www agodi be Ministerie van Onderwijs en Vorming
www. agodi. be Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (Ag. ODi) Elektronisch communiceren vanuit het perspectief v/d controle omkadering Ag. ODi
www. agodi. be Waarom deze cursus? Ø Jaarlijkse controle omkadering § 1 ste controle: ± 25% v/d scholen maakt fouten Ø Grootste oorzaak: foute elektronische zendingen Ø Doel: vermijden dat de fouten zich voordoen § Minder werk voor WS en scholen 2 Ag. ODi
SECUNDAIR ONDERWIJS 1. Gewone uren leraar voltijds 2. Uren DBSO 3. Uren levensbeschouwelijke vakken (LBV) 4. Uren gelijke onderwijskansen (GOK) 5. Uren onthaalklassen voor anderstalige nieuwkomers (OKAN) opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be Welke pakketten controleren?
7. Teeltleiders 8. Onderwijs aan huis 9. Globale puntenenveloppe 10. ICT-coördinatoren opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be Welke pakketten controleren?
www. agodi. be Gewone uren/uren levensbeschouwing Ø Maken hier deel van uit § § § § § BPT modularisering lesopdracht Gewone BPT-uren Interne pedagogische begeleiding Klassenraad Klassendirectie Inhaallessen Seminarie Stage Uren leren en werken (DBSO) opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi
In het SBT-Buso wordt de aanwending gecontroleerd. De zending middelen wordt vergeleken met het EPD (elektronisch personeelsdossier). Dit moet overeenstemmen, is dit niet het geval zal de school gevraagd worden dit na te kijken. opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be Wat controleren in het SBT-Buso?
1. 2. 3. 4. 5. 6. Beschikbaar lesurenpakket Aantal ambten (directeur, TAC, TA) Afwijkingsuren Teeltleiders Minderheidscursus Bijkomende uren (klassenraad, bijscholingbegeleiding, klassendirectie) opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be Welke pakketten controleren in het SBT-Buso?
7. GON + GON ASS (afwijkingsuren) 8. Permanent onderwijs aan huis 9. GOK-uren 10. Beschikbaar paramedisch urenpakket 11. Globale puntenenveloppe (Taak- en functiedifferentiatie, voorafname puntenenveloppe) opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi www. agodi. be Welke pakketten controleren in het SBT-Buso?
www. agodi. be Welke pakketten controleren in het SBT-Buso? 12. Eventuele overdrachten: - naar andere instellingen - naar volgend schooljaar 13. Extra-uren scholengemeenschap opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi
DKO 1. Uren leraar LG en MG (LS) 2. Uren leraar HG en SG (HS) 2. Ambt van directeur 3. Uren studiemeester-opvoeder 4. Uren opsteller 5. ICT-coördinatie 10 Ag. ODi www. agodi. be Welke pakketten controleren?
6. Uren tijdelijk project DKO 7. Uren GOK-kunstinitiatie 8. Uren beleidsondersteuning (kunstacademies) 11 Ag. ODi www. agodi. be Welke pakketten controleren
www. agodi. be Criteria controle Ø Ø Controle van titularisuren: ATO 2 + ATO 4 Elk pakket afzonderlijk Per instellingsnummer afzonderlijk Witte plage-uren maken deel uit van de lesurenpakketten Ø DKO: uren boven het best bezoldigd ambt maken deel uit van het lesurenpakket opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi
www. agodi. be Aandachtspunten Ø Stuur alle interimarissen door met ATO 1 § § Zo niet worden de uren meegeteld Vervanging niet gekoppeld aan vakken, wel aan pakketten en ambten Ø Vervang alle dienstonderbrekingen (DO) § Ook de TAO en de TBSPA! Ø Vergeet code DO niet § TBSOB, TBSVP, bonus, TBS pensioencommissie, … opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi
www. agodi. be Aandachtspunten Ø Ontslag personeelslid zet de opdracht stop Ø Gekleurde uren Gebruik correcte code § § Zo niet worden ze bij het foute pakket geteld ICT, GOK, OKAN, Taak- en functiedifferentiatie… Ø PWB: met OOM code 16 insturen Ø DKO – tijdelijke projecten(code 698): altijd sturen als ‘tijdelijk project’ + een gelijkstellingsvak opleiding schoolsecretariaten 2013 -2014 Ag. ODi
Inhoud I. inleiding II. terugzendingen III. de gebruikershandleiding 15 Ag. ODi www. agodi. be elektronisch communiceren
▪ elektronisch dossier: de elektronische tegenhanger van het papieren dossier ▪ bericht: een zelfstandig geheel van gegevens van 1 personeelslid voorbeeld: opdracht, stopzetting opdracht. . . ▪ zending: bestand met één of meerdere berichten ▪ RL of record layout: het soort bericht RL 1 - opdracht RL 2 - niet opdracht gebonden dienstonderbreking RL 7 - familiale toestand ……… 16 Ag. ODi www. agodi. be I. inleiding
www. agodi. be I. inleiding 3 delen ▪ softwarepakket voor de personeelsadministratie → correct aanmaken van de bestanden met elektronische berichten → software leverancier biedt ondersteuning ▪ edison → verbinding met Agodi → foutloos doorsturen van berichten 17 Ag. ODi
www. agodi. be I. inleiding ▪ het elektronisch personeelsdossier → registratie van elektronische berichten → verwerking van de gegevens opgelet: tussen het verzenden van gegevens en de uitbetaling van het salaris is er in vele gevallen geen enkele tussenkomst meer! omzendbrief d. d. 11/04/2011 “Gebruikersvoorwaarden van de elektronische communicatie tussen de inrichtende machten en het ministerie van Onderwijs en Vorming” 18 Ag. ODi
foutieve gegevens ▪ structurele fouten → bestanden en berichten moeten voldoen aan een bepaalde structuur → structurele fouten worden automatisch opgenomen in de terugzendingen ▪ inhoudelijke fouten → worden gemeld door de medewerker van het werkstation 19 Ag. ODi www. agodi. be terugzendingen
www. agodi. be terugzendingen → de dag na het versturen ophalen → altijd controleren → indien foutmeldingen: zo vlug mogelijk corrigeren opmerking: de berichten met structurele fouten komen NIET op de agenda van de medewerker in het werkstation → geen registratie en verwerking mogelijk → eventueel contact opnemen met het werkstation 20 Ag. ODi
Recordlayout OMSCHRIJVING RL-1 opdrachten en opdrachtgebonden dienstonderbrekingen RL-2 niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen RL-3 opmerking (bij RL-1 en RL-2) RL-4 beëindiging opdrachtenpakket RL-5 woonplaats RL-6 verblijfplaats RL-7 familiale toestand RL-8 cumulatie ( afgeschaft op 01 -09 -2009 ) RL-9 aanvraag immatriculatie / wijziging rekeningnummer RL-10 plage-uren RL-11 DIMONA RL-12 opdrachten en opdrachtgebonden DO - hogescholen RL-13 premies RL-14 rekeningnummer (IBAN-BIC) 21
www. agodi. be III. gebruikershandleiding principes De manier waarop de gegevens in het elektronisch dossier worden geregistreerd - fotoprincipe - stopzetting - melding / annulatie 22 Ag. ODi
→ alle gegevens moeten worden opgestuurd, ook deze die NIET wijzigen → de gegevens worden elektronisch gemeld met een geldigheidsdatum = begindatum → de gegevens van de vorige melding worden stopgezet op de vooravond van de geldigheidsdatum van de nieuwe melding → er wordt geen rekening gehouden met de gegevens die reeds in het elektronisch dossier aanwezig zijn op de vooravond van de geldigheidsdatum 23 Ag. ODi www. agodi. be fotoprincipe
www. agodi. be fotoprincipe Het fotoprincipe is geldig voor • RL-1 : opdrachten • RL-5 : woonplaats • RL-6 : verblijfplaats • RL-7 : familiale toestand • RL-10 : plage - uren • RL-14 : rekeningnummer 24 Ag. ODi
www. agodi. be fotoprincipe - voorbeeld opdracht geldig van 01 -09 tot 30 -06 → 15/21 • opdracht wijzigt op 1 -10 → bijkomende opdracht 01 -10 tot en met 31 -03 → 5/22 • opdrachtenpakket gemeld op 03/09 1/9 30/6 I____________15/21_______________I opdrachtenpakket verzonden op 15/10 → 15/21 + 5/22 1/9 1/10 01/04 30/6 I_______15/21____I_ 15/21 + 5/22_ _I_____15/21_____I 25 Ag. ODi
→ het opsturen van een lege foto: vanaf de geldigheidsdatum is er niets meer → stopzetting opdracht: de geldigheidsdatum is de eerste dag waarop het personeelslid geen enkele opdracht meer heeft in de instelling → geldig voor - RL-4 : stopzetting opdracht - RL-5 : woonplaats - RL-6 : verblijfplaats 26 Ag. ODi www. agodi. be stopzetting
www. agodi. be stopzetting - voorbeeld opdrachtenpakket geldig van 01 -09 tot 31 -08: 10/22 • stopzetting opdracht op 15 -11 = eerste dag waarop geen opdracht meer ! opdrachtenpakket gemeld op 03/09 1/9 30/06 I_________10/22___________I • stopzetting (15 -11) gemeld op 10/11 1/9 14/11 = laatste dag in dienst I_____10/22_____I 27 Ag. ODi
www. agodi. be melding-annulatie → geldig voor niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen voorbeeld : ziekteverlof, VLBO, bevallingsverlof. . → overschrijven niet mogelijk: de geregistreerde periode moet eerst uit het EPD verwijderd worden Hoe corrigeren? de vorige melding eerst annuleren • de nieuwe of correcte niet-opdrachtgebonden dienstonderbreking melden • 28 Ag. ODi
www. agodi. be annulatie - voorbeeld → ziekteverlof: 09 -01 tot 27 -01 → na controle hervatten op 17 -01 ziekteverlof : 09/01 tot 27/01 geregistreerd 09/01 27/01 I_________________I annulatie ziekteperiode geregistreerd 09/01 27/01 Ixxxxxxxxxxxxxxxxxxx. I melding correcte ziekteperiode geregistreerd 09/01 16/01 I_____________I 29 Ag. ODi
www. agodi. be RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO • begindatum opdracht = geldigheidsdatum • einddatum opdracht = laatste dag in dienst • correcte administratieve toestand → controle omkadering! • enkel subsidieerbare uren = uren uit het urenpakket → controle omkadering! • “gekleurde “ of speciale uren: de juiste code bv. ICT, TF…. . → controle omkadering! 30 Ag. ODi
www. agodi. be RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO • effectief gepresteerde opdrachten → rekening houden met “plage” → controle omkadering! • niet - gepresteerde opdrachten - uren TBS/OB - afstand wachtgeld (vóór 15/9) - uren opdracht gebonden dienstonderbreking → controle omkadering! 31 Ag. ODi
www. agodi. be RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO opgelet! Verlof TAO voor 4/22 vast TAO - opdracht : 4/21 - ATO 2 → 8 uren uit het urenpakket!! TBSPA voor 2 uur (ATO 4 of ATO 2) en niet vervangen. → 2 uren uit het urenpakket !! 32 Ag. ODi
www. agodi. be RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO ATO 4 rekening houden met - draagwijdte vaste benoeming → benoemd voor welke vakken / ambten? - volume van de vaste benoeming → de laatste benoeming bepaalt het volume ATO 1 vervanging niet melden als vacant (ATO 2) → omkadering! 33 Ag. ODi
einddatum opdracht = laatste dag van de opdracht ▪ ATO 3 en ATO 4: einddatum onbekend → 31/12/2999 ▪ ATO 2: tijdelijk vacant → wervingsambt: 30/06 uitzondering: 31/08 o administratief medewerker o opsteller DKO o reaffectatie / wedertewerkstelling o TADD → selectie- of bevorderingsambt: uiterlijk 31/08 34 Ag. ODi www. agodi. be RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO
▪ ATO 1: tijdelijk niet-vacant → wervingsambt o uiterlijk 30/06 o de laatste dag van de aanstelling uitzondering : uiterlijk 31/8 bij vervanging van o administratief, meesters, vak - en dienstpersoneel o opsteller DKO o reaffectatie / wedertewerkstelling o TADD → selectie- of bevorderingsambt : uiterlijk 31/08 35 Ag. ODi www. agodi. be RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO
www. agodi. be RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO opdrachten ATO 2 - ATO 1 ▪ eventueel aanduiden → TADD : indien mogelijk - einddatum 31 -08 → tijdelijk andere opdracht (einddatum kan = 31 -08) → reaffectatie (R) of wedertewerkstelling (W): indien mogelijk - einddatum 31 -08 ▪ bij vervangingen (ATO 1) → de code van de DO van de titularis 36 Ag. ODi
www. agodi. be RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO tijdelijk andere opdracht (TAO): einddatum ▪ geen onderscheid tussen een TAO in een wervingsambt en een TAO in een selectie - of bevorderingsambt ▪ in beide gevallen kan de einddatum van het verlof TAO en de TAO = 31 -08 ▪ de IM beslist opmerking verlof TAO en TAO: altijd dezelfde einddatum → aangesteld via TAO in instelling A tot 31 -10 → verlof TAO in instelling B aanpassen: tot 31 -10 37 Ag. ODi
verlof TAO en TAO de TAO bepaalt begin- en einddatum van het verlof TAO voorbeeld TAO – 5/22 van 01 -09 tot 30 -11 TAO – 6/21 van 01 -09 tot 30 -06 → TAO en het verlof TAO eerst melden tot en met 30 -11 = de eerste einddatum verlof TAO en alle TAO - opdrachten tot 30 -11 → verlenging TAO en het verlof TAO en alle TAO - opdrachten van 01 -12 tot 30 -06 38 Ag. ODi www. agodi. be RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO
verklaring bij tijdelijke opdrachten ▪ geen kandidaat VE/VO: bij aanstelling van een personeelslid met bekwaamheidsbewijs “ andere “ ▪ geen kandidaat taalkennis: bij aanstelling van een personeelslid zonder de vereiste taalkennis ▪ herwaardering - code → 01 : HI = herintreder → 02 : PEN = werken na pensioen ▪ OOM : oorsprong omkadering → PWB : werkingstoelage 39 Ag. ODi www. agodi. be RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO
www. agodi. be correctie opdrachten correctie laatst gemeld opdrachtenpakket begindatum correct bericht is identiek aan de begindatum van het laatst geregistreerde bericht → hier enkel het laatste bericht opsturen voorbeeld opdracht met geldigheidsdatum 1/9 ; 15/10 en 1/12 → op 15/03: correctie opdracht met begindatum 1/12 → dit is een correctie van de laatste opdracht de opdrachten met geldigheidsdatum 1/9 en 15/10 moeten NIET worden opgestuurd 40 Ag. ODi
www. agodi. be correctie opdrachten correctie niet laatst gemeld opdrachtenpakket • rectificatie opsturen • ALLE daaropvolgende wijzigingen opsturen (ook al werden ze reeds correct gemeld) voorbeeld opdracht met geldigheidsdatum 1/9 ; 15/10 ; 1/12 en 7/1 → op 15/03: correctie opdracht met begindatum 15/10 → u stuurt de opdrachten met een latere begindatum ook opnieuw door (1/12 en 7/1) 41 Ag. ODi
het personeelslid oefent geen enkele opdracht meer uit in de instelling een RL 4 stopt ALLE opdrachten die geldig zijn op de geldigheidsdatum: dus het hele opdrachtenpakket ! de correcte reden stopzetting opgeven de einddatum van alle opdrachten in het opdrachten pakket is correct: geen stopzetting ▪ ▪ opmerking niet vergeten een personeelslid uit dienst te melden → controle omkadering! 42 Ag. ODi www. agodi. be RL 4 - stopzetten opdracht
www. agodi. be RL 4 - stopzetten opdracht opmerkingen een RL 4 stopt enkel de op de geldigheidsdatum van de stopzetting aanwezige opdrachten ▪ datum stopzetten = eerste dag dat het personeelslid geen opdracht meer heeft ▪ indien na de stopzetting een nieuw opdrachtenpakket wordt opgestuurd, waarvan de begindatum vóór en de einddatum na de datum stopzetting ligt → de stopzetting wordt overschreven! uitzondering : stopzetting wegens pensioen - overlijden ▪ 43 Ag. ODi
www. agodi. be RL 4 - stopzetten opdracht ontslagcodes 01 02 03 04 05 06 07 08 mutatie wijziging affectatie of aanwijzing afdanking of ontslag pensioen overlijden foutieve melding herstructurering afzetting opmerking : het invullen van een ontslagcode is verplicht 44 : : : : Ag. ODi
www. agodi. be RL 10 - melden plage -uren personeelslid de uren → gepresteerd tussen het minimum en maximum van een voltijdse betrekking → die niet uit het lestijdenpakket komen dus : niet-financierbare of niet-subsidieerbare lesuren • te melden vóór 15 november → de geldigheidsdatum : een vooraf bepaalde datum • mogelijke waarden zijn 1 of 2 • 45 Ag. ODi
www. agodi. be speciale situaties • één opdracht - meerdere opdrachtgebonden DO de volledige opdracht moet 2 x gemeld worden met de toepasselijke dienstonderbreking één opdrachtgebonden DO met meerdere einddata → opdrachtenpakket met vroegste einddatum DO → opdrachtenpakket met volgende einddatum • bonus • herintreder • werken na pensioen • 46 Ag. ODi
rekening houden met de afsluiting betaling van de maand (zie jaarkalender) aanvang schooljaar : september • alle tijdelijke personeelsleden • alle personeelsleden meteen dienstonderbreking die invloed heeft op het salaris tijdens het schooljaar • zo snel mogelijk wijzigingen doorsturen • tijdelijke personeelsleden • dienstonderbrekingen ! 47 Ag. ODi www. agodi. be wat melden?
www. agodi. be wat niet melden? - syndicaal verlof van 1 dag - verlof wegens overmacht - omstandigheidsverlof uitzondering omstandigheidsverlof n. a. v. de geboorte 48 Ag. ODi
- Slides: 48