Yhdistyspiv 6 4 2018 Eu n tietosuojaasetus GDPR

Yhdistyspäivä 6. 4. 2018 Eu: n tietosuoja-asetus GDPR

EU: n tietosuoja-asetus • Tietosuoja-asetus (General Data Protection Regulation, GDPR) • Sovelletaan 25. 5. 2018 alkaen kaikissa EU: n jäsenmaissa. Henkilötietojen käsittelyn tulee olla asetuksen mukaista. • Koskee kuntia, yrityksiä ja järjestöjä. • Asetus päivittää ja uudistaa periaatteita, joilla taataan oikeus henkilötietojen suojaan. • Ihmisille tulee paremmat mahdollisuudet kontrolloida omia henkilötietoja. Ihmiset saavat jatkossa tarkempaa tietoa siitä, kuinka heidän henkilötietojaan käsitellään. • Tarkoitus, että ihmisten henkilötiedot on turvassa riippumatta siitä, mistä ne lähetetään, missä niitä käsitellään ja missä niitä säilytetään.

Uutta: • • • Oikeus tulla unohdetuksi: Ihmisellä on oikeus vaatia, että hänen henkilötietojaan ei saa enää käsitellä, paitsi jos löytyy laillinen peruste säilyttää niitä. Tiedonsaanti helpottuu: Ihmisien saatava tieto siitä, miten heidän tietoja käsitellään. Tieto on annettava heille selkeällä ja ymmärrettävällä tavalla. Ihmisellä on oikeus siirtää omat tietonsa tietojärjestelmästä toiseen -> helpottaa tietojen siirtämistä palvelun tarjoajalta toiselle Oikeus saada tietoturvaloukkauksista: Organisaatioiden tulee raportoida tietoturvaloukkauksista kansalliselle tietosuojaviranomaiselle. Käyttäjille on ilmoitettava tietoturvaloukkauksista mahdollisimman pian. Sisäänrakennettu ja oletusarvoinen tietosuoja: Tietosuoja-asiat otetaan huomioon jo suunnitteluvaiheessa, yksityisyyden suojaa edistävät asetukset ovat automaattisesti käytössä. Tiukemmat seuraamukset rikkomuksista: Tietosuojaviranomaiset voivat antaa EU: n sääntöjä rikkovalle yritykselle sakon, joka on jopa neljä prosenttia yrityksen maailmanlaajuisesta liikevaihdosta.

Termejä • Sisäänrakennettu tietosuoja tarkoittaa, että henkilötietoja käsitellessä otetaan tietosuojaperiaatteet tehokkaasti käyttöön jokaisessa käsittelyvaiheessa eli alusta loppuun saakka. • Oletusarvoinen tietosuoja tarkoittaa, että rekisterinpitäjän tulee oletusarvoisesti käsitellä vain käsittelyn kunkin erityisen tarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Velvollisuus koskee kerättyjen henkilötietojen määrää, käsittelyn laajuutta, säilytysaikaa ja saatavilla oloa.

Termejä • Osoitusvelvollisuuden toteuttaminen: organisaatiolla on oltava kyky osoittaa noudattavansa asetusta henkilötietoja käsitellessä, sekä toteuttavansa tietosuojaperiaatteita myös käytännössä. Tämä on keskeinen muutos, koska henkilötietolain aikana on riittänyt, että säännöksiä noudatetaan. • Riskiperusteinen lähestymistapa tarkoittaa, että tietosuoja-asetuksen velvoitteet ja asianmukaiset suojatoimet on suhteutettava henkilötietojen käsittelystä rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille aiheutuvaan riskiin

Hyvä henkilötietojen käsittely • Käsittely on lainmukaista, kohtuullista ja läpinäkyvää. • Tietoja käsitellään käyttötarkoitussidonnaisuuksia noudattaen. • Tietojen minimointi • Tietojen täsmällisyys • Tietojen säilyttämisen rajoittaminen • Tietojen eheys ja luottamuksellisuus • Rekisterin pitäjän osoitusvelvollisuus: pitää pystyä osoittamaan, että periaatteita noudatetaan. Tämä edellyttää tarkkaa dokumentointia ja suunnittelua.

Toimenpiteitä • Riskien arviointi alusta loppuun saakka • Tietosuojaselosteen laatiminen, sisäinen dokumentointi • Henkilötietojen asianmukainen säilyttäminen • Tietosuojaloukkauksista ilmoittaminen

Tietosuoja aivovammayhdistyksissä

Yhdistyksissä käsitellään henkilötietoja: • • • Jäsenrekisteri Tapahtumien osallistujalistat Jäsenien liittymislomakkeet Tapahtumien ilmoittautumislomakkeet Postituslistat esimerkiksi jäsenkirje, uutiskirje Osallistujalistojen toimittaminen eteenpäin yhteistyökumppaneille • Palkanmaksu • Palvelimen tekninen ylläpito

Rekisterinpitäjä • Rekisteröity (esim. jäsen) –rekisterin pitäjä (esim. yhdistys) – tietojen käsittelijä (esim. painotalo) • Kokoaa tiedot rekisteriin, hallinnoi tietoja • Käsittelijöitä ovat kaikki ne tahot, joilla on pääsy tietoihin ja jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun • Rekisterinpitäjä kerää ihmisiltä suostumuksen, jolla ihminen hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn. • Liitto ja yhdistys muodostavat yhteisrekisterin

Tietosuojaseloste ja suostumus tietojen käsittelyyn • Rekisterinpitäjän tulee laatia jokaisesta eri henkilörekisteristä tietosuojaseloste • Seloste on pidettävä yleisesti saatavilla esimerkiksi rekisterinpitäjän toimipaikassa tai verkkopalvelussa. • Samaan henkilörekisteriin kuuluvat erikseen pidetyt atk-rekisterit ja manuaaliset luettelot ja kortistot, jos niitä käytetään saman tehtävän hoitamiseen. • Rekisterinpitäjän on kiinnitettävä huomiota siihen, miten suostumus (henkilötietojen käsittelyyn) pyydetään. • Suostumus on annettava selkeästi suostumusta ilmaisevalla toimella: kirjallisella, sähköisellä tai suullisella lausumalla.

Tietoturvaloukkaus • Tietoturvaloukkauksella tarkoitetaan loukkausta, jonka seurauksena on henkilötietojen vahingossa tapahtuva tai lainvastainen tuhoaminen, häviäminen, muuttaminen, luvaton luovuttaminen tai pääsy henkilötietoihin.

Ilmoitettava valvontaviranomaiselle • Mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin aikana. • Rekisterinpitäjä voi jättää tietoturvaloukkausta koskevan ilmoituksen tekemättä ainoastaan, mikäli loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä. • Henkilötietojen käsittelijän velvollisuus: ilmoitus rekisterin pitäjälle ilman aiheetonta viivytystä.

artikla 9 EU yleinen tietosuoja-asetus "Erityisiä henkilötietoryhmiä koskeva käsittely" • Erityisiä henkilötietoja saa käsitellä, jos artiklan 6 EU yleinen tietosuoja-asetus "Käsittelyn lainmukaisuus” täyttyy ja lisäksi: • 1. Sellaisten henkilötietojen käsittely, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys sekä geneettisten tai biometristen tietojen käsittely henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten tai terveyttä koskevien tietojen taikka luonnollisen henkilön seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevien tietojen käsittely on kiellettyä. • 2. Edellä olevaa 1 kohtaa ei sovelleta, jos sovelletaan jotakin seuraavista: d) käsittely suoritetaan poliittisen, filosofisen, uskonnollisen tai ammattiliittotoimintaan liittyvän säätiön, yhdistyksen tai muun voittoa tavoittelemattoman yhteisön laillisen toiminnan yhteydessä ja asianmukaisin suojatoimin, sillä edellytyksellä, että käsittely koskee ainoastaan näiden yhteisöjen jäseniä tai entisiä jäseniä tai henkilöitä, joilla on yhteisöihin säännölliset, yhteisöjen tarkoituksiin liittyvät yhteydet, ja että henkilötietoja ei luovuteta yhteisön ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta

Riskien arviointi

Haasteita järjestöissä • Satunnaiset toimijat ja toimintatavat • Henkilöt vaihtuvat, ja asiat tehdään kunkin tekijän parhaan katsomuksen mukaan • Henkilötiedot dokumenteissa ja papereilla • Kustannussyistä työtä tehdään paljon ilmaistyökaluilla jäsenrekisteriohjelmiston ulkopuolella • Liittymiskaavaketta ei ole välttämättä täytetty tai muuten kirjallisesti vahvistettu

. . haasteita • Vanhoja jäsentietoja ei poisteta • Kellarissa säilyy mapit kaikista entisistäkin jäsenistä • Yleishyödyllistä toimintaa pidetään käsittelyn oikeuttajana • Käsittelyä tehdään ilman suostumusta silloinkin kun sellainen pitäisi olla, esimerkiksi markkinointi • Alaikäisen tietoja käsitellään ilman huoltajan lupaa, tai ainakaan lupaa ei ole kirjallisesti saatu

Kevätsiivous - Hävittäkää vanhentuneet tiedot, jotka eivät ole tarpeen - Pohtikaa, onko jäljelle jääneiden tietojen käsittelyyn oikeusperuste, ja hävittäkää tarpeettomat tiedot - Karsi tietojärjestelmät ja muut tallennuspaikat minimiin, panosta jäsenrekisterin ylläpitoon - Selvitä kenen kaikkien täytyy päästä tietoihin käsiksi, ja rajaa käyttöoikeudet kunkin tarpeen mukaan - Poista ylimääräiset käyttäjätunnukset ja katso että paperit ovat lukkojen takana

Tehtävä: Pohtikaa yhdessä • Mistä hyvä tietosuoja koostuu? • Miten teidän yhdistys ottaa huomioon jatkossa, että tietosuoja-asetusta noudatetaan?

Hyvä tietosuoja www. tietosuojamalli. fi (webinaarimateriaali: Tietosuojamalli järjestöille) Mitä henkilötieto-ja käsitellään Mihin tietoja käytetään Tietosuojaa pidetään jatkuvasti yllä Kenen haltuun tietoja luovutetaan Koulutus: ihmiset ymmärtävät, mistä on kyse Turvallisuus ja vastuut on huomioitu Informointi on avointa, tietosuojaseloste on tehty Riskien hallinta ja arviointi

Henkilötietojen elinkaari • Suunnittelu: tietojen keruun peruste ja käyttötarkoitus, säilytysajat, hävittäminen, ohjeistus ja käytännöt • Ylläpito: tietojen virheettömyys, tietoturva, ohjeistuksen noudattaminen ja valvonta, rekisteröidyn oikeudet • Päättyminen: säilytysaikojen noudattaminen, velvollisuus tietojen säilyttämiseen, hävittäminen ja arkistointi

Mitä teemme: • Aivovammaliitto luo yhteisen tietosuojaselosteen yhdistysten käyttöön • Tietosuojaseloste tulee näkyviin kaikkien yhdistysten verkkosivuille • Jokaisen yhdistyksen tulee miettiä, miten yhdistys voi varmistaa, että henkilötiedot eivät päädy vääriin käsiin ja tietosuoja-asetusta noudatetaan-> riskien arviointi • Yhdistysten asiakirjat tulee arkistoida huolellisesti ja säilyttää asianmukaisesti • Jokaisesta yhdistyksestä löytyy jäsenrekisterin hoitaja

Lisätietoja • Aivovammaliitto seuraa aktiivisesti EU: n tietosuoja-asetukseen liittyviä asioita ja tiedottaa yhdistyksiä. • Tietosuojavaltuutetun sivustolta löytyy paljon ajankohtaista tietoa ja tietoa lisätään sinne jatkuvasti: www. tietosuoja. fi

Lähteitä: • www. tietosuoja. fi • https: //arjentietosuoja. fi/fi/#/front • www. tietosuojamalli. fi (webinaarimateriaali: Tietosuojamalli järjestöille) • Soste koulutus 4. 4. 2018: Maarit Päivike: Ajankohtaista tietosuojasta.

Jäsenjärjestöavustus

Jäsenjärjestöavustus lyhyesti • Aivovammaliitto hakee jäsenjärjestöavustusta Stealta. Avustus on tarkoitettu vain jäsenyhdistyksille jaettavaksi. • AVL on saanut avustusta noin 1000 euroa/yhdistys • Yhdistys hakee avustusta Aivovammaliitolta -> AVL myöntää avustuksen hakemuksien perusteella-> AVL tekee siirtosopimuksen rahasta yhdistyksen kanssa. • Yhdistys käyttää rahan hakemaansa toimintaan ja raportoi rahankäytöstä Aivovammaliitolle. • AVL raportoi kaikkien yhdistysten jäsenjärjestöavustuksista Stealle.

Uudistuksia • Jatkossa jäsenjärjestöavustusta haetaan jo keväällä. • Tänä keväänä viimeinen hakupäivä on 31. 5. ja jatkossa mahdollisesti vielä aikaisemmin. • Avustushakukohteita on tällä hetkellä viisi. • Jäsenjärjestöavustus tulee käyttää yhden vuoden aikana-> pienet siirtymät mahdollisia. • Jäsenjärjestöavustuksen raportointi palautetaan jatkossa raportointilomakkeella.

Hakulomake • • Toiminta, johon avustusta haetaan (1 -2 kohdetta) Lähtötilanne: minkälainen tarve toiminnalle on? Toiminnan keskeisimmät tavoitteet Mitä konkreettisia toimenpiteitä toiminta vaatii? Kuka vastaa toiminnan toteuttamisesta? Aikataulu Toteutuksen seuranta (palautteet, osallistujat, Tuttukirja jne. ) • Arviointi: mitä vaikutuksia ja muutoksia toiminnalla haetaan • Talousarvio

Raportointilomake • • • Mihin hankkeella pyrittiin? –kuvataan lähtötilanne Mitä tehtiin Erittely tapaamisista/tapahtumista ja osallistujamäärät Kuinka onnistuttiin, mitä opimme Mitä toiminnalla saavutettiin -> arvio myös mahdollisista pidemmän ajan hyödyistä • Talouden raportointi-> mieluiten kustannuspaikkakohtainen

Kehitetään yhdessä

Tehtävä • Miettikää, vastaavatko jäsenjärjestöavustuksen haku- ja raportointilomakkeet yhdistyksenne tarpeita? • Mitä muuttaisitte haku- tai raportointiprosessissa?

Viisi kohdetta, lukuisia mahdollisuuksia!

Jäsenjärjestöavustuksella aiemmin perustetun toiminnan juurruttaminen ja ylläpitäminen • Mitä toimintaa on aikaisemmin luotu ja miten jäsenjärjestöavustuksen avulla toiminta saadaan jatkumaan?

Läheisten toiminnan kehittäminen • Läheisten ryhmän perustaminen? • Tapahtuma läheisille?

Yhdistyksen järjestämä näkyvyystapahtuma • Näkyvyyspaketti (rollup, esitteet? ) • Tapahtuma esimerkiksi toisen yhdistyksen kanssa?

Toiminnan käynnistäminen uudelle paikkakunnalle • Uudelle paikkakunnalle toimintaryhmä

Nuorten toiminnan tukeminen • Tempaus tai tapahtuma nuorille • Nuortenryhmän toiminnantuki vuodeksi

Muistoja musiikista

Musiikki piristysruiske aivoille • Kaikki musiikki, mistä tykkää, on hyväksi aivoille (Mari Tervaniemi, Cicero Learning –verkoston tutkimusjohtaja) • Akatemian tutkija Teppo Särkämö Helsingin yliopiston Kongnitiivisen Aivotutkimuksen yksikkö: • Musiikin kuunteleminen ja soittaminen aktivoi aivoja hyvin laajaalaisesti. • Musiikki aktivoi aivojen syvää limbistä järjestelmää -> motivaatio, tunteet, mielihyvää • Musiikkimuistokeskus sijaitsee syvällä etuotsalohkon sisäpinnalla • Aivovammat: enemmän tutkimustietoa aivoverenkiertohäiriöiden tutkimuksissa. Esimerkiksi: musiikin rytmiä on hyödynnetty vaikka kävelyn uudelleen opettelemisen myötä. Musiikki auttaa jaksottamaan liikeitä. • Laulaminen saattaa säilyä, vaikka ihmisen kyky puhua on kärsinyt.

Musiikin kuntouttava vaikutus • Aivoverenkiertohäiriön kuntoutuksessa: potilailla havaittiin musiikin kuuntelun muuttavan aivoissa alueita (6 kk tutkimus)-> muisti parani, tarkkaavaisuus parantui (vertailuryhmä kuunteli äänikirjoja) • Kuntouttava vaikutus: ei ole tyhjentävää vastausta. • Voi rauhoittaa, lievittää kipua ja stressiä. • Ohjaava tekijä: mielihyvä, jota saadaan musiikin kautta. Mutta jos ei saa mielihyvää musiikista, ei vaikutusta välttämättä ole. • Kuntoutusmenetelmät ei vaadi erityistä muusikaalisuutta tai lahjakkuutta. • Vielä ei lääkärit määrää musiikkireseptiä, tutkimuksia tarvitaan lisää • Kuuntele asiantuntijoiden haastattelu: ”Musiikki on piristysruiske aivoille!” https: //areena. yle. fi/1 -4034879