www gfi fr Analyse et prconisations Offre de

www. gfi. fr Analyse et préconisations – Offre de Services SI Livrable final v 1. 0 – 21 novembre 2016

Sommaire > Contexte et besoins > Démarche > Planning > Le périmètre existant > L’offre de services (ODS) > Les besoins métiers > Scénarios proposés > Les prochaines étapes Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Contexte et besoins Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Contexte et besoins Contexte : ü Dans le cadre de sa mission de développement d'un biocluster, Genopole a mis en place, en 2008, une offre de services (ODS) informatiques destinée à l'origine aux jeunes entreprises innovantes ü L'offre de services s'est étoffée au cours du temps et compte aujourd'hui 42 clients qui adhèrent à tout ou partie des services offerts ü Dans le cadre de ce service, Genopole a investi tant sur le plan hardware que software afin de répondre d'une part aux besoins propres du GIP Genopole (équipe de 50 personnes) et aux besoins des sociétés clientes ü L'objectif de Genopole est, par ailleurs, garantir un équilibre économique de ce service © 2016 – Gfi Informatique

Contexte et besoins Besoins : > Les entreprises du site demandent aujourd'hui la mise en place de nouveaux services et un niveau de qualité et sécurité plus important > Aussi, le Genopole s’interroge sur le devenir de cette offre et le périmètre qu'il conviendrait d'adopter et le modèle économique qui pourrait être associé pour maintenir l’équilibre économique : • Qualité et sécurité de l'offre de services actuels proposés et de l'infrastructure mise en place • Périmètre de l'offre de services à définir afin de garantir à la fois un niveau de sécurité et de qualité satisfaisant dans un modèle économique acceptable pour Genopole • Propositions alternatives à offrir aux entreprises du site ayant des besoins supplémentaires Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Démarche Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Démarche La démarche retenue est la suivante : > Etude des documents existants > Entretiens avec les 2 personnes en charge du SI et avec 3 représentants métier d’entreprises clientes > Analyse des informations recueillies, consolidation et identification des faiblesses > Construction de scénarios > Présentation des résultats Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Démarche – Les interviews 3 interviews « client / métier » ont été réalisées : > Monsieur Cyrille PAUTHENIER Société ABOLIS (09/11/2016) > Monsieur Pascal LEURAUD Société XENTECH (09/11/2016) > Monsieur Abdel BENAJOU Société INTEGRAGEN (10/11/2016) 2 interviews « internes SI » ont été réalisées : > Monsieur Nicolas SIROT Genopole (21/10/2016) > Monsieur Luis DUARTE Genopole (10/11/2016) Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Planning Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Planning S 43 S 44 S 45 S 46 S 47 17/10 au 21/10 24/10 au 28/10 31/10 au 04/11 07/11 au 11/11 14/11 au 18/11 21/11 au 26/11 Réunion de lancement Analyse de l’existant Identification des besoins COPIL Définition des hypothèses Construction des scénarios Livraison le 21/11 Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Le périmètre existant Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Le périmètre existant -- Technique La solution technique en place s’inscrit dans un bon niveau de maturité technologique : > > Architecture Equipements Documentation interne basée sur le « Best-effort » Outil de gestion des incidents Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Le périmètre existant -- Technique Un certain nombre de difficultés nous sont tout de même apparues : > Pas de procédures formalisées > Supervision non 24/7 pour des services qui doivent l’être (site web, messagerie, …) > PRA non probant car non écrit et non testé. > Pas de groupes électrogènes (a minima sur le site principal) > Arrêt brutal des équipements à la fin du temps de secours des onduleurs Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Le périmètre existant -- Technique Un certain nombre de difficultés nous sont tout de même apparues : > Matériel et infrastructure mutualisés entre GIP et ODS : cela ne rend pas toujours facile la ventilation des ressources (financières, humaines, …) > Exploitation non industrialisée (mise en place manuelle des VM, sur-mesure, manque de procédures, …) > Existence d’équipements chez les clients (NAS, …) Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Le périmètre existant -- RH Un certain nombre de points RH sont à relever : > Une surcharge de travail chronique de l’équipe IT > Il y a un manque de ressources humaines pour satisfaire le GIP et l’ODS > L’organisation opérationnelle basée des ressources du GIP et de Biosupport induit : • Une difficulté de la répartition du temps de travail en le GIP et l’ODS • Une difficulté pour certain des clients à entrer/respecter le bon process en cas d’incident > La transition, il y a 2 ans, entre un mode « sachant » historique vers un mode documenté va dans le sens des bonnes pratiques > Cette transition reste à finaliser vers un mode procéduré Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

L’Offre De Services ODS Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

L’offre de services – Remarques > L’Offre De Services Genopole (ODS), hors applicatifs, est en cohérence avec les services généralement attendus par de « jeunes pousses » > Des interventions humaines ne sont pas facturées aux clients (et ne sont pas présentes dans le catalogue de service) > Le processus d’escalade sur incident n’est pas toujours respecté par les clients appel direct à un autre intervenant Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

L’offre de services – Remarques > L’ODS n’inclut pas, en dehors de la messagerie, de services applicatifs de base : • Comptabilité • Facturation • CRM • … > La description des services et de leurs limites, et en particulier au niveau contractuel, est insuffisante > En dehors du contrat initial, un manque de démarche pour commercialiser les offres apparait Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

L’offre de services – Positionnement concurrentiel Il est intéressant de pouvoir comparer les offres Genopole avec des offres de prestataires extérieurs Cette exercice est parfois difficile car il peut manquer de détails sur certains éléments de l’offre Genopole : • Bande passante maximale • Dimensionnement en CPU et RAM des serveurs • … Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

L’offre de services – Positionnement concurrentiel Cette exercice est aussi parfois difficile car : > Chaque prestataire peut avoir des modes de calcul différents pour ses solutions : • A l’usage • Au mois • … > Les prestataires proposent souvent des packages qui ne sont pas les mêmes que dans l’ODS Genopole. Par exemple : pour un hébergement, des adresses emails sont offertes par certains prestataires, pas dans l’ODS > Les prestataires proposent des capacités différentes pour une offre similaire Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

L’offre de services – Positionnement concurrentiel Certaines offres Genopole ne sont pas disponibles par ailleurs car elles existent grâce à la mutualisation des moyens et/ou la possibilité d’administration sur site : > > Anti-virus centralisé Plan de Reprise d’Activité Protection des Portables … C’est une vraie valeur ajoutée Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

L’offre de services – Positionnement concurrentiel > L’offre de connexion Internet est concurrentielle : il lui manque juste une description plus claire des débits proposés > L’offre « Gestion de comptes mails » est globalement dans les prix du marché en dehors des 53 € forfaitisés demandés pour l’ouverture d’une messagerie Exchange (gratuit ailleurs) > L’offre « Packs Web » souffre d’une offre très concurrentielle même si Genopole offre une assistance de proximité : Offre Pack Web BASIC 20 Go Pack Web MEDIUM 50 Go Pack Web PREMIUM 150 Go Genopole OVH Différence 9 € 6 € + 42 % OVH : 250 Go 13 € 6 € + 109 % OVH : 250 Go 21 € 6 € + 242 % Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique Genopole OVH : 250 Go

L’offre de services – Positionnement concurrentiel Packs Serveurs : Offre Genopole OVH Azure Différence Remarques Serveur CLOUD 59 € 37 € 87 € -5% Externes : pas d’administration Pack Serveur BASIC 99 € 53 € 151 € -3% Externes : pas d’administration Pack Serveur MEDIUM 159 € 84 € 246 € -4% Externes : pas d’administration Pack Serveur PREMIUM 459 € -- 505 € -9% Externes : pas d’administration Pack Data Serveur (tranche de 500 Go) 200 € 32 € + 540% Externes : pas d’administration > De grandes disparités entre OVH et Azure liées au mode de facturation (coût fixe vs usage) > Dans tous les cas, le coût du stockage Genopole ne correspond pas au coût du marché : + 540 % ! > La valeur ajoutée Genopole apparaît dans l’administration des serveurs Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

L’offre de services – Equilibre financier Le calcul de coût des services : > N’existe pas pour les « anciens services » > Ne prends en compte qu’une partie des coûts réels pour les « nouveaux services » Il y a donc un déséquilibre entre les revenus issus des services et les coûts réels Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

L’offre de services – Equilibre financier Source : Business Plan ODS _ 21072016. pdf Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

L’offre de services – Equilibre financier Evolution du nombre de sociétés clientes de l’ODS Source : Business Plan ODS _ 21072016. pdf > Les prix ne sont pas calculés en fonction de leurs coûts réels et d’un point d’équilibre (i. e. nombre de clients nécessaires pour atteindre le ROI) > La charge RH est proportionnelle en grande partie au nombre de clients : • Pas d’industrialisation • Services de proximité • Interventions non facturées • … Aujourd’hui, il est très probable que plus Genopole signe de clients, plus Genopole perd de la Qualité de service et de l’argent ! Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Les besoins Métiers Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Les besoins métiers – Interviews > Monsieur Cyrille PAUTHENIER (ABOLIS) : CEO -- “Power user” centré sur la sécurité Synthèse : > Effectifs : 6 -7 personnes > Services souscrits : Connexion internet > Incidents : 6 -7 coupures en 4 ans / une fois, un gros problème Firewall > Niveau de satisfaction : Bon mais problème de sécurité / Content du service de proximité > Rapport qualité/prix : « Pas cher » . Prêt à payer plus cher pour plus de sécurité > Services externes utilisés : 2ème firewall (en propre), VPN, data storage sécurisé > Services ODS attendus : Plus de sécurité / Prestation de sécurité > Divers : Besoin que l’ODS se recentre sur la sécurité / Manque de ressources Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Les besoins métiers – Interviews > Monsieur Pascal LEURAUD (XENTECH) : COO – Utilisateur « fidèle » à la recherche de la meilleure couverture de ses besoins Synthèse : > Effectifs : 30 -35 personnes > Services souscrits : Serveurs / Connexion internet / Site web / Messagerie / Protection des portables / Anciennement : encryption des postes mais abandonnée par manque de facilité d’utilisation > Incidents : Encryption des postes trop lourd (abandon) / VPN pas stable > Niveau de satisfaction : « Globalement, cela se passe plutôt bien mais inquiet » : surcharge des équipes / PRA / Qualité des process > Rapport qualité/prix : « N'a jamais regardé par rapport à la concurrence mais pense bien positionné » / Prêt à payer pour plus de réactivité > Services externes utilisés : CRM (Saa. S) / Mailing (Saa. S) / Compta / Logiciel open source pour la R&D / Serveurs internes > Services ODS attendus : Package « bonnes pratiques » au démarrage pour le serveur de fichiers > Divers : Aimerait un audit périodique de la sécurité du SI de Genopole / Glpi génère beaucoup de mails Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Les besoins métiers – Interviews > Monsieur Abdel BENAJOU (INTEGRAGEN) : Responsable informatique -- Consommateur de services IT Synthèse : > Effectifs : 40 personnes > Services souscrits : « Location de VM » / Connexion internet / Anti-virus / Backup / PRA / VPN / Hébergement sur le site du PRA > Incidents : « il y en a » / Coupures réseaux (2 fois par an durant plusieurs heures : problématique vis-à-vis de sa direction) / Les problèmes sur la VM sont beaucoup plus rares > Niveau de satisfaction : « Complètement satisfait » des prestations mais manque de « documentation » (exemple : PRA / contrat) > Rapport qualité/prix : Anti-virus correct / Coût du Go cher > Services externes utilisés : Messagerie / Accès internet complémentaire pour visiteurs et backup / Serveurs dédiées externes / Serveurs internes > Services ODS attendus : stockage à un « prix correct » / Chat > Divers : Demande plus d’informations en cas de coupure / Pas de besoin que le stockage soit au sein du SI Genopole si sécurisé Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Scénarios proposés Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Scénarios proposés Trois scénarios apparaissent : > Le conservateur : Continuer de vendre à perte mais savoir financer cette perte > Le financier : Vendre au juste prix coût > Le pragmatique : Se concentrer sur les valeurs ajoutées du Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Scénarios proposés – Le conservateur Continuer de vendre à perte mais savoir financer cette perte : > Maintenir les tarif actuels > Continuer à calculer les tarifs, pour les services futurs, sur des coûts partiels > Prévoir et inscrire les pertes annuelles aux budgets futurs (40 K€ en 2016, plus en 2017 si embauche) > Considérer cette perte comme le « coût du service public assuré par le GIP » > Trouver et formaliser le financement de cette perte Avantages • • • Hors financier, demande le moins d’efforts Maintien des clients actuels Continuation de la notion de « service public » Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique Inconvénients • • Difficulté de trouver des financements Pas de réduction de la surcharge RH chronique

Scénarios proposés – Le financier Vendre au juste prix coût : > Déterminer le coût réel de chaque service > Arbitrer les hausses de tarification avec pour objectif une hausse globale des revenus clients autour de 26 % (chiffres 2016) > Déterminer un plan d’augmentation tarifaire sur 3 ans > Mettre en place une communication auprès des clients > Lancer le plan d’augmentation tarifaire Avantages • • Casse le cercle vicieux : « Plus de clients = Plus de pertes » Equilibre financier Inconvénients • • • Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique Augmentation des coûts des services Mise en concurrence avec des prestations extérieures accrues Perte massive de clients à attendre

Scénarios proposés – Le pragmatique Se concentrer sur les valeurs ajoutées du Genopole : > Définir les services pour lesquels le Genopole apporte de la valeur ajoutée : • Services de proximité • Services nécessitant techniquement d’être maintenus au Genopole > Maintenir ces services en interne > Externaliser les autres services, sous sélection et exploitation Genopole > Mettre en place et réaliser un plan de transformation à 2 ans Avantages • • Baisse des coûts des services externalisés Atteinte de l’équilibre financier Dégagement de RH En phase avec l’amortissement du matériel Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique Inconvénients • • Changement de paradigme à accompagner Projet global et technique (sur 2 ans) fort

Scénarios proposés -- Recommandation Nous vous recommandons le scénario « pragmatique » se concentrant sur les valeurs ajoutées du Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Scénarios proposés – Le pragmatique Pourquoi externaliser certains services ? > Si au lancement de l’ODS Genopole, en 2008, les offres Cloud n’étaient pas encore totalement matures, ce n’est plus le cas aujourd’hui > Externaliser pour : • Se recentrer sur les valeurs ajoutées du Genopole • Offrir en permanence les meilleures offres du marché à vos clients • Etre agile face aux demandes clients et aux nouvelles offres technologiques • Réduire les frais d’investissements • Réduire les frais de fonctionnement • Libérer du temps au niveau des équipes informatiques • Concentrer ce temps libéré pour le service de proximité Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Scénarios proposés – Le pragmatique Le catalogue de services de Genopole sera donc constitué, de manière transparente pour les clients, de services produits : > En interne et re-packagés pour certains > Par des prestataires externes, principalement en mode Cloud, sélectionnés et exploités par Genopole Catalogue de services Genopole Services internes Clients Services externalisés Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique Prestataires extérieurs

Scénarios proposés – Le pragmatique Les offres « maintenues » en interne sont centrées sur les valeurs ajoutées Genopole : > Proximité > Mutualisation Nous vous recommandons de maintenir en interne : > > > > Accès VPN (SSL) Accès VPN (IPSEC) Accès Fibre Optique Via REVE Antivirus Centralisé Encryption des postes Protection des Portables Plan de Reprise d'Activité Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Scénarios proposés – Le pragmatique Nous vous recommandons d’externaliser : > > > Packs Web Packs Serveur Pack Data Serveur Comptes Mails Clients Exchange Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Scénarios proposés – Autres recommandations Nous vous recommandons également : > D’étudier une offre « Poste de travail » globale incluant : • Une liste de machines / recommandations compatibles • La fourniture et l’administration industrialisées d’un socle Windows • La fourniture et l’administration industrialisées d’applications de sécurité : anti-virus, protections des portables, backup, cryptage, … > D’étudier une offre « NAS virtuel » industrialisée et structurée dans les règles de l’art (arborescence, droits, …) > D’étudier des offres applicatives en mode Saa. S comme, par exemple : • Comptabilité • Facturation • CRM • … Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Les prochaines étapes Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Les prochaines étapes > Sous 3 mois, élaborer un plan de transformation sur 2 ans : • Offre de services • SI • RH • Financier • Accompagnement • En mode projet > Le faire valider par la Direction Générale > Le mettre en œuvre… Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Questions Réponses Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Annexes Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Annexes -- Sommaire ü Documentation reçue ü Notes interviews clients ü Comparaison avec offres externes Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Annexes – Documentation reçue La documentation reçue de la part du Genopole a été la suivante (noms de fichier) : > « 2015_tableau_bord. pdf » > « Business Plan ODS _ 21072016. pdf » > « Contrat Type Prestations Infos 2016. pdf » > « DAQ-GIP IT-Mapping of the IT infrastructure -001. docx » > « Fwd Suite contact P Tambourin. msg » > « genopole_informatique_bd. pdf » > « GIP - GENOPOLE_Schema_WAN. pdf » > « GIP - Infra ORACLE. pdf » > « GIP - Offre de service - Orga_2016. pdf » > « Infrastructure du GIP GENOPOLE - GFI. pdf » > « Infrastructure GIP Genopole. pdf » > « Présentation Services Informatiques_V 4. pptx » > « Tarifs Services Prestations Info. - 2016. xlsx » Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Annexes -- Notes interviews clients Ce document comporte les notes prises en interviews de clients du Genopole dans le cadre de la mission « Analyse et préconisations -- Offre de Services SI » 20161114_Genopole_Etude_ODS_Notes_Interviews_v 1_0 Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique

Annexes – Comparaison avec offres externes Ce document est un document de travail destiné à comparer les offres de services Genopole avec celles de prestataires extérieurs 20161114_Genopole_Etude_ODS_comparaison_prestataires_externes_v 0_1 Genopole- Analyse et préconisation Offre de Services SI © 2016 – Gfi Informatique