Zaakgericht werken wat is het wat kun je

Zaakgericht werken, wat is het, wat kun je er mee? De Rijswijkse beleving… Rijswijk, 28 november 2012 Erik Steijn Peter van Gestel

Agenda • Introductie • Opdracht, achtergrond, uitvoering • Zaakgericht werken • Definitie • Beelden uit interviews • Zaakgericht werken en gemeentelijk beleid • Randvoorwaarden en condities • Advies Rijswijk, 28 november 2012

Introductie Actief op snijvlak van Business en ICT Perspectief: Business is leidend, ICT ondersteunend Werkzaamheden: Project- & programmamanagement, Consultancy, Implementaties Rijswijk, 28 november 2012

Introductie Peter van Gestel ü Oprichter ADante ( 1999) ü Werkzaamheden: projectleider, consultant ü Opdrachtgevers: Gemeenten, Samenwerkingsverbanden, Verzekeraars, Belastingdienst, diverse banken Rijswijk, 28 november 2012

Introductie Erik Steijn ü KING gecertificeerd e-adviseur/gecertificeerd programmamanager ü Lid KING expert-groep zaaktypencatalogus 2. 0 (ZTC 2. 0) ü Werkzaamheden: programmamanager (o. a. Drechtsteden), projectmanager, consultant ü Opdrachtgevers: voornamelijk gemeenten (Drechtsteden, Arnhem, Druten, Lingewaard, TCG, BOL), SSC’s, B/CICT, financiële wereld Rijswijk, 28 november 2012

Opdracht Verricht een kwalitatief onderzoek naar: ü Het aanwezige kennisniveau t. a. v. zaakgericht werken ü Het draagvlak voor de introductie van zaakgericht werken ü De mogelijkheden tot implementatie van zaakgericht werken (m. b. v. Liber) ü Verslag van bevindingen in de vorm van presentatie voor MT Rijswijk, 28 november 2012

Achtergrond ü Onzekerheid over (bekendheid met) de visie ü Onzekerheid over de (beleving van de) voor- en nadelen én consequenties van zaakgericht werken ü Onzekerheid over de uitvoering (waar moet het initiatief liggen) Rijswijk, 28 november 2012

Uitvoering Interviews o. b. v. vragenlijst. 21 respondenten uit alle lagen van de organisatie Onderwerpen: ü Visie/ontwikkelingen gemeente Rijswijk ü Wat is zaakgericht werken ü Wat kun je met zaakgericht werken, wat zijn jouw verwachtingen ü Toepassingen voor/met zaakgericht werken ü Wat zijn de consequenties voor zaakgericht werken ü Wat kun je bijdragen Rijswijk, 28 november 2012

Zaakgericht werken Rijswijk, 28 november 2012

Digitalisering: Rijswijk, 28 november 2012

Een zaak is: “een samenhangende hoeveelheid werk met een duidelijk gedefinieerde aanleiding en een duidelijk gedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd moeten worden bewaakt. ” Rijswijk, 28 november 2012

Doel zaakgericht werken Dienstverlening aan burgers en bedrijven omhoog Administratieve lasten van burgers en bedrijven omlaag Rijswijk, 28 november 2012

Resultaten interviews ü Ken je de visie en de ontwikkelingen die op de gemeente Rijswijk afkomen? ü Weet je wat zaakgericht werken is? ü Zie je toepassingen voor zaakgericht werken? ü Gaat zaakgericht werken ‘werken’? ü Welke risico’s en condities zie je? ü Wat zou je zelf kunnen bijdragen? Rijswijk, 28 november 2012

Visie / ontwikkelingen Bekendheid met 5 strategische doelen: ü 20% zegt ‘ja’ ü 55% kent ze, maar kan ze niet (allemaal) reproduceren ü 25% zegt ‘nee’ Overig genoemde zaken: ü“fusie” / samenwerking / SSC met gemeente Delft 45% üDienstverlening 45% üBezuinigingen 45% üDigitalisering 20% üDecentralisatie (regievoering i. p. v. uitvoering) 25% üNUP, Basisregistraties, wettelijke regelingen 25% Rijswijk, 28 november 2012

Wat is zaakgericht werken Bekendheid met zaakgericht werken: ü 20% zegt ‘ja’, maar schoorvoetend… ü 80% zegt ‘nee’ / boekjes wijsheid / ‘niet echt’ / heb het opgezocht / is wel moeilijk

Zie je toepassingen? (na uitleg definitie) Concrete toepassingen: ü 50% zegt ‘ja’ en noemt goed voorbeeld ü 35% zegt ‘ja’, maar niet geheel volgens definitie ü 15% zegt ‘nee’ en vindt het ‘erg ingewikkeld’ Genoemde voorbeelden: ü Handhaven ü Wabo ü Besluitvormingsproces ü Factuurafhandeling ü So. Za / WMO Rijswijk, 28 november 2012

Gaat zaakgericht werken ‘werken’ ü 14% zegt volmondig ‘ja’ ü 50% zegt ja, maar het zal moeizaam gaan ü 2% zegt het moet gaan werken ü 20% heeft zijn twijfels ü 14% zegt ‘nee’ en gelooft er niet in Rijswijk, 28 november 2012

Welke eigen bijdrage (1) ü Deelnemen in projectteam: 6 x ü Enthousiasmeren/motiveren: 4 x ü Verantwoordelijkheid nemen: 3 x ü Inrichten proces/procesbeschrijvingen: 3 x Rijswijk, 28 november 2012

Welke eigen bijdrage (2) ü Geven commitment/creëren draagvlak: 2 x ü Bevorderen onderlinge samenwerken/vertrouwen kweken: 2 x ü Ondersteunen/coachen: 2 x ü ‘Op de zeepkist staan’: 2 x Rijswijk, 28 november 2012

Welke risico's Risico’s ü Interne communicatie ü Onvoldoende betrokkenheid ü Systeem koppelingen ü Houding medewerkers ü Onvoldoende of niet beschreven processen Rijswijk, 28 november 2012

Welke condities (1) Condities ü Commitment en draagvlak van Directie/MT belangrijk ü Betrek medewerkers bij het (ontwerp)proces ü Stimuleer meedenken ü Maak voordelen voor iedereen duidelijk ü Maak af wat je opstart /projectmatige aanpak Rijswijk, 28 november 2012

Welke condities (2) Condities ü Bevorder onderlinge samenwerking ü Zet coaching/begeleiding op ü Aandacht voor veranderingsbereidheid ü Breng processen in kaart ü Helderheid ICT-beheer: Ø Wie is verantwoordelijk voor welke vorm van beheer Rijswijk, 28 november 2012

De 5 strategische doelen van de Gemeente Rijswijk • Dienstverlenende organisatie • Flexibele regisseur • Stimulering van zelfredzaamheid • Leggen van duurzame verbindingen • Lerende organisatie Rijswijk, 28 november 2012

Zaakgericht werken versus strategische doelen Rijswijk, 28 november 2012

Aanbevelingen en de IJsberg: Systemen applicaties Informatie / metadata Processen (adm. organisatie) Organisatie structuur “(Projectmatig) samenwerken, veranderen en lef” Het beeld bestaat door de diverse afdelingen van alles het beste is of wordt aangeschaft, terwijl naar het kunnen koppelen van deze systemen niet wordt gekeken. Dit levert vervolgens grote problemen op. De verander gezindheid van het middle management en de werkvloer zijn net zo belangrijk als het implementeren van een nieuw systeem. DE WERKVLOER MOET HET DOEN… Rijswijk, 28 november 2012

Hoe zaakgericht werken kan werken Rijswijk, 28 november 2012

Advies / aanbeveling (1) T. a. v. Organisatie en sturing: • Beleg zaakgericht werken én e-Dienstverlening als integrale verantwoordelijkheid bij Bedrijfsvoering • Voer digitalisering en zaakgericht werken op projectmatige wijze uit Rijswijk, 28 november 2012

Advies / aanbeveling (2) T. a. v. samenhang Business en ICT: • Werk één of twee strategische doelen nader uit (concretiseren) en geef aan wat dit betekent voor het proces: ü Modelleer drie processen ü Maak een showcase van deze processen ü Faciliteer de uitvoering van deze processen • Digitalisering, ZGW en Dienstverlening zijn businessissues; géén ICT-issues Rijswijk, 28 november 2012

Advies / aanbeveling (3) T. a. v. organisatiestructuur, houding en gedrag: • Geef als Directie/MT continu commitment aan project • Benoem enthousiaste medewerkers • Besteedt aandacht aan veranderingsbereidheid Rijswijk, 28 november 2012

Rijswijk, 28 november 2012