsel olarak zinde olmalıyız. Bu da ancak düzenli bir çalışma ile olur. l Kendini gereğinden fazla işe adayan insanların, ailesine, spora, gezmeye ve diğer sosyal faaliyetlere ayıracak zamanları yoktur. l 24

Plansız iş yaptıkları için işe yaramayan işler işkolik insanların zamanında önemli bir yer tutar. l En kötü zaman tüketicileri çoğunlukla en çok ve en uzun çalışıyor görünebilirler. l Ancak çok etkili değildirler. Çünkü bunlar zamanlarını iyi yönetmezler. l 25

ACELECİLİK Bazı insanlar zaman baskısından hoşlanırlar. Bunlar aceleci tavır takınarak kendilerini sürekli bir şeyler yapmak zorunda hissederler. l Bunlar “A tipi kişilik” olarak adlandırılırlar. l Aceleci tavır zaman yönetimine ters düşer. l 26

Kırtasiyecilik ve Verimsiz Okuma l Çalışma masalarının üzerinde o an çalışılan konu ile ilgisi olmayan değişik şeylerin bulunması, dikkati dağıtır ve işin yavaşlamasına neden olur. 27

Rutin ve Gereksiz İşler Uzman kişinin yapacağı bir işi, konuya ilişkin bir fikri olmayan vasıfsız kişiler tarafından yapılacak hale getirilmesi rutin işlerdir. 28

Gündemsiz ve Verimsiz Toplantılar Yapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır. Sorun, Gündemi belirlenmeden yapılan, Normal süresini aşan ve Amacına ulaşmayan toplantılardır. 29

Kararsızlık Zaman ve para kaybına neden olduğu gibi, moralsizliğe de yol açar. 30

Hayır Diyememek. . . Eğer ilgilenebileceğinizden fazlasını üstlenirseniz, kaliteniz zarar görecektir 31

Dağınık masa; Yorgunluk Verimsizlik, Baş edememe hissi, Stres ve hakimiyet yoksunluğu oluşturur, Ayrıca yaşamınızı kısıtlar. l 32

l Başkalarından önce kendimizi yönetmeliyiz. l Kendimizi yönetmek zaman kontrolünün püf noktasıdır. l Bu zaman konusunda etkili alışkanlıklar kazanmak ve bunları uygulamaktır. 33

l Hepimizin haftada 168 saati var, siz bu saatleri nasıl değerlendiriyorsunuz? l Zamanın yetmediğini, işimizin çok olduğunu söyler yakınıp dururuz. l Eğer her gün fazladan iki saat verilse, ne yaparız? 34

Zamanı iyi kullanmanın üç yolu 1. Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri bırakmak. 2. Yaptığınız işte daha etkin olmak. 3. Bazı işleri devredeceğiniz bir insan daha bulmak. 35

Zamanı İyi Değerlendirmenin Bize Kazandıracakları Kariyer planlaması l Okumak l İletişim l Dinlenme l Düşünme l 36

Öncelikle olağan bir günümüzü not etmeliyiz. l l En azından her yarım saat için faaliyetlerinizi kaydedin. Detaylı olsun. Örneğin ziyaretçilerinizin isimlerini yazın. Süreyi ve sohbet konusunu kaydedin. Her faaliyet hakkında yorum yazın. Bazı şeyler her zamankinden uzun mu sürdü? Niçin? Yarıda mı bırakmak zorunda kaldınız? Günün sonunda harcanan zamanı toplayın ve yorumunuzu da ekleyin. 37

En İyi Zaman l Kendimize bir enerji çemberi çizmeliyiz. l Günün en iyi ve en verimli zamanını tespit etmeliyiz. 38

%100 En iyi zaman 0 8: 00 Öğle 17: 00 39

Öncelik Sırasına Koymak l Kesinlikle yapılmalı l Yapılması iyi olur 40

Öncelikleri belirlemedeki kriterlerimiz: l Karar l Görecelik l Zamanlama 41

1. Sorumlulukları, öncelikleri ve amaçları belirleyin. 2. Gereksiz yere uygun olmayan faaliyetleri eleyin. Zirve enerji zamanınızı optimum kullanın. Mümkün olduğunca dağıtım yapın. 3. Haftalık ve günlük zamanı kullanmanızı planlayın ve programlayın. Beklenmedik olaylar için boşluk bırakın. Engellerin çoğunu mümkün olduğunca eleyin veya azaltın. 42

Kendimizi Değerlendirelim l l l Enerjimin en yüksek zamanını biliyorum. Günlük çalışmamı buna göre ayarladım. Telefon görüşmeleri Sorumluluklarımı kapsayan bir özet yazdım. Zamanımı öncelikler sırasına göre planladım. Gelecek üç ay için amaç listesi hazırladım. 43

Uygunsuz ve gereksiz bütün işleri ortadan kaldırdım. l Etkinliği artırmak için yollar aradım. l Her hafta neler başarmak istediğimi planladım. l Günlük “yapılacaklar” listesi hazırladım. l Ani işler için zaman bıraktım. l Her işi yapamayacağımı ve en iyi alternatifleri seçmem gerektiğini farkettim. l 44

Plânlama 45

Zaman Kaybettiriciler l l l Düzensizlik Hayır diyememek Geciktirme Beklemeler Aksaklıklar l l l Ziyaretçiler Posta Dedikodu Gereksiz titizlik Kahve sohbetleri 46

Gecikmelerle Mücadele Bitirme tarihini belirleyin. l İlk önce sıkıcı olan işi yapın. l Şimdi yapın! l Ödüllendirme sistemi kurun. l İşleri küçük bölümlere ayırın. l Sizi uyaracak biriyle anlaşın. l 47

Etkili Zaman Yönetimi İçin Tavsiye 1. 2. 3. 4. 5. Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin. “Günlük yapılacaklar” listesini önceliklerine göre hazırlayın. Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle yaklaşın. Başladığınız işi bir kerede tamamlayın. “Zamanınızı en iyi şekilde nasıl değerlendirebilirim? ” diye kendinize sorun ve uygulayın. 48

l Zaman Tasarrufu Sağlayan Elektronik Araçlardan Ne Kadar Yararlanıyoruz? 49

Planlama Kısıtlı Zamanın Stresinden Kurtulmanın Anahtarıdır. 50

Başkalarının güç bulduğu şeyleri yapmak YETENEK, Yetenekli insanların olanaksız gördüğü şeyi yapmak ise DEHAdır

‘Çalışmadan, öğrenmeden, yorulmadan rahat yaşamanın yollarını aramayı alışkanlık haline getirmiş milletler; Evvela Haysiyetlerini, sonra Hürriyetlerini ve daha sonra da İstikballerini kaybetmeye mahkumdurlar. ’ M. Kemal ATATÜRK 52