YAZIKURUL LER MDRL DEERLENDRME RAPORU YazKurul leri ube

YAZI-KURUL İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ DEĞERLENDİRME RAPORU

Yazı-Kurul İşleri Şube Müdürlüğü, 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yüksek Öğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 27 -3/maddesinin b ve f bendleri kapsamında kurulmuştur. Genel Sekreterliğin kontrol ve koordinesinde, Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Kalite Politikası ve Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde; (b) fıkrası uyarınca; Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunda alınan kararların yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak, kararları ilgili birimlere iletmek, (f) fıkrası uyarınca; Rektörlüğün/Genel Sekreterliğin ve Rektör Yardımcılıklarının yazışmalarını yürütmek işlevlerine sahiptir.

Rektörlüğümüzün 29. 09. 2003 tarih ve B. 30. 2. ADÜ. 0. 70. 03/212 -4145 sayılı Oluru ile Yazı İşleri Müdürlüğü ve Kurul İşleri Müdürlüğü birleştirilmiş, o tarihten bu güne Yazı-Kurul İşleri Müdürlüğü olarak iş ve işlemlerinin eksiksiz olarak yerine getirilmesine gayret edilmektedir.

Misyon Yazı-Kurul İşleri Müdürlüğü, Rektörlüğün ve Genel Sekreterliğin diğer kişi, kurum ve kuruluşlarla yazılı iletişimi, birimler ve kurum kuruluşlar arasında bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesi, Üniversitemizin üst kurulları olan Senato, Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulunun sekreteryası ile EBYS Sistem Yöneticiliği görevlerini zamanında, yerinde ve eksiksiz olarak diğer birimler ile koordinasyonu sağlayarak yerine getirmek. Vizyon Hizmette verimliliği, devamlılığı ve uyumu esas alan, bilgi ve teknolojiye hakim güvenilir ve hesap verilebilir olmak.

Birimde rutin olarak Rektörlük kurum dışından gelen evrak kayıtları, Rektörlüğün diğer kurum/kuruluş/kişilerle yazılı iletişimi ile üniversite üst kurullarında alınan Senato, Yönetim Kurulu, Disiplin Kurulu kararların yazımı, dağıtımı ve saklanması, KEP işlemleri, EBYS sistem yöneticiliği ve EBYS programının kullanılmasında birimlere rehberlik işlemleri yürütülmektedir. Üniversitemizde 4 Ocak 2016 tarihinden itibaren “Elektronik Belge Yönetimi, Arşiv ve Elektronik İmza Uygulaması’na geçilmiş ve kullanılmaya devam edilmektedir. Bu kapsamda; Ø Üniversitemiz bilgi, belge ve doküman alışverişinin hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamak, Ø Üniversitemiz EBYS sistemine birimlerden, kamu kurum kuruluşları veya gerçek ve tüzel kişilerden gelen evrakların kayıt işlemlerinin, ilgili birimlere ve yöneticilere sevkinin yapılması, Ø Kurum yazışmalarının elektronik ortamda yürütülmesine yönelik olarak yetki, sorumluluk, iş akışı ve evrak süreçlerinin tanımlanması, standartlaşması ve evrak akışının etkili hale getirilmesini sağlayacak çalışmaların yapılması,

Ø EBYS Programının etkili kullanılmasına ve geliştirilmesine yönelik çalışmaların yürütülmesi, form tasarım ve uygulama süreçlerinin geliştirilmesi ve istatistik işlemlerine yönelik raporlama sistematiğinin oluşturulması, Ø PTT’den kurum için KEP adresi alınmış, EBYS sistemine KEP Entegrasyonu yapılarak kurum dışı gelen ve giden evraklar kep sistemi üzerinden çıktı alınmadan gönderilmesi/alınması, Ø Kurumumuzda yeni açılan birimler, yeni atanan kişiler ve mevcut kullanıcılara ait kişisel bilgilere ait verilerin EBYS de güncellenmesi, Ø EBYS sisteminde üç kişi tarafından sistem yöneticiliği ve EBYS programının kullanılması konusunda birimlere rehberlik yapılmaktadır.

Ayrıca; Ø Üniversitemiz ve tüm birimleri tarafından yapılan resmi yazışmaların ve onayların; Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile bu kapsamda hazırlanan Yönergemize uygun olarak yürütülmesinin ve uygulama birliğinin sağlanması, Ø Üniversitemizde belgenin hazırlanma, imzalanma, iletilme ve saklanma süreçlerinin elektronik ortamda yürütülmesi, Ø Üniversite akademik ve idari organizasyon şemasının periyodik olarak güncellemesini yaparak, web sayfasında da gerekli düzeltmelerin yapılmasının sağlanması, Ø Genel Sekreterlik faaliyet raporunun hazırlanması, Ø Üniversitemiz Stratejik Plan ve Değerlendirme Raporu ile ilgili değerlendirme tablolarından Genel Sekreterliğin sorumluluğunda olanların hazırlanması, Ø Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından veya Üniversitemiz Senatosu tarafından onaylanan yönetmeliklerin mevzuata uygun hale getirilmesi ve Resmi Gazete’ de yayımlanmak üzere Cumhurbaşkanlığına gönderilmesi,

Ø Genel Sekreterlik kadrosunda bulunan personelin izinlerinin takip edilmesi, hastalık onaylarının alınması, Personel Daire Başkanlığı'na ve ilgili birimlere bildirimlerinin yapılması PERBİS’e işlenmesi, Ø Rektör, Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcılarının yazışmaları, vekalet ve görevlendirme evraklarının hazırlanması, Ø Üniversite üst kurulları olan Senato, Yönetim Kurulu, Disiplin Kurulu toplantılarının organize edilmesi, kararların yazılması, birimlere dağıtımı, korunması ve saklanması, vb. iş ve işlemler yürütülmektedir.

Birimin Fiziki Mekan Durumu, Bilgi ve Teknolojik Kaynakları ile Personel Görev Dağılımı Birimin kullanmakta olduğu fiziki mekanlar Rektörlük Merkez Binası 1. katında bulunmakta olup; 3 çalışma ofisi ve 1 arşivden oluşmaktadır. Olanaklar işin sürdürülmesine uygun olup, iş akışına engel bir fiziki koşul bulunmamaktadır. Birimde 9 adet masa üstü bilgisayar, 2 adet diz üstü bilgisayar, 3 adet yazıcı, 1 adet kağıt kesme makinası, 1 adet fotokopi makinası, 4 tarayıcı bulunmakta; arşivde klasörlerin muhafaza edildiği dolaplar bulunmaktadır.

GENEL SEKRETER YARDIMCILARI YAZI-KURUL İŞLERİ MÜDÜRÜ ŞEF GELEN EVRAK SERVİSİ GİDEN EVRAK SERVİSİ (KEP) YAZIŞMALAR SERVİSİ KURUL İŞLERİ SERVİSİ EBYS SİSTEM YÖNETİCİLİĞİ

Birimde rutin olarak Rektörlük gelen evrak kayıtları, Rektörlüğün diğer kurum/kuruluşlarla yazılı iletişimi ile üniversite üst kurullarında alınan kararların yazımı ve dağıtımı ile EBYS Sistem Yöneticiliği faaliyetleri sürdürülmektedir. Yazı-Kurul İşleri 2019 yılı evrak sayı ve dağılımı ile toplantı sayıları aşağıya çıkarılmıştır: Evrak Türü Sayısı Kurum Dışı Gelen Evrak 15584 KEP ile Gelen 5680 KEP ile Giden 5014 Kurum Dışı Giden 2641 Kurum İçi Giden 532 / (30541 dağıtım) Olur 105 Toplam 29556 Toplantı Türü Sayısı Üniversite Senatosu 21 Üniversite Yönetim Kurulu 28 Üniversite Disiplin Kurulu 4

2019 Yılında Üniversitemiz Genelinde İşlem Yapılan Evrak Sayıları Raporu Evrak Türü Toplam Sayıları Kurum Dışı Gelen Evrak 39284 Kurum İçi Gelen Evrak 538149 Kurum Dışı Giden Evrak 22565 Kurum İçi Giden Evrak 75248 Harici Kurum Dışı Giden Evrak 251 Harici Kurum İçi Giden Evrak 31 Olur Evrakı 8600 Kişisel Dilekçe Ekle 2975 İzin Talep Formu 14590 Askerlik Sevk Tehiri 4 Hastalık İzin Onayı 1343 Kişisel Dilekçe Dosya Seç-Ekle 3122 Taşıt görev Emiri 133 Toplu Karar Evrakı Ekle (Yeni) GENEL TOPLAM 5 706300

� Birimimizde 2020 yılında da Rektörlük kurum dışından gelen evrak kayıt işlemleri, Rektörlüğün diğer kamu kurum ve kuruluşlarla veya gerçek ve tüzel kişilerle yazılı iletişimi, KEP işlemleri, EBYS sistem Yöneticiliği; Senato, Yönetim Kurulu , Disiplin Kurulu toplantılarının iş ve işlemleri devam etmektedir. 2020 yılı Haziran ayına kadar olan evrak sayıları raporu ve toplantı sayıları aşağıya çıkarılmıştır: Evrak Türü Sayısı Kurum Dışı Gelen Evrak 6935 KEP ile Gelen 3366 KEP ile Giden 2835 Kurum Dışı Giden 586 Kurum İçi Giden 255 / (7851 dağıtım) Olur 20 Toplam 13997 Toplantı Türü Sayısı Üniversite Senatosu 12 Üniversite Yönetim Kurulu 11 Üniversite Disiplin Kurulu 2

TEŞEKKÜRLER. .