Yk Analizi ve Norm Kadro Blent SARA Ticaret

İş Yükü Analizi ve Norm Kadro Bülent SARAÇ Ticaret Bakanlığı İç Denetçisi b. sarac@ticaret. gov. tr 0312 449 26 00 Şubat 2019 1

Sunum Planı • Genel Bilgiler • Unvan Bazlı İş Yükü Analizi ve Norm Kadro Hesaplaması Aşamaları • Uygulamalı Çalışma Örneği 2/35

1. Genel Bilgiler Norm kadro: �bir kurumun amaçlarına ulaşabilmek için yerine getirmesi gereken görev ve hizmetlere ait iş yükünün belirli tekniklerle hesaplanması �iş yükü ile orantılı olarak o kurumda istihdam edilmesi gereken personel sayısının ve niteliklerinin belirlenmesidir. 3/35

Neden Norm Kadro? �Fazla veya eksik personel istihdamını engellemek, personelin etkinliğini ve verimliliğini arttırmak için �Mevcut personelin eğitim ihtiyacını isabetle belirlemek için �Yeni istihdam edilecek personelin niteliklerinin daha iyi belirlenmesi için 4/35

Kamuda Personel İhtiyacı Nasıl Belirlenmektedir 190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde Kararname’nin 6’ncı maddesinin üçüncü fıkrasında kamu kurum ve kuruluşlarının kadro ihdasını öngören kanun taslaklarına eklenecek kadro cetvellerinin hazırlanmasında ve tutulan kadroların serbest bırakılma işlemlerinde kalkınma planları ve yıllık programlara dayanılarak iş analizi yapılacağı belirtilmiştir. Ancak, kadro ihdası uygulamasında kurumlardan teknik anlamda bir “iş analizi” istenmemiştir. 5/35

Kamuda Norm Kadro Denemesi 6/11/2000 tarihli ve 2000/1658 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile kamu kurum ve kuruluşlarından norm kadrolarının belirlenmesi istenmiş 09/07/2001 tarihinde yayımlanan Başbakanlık Genelgesiyle eylem takvimine bağlanmış, - Personel yoğunlaşması olan kurumlardan diğer kurumlara personel aktarımın yapılması, - kamu kurumlarının ihtiyaç duyduğu nitelikteki elemanın yetiştirilmesi için üniversitelerle işbirliğine gidilmesi, Amaçlanmıştır. Ancak, 30. 10. 2003 tarihli 2003/6532 sayılı BKK’ile “…Devlet Personel Başkanlığı ve Maliye Bakanlığınca Sekizinci beşyıllık kalkınma planı süresini kapsayan dönemden başlamak üzere yeni bir takvim belirleninceye kadar norm kadro çalışmalarına başlamayacaklar…” talimatı verilmiştir. 6/35

Cumhurbaşkanlığı Sisteminde • 2 Numaralı CBK Madde 10: (1) Bu Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin uygulanmasına ve kapsama dâhil kurumların personel istihdamına dair konularda kadro, pozisyon ve iş analizleri yapmaya, standartlar belirlemeye ve gerekli evrakı tetkike Strateji ve Bütçe Başkanlığı ile Devlet Personel Başkanlığı yetkilidir. • 2019 Yılı Cumhurbaşkanlığı Yıllık Programı, Tedbir 158: Kamu sektöründe çalışanlar için yetenek ölçümü, tekrar yerleştirme ve norm kadro çalışmaları yapılacak, kamu sektörü insan kaynağının ödül ve performans sistemleri vasıtasıyla etkin yönetimi sağlanacaktır. 7/35

2. Norm Kadro Aşamaları • Organizasyon Şemasının Oluşturulması ve Analizi • Süreçlerin Belirlenmesi, Tasarımı ve Analizi • İş Akış Şemalarının Çıkarılması • Süre Ölçümü Yapılması • Norm Kadronun Belirlenmesi • Norm Kadronun İzlenmesi 8/35

2. 1. Organizasyon Şemasının Oluşturulması ve Analizi • • Organizasyon şemasının çıkarılması Mevzuat incelemesi 1 numaralı CBK Yöneticilerle, çalışanlarla görüşme Analiz – Yerine getirilmeyen görev var mı? – Birleştirilebilecek birimler var mı? – İşlevini kaybetmiş birim var mı? – Çakışan görevler var mı? 9/35

2. 2. Süreçlerin Belirlenmesi, Tasarımı ve Analizi • • Süreçlerin Sınıflandırılması Süreç Hiyerarşisinin Belirlenmesi Süreçlerin Tasarımı ve Analizi Süreçte Görev Yapanların Niteliklerinin Belirlenmesi • Eğitim İhtiyaçlarının Belirlenmesi 10/35

2. 2. 1. Süreçlerin Sınıflandırılması • Temel Süreçler: Kuruluşun vizyon ve misyonunu gerçekleştirmek amacına uygun yürütülen faaliyetleri içerir. • Destek Süreçleri: Süreçteki faaliyetlerin yerine getirilebilmesi için ihtiyaç duyulan kaynakları sağlama faaliyetlerini içerir. • Yönetsel Süreçler: Planlama, programlama, yönlendirme faaliyetlerini içerir. 11/35

2. 2. 2. Süreç Hiyerarşisinin Belirlenmesi • Ana Süreçler: Stratejik öneme sahip üst düzey süreçlerdir. Mekansal Planlama, Tabiat Varlıklarını Koruma, Çevre Yönetimi… • Alt Süreçler: Ana süreçleri oluşturan, birbirleriyle etkileşim içinde olan süreçlerdir. Mekânsal strateji planı, çevre düzeni planı, imar planı ve imar uygulamaları, kentsel tasarım projeleri… • Detay Süreçler/faaliyetler: Alt süreci oluşturan faaliyetler topluluğudur. 12/35

Ana Süreçler Alt Süreçleer Mekânsal strateji planı Detay Süreçler/faaliyetler Temel Süreçler Yönetsel ve Destek Süreçleri Mekansal Planlama Strateji Geliştirme Çevre düzeni İmar planı İmar Stratejik Yönetim ve Yönetim Bilgi Sistemleri uygulamaları Planlama 13/35

2. 2. 3. Süreçlerin Tasarımı ve Analizi • Alt süreçlerin adım aktivite ve faaliyetlerinin numaralandırılarak çıkarılması – Kim, nasıl, ne zaman, kiminle yapar? Hangi belgeler girdi olarak kullanılır? Çıktısı nedir? Hangi sisteme kaydedilir? Bundan sonraki aktivite faaliyet nedir? • Süreçlerdeki sorunların ve iyileştirilmesi geliştirilmesi gereken alanlarının belirlenmesi – Gereksiz bir belge kullanılıyor mu? Gereksiz kayıtlar yapılıyor mu? Bu aktivite olmasa olmaz mı? Bu aktiviteyi destekleyici başka bir aktivite yapılabilir mi? 14/35

Dikkat? • Aktiviteler arasında boşluk bırakılmamalı • Süreçler norm kadro belirlemeye yönelik olduğundan süreç aktiviteleri unvanların yaptığı işle sınırlandırılmalı • İşi yapan memurun diğer memurlardan farklı niteliklere sahip olması gerekiyorsa iş akışlarında bu memurun yaptığı işler ayrı bir iş adımı olarak dikkate alınmalı 15/35

2. 2. 4. Süreçte Görev Yapanların Niteliklerinin Belirlenmesi • Yapmış olduğu iş için neler gerekir? – Eğitim durumu – Mevzuat bilgisi – Sistem, bilgisayar bilgisi – Davranış özellikleri 16/35

2. 2. 5. Eğitim İhtiyacının Belirlenmesi • Yapılan analizlerde süreçlerde görev yapanların yapmış oldukları işle ilgili eksiklikleri belirlenerek eğitim ihtiyaçları ortaya konulmalıdır. 17/35

2. 3. İş Akış Şemalarının Çıkarılması • • MS Visio Temel akış çizelgesi Soldan sağa Yukarıdan aşağıya 18/35

2. 4. Süre Ölçümü Yapılması • Her bir aktiviteyi yapan görevlinin bu işi ne kadar sürede yaptığını saniye, dakika saat veya gün olarak doğru olarak ölçmek için; – Duraklama zamanlarını hesaba katmamak, – İşi kaç kişinin yaptığına dikkat etmek, – İşi yapan memurun tecrübesini dikkate almak, gerekir. 19/35

2. 4. Süre Ölçümü Yapılması – Kronometre mi? Mülakaat mı? – Kronometre ise en az üç ölçüm yapılması uygundur. – Ortalamayı yakalamak için • • En az % X En çok % Y Ortalama % Z (En az. X) + (En çok. Y) + (Ortalama. Z)/100 formülünün uygulanması uygun olur. 20/35

2. 5 Norm Kadronun Hesaplanması • Unvan bazında norm kadronun hesaplanması için – Her bir aktivitenin senelik tekrar sayısı verilerinin derlenmesi – Derlenen senelik tekrar sayısı, ölçüm sonucu tespit edilen süreyle çarpılarak iş yükünün hesaplanması gerekir – Bir aktivite için iş yükü = iş için harcanan süre X yıllık tekrar sayısı – İş yükleri süreçteki aktivitelerde görev alan ünvanlara dağıtılmalıdır. 21/35

2. 5 Norm Kadronun Hesaplanması • Unvan bazında hesaplanan iş yükü saat cinsine çevrilerek, bir memurun bir senelik çalışma saatine bölünmelidir. Unvan bazında norm kadro = Senelik iş yükü/senelik çalışma saati 22/35

2. 5 Norm Kadronun Hesaplanması • Bir memurun senelik çalışma saati nasıl hesaplanmalı – Bir yıl 365 gün – (-) Hafta sonu tatili 104 gün – (-) Yıllık izin 30 gün – (-) Resmi tatiller 15 gün – (-) Mazeret/Sıhhi izinler (İdare Bazında) – Senelik çalışma günü = 216 gün 23/35

2. 5 Norm Kadronun Hesaplanması • Esneklik meselesi: memurun senelik çalışma saati = 216 X 8 ? ? ? • Bulunan sonuç her bir çalışma birimindeki her bir farklı unvan için kesirler üst sayıya tamamlanmalıdır. Ancak ünvanlar birbirini ikame edebiliyorsa sonuçlar toplandıktan sonra değerlendirme yapılmalıdır. Örneğin: Evrak kayıt memuru aynı zamanda santral görevi yapabiliyorsa iki unvan için iş yükü birlikte hesaplanabilir. • Sabit görevler için iş yükünün önemi yoktur. 24/35

2. 6. Norm Kadronun İzlenmesi • Eğitim birimi belirlenen eğitimleri vermeli • Personel Birimi tarafından norm kadro durumu düzenli olarak izlenerek birimlerin kadro ihtiyaçları karşılanmalıdır. Bunun için personel dairesi, • Yeni kurulan birimleri • Yeni görevleri • Kaldırılan birimleri • Artık yapılmayacak görevleri • Süreçlerdeki değişiklikleri Takip ederek norm kadro değişikliklerini güncellemelidir. 25/35

Sabrınız İçin, TEŞEKKÜRLER 26/35