www agodi be Ministerie van Onderwijs en Vorming

www. agodi. be Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (Ag. ODi) elektronisch communiceren opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

Inhoud I. inleiding II. terugzendingen III. de gebruikershandleiding 2 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be elektronisch communiceren

▪ elektronisch dossier: de elektronische tegenhanger van het papieren dossier ▪ bericht: een zelfstandig geheel van gegevens van 1 personeelslid voorbeeld: opdracht, stopzetting opdracht. . . ▪ zending: bestand met één of meerdere berichten ▪ RL of record layout: het soort bericht RL 1 - opdracht RL 2 - niet opdracht gebonden dienstonderbreking RL 7 - familiale toestand ……… 3 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be I. inleiding

www. agodi. be I. inleiding 3 delen ▪ softwarepakket voor de personeelsadministratie → correct aanmaken van de bestanden met elektronische berichten → software leverancier biedt ondersteuning ▪ edison → verbinding met Agodi → foutloos doorsturen van berichten 4 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

www. agodi. be I. inleiding ▪ het elektronisch personeelsdossier → registratie van elektronische berichten → verwerking van de gegevens opgelet tussen het verzenden van gegevens en de uitbetaling van het salaris is er in vele gevallen geen enkele tussenkomst meer! 5 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

omzendbrief d. d. 11/04/2011 “Gebruikersvoorwaarden van de elektronische communicatie tussen de inrichtende machten en het ministerie van Onderwijs en Vorming” → het juridische aspect: bepaalt de voorwaarden en de aansprakelijkheid voor het gebruik van de elektronische communicatie 6 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be I. inleiding

▪ correcte gegevens verzenden ▪ wijzigingen van gegevens kan enkel door de instelling ▪ enkel gegevens van personeelsleden doorsturen indien voorgelegd aan het personeelslid ▪ nieuw : klachtenprocedure → een personeelslid heeft altijd toegang bij het ministerie van Onderwijs en Vorming tot de elektronisch verzonden gegevens → kan klacht indienen (schriftelijk) bij het ministerie van Onderwijs en Vorming 7 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be I. inleiding

foutieve gegevens ▪ structurele fouten → bestanden en berichten moeten voldoen aan een bepaalde structuur → structurele fouten worden automatisch opgenomen in de terugzendingen ▪ inhoudelijke fouten → worden gemeld door de medewerker van het werkstation 8 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be II. terugzendingen

www. agodi. be II. terugzendingen → de dag na het versturen ophalen → altijd controleren → indien foutmeldingen: zo vlug mogelijk corrigeren opmerking: de berichten met structurele fouten komen NIET op de agenda van de medewerker in het werkstation → geen registratie en verwerking mogelijk → eventueel contact opnemen met het werkstation 9 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

Recordlayout OMSCHRIJVING RL-1 opdrachten en opdrachtgebonden dienstonderbrekingen RL-2 niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen RL-3 opmerking (bij RL-1 en RL-2) RL-4 beëindiging opdrachtenpakket RL-5 woonplaats RL-6 verblijfplaats RL-7 familiale toestand RL-8 cumulatie ( afgeschaft op 01 -09 -2009 ) RL-9 aanvraag immatriculatie / wijziging rekeningnummer RL-10 plage-uren RL-11 DIMONA RL-12 opdrachten en opdrachtgebonden DO - hogescholen RL-13 premies RL-14 rekeningnummer (IBAN-BIC) 10 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014

www. agodi. be III. gebruikershandleiding principes De manier waarop de gegevens in het elektronisch dossier worden geregistreerd - fotoprincipe - stopzetting - melding / annulatie 11 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

→ alle gegevens moeten worden opgestuurd, ook deze die NIET wijzigen → de gegevens worden elektronisch gemeld met een geldigheidsdatum = begindatum → de gegevens van de vorige melding worden stopgezet op de vooravond van de geldigheidsdatum van de nieuwe melding → er wordt geen rekening gehouden met de gegevens die reeds in het elektronisch dossier aanwezig zijn op de vooravond van de geldigheidsdatum 12 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be fotoprincipe

www. agodi. be fotoprincipe Het fotoprincipe is geldig voor • RL-1 : opdrachten • RL-5 : woonplaats • RL-6 : verblijfplaats • RL-7 : familiale toestand • RL-10 : plage - uren • RL-14 : rekeningnummer 13 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

www. agodi. be fotoprincipe - voorbeeld opdracht geldig van 01 -09 tot 30 -06 → 15/21 • opdracht wijzigt op 1 -10 → bijkomende opdracht 01 -10 tot en met 31 -03 → 5/22 • opdrachtenpakket gemeld op 03/09 1/9 30/6 I____________15/21_______________I opdrachtenpakket verzonden op 15/10 → 15/21 + 5/22 1/9 1/10 01/04 30/6 I_______15/21____I_ 15/21 + 5/22_ _I_____15/21_____I 14 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

→ het opsturen van een lege foto: vanaf de geldigheidsdatum is er niets meer → stopzetting opdracht: de geldigheidsdatum is de eerste dag waarop het personeelslid geen enkele opdracht meer heeft in de instelling → geldig voor - RL-4 : stopzetting opdracht - RL-5 : woonplaats - RL-6 : verblijfplaats 15 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be stopzetting

www. agodi. be stopzetting - voorbeeld opdrachtenpakket geldig van 01 -09 tot 31 -08: 10/22 • stopzetting opdracht op 15 -11 = eerste dag waarop geen opdracht meer ! opdrachtenpakket gemeld op 03/09 1/9 30/06 I_________10/22___________I • stopzetting (15 -11) gemeld op 10/11 1/9 14/11 = laatste dag in dienst I_____10/22_____I 16 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

www. agodi. be melding-annulatie → geldig voor niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen voorbeeld : ziekteverlof, VLBO, bevallingsverlof. . → overschrijven niet mogelijk: de geregistreerde periode moet eerst uit het EPD verwijderd worden Hoe corrigeren? de vorige melding eerst annuleren • de nieuwe of correcte niet-opdrachtgebonden dienstonderbreking melden • 17 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

www. agodi. be annulatie - voorbeeld → ziekteverlof: 09 -01 tot 27 -01 → na controle hervatten op 17 -01 ziekteverlof : 09/01 tot 27/01 geregistreerd 09/01 27/01 I_________________I annulatie ziekteperiode geregistreerd 09/01 27/01 Ixxxxxxxxxxxxxxxxxxx. I melding correcte ziekteperiode geregistreerd 09/01 16/01 I_____________I 18 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

www. agodi. be RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO • begindatum opdracht = geldigheidsdatum • einddatum opdracht = laatste dag in dienst • correcte administratieve toestand → controle omkadering! • enkel subsidieerbare uren = uren uit het urenpakket → controle omkadering! • “gekleurde “ of speciale uren: de juiste code bv. ICT, TF…. . → controle omkadering! 19 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

www. agodi. be RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO • effectief gepresteerde opdrachten • maar ook de niet - gepresteerde opdrachten - uren TBS/OB - afstand wachtgeld (vóór 15/9) - uren opdracht gebonden dienstonderbreking opgelet! verlof TAO voor 4/22 vast TAO - opdracht : 4/21 - ATO 2 → 8 uren uit het urenpakket!! 20 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

www. agodi. be RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO ATO 4 rekening houden met - draagwijdte vaste benoeming → benoemd voor welke vakken / ambten? - volume van de vaste benoeming → de laatste benoeming bepaalt het volume ATO 1 vervanging niet melden als vacant (ATO 2) → omkadering! 21 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

einddatum opdracht = laatste dag van de opdracht ▪ ATO 3 en ATO 4: einddatum onbekend → 31/12/2999 ▪ ATO 2: tijdelijk vacant → wervingsambt: 30/06 uitzondering: 31/08 o administratief medewerker o opsteller DKO o reaffectatie / wedertewerkstelling o TADD → selectie- of bevorderingsambt: uiterlijk 31/08 22 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO

▪ ATO 1: tijdelijk niet-vacant → wervingsambt o uiterlijk 30/06 o de laatste dag van de aanstelling uitzondering : uiterlijk 31/8 bij vervanging van o administratief, meesters, vak - en dienstpersoneel o opsteller DKO o reaffectatie / wedertewerkstelling o TADD → selectie- of bevorderingsambt : uiterlijk 31/08 23 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO

www. agodi. be RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO opdrachten ATO 2 - ATO 1 ▪ eventueel aanduiden → TADD : indien mogelijk - einddatum 31 -08 → tijdelijk andere opdracht (einddatum kan = 31 -08) → reaffectatie (R) of wedertewerkstelling (W): indien mogelijk - einddatum 31 -08 ▪ bij vervangingen (ATO 1) → de code van de DO van de titularis 24 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

www. agodi. be RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO tijdelijk andere opdracht (TAO): einddatum ▪ geen onderscheid tussen een TAO in een wervingsambt en een TAO in een selectie - of bevorderingsambt ▪ in beide gevallen kan de einddatum van het verlof TAO en de TAO = 31 -08 ▪ de IM beslist opmerking verlof TAO en TAO: altijd dezelfde einddatum → aangesteld via TAO in instelling A tot 31 -10 → verlof TAO in instelling B aanpassen: tot 31 -10 25 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

verlof TAO en TAO de TAO bepaalt begin- en einddatum van het verlof TAO voorbeeld TAO – 5/22 van 01 -09 tot 30 -11 TAO – 6/21 van 01 -09 tot 30 -06 → TAO en het verlof TAO eerst melden tot en met 30 -11 = de eerste einddatum verlof TAO en alle TAO - opdrachten tot 30 -11 → verlenging TAO en het verlof TAO en alle TAO - opdrachten van 01 -12 tot 30 -06 26 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO

verklaring bij tijdelijke opdrachten ▪ geen kandidaat VE/VO: bij aanstelling van een personeelslid met bekwaamheidsbewijs “ andere “ ▪ geen kandidaat taalkennis: bij aanstelling van een personeelslid zonder de vereiste taalkennis ▪ herwaardering - code → 01 : HI = herintreder → 02 : PEN = werken na pensioen ▪ OOM : oorsprong omkadering → PWB : werkingstoelage 27 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO

www. agodi. be correctie opdrachten correctie laatst gemeld opdrachtenpakket begindatum correct bericht is identiek aan de begindatum van het laatst geregistreerde bericht → hier enkel het laatste bericht opsturen voorbeeld opdracht met geldigheidsdatum 1/9 ; 15/10 en 1/12 → op 15/03: correctie opdracht met begindatum 1/12 → dit is een correctie van de laatste opdracht de opdrachten met geldigheidsdatum 1/9 en 15/10 moeten NIET worden opgestuurd 28 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

www. agodi. be correctie opdrachten correctie niet laatst gemeld opdrachtenpakket • rectificatie opsturen • ALLE daaropvolgende wijzigingen opsturen (ook al werden ze reeds correct gemeld) voorbeeld opdracht met geldigheidsdatum 1/9 ; 15/10 ; 1/12 en 7/1 → op 15/03: correctie opdracht met begindatum 15/10 → u stuurt de opdrachten met een latere begindatum ook opnieuw door (1/12 en 7/1) 29 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

het personeelslid oefent geen enkele opdracht meer uit in de instelling een RL 4 stopt ALLE opdrachten die geldig zijn op de geldigheidsdatum: dus het hele opdrachtenpakket ! de correcte reden stopzetting opgeven de einddatum van alle opdrachten in het opdrachten pakket is correct: geen stopzetting ▪ ▪ opmerking niet vergeten een personeelslid uit dienst te melden → controle omkadering! 30 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be RL 4 - stopzetten opdracht

www. agodi. be RL 4 - stopzetten opdracht opmerkingen een RL 4 stopt enkel de op de geldigheidsdatum van de stopzetting aanwezige opdrachten ▪ datum stopzetten = eerste dag dat het personeelslid geen opdracht meer heeft ▪ indien na de stopzetting een nieuw opdrachtenpakket wordt opgestuurd, waarvan de begindatum vóór en de einddatum na de datum stopzetting ligt → de stopzetting wordt overschreven! uitzondering : stopzetting wegens pensioen - overlijden ▪ 31 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

www. agodi. be RL 4 - stopzetten opdracht ontslagcodes 01 02 03 04 05 06 07 08 mutatie wijziging affectatie of aanwijzing afdanking of ontslag pensioen overlijden foutieve melding herstructurering afzetting opmerking : het invullen van een ontslagcode is verplicht 32 : : : : opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

→ dienstonderbreking is geldig voor alle opdrachten → einddatum = laatste kalenderdag DO voorbeeld ziekteverlof van 07 -11 -2013 tot 25 -11 -2013 • begindatum : 07 -11 -2013 • einddatum : 25 -11 -2013 opmerking : de einddatum van de DO kan voorlopig onbekend zijn (31/12/2999) voorbeeld : 050 - politiek verlof 33 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be RL-2: niet - opdrachtgebonden DO

melding → elektronisch doorsturen van het bericht: zv, bv… annulering → begin- en einddatum van het annuleringsbericht zijn identiek aan de gegevens van het foute bericht → annulering en rectificatie in afzonderlijke zendingen aanvulling → bijkomende gegevens opsturen (bv. de effectieve bevallingsdatum) 34 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be RL-2: niet - opdrachtgebonden DO

www. agodi. be ziekteverlof • zo snel mogelijk melden • kan gevolgen hebben voor het salaris → onbezoldigd ziekteverlof voor tijdelijke opdrachten → TBS wegens ziekte voor vastbenoemden • kan gevolgen hebben voor het bevallingsverlof → ziekteverlof wordt omgezet naar bevallingsverlof → het bevallingsverlof wordt ingekort • ook ziekteverlof van één dag moet worden 35 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

www. agodi. be bevallingsverlof • onmiddellijk elektronisch melden → begin- en einddatum → vermoedelijke bevallingsdatum → aantal kinderen • bij eerste melding van een BV: óf de vermoedelijke bevallingsdatum óf de effectieve bevallingsdatum invullen • indien gekend, de effectieve bevallingsdatum melden met een aanvulling 36 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

www. agodi. be RL-3: opmerkingen • een opmerking voor het werkstation • enkel bij opdrachten en dienstonderbrekingen → bij RL-1 en RL-2 • opmerkingen kunnen relevante informatie geven voorbeeld een personeelslid heeft een verlof TAO en de tijdelijk andere opdracht wordt uitgeoefend in een andere instelling → u vermeldt de gegevens van deze instelling 37 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

• woonplaats = het officiële adres van het personeelslid in België (adres van domiciliëring) • verblijfplaats = het adres van verblijf van het personeelslid (correspondentieadres) opgelet : er wordt geen rekening gehouden met de geldigheidsdatum! • wijzigen woonplaats → RL 5 • verblijfplaats → RL 6 38 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be woonplaats/verblijfplaats

www. agodi. be RL - 7: familiale toestand • burgerlijke staat en personen ten laste • codes burgerlijke staat 1 = ongehuwd 2 = gehuwd of wettelijk samenwonend 3 = weduwe / weduwnaar 4 = gescheiden 5 = feitelijk gescheiden • verplicht bij BS = 2 → gegevens partner o. a. beroepsinkomen partner → J (ja) of N (neen) → B (beperkt) of R (rente, rustpensioen) 39 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

www. agodi. be RL - 7: familiale toestand ▪ personen ten laste → partner zonder beroepsinkomen mag nooit als persoon ten laste worden gemeld → kinderen fiscaal ten laste → andere personen fiscaal ten laste ▪ altijd eerst burgerlijke staat alvorens PTL ▪ BS en personen ten laste : fotoprincipe opmerking : niet terug keren in de tijd 40 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

immatriculatie = uniek stamboeknummer → persoonsgegevens (sommige verplicht in te vullen): geslacht, geboortedatum, familienaam en eerste voornaam, rekeningnummer. . . → adresgegevens → correctie van immatriculatie en immatriculatie buitenlander kan enkel op papier opmerking nieuw personeelslid → het WS contacteren of het personeelslid al een stamnummer heeft 41 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be RL-9: immatriculatie

www. agodi. be RL 10 - melden plage -uren • personeelslid de uren → gepresteerd tussen het minimum en maximum van een voltijdse betrekking → die niet uit het lestijdenpakket komen = niet-financierbare of niet-subsidieerbare lesuren • te melden vóór 15 november → de geldigheidsdatum : een vooraf bepaalde datum • mogelijke waarden zijn 1 of 2 42 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

www. agodi. be RL-14: rekeningnummer (IBAN-BIC) • IBAN staat voor International Bank Account Number • er kunnen Belgische en buitenlandse IBAN – rekeningnummers gemeld worden → tellen 16 karakters → BE gevolgd door 2 cijfers gevolgd door de 12 cijfers van het huidige rekeningnummer • BIC staat voor Bank Identifier Code → het moet een geldige BIC-code zijn 43 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

www. agodi. be speciale situaties • één opdracht - meerdere opdrachtgebonden DO de volledige opdracht moet 2 x gemeld worden met de toepasselijke dienstonderbreking één opdrachtgebonden DO met meerdere einddata → opdrachtenpakket met vroegste einddatum DO → opdrachtenpakket met volgende einddatum • bonus • herintreder • werken na pensioen • 44 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi

rekening houden met de afsluiting betaling van de maand (zie jaarkalender) aanvang schooljaar : september • alle tijdelijke personeelsleden • alle personeelsleden met een dienstonderbreking die invloed heeft op het salaris tijdens het schooljaar • zo snel mogelijk wijzigingen doorsturen • tijdelijke personeelsleden • dienstonderbrekingen ! 45 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be wat melden?

www. agodi. be wat niet melden? - syndicaal verlof van 1 dag - verlof wegens overmacht - omstandigheidsverlof uitzondering omstandigheidsverlof n. a. v. de geboorte 46 opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi