YNETM VE ORGANZASYON Blm 3 Yneticilik ve Planlama

YÖNETİM VE ORGANİZASYON

Bölüm 3: Yöneticilik ve Planlama, yönetim işininin birinci ve en önemli safhası sayılmıştır. Plan nedir? q Plan bir karardır veya kararlar toplamıdır. q En genel tanımı ile plan, bugünden, gelecekte nereye ulaşılmak istendiğinin, nelerin gerçekleştirilmek istendiğinin kararlaştırılmasıdır. q Planlama ise planı ortaya çıkarmak için sarfedilen gayretleri, bir süreci ifade eder. q Plan bir sonuçtur, planlama bir süreçtir.

Planlama herhangi bir konu ile ilgili olarak; q Ne zaman q Nasıl q Nerede q Kim tarafından q Neden q Hangi maliyetle q Hangi sürede sorularına cevap vermeye n 3

n 1. 2. Planlamanın Özellikleri Planlama; geleceğe dönük bir düşünme, değerleme, araştırma ve inceleme işidir. Planlama ; risk, amaç ve varsayımlar arasındaki ilişkilerdir. 4

n 1. 2. 3. 4. Planlama Sürecinin Başlangıcı Amaç ve Hedeflerin Belirlenmesi Amaçlara Ulaştıracak Alternatif Yolların Belirlenmesi Alternatifler Arasında Seçim Yapma 5

Planlama Sürecinin Başlangıcı: Misyon Açıklamaları ve Vizyon Misyon, işletmenin ne yapmak ve hangi amaçla yapmak üzere kurulduğunu, kendisini nasıl görmek istediğini, işletmenin varlık nedenini ifade eder. Vizyon, mevcut gerçekler ile gelecekte beklenen koşulları birleştirerek, işletme için arzu edilen bir gelecek imajı yaratmaktadır. Vizyon, işletme ilgili hayali ifade etmektedir. 1. 6

PLANLAMA Organizasyon un bugünkü profili vizyon 7

2. Amaç ve Hedeflerin Belirlenmesi: Planlama sürecinin bu aşamasında, işletmenin veya yöneticinin başında bulunduğu birimin, gelecekte belli bir zaman süresi içinde neyi ne miktarda gerçekleştirmek istedikleri veya nerede ve hangi konumda olmak istedikleri karara bağlanır. 8

3. Amaçlara Ulaştıracak Seçeneklerin Belirlenmesi: Planlama sürecinin bu safhası, gelecekte belli bir zaman süresi sonunda ulaşılması kararlaştırılmış durum veya konuma nasıl, ne yaparak ulaşılabileceğinin incelenmesi, irdelenmesi ve bu yolların belirlenmesini kapsamaktadır. 9

4. Seçenekler Arasında Seçim Yapma: Yönetici belirlenmiş bulunan hedeflere ulaştıracak alternatiflerden birisini seçeçektir. Bu safhanın özelliği seçim yapma işidir. Plan, yöneticilerin belli bir konuda yapmış oldukları seçimlerin toplamından oluşan bir belge olacaktır. 10

n 1. Planlama Türleri Stratejik Planlar: Stratejik planlar , genel amaçlara erişmek için örgütsel faaliyet alanlarını ve pazarlarını belirlemek ve örgütsel kaynakları bu faaliyet sahalarına tahsis etme çabaları ile ilgilidir. Stratejik planlar, işletmenin üst kademe yöneticileri tarafından ve uzun faaliyet dönemleri için hazırlanırlar. 11

Taktik planlar: Stratejik planlar yapıldıktan sonra bunların uygulanabilmesi için taktik planlara ihtiyaç vardır. Taktik planlar, işletmenin stratejisinin kısımlara ayrılarak icra edilmesi veya uygulanmasını gerekli kılar. Bir kuruluşta birden fazla taktik plan yapılmaktadır. Kuruluştaki her işletme fonksiyonu için taktik plan geliştirilmesi zorunludur. 2. 12

n Taktik planları orta kademe yöneticiler sorumlu oldukları fonksiyona göre geliştirirler. Taktik planlar stratejik planlardan zaman ufku bakımından daha kısa sürelidir. 13

Eylemsel Planlar: Eylemsel planlar, taktik planların icrasını kolaylaştırmak ve onlara destek olmak amacıyla organizasyonun alt kademe yöneticileri tarafından hazırlanırlar. Bu tür planlar, departman yöneticilerinin aylık, haftalık, günlük programlarını oluşturur. 3. 14

4. Bütçeler: Yöneticilerin, zaman içinde programlanan faaliyetlerin miktar ve kalitesi gözönünde bulundurularak bunları gerçekleştirecek maddi-parasal kaynakların tahsis edilmesi ile ilgili çalışmalara bütçeleme denir. 15

5. Tek Kullanımlı Planlar: Bu tür planlar, bir defalık kullanılmak amacıyla oluşturulurlar. (Projeler) 16

6. Sürekli Planlar: Organizasyon içinde yürütülen faaliyetlere rehberlik etmekte ve birden fazla uygulanabilme şansına sahip olmaktadırlar. (Politikalar-Yöntemler-Kurallar) 17

n n n Politikalar, faaliyetlere rehber olurlar ve örgüt içinde faaliyet yapan personele yol gösterirler. (Terfi politikası) Yöntemler, özel bir amaca ulaşmak için safha yapılacak işlemlerin neler olduğunu belirtir. Kurallar veya kaideler , özel bir faaliyetin yapılmasında uyulması gereken hususu ifade eder. 18

Planlama İlkeleri I. Planlama arzulama ilkesi II. Planlamanın kuruluş koşullarına uygun bir zamanlama ufku veya süresini gerektirmesi ilkesi III. Alternatif planlar geliştirme ilkesi IV. Rakiplerin ne yaptıklarını ve gelecekte ne yapabileceklerini sürekli olarak değerlendirme ilkesi n 19

Esneklik ilkesi VI. Ekip halinde çalışma ve haberleşme ilkesi VII. Somut, rakamlandırılmış ve gerçekçi olma ilkesi VIII. Yazılı döküman ilkesi V. 20

n n n Planlamada Zaman Ufku Planlamada süre plan türüne göre uzun, orta, kısa süreli olmak üzere üç kısımda incelenebilir. Uzun zaman süresine sahip planlar stratejik niteliktedir. Bu planların uygulanması genellikle beş yıldan daha fazla bir zaman süresini gerekli kılar. 21

n Orta zaman süresine sahip planlar daha çok fonksiyonel birimlerle ilgilidirler. Bu planlar taktik amaçları gerçekleştirmeye dönüktür. Bu planlar genellikle bir veya iki yıla uzanan bir zaman süresini gerektirir. 22

n Kısa dönemli planlar ise, operasyonel veya eylemsel amaçlarla ilgilidir. Bu planların süresi, günlük, haftalık, aylık, üç aylık, altı aylık, yıllık gibi çok değişkendir, ancak kısa zaman süresini içerirler. 23

n I. II. Planlamanın karşısında olan yöneticilerin görüşleri: Planlama, kuruluşlar için hem mali yük getirir, hem de yöneticilerin zamanlarının büyük bir kısmını alır. Her sanayi ve hizmet kolu, planlama yapmak ve planlı hareket etmeye ugun değildir. 24

III. IV. Planlama, sorumlu yöneticinin yetkisini azaltıp faaliyet serbestini daraltacak ve ona insiyatif kullanma olanağı tanımayacaktır. Planlama, mevcudu fazla olan kadroları şişirecek ve yeni kadro tahsisine neden olacaktır. 25

n I. II. Planlamanın lehinde olan ve yararlı olduğuna inanan yöneticilerin görüşleri: Planlama düzenli bir haberleşme ve koordinasyon sağlar. Planlama hiyerarşiyi yukarıdan aşağıya harekete geçirir ve motive eder. 26

III. IV. V. VI. Planlama üretme sürecidir. Yetki devrini kolaylaştırır. Çevre faktörleri değerlendirilerek etkinlik arttırılır. Planlama, en uygun strateji seçimi ve kaynakların bu strateji etrafında optimum dağılımını sağlar. 27