www singidunum ac rs MENADMENT SPORTSKIH TAKMIENJA Doc

www. singidunum. ac. rs MENADŽMENT SPORTSKIH TAKMIČENJA Doc. dr Ivan Ćuk

Ljudski resursi i rukovođenje • Izrada organizacionih dijagrama –Za svaku organizaciju potrebno je više dijagrama –Za svaki stepen i zadatak po jedan dijagram

Dijagrami za period pre događanja Težište je na planiranju. Dijagrami koji su potrebni pokazuju sledeće: • Sve one koji su odgovorni za primarne funkcije u fazi planiranja, poput finansija, marketinga, zabave, keteringa, i upravljanja ljudskim resursima. • Mali međufunkcijski timovi koji upravljaju specifičnim pitanjima kao što su bezbednost ili usluge kupcima. • Odbor interesnih grupa(uključujući spoljne kooperante dobavljače i javna tela)

Dijagrami za vreme događanja Kada se pokrene događanje, broj zaposlenih se poveća, organizacija jako naraste. Naročito u slučajevima kada je događanje na više lokacija. Na dijagramima mora da bude navedeno sledeće: • spisak svih zaposlenih zajedno sa izveštajnim odnosima za operacije celokupnog događanja. • Izveštajni odnosi za hitne slučajeve (pojednostavljeni, da bi se omogućila brza reakcija)

Dijagrami za vreme događanja Kada se pokrene događanje, broj zaposlenih se poveća, organizacija jako naraste. Naročito u slučajevima kada je događanje na više lokacija. Na dijagramima mora da bude navedeno sledeće: • spisak svih zaposlenih zajedno sa izveštajnim odnosima za operacije celokupnog događanja. • Izveštajni odnosi za hitne slučajeve (pojednostavljeni, da bi se omogućila brza reakcija)

Dijagrami u periodu nakon događanja Nakon događanja organizacioni tim se razilazi, a ostaju nekolicina pojedinaca i dijagram na kome su navedeni ključni ljudi uključeni u evaluaciju, finansijsko izveštavanje i rešavanje preostalih pitanja. Na dijagramu se može dati i kratak spisak zadataka koje pojedini zaposleni moraju da obave. Takav spisak pojašnjava uloge i poboljšava komunikaciju.

Priprema opisa poslova • Za svaku ulogu treba napraviti opis posla sa popisom zadataka koji se moraju obaviti. • U tom dokumentu trebalo bi da stoje: naziv funkcije, izveštajni odnosi i dužnosti. • Osim ovih potrebna je i stavka u kojoj su opisane odredbe i uslovi zaposlenja. • U takvom opisu poslova treba navesti i odgovarajuću platu a za neke druge funkcije biti navedena nagrada i rokovi njene isplate. • Kako su većina tih poslova privremeni, treba navesti i datume početka i završetka posla. • Kada smo izradili opis poslova, treba odrediti specifikaciju profila osobe kojom se određuju umeća, znanje i iskustvo koje je potrebno za određenu ulogu.

Regrutovanje i izbor • Regrutovanje obično podrazumeva objavljivanje oglasa u novinama, internet stranici događanja, ili na stranama povezanim sa njom, kao i na oglasnim tablama. • Potrebno osoblje se može naći i putem agencija za zapošljavanje (oni brinu o administraciji i porezima). • Potraga za volonterima je najbolja u udruženjima volontera, školama, univerzitetima.

Sastavljanje rasporeda rada Planiranje osoblja uključuje i sastavljanje rasporeda rada. Ovde se mora posebno obratiti pažnja ako se radi o više takmičenja kao i velikom broju dana. Još veći problem nastaje kada su međusobno povezani zadaci jer se za izvršavanje svakog zadatka treba predvideti dovoljno vremena.

Obuka Zaposleni na događanju treba da prođu kroz obuku za tri osnovna područja: ciljeve događanja, prostor događanja i svoje specifične dužnosti. Osnovni opis događanja Svi zaposleni moraju biti upoznati sa osnovnim crtama događanja, kao i njegovim ciljevima i organizacionom strukturom. Moraju biti motivisani za pružanje vanredne usluge i pouzdanih informacija svakom posetiocu u publici.

Informacije o prostoru Obilaskom prostora zaposleni će se upoznati sa lokacijom svih sadržaja, funkcionalnih područja i odeljenja, kao i sa ponuđenim uslugama za gledaoce. Ovo je idealno vreme za upoznavanje i sa procedurom za slučaj nužde. Informacije o specifičnim poslovima Svi zaposleni na događanju moraju znati svoje dužnosti i kako ih treba izvršiti.

Rad u smenama i specifični zadaci • • mesto prijavljivanja i procedura prijavljivanja prijava za smenu i informisanje uniforme i oprema sistem izveštavanja o incidentima nadzor specifična uloga pauze i obroci informisanje nakon događanja i odjava

Poslovi na lokaciji • • • organizacija lokacije i podrška politika/pravila koja se tiču ljudskih resursa procedure u hitnim slučajevima radio procedure druge važne procedure

Opšte informacije o događanju • nacrt događanja i ciljeva • očekivanja publike • prevoz • informacije o povezanim uslugama na lokaciji • planiranje za nepredviđene situacije OBUKA ZA PRUŽANJE USLUGE KLIJENTIMA KLJUČNA JE KOMPONENTA SVAKE VRSTE OBUKE ZA DOGAĐANJE.

lako prepoznatljivi Ključni aspekti profesionalne usluge klijentima dobro informisani proaktivni spremni da pomognemo uljudni smireni i staloženji

Informisanje zaposlenih Veoma je važno informisati zaposlene pri predaji smene! • nove informacije (promene načina prevoza. . . ) • naglašavanje ključnih informacija (incidenti ili vanredne mere, . . . ) • Upravljanje zakonskim obavezama • odbici od plate • zdravlje • bezbednost na radu

Razvoj strategije nagrađivanja Nagrađivanje rada i plaćenog osoblja i volontera može imati ogroman učinak na motivaciju. Određivanje realnih ciljeva za zaposlene omogućiće na taj način da pojedinci mogu meriti svoj doprinos uspehu događanja.

Nagrade mogu biti nematerijalne i materijalne Nematerijalne: • • • postizanje individualnih i grupnih ciljeva, kao i takmičenjem rotacija poslova oplemenjivanje poslova upoznavanje sportista, zvezda, muzičara i umetnika rad sa ljudima iz inostranstva prižanje usluga i informacija pohvala i verbalno nagrađivanje edukacija i razvoj veština prilika za stvaranje veza i prijateljstava medijsko priznanje

Materijalne: • proizvodi sa događanja • ulaznice • zabave nakon događanja • priznanja • potvrde o obavljenim poslovima • visokokvalitetne uniforme • suveniri

Upravljanje volonterima Saveti za obuku i ponašanje prema volonterima: • volonteri imaju parvo da se prema njima ponašamo kao prema saradnicima • moramo im odrediti primeran zadatak, zaduženje ili posao • moraju biti svesni svrhe i osnovnih pravila organizacije • na poslu se moraju kontinuirano edukovati, pa im se moraju davati smernice i uputstva • moramo im odrediti mesto za rad i dati im prikladne alate i materijale • moramo im ponuditi mogućnost napredovanja i sticanja raznovrsnog iskustva • volontere moramo saslušati, dozvoliti im da daju predloge • moraju biti osigurani • na kraju događanja im moramo dati preporuku

Organizator događanja očekuje od volontera • • isti trud i uslugu kao i od plaćenog radnika savestan rad tačnost i pouzdanost entuzijazam i veru u rad organizacije vernost organizaciji i isključivo konstruktivne kritike • jasnu i otvorenu komunikaciju od strane volontera

Poslovi koje najčešće obavljaju volonteri: • • • vratar prve pomoći merioc vremena medicinske pomoći(profesionalci) koordinatora rezultata nadzora ulaska (osiguranja) sudije koordinatora smene administrator podele uniforme i akreditacija medijskog koordinatora bezbednosti pomoćnika u protokolu koordinatora logistike kontrole saobraćaja i parkiranja informisanja odnosa sa kupcima

Korist za volontere bi bila: lično zadovoljstvo društveni kontakti pomoć drugima u zajednici rad na nečem korisnom lično povezivanje ili svoje porodice sa širom zajednicom sticanje novih umeća upotreba sopstvenih umeća i znanja aktivnost

Rukovođenje-(upravljanje zadacima i upravljanje ljudima)đ • Upravljanje zadacima- obuhvata umeće planiranja, organizacije, koordiniranja i kontrole radnih procesa koristeći pri tom sredstva poput rasporeda, organizacionih dijagrama i spiskova.

• Planiraj Najvažniji aspekt organizacije događanja. Podrazumeva razvoj politike i procedura kojima su obuhvaćene sve situacije. • Organizuj Pravljenje organizacionih dijagrama u kojima su uvršteni popisi zadataka nam pomaže da svim zaposlenim stvorimo precizniju sliku o ulogama i zaduženjima. Osim dijagrama moramo imati i opis posla za svakog zaposlenog na kome su navedene sve njegove dužnosti.

• Kontroliši Kontrolne liste su veoma korisni kontrolni mehanizmi. Mogu se koristiti u svim fazama kroz koje prolazi organizacija događanja (čistoća, hrana, bezbednost. . ). • Upravljaj ljudima Sposobnos da ljude kontinuirano informišemo, inspirišemo i motivišemo pozitivnim vođstvom, kao i da pospešimo postizanje specifičnih rezultata, predstavlja ključ uspešnog upravljanja ljudima.

• Informiši Dobro informisano osoblje će dobro reagovati na pozitivne povratne informacije gostiju i gledalaca. U toku događanje informisanje pre i posle smene predstavlja priliku za savetovanje zaposlenih o odvijanju poslova, kao i za rešavanje problema. • Rukovodi Pozitivna aktivnost od strane menadžera može pozitivno uticati na stvaranje pozitivnog duha kod zaposlenih. Rukovodioci događaja su uzor zaposlenim pa im pokazuju kako klijentima pružiti kvalitetetnu uslugu.

• Podrži Pozitivno naglašavanje ključnih poruka može povećati bezbednost i poboljšati uslugu, što su dve ključne odgovornosti celog organizacionog tima. Načini za pojačavanje osnovnih poruka:

• Informisanja • Sastanci • Razgovori preko Verbalna radija • Razgovor oči u oči • Uputstva • Telefonski

Vizuelna • • Fotografije Prikazi Makete Demonstracije Štampani slogani Plakati Video snimci Internet

Pismena • • • Material za obuku Dopisi Pisma Elektronska pošta Priručnici Brošure za zaposlene Izveštaji Informativni bilten Popisi

Bihevioraln a • Video-snimci • Radna praksa • Stvaranje modela • Neverbalna komunikacija

Zadatak za vežbu • Kreirajte dijagram koji će prestavljati strukturu zaposlenih za sportski događaj pa vašem izboru.

LITERATURA-IZVORI • Koprivica, M. (2008. ) Menadžment događaja, Novi Sad, Prometej • Lin van der Vagen i Brenda R. Karlos (2010. ) Upravljanje događajima u turizmu, kulturi, biznisu i sportu, Beograd MATE doo • Mašić B. (2010. ) Menadžment, Beograd Univeritet Singidunum • Trkulja M. (2008. ) Marketing sportskog događaja - Olimpijske igare Beograd, Alfa dizajn • Pelević B. (2011. ) Menadžment sportskih takmičenja, Beograd, VSZŠ • Masterman G. (2009) Strategic Sports Event Management, Oxford, Elsevier Ltd.

www. singidunum. ac. rs Hvala na pažnji!