XVI Congrs dArxivstica i Gesti Documental Les solucions

XVI Congrés d’Arxivística i Gestió Documental Les solucions disponibles al sector públic català El projecte ARESTA de la Generalitat de Catalunya. Reus, 5 de maig de 2017

Projecte ARESTA Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu Aspectes normatius Aspectes tecnològics Aspectes organitzatius Properes passes

Context La gestió de la documentació de l'Administració de la Generalitat recau en els arxius centrals administratius de cada departament o ens Disposem d'un total de 31 arxius centrals. Arxius • 13 arxius centrals administratius de departaments • 15 arxius centrals administratius d'agències i entitats • 3 arxius centrals administratius territorials Personal total : • • 55 tècnics arxius 193 persones de suport

Context Coordinació tècnica La unitat de gestió documental corporativa que té com a objectiu principal assegurar la implementació del sistema de gestió de documents del Govern. 5 tècnics arxivers 1 persona de suport administratiu Tasques principals Crear i mantenir estàndards, normativa, polítiques Gestionar la CNAATD Donar suport tècnic als responsables arxius centrals administratius Coordinar grups de treball Administrar corporativament l'arxiu electrònic Assegurar la formació i informació dels arxivers

Context Organització e-Govern Actualment la gestió de l'e-Govern està distribuïda entre diversos ens i departaments que impulsen aspectes sectorials (atenció ciutadana, organització, TI. . . ) L'acció d'aquests actors és coordinada per una comissió a alt nivell (CIMEA). Aquesta aprova els plans d'acció i proposa al Govern els corresponents Acords de Govern. (nivell estratègic DGABMP) El Departament de Cultura té els rols: • Normalització: creant, aprovant i mantenint estàndards per la gestió de documents electrònics. • Arxiu: creant un servei d'arxiu electrònic pel conjunt de l'Administració

Context ARESTA significa Arxiu Electrònic Segur i Tramitació Administrativa • ARESTA: – És un conjunt de mesures normatives, tecnològiques i organitzatives orientades a la gestió integral de la documentació electrònica. – Forma part del grup d'iniciatives corporatives de Govern electrònic de la Generalitat • .

Projecte ARESTA Ordre CLT/172/2014, de 14 de maig, per la qual s'aprova el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya Objectiu: Determinar les condicions tècniques i organitzatives en què s'assenta el model de gestió electrònica de la Documentació de l'Administració de la Generalitat de Catalunya, establint la política de gestió de documents electrònics de la Generalitat de i les responsabilitats dels diferents òrgans en la gestió dels documents electrònics. Marc legal Llei 10/2001, de 13 de juliol de 2013, d’arxius i gestió de documents Decret 56/2009, de 7 d’abril, d’impuls i desenvolupament de mitjans electrònics a l’Administració de la Generalitat de Catalunya (art. 38) Llei 26/2010, de 3 d’agost, de règim jurídic i procediment de les administracions públiques de Catalunya (disposició addicional onzena) Reial Decret 4/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica Norma que facilita el compliment de la Llei 39/2015 de procediment administratiu comú de les administracions públiques article 17: obligatorietat que cada administració disposi d’un arxiu electrònic únic per a documents corresponent a procediments finalitzats.

Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu Ordre CLT 172/2014 per la qual s’aprova el Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat 1. Introducció 2. Conceptes 3. Objecte 4. Àmbit d’aplicació 5. Òrgans implicats 6. Gestió de documents electrònics 6. 1 Principis 6. 2 Directrius – 6. 2. 1 Identificació i informació – 6. 2. 2 Format i estructura – 6. 2. 3 Elements de control – 6. 2. 4 Accés i ús – 6. 2. 5 Aplicació de mesures de disposició – 6. 2. 6 Manteniment de la disponibilitat i l’autenticitat – 6. 2. 7 Còpies electròniques – 6. 2. 8 Aplicacions de suport per a la gestió 6. 3 Instruments tècnics 7. Glossari

Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu Àmbit d’aplicació: Els documents electrònics gestionats pels ens i organismes de la Generalitat Els documents electrònics abasten: – Els documents administratius electrònics que formen part d'un procés administratiu electrònic. – Els documents electrònics produïts en entorns ofimàtics que no formen part d’un procés administratiu electrònic, però que són suport i evidència d'altres activitats i funcions de l'administració. En les dos categories anteriors s’hi poden incloure tant els documents nascuts electrònics com les còpies electròniques autèntiques.

L’Ordre CLT/172/2014 estableix tres dimensions sobre les que actua el projecte ARESTA. Normativa Tecnologia Organització

ARESTA. Normativa Instruccions DGABMP • Instrucció 1/2015 de 26 de febrer de 2015 , per la qual s’aprova l’instrument tècnic Quadre de classificació funcional del Protocol de Gestió de Documents Electrònics i Arxiu i s’estableixen directrius per a la seva gestió i actualització • Instrucció 2/2015 de 26 de febrer de 2015 , per la qual s’aprova l’instrument tècnic Esquema de Metadades E-SIGe. DA del Protocol de Gestió de Documents Electrònics i Arxiu de la Generalitat de Catalunya i s’estableixen directrius per a la seva gestió i actualització • Instrucció 3/2015 de 26 de febrer de 2015 , per la qual s’aprova l’instrument tècnic Quadre de Tipus Documentals del Protocol de Gestió de Documents Electrònics i Arxiu de la Generalitat de Catalunya i s’estableixen directrius per a la seva gestió i actualització • Instrucció 1/2016, de 21 de setembre, d'aprovació de l'instrument tècnic Llista de codis de productors dels Departaments, ens i organismes del sector públic de la Generalitat de Catalunya i codificació d'unitats orgàniques Cada instrument tècnic disposa d’una guia específica d’implantació més una guia general.

ARESTA. Tecnologia Actualment, els sistemes de tramitació electrònica de Departaments i Ens de la Generalitat basen l’emmagatzematge i gestió dels seus documents en diverses solucions: Sistemes de gestió documental (File. Net, Documentum, Sharepoint, Alfresco, . . . ) Unitats de xarxa compartides. Bases de dades relacionals (Oracle, SQL, . . . ) La majoria d’aquestes solucions estan intrínsecament lligades al seu sistema de tramitació electrònica i són desenvolupades, mantingudes i actualitzades de manera independent. En la majoria de solucions basades en un sistema de gestió documental no existeix un model de gestió documental comú: cada sistema ha implementat el seu propi model de dades i serveis. Per la seva banda, les plataformes corporatives d’administració electrònica faciliten la tramitació de documents electrònics però encara no disposen d’una solució corporativa on emmagatzemar-los

ARESTA. Tecnologia ARESTA cobreix la gestió i la conservació documental en fase de tramitació i vigència: La fase de tramitació és aquell període en el qual l’administració va realitzant les actuacions relacionades amb un procediment administratiu i en va deixant constància documental als expedients. La tramitació clou amb la resolució definitiva de l’expedient i el seu tancament. La fase de vigència és aquell període de temps que els expedients i documents han de ser conservats d’acord amb els seus valors fiscals, jurídics, econòmics, etc. Aquest període està definit normativament per les Taules d’Accés i Avaluació Documental que aprova per Ordre el conseller de Cultura

ARESTA: Esquema de la solució BO integrats amb els serveis que ofereix la PSGD ARESTA Fase tramitació Fase de vigència 14

ARESTA. Organització Coordinació general en l’àmbit d’aquest protocol • Departament de Cultura (DG Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni): • coordinació i impuls del sistema general de gestió documental i aprovació instruments tècnics del protocol. • Departament de Governació i Relacions Institucionals (Oficina Processos i Administració Electrònica) • impuls i l’alineació d’aquest protocol amb les estratègies de l’administració electrònica dins la Generalitat de Catalunya. • Centre de Telecomunicacions i Tecnologies de la Informació (CTTI): • col·labora aportant les solucions o serveis tecnològics que siguin necessaris per facilitar el compliment d’aquest protocol. • Reunions quinzenals de seguiment de projectes i evolució del projecte ARESTA

ARESTA. Organització Grups de treball interns multidisciplinaris (GTM) dels organismes i entitats. Composició: • representants de l'àrea de Tecnologies de la Informació, l’àrea de Gestió Documental i arxiu i l’àrea d’Organització. Funcions : • Vetllar per l’aplicació de les directrius i l’ús dels instruments d’aquest protocol • Validar els projectes que inclouen en el seu abast la gestió de documents electrònics o la conversió de documents en paper a documents electrònics. • Assessorar a la Unitat o Unitats promotores de projectes que incloguin la gestió de documents electrònics per tal que la seva formulació compleixi amb les directrius d’aquest protocol. • Informar als òrgans corporatius esmentats implicats en la gestió i conservació dels documents electrònics d’aquells fets substancials relacionats amb aquestes funcions. • Vetllar per l’aprofitament i l’ús eficient dels recursos existents.

ARESTA. Organització Abans d’abordar la integració tecnològica dels sistemes caldrà que els GTM de cada ens realitzin, entre d’altres, les següent accions: Identificar els processos que estan inclosos en el sistema d’informació a integrar. Establir les sèries documentals que apliquen segons els expedients que es gestionen en el sistema d’informació, que es troben recollides en el Quadre de Classificació Funcional i al Catàleg de sèries documentals Identificar els tipus de documents que integren els expedients que gestionen els sistemes d’informació, d’acord amb la taula de tipus documentals que contribueix a normalitzar la nomenclatura dels documents generats i rebuts. Identificar si la sèrie està avaluada per tal d’assegurar-ne la seva gestió eficient al llarg del seu cicle de vida. En cas que no estigui avaluada es pot iniciar el procés d’avaluació documental aprofitant la informació recollida en la fase d’anàlisi de forma paral·lela a la integració tecnològica. Establir l’organisme i la unitat o unitats que són responsables de la producció dels documents de cada sèrie. 17

Properes passes Accions tecnològiques – S'ha integrat la Plataforma de serveis de gestió documental (PSGD) amb i. Arxiu • Primeres transferències gestor documental EADOP – Integració de la PSGD amb les aplicacions corporatives TAIS, TG – Impuls ús TG – Administració i. Arxiu / rol arxius centrals – Definir solució per l'arxiu digital en fase històrica (ANC) – Adopció GEAC com aplicació corporativa (2017) • Migració aplicacions de gestió d'arxiu (2018)

Properes passes Accions organitzatives i normatives Elaboració instrucció sobre còpies digitals amb valor d'autèntiques Revisió i actualització del protocol de gestió de documents electrònics Actualitzar-lo a les Lleis 39/2015 i 40/2015 Concretar directrius Fixar un capítol sobre arxiu electrònic Redactar un nou decret sobre el sistema de gestió de documents que substitueixi el D 76/1996. Revisar el Decret 13/2008 accés, avaluació i tria documental Dimensionar els arxius centrals a les noves funcions que estan assumint • Actualitzar l'Esquema de metadades (nova versió ENI i nous requeriments de gestió) • Revisió i evolució del quadre de classificació funcional per adaptar a eadministració i vincle amb Catàleg Corporatiu de Processos.

Moltes gràcies scgd. cultura@gencat. cat