Ynetim ve Organizasyon Blm 3 Ynetim Fonksiyonlar C

Yönetim ve Organizasyon Bölüm 3: Yönetim Fonksiyonları C. Koordinasyon Fonksiyonu Yönetim ve Organizasyon, Melih Topaloğlu – Hakan Koç, Seçkin Yayıncılık

İ ç i n d e k i l e r q. Koordinasyonun Tanımı q. Koordinasyonun Önemi q. Koordinasyon İlkeleri q. Koordinasyon Teknikleri q. Koordinasyon Çeşitleri q. Koordinasyonun Yararları

K o o r d i n a s y o n u n T a n ı m Koordinasyon en kısa biçimde, bir işbirliği sistem ve mekanizma olarak tanımlanabilir. Başka bir değişle koordinasyon, bir işletmenin düzenli ve sürekli çalışabilmesi için, amaçlar, faaliyetler, organlar ve bireyler arasında uyum ve işbirliğinin sağlanmasıdır. Kürek yarışı, koordinasyon kelimenin anlam bulduğu belki de en belirgin organizasyondur. Kürekçilerden biri bile, diğerlerine uyum sağlayamaması yada işbirliği içerisinde olmaması, başarısızlık için yeterlidir.

K o o r d i n a s y o n u n Ö n e m i Koordinasyon İşletmelerde meydana genel karışıklıkların önlenmesi, belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için uygulanacak planlardan sapma olmaksızın uygulanması, çalışanlar arasında ilişkilerin geliştirilmesi ve sorunların çözülmesinde önemli bir fonksiyondur. Koordinasyon fonksiyonunun yerine getirilmesinde yöneticilere büyük görevler düşer. Bu nedenle yöneticilik koordinatörlük olarak da tanımlanabilir.

K o o r d i n a s y o n u n İ l k e l 1. Sorumlu kişiler arasında direkt görüşme ile koordinasyon sağlanmalıdır. 2. Planlama yapılırken ve politikalar kararlaştırılırken koordinasyon temin edilmelidir. 3. Bir sorun ile ilgili bütün etkenlerin karşılıklı olarak birbirleri üzerinde olan etkileri göz önüne alınarak koordinasyon yapılmalıdır. 4. Koordinasyon sürekli bir işlem olarak düşünülmelidir.

K o o r d i a) İyi ve Basit Bir Organizasyon Yapısının Kurulması n a s b) Plan ve Programların Uyumlaştırılması y o c) Gönüllü Koordinasyonun Özendirilmesi n T d) İşbirliği Anlayışının Geliştirilmesi e k n e) İyi Bir İletişim Düzenini Kurma i k l

Koordinasyonun Yararları 1. Yeni fikirlerin oluşmasına, yayılmasına ve gelişmesine ortam hazırlar. 2. Problemler hangi kademede ve kime ait olursa olsun, başkaları tarafından da gerçek yönüyle anlaşılır. 3. Meydana gelen ve gelmesi muhtemel karışıklıklar, kargaşalar ve tekrarlar önlenir. 4. Mevcut planlar, politikalar ve prensipler gerçek yönüyle anlaşılır. 5. Yapılacak işlerin düzenli bir biçimde yapılmasını ve çalışanların azmini artırır. 6. Planlar daha iyi uygulanır.

Yönetim ve Organizasyon Bölüm 3: Yönetim Fonksiyonları D. Yöneltme Fonksiyonu Yönetim ve Organizasyon, Melih Topaloğlu – Hakan Koç, Seçkin Yayıncılık

İ ç i n d e k i l e r q. Yöneltme Nedir? q. Yöneltmenin Unsurları q. Karar Verme q. Emir Verme q. Güdüleme (Motivasyon) q. Harekete Geçirme

Yöneltme Fonksiyonu Yöneltme fonksiyonu, planlara göre bir örgütü yürüten, bir yönetim faaliyetidir. İşletme yöneticisi, örgütte yer alan ve psiko-sosyal yapıları ayrı olan çeşitli insanları yöneltmek durumundadır. Burada yöneticilerin, astlarına emir vermesi veya diğer yollarla ne yapması gerektiğini onlara iletmeleri söz konusudur. Yöneltme fonksiyonunun özellik ve önemi konunun insan olmasından ileri gelmektedir.

Yöneltmenin Unsurları Karar Verme Emir Verme Güdüleme Harekete Geçirme

Karar Verme Karar verme, birden çok seçenek bulunması durumunda, seçenekler arasında bir seçim yapmadır. Örgütlerde yönetim faaliyetlerinin temelini karar alma oluşturmaktadır. Ne yapılacak? Ne zaman yapılacak? Kimler tarafından? Hangi kaynaklar kullanılarak yapılacak? gibi sorular bir takım kararların verilmesini zorunlu hale getirmektedir.

Karar Verme Yöneticiler karar alma sürecinde organizasyonun kültürel değerlerini dikkate almak zorundadırlar. İyi, doğru ve yerinde kararlar alınabilmesi için kültürel yapıya ters düşmeyecek adımlar atılmalıdır. Yöneticiler karar verme sürecinde, sorunun farkına varırlar ve sorunu tanımlarlar daha sonra çözüm için seçenekler geliştirilir ve seçenekler değerlendirilir. Son olarak da, seçeneklerden biri seçilir ve karar verilir.

Emir Verme Yöneltme fonksiyonun iyi bir biçimde yerine getirilmesi geniş ölçüde emirlerin niteliğine bağlıdır. Özelliği bakımından emirler demokratik ve otokratik olmak üzere iki türde incelenebilir. Emrin ve emirkumanda fonksiyonunun demokratik ya da otokratik olması geniş ölçüde toplumun sosyal ve kültürel yapısı ile ilişkilidir.

Yöneticiler Emir verirken bazı noktalara dikkat etmelidirler. 1. Emirler akılcı ve yerine getirilmeleri mümkün olmalıdır. 2. Emirler tam olmalıdır. 3. Emir çok açık olmalıdır. 4. Emir yapılan hizmet ile ilgili olmalıdır. 5. Etkili bir emirde telkin havası bulunmamalıdır. 6. Emrin nedeni açıklanmalıdır.

Güdüleme (Motivasyon) Motivasyondan maksat insanların organizasyon içindeki faaliyetlerini etkileyen, şu veya bu yönde hareketi devam ettiren insan yapısındaki mekanizmadır. Motivasyonla insanları daha önce esasları saptanmış bir yönde hareket ettirmek mümkün olur.

Güdüleme (Motivasyon) Her yöneticinin başarması gereken en önemli iş, emrindekileri örgüt amaçlarına yönelik olarak çalışmaları için motive etmektir. Motivasyon ne kadar iyi anlaşılırsa çalışanların davranışlarını o denli etkin biçimde şekillendirip yönlendirmek mümkün olur. Yönetici açısından çalışanın motivasyonu çalışanın işini mümkün olduğu ölçüde isteyerek ve arzulayarak yapmasıdır. Ancak yönetici, çalışanı amaçlar doğrultusunda davranması için nasıl motive edebilir? Bu sorunun cevabı: çalışan belirli amaçları gerçekleştirmek üzere davranıyorsa ve bu amaçları gerçekleştirmek için bütün yeteneğini, bilgisini, ve enerjisini isteyerek harcıyorsa o durumda bir motivasyondan bahsedilir.

Harekete Geçirme Yönetim, karar verdikten sonra ilgili çalışanlara emir verir. Emir verildikten sonra çalışanları güdüleme aşaması yerine getirilir. Son aşama olarak da, yönetimin çalışanları harekete geçirmesi gerekmektedir. Yöneticinin çalışanları harekete geçirme görevi, sürekli bir görevdir. Yönetici hem kişisel olarak ve hem de kolektif çaba gösterir. Kişisel ilişkiler, davranış değişikliğine ve davranışların olumlu yolla düzeltilmesine yararlı olur. Kolektif ilişkiler, hareket ilişkilerinin ayarlanmasına ve herkesin diğerlerinin çalışmaları hakkında bilgi almasına yarar.

Yönetim ve Organizasyon Bölüm 3: Yönetim Fonksiyonları E. Denetim (Kontrol) Fonksiyonu Yönetim ve Organizasyon, Melih Topaloğlu – Hakan Koç, Seçkin Yayıncılık

İ ç i n d e k i l e r q. Denetim (Kontrol) Kavramı q. Denetim Sürecinin Evreleri q. Denetim Araçları

D e n e t i m Denetim, yönetim organlarının meydana gelen olaylarla, meydana gelmesi muhtemel olayların birbirleriyle uyuşup uyuşmadığının araştırılması ile ilgili bir kavramdır. ( K o n t r o l ) Denetim sayesinde, işletme faaliyetlerinin planlarla karşılaştırılması ve faaliyetler planlardan saptığı takdirde, gerekli düzeltmeler yapılır. F o

D e n e t i m S ü r e c i n E v Denetim bir faaliyeti önceden belirlenmiş amaçlara yöneltmede bir yol gösterici süreç olarak tanımlanabileceğine göre, bu süreçle ilgili olarak, standartlar belirlenir, fiili durum saptanır, standartlarla fiili durum karşılaştırılıp sapmalar belirlenir, sapmaların nedenleriyle düzeltici tedbirler alınır.

D e n e t Başlıca denetim araçlarını; gözlem, finansal denetim ve iç kontrol olarak i üç grupta incelemek mümkündür. m Gözlem İç Kontrol Finansal Denetim A r a ç l a r ı Denetim araçlarından en fonksiyonel olan gözlem yöntemi ile çalışanların yaptıkları faaliyetleri planlar doğrultusunda yerine getirip getirmediklerinin kontrol edilmesidir. Finansal kontrolün iki özel bölümü muhasebe ve bütçe kontrolüdür. Denetim sürecinin büyük bir bölümünü oluşturan muhasebe denetiminin bir çok şekli vardır. Finansal muhasebenin derlediği bilgiler belli süreler içindeki karı veya zararı gösterir. Bunlar geçmiş döneme ait bilgilerdir veya geçmişte belli bir tarihteki bilançoyu gösterirler. İç kontrol da, özellikle organizasyonun finansal ve sayısal işlemlerinin demetimi açısından büyük bir önem taşır. Ayrıca iç kontrol organizasyonun politikalarını, yöntemlerini, programlarını, yönetim organlarının kalitesini de konu alır.

Kaynaklar Ø Can, Halil; Ö. A. Azizoğlu, E. M. Aydın; Organizasyon ve Yönetim, Siyasal Kitabevi, 8. Baskı, 2011 Ankara. Eşya Hukuku, Jale G. Akipek, Turgut Akıntürk, Beta Yayınları, İstanbul, 2009. Ø Koçel, Tamer; İşletme Yöneticiliği, Beta Basım Yayım Dağıtım A. Ş. , 12. baskı, İstanbul, 2010 Ø Topaloğlu, Melih; Koç, Hakan; Yönetim ve Organizasyon, Seçkin Akademi ve Mesleki Yayınları, Ankara, 2017.