Wsparcie jst w zakresie budowy elektronicznej administracji Spotkanie

Wsparcie jst w zakresie budowy elektronicznej administracji. Spotkanie informacyjne dla przyszłych Beneficjentów konkursu nr 2/POKL/5. 2. 1/2013 Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji Warszawa, 04 luty 2014 r. „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 1

Plan prezentacji: ➢ ➢ ➢ Urząd w liczbach - zarządzanie dokumentacją Systemy dedykowane - zarządzanie Urzędem i Miastem Systemy dedykowane a wymagania dla systemu EZD w Urzędzie - doświadczenia Przykłady wdrożonych i planowanych integracji z EZD „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 2

Urząd Miasta Lublin w liczbach ➢ 1 330 pracowników (w tym: 1 188 sp. urzędniczych, 142 sp. pomocniczych) ➢ 48 komórek organizacyjnych (w tym SSP i WSP) ➢ ➢ ➢ 24 lokalizacje ponad 200 miejskich jednostek organizacyjnych ponad 50 systemów (aplikacji, portali) informatycznych „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 3

Urząd Miasta Lublin w liczbach ➢ ponad 50 systemów informatycznych (aplikacji, portali) „wspomagających” pracę urzędników i… w roku 2012 ● blisko 500 000 stron wydruków miesięcznie ➢ rocznie prawie 15 000 ryz papieru w roku 2013 ● około 250 000 stron wydruków miesięcznie ➢ rocznie prawie 6 000 ryz papieru „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 4

Urząd Miasta Lublin w liczbach ➢ usługi świadczone w postaci dokumentów: ● ● ● ● decyzje postanowienia zaświadczenia informacje sprawozdania ankiety umowy. . . „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 5

Urząd Miasta Lublin w liczbach ● usługi świadczone w postaci dokumentów ➢ dokumenty wpływające Liczba wpływów zarejestrowanych w Mdok - EZD „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 6

Urząd Miasta Lublin w liczbach ● usługi świadczone w postaci dokumentów ➢ dokumenty wpływające Liczba wpływów zarejestrowanych w Mdok nowe zadania dla jst , a … EZD liczba wpływów. . . „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 7

Urząd Miasta Lublin w liczbach ● usługi świadczone w postaci dokumentów ➢ dokumenty wpływające Liczba wpływów zarejestrowanych w Mdok – EZD ➢ wpływy do poszczególnych komórek organizacyjnych „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 8

Urząd Miasta Lublin w liczbach ● usługi świadczone w postaci dokumentów ➢ dokumenty wysyłane „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 9

Urząd Miasta Lublin w liczbach ● usługi świadczone w postaci dokumentów ➢ dokumenty wysyłane najbardziej kosztowne usługi … „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 10

Urząd Miasta Lublin w liczbach ● usługi świadczone w postaci dokumentów ➢ gromadzonych w aktach spraw „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 11

Zarządzanie Urzędem i Miastem Systemy dedykowane lata 2005 – 2008 Projekt „Wprowadzenie elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów i informatyzacja Biura Obsługi Mieszkańców” ➢ wykonano okablowanie strukturalne we wszystkich lokalizacjach Urzędu ➢ zbudowano nowoczesną serwerownię ➢ zakupiono sprzęt informatyczny ➢ wybudowano lub kupiono szerokopasmową infrastrukturę szkielet Miejskiej Sieci Teleinformatycznej „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 12

Nowoczesna serwerownia ● centrum przetwarzania danych ● wirtualizacja zasobów ● chmura prywatna przeniesienie najważniejszych zasobów informatycznych serwery kasetowe + macierze FC przestrzeń RAW: 68 500 GB RAM: 399 360 MB rdzenie: 116 maszyny wirtualne: 60 „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 13

Usługi realizowane w sieci IP Urzędu ● dostęp do internetu ● dostęp do zasobów sieci (intranet, serwery usługowe, bazy chronione) ● telefonia IP (h. 323, SIP, komunikacja central, faxserver, obsługa faxów w całej sieci) ● monitoring wizyjny miasta ● dostęp do Pesel-net ● serwery usługowe dla mieszkańców ● serwery mapowe i dane geoprzestrzenne ● publiczne punkty dostępu do Internetu ● hosting 170 szkół ● serwery media streaming ● kolokacja „zewnętrznych” serwerów internetowych „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 14

Miejska sieć światłowodowa ● ponad 30 km „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 15

Systemy dedykowane ● zintegrowany systemu zarządzania ➢ obecnie 14 modułów i 350 użytkowników ➢ 30 szkół podstawowych ➢ 65 przedszkoli ➢ 12 liceów ➢ 15 gimnazjów ➢ 25 zespołów szkół ➢ Rady dzielnic ➢ Zarząd Transportu Miejskiego ➢ Zarząd Dróg i Mostów ➢ Miejski Urząd Pracy ➢ Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie ➢ docelowo – wdrożenie 800 użytkowników „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 16

Wymagania dla systemu EZD: „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 17

Wymagania dla systemu EZD: „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 18

Wymagania dla systemu EZD: „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 19

Wymagania dla systemu EZD: „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 20

Po co integracje EZD z systemami dziedzinowymi? ● funkcjonowanie e-administracji powinno być oparte o: ➢ elektroniczne zarządzanie dokumentami - EZD (także elektronicznymi) ➢ elektroniczne systemy dziedzinowe ➢ elektroniczne rejestry referencyjne ➢ interoperacyjne działanie systemów używanych przez różne podmioty do realizacji ich usług oraz wymianę danych między tymi systemami „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 21

Po co integracja EZD z systemami dziedzinowymi? ● aplikacje dziedzinowe nie spełniają wymagań określonych dla systemu EZD ➢ wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu, w szczególności: ● ● prowadzenie rejestru przesyłek wpływających i wychodzących prowadzenie spisów spraw wykonywanie dekretacji wykonywanie akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 22

Po co integracja EZD z systemami dziedzinowymi? ● ● najczęściej systemy i aplikacje dedykowane dla administracji do realizacji określonych czynności nie są systemami elektronicznego zarządzania dokumentami i prowadzenia spraw są jedynie systemami wspomagającymi wykonywanie masowych wydruków dokumentów papierowych „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 23

Po co integracja EZD z systemami dziedzinowymi? - brak możliwości wygenerowania jakiegokolwiek raportu - brak możliwości wygenerowania dokumentu celem włączenia do akt sprawy - aplikacja dziedzinowa nie spełniająca wymaga określonych dla system EZD „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 24

EZD w Urzędzie - doświadczenia „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 25

EZD w Urzędzie – doświadczenia • Elektroniczny System Obsługi Spraw • i Dokumentów - EZD ➢ jeden rejestr dokumentów, spraw - usług ➢ zdalny dostęp do spraw i dokumentów ➢ praca grupowa na obiektach ➢ automatyczne metryki spraw ➢ elektroniczne dokumenty ➢ elektroniczne podpisy ➢ elektroniczna kancelaria ➢ monitorowanie terminowości ➢ elektroniczna sprawozdawczość i raportowanie „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 26

EZD w Urzędzie – doświadczenia „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 27

EZD w Urzędzie – doświadczenia ● wdrażanie systemu ESOD ● przygotowanie danych: ➢ – słowników – ewidencji do – zarządzania systemem – zarządzania uprawnieniami – zarządzania kancelariami – automatyzacji procesów – certyfikacji „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 28

EZD w Urzędzie – doświadczenia ➢ opracowanie założeń i harmonogramu wdrożenia I etap – lata 2008 – 2009 ● ➢ wdrożenie etapowe etap I: wybór użytkowników do wdrożenia w kolejnych etapach wybór technik prowadzenia szkoleń wybór technik wdrażania systemu ● II etap – rok 2010 ● III etap – lata 2011 – 2012 PIERWSZY ETAP – wdrożenie pilotażowe: Kierownictwo Urzędu ● wydziały realizujące procesy wewnętrzne Urzędu: OK, IT, OM, OR, OW, BP ● e-learning ●szkolenia grupowe ●szkolenia indywidualne (stanowiskowe) ● dwa zespoły wdrożeniowe - zespół wdrożeniowy Wykonawcy - zespół wdrożeniowy Urzędu ● „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 29

EZD w Urzędzie – doświadczenia ➢ ➢ podsumowanie I etapu (maj 2008 – czerwiec 2009) dokonano oceny efektywności stosowanych technik szkoleniowych ustalono zasady dla etapów kolejnych - szkolenia: – grupowe z przepisów instrukcji kancelaryjnej – grupowe w sali komputerowej – umiejętności obsługi komputera i oprogramowania biurowego – praca w systemie – indywidualne na stanowiskach pracy – porządkowanie akt bieżących pracownicy wchodzący w skład zespołu udoskonalili swoją wiedzę i umiejętności z uwagi na interdyscyplinarność członków „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 30

EZD w Urzędzie – doświadczenia ● etap II (rok 2010): ➢ ➢ ➢ przygotowanie do wejścia w życie „nowej instrukcji kancelaryjnej” dostosowywanie systemu ESOD do wymagań EZD integracje z systemami dziedzinowymi dedykowanymi „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 31

EZD w Urzędzie – doświadczenia ● etap III (2011 – 2013) praktyka: ➢ nie każdy wdrożony jest wdrożony ● ● ● ● ● Kierownictwo Urzędu pracownik komórka organizacyjna bądź cierpliwy bądź pomocny monitoruj doradzaj przekonuj wdrożenie, szkolenia, integracje z systemami dziedzinowymi „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 32

EZD w Urzędzie – doświadczenia ● etap III (2011 – 2013) szkolenia: „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 33

AD Integracje z EZD - Active Directory systemy informatyczne „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 34

Wdrożone integracje z EZD ● integracja z modułami dziedzinowymi - DOM, PE, SOWA „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 35

Wdrożone integracje z EZD ● integracja z modułami dziedzinowymi - DOM, PE, SOWA „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 36

Wdrożone integracje z EZD ● podpis kwalifikowany „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 37

Wdrożone integracje z EZD ● podpis kwalifikowany dla wielu dokumentów „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 38

Wdrożone integracje z EZD ● podpis kwalifikowany dla wielu dokumentów „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 39

Wdrożone integracje z EZD autoamtyczne zaczytanie danych „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. Wizualizacja UPD w Mdok slajd nr 40

Wdrożone integracje z EZD Wizualizacja UPD w Mdok „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 41

Wdrożone integracje z EZD ● usługi świadczone w postaci dokumentów ➢ dokumenty elektroniczne „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 42

Wdrożone integracje z EZD ● integracja z pocztą elektroniczną - decyzja, iż e-mail stanowi dokumentację tworzącą akta sprawy - „przeciągnięcie” e-mail do folderu EZD „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 43

Wdrożone integracje z EZD ● integracja z pocztą elektroniczną - pobierz e-mail w EZD - utwórz dokument i dołącz do sprawy - dołącz jako plik do dokumentu „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 44

Wdrożone integracje z EZD ● integracja z pocztą elektroniczną w roku 2013 „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 45

Wdrożone integracje z EZD ● ● obsługa spraw w całości elektronicznie jako wyjątki w systemie EZD rok 2012 „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 46

Wdrożone integracje z EZD ● dostosowanie do wymagań EZD „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 47

Wdrożone integracje z EZD ● obsługa spraw elektronicznie – rok 2012 ● wyjątki w EZD „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 48

Wdrożone integracje z EZD ● ● obsługa spraw w całości elektronicznie jako wyjątki w systemie EZD rok 2014 „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 49

Wdrożone integracje z EZD ● uruchomienie elektronicznej urzędowej tablicy ogłoszeń – ETO UML ● dostępna w czterech lokalizacjach Urzędu ● oraz przez internet http: //bip. lublin. eu/um „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 50

Wdrożone integracje z EZD „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 51

Wdrożone integracje e-usług ● liczba publikacji na ETO UML „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 52

Plany do realizacji ● rozszerzanie dostępnych e-usług na e. PUAP ● integracja systemu obsługi spraw i dokumentów EZD ● z nowym CMS – konto klienta ● śledzenie spraw ● powiadamianie o etapie sprawy z modułami dziedzinowymi ● EWD, EG, SRASC, CKK, GIS w zakresie wymiany: danych z rejestrów, dokumentów ● ● ● wprowadzenia systemu EZD jako systemu podstawowego wprowadzenie możliwości wytwarzania w EZD dokumentów elektronicznych w formacie XML, powiązanych z właściwymi dokumentami definicyjnymi XSD i wizualizacyjnymi XSL „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 53

Dziękuję za uwagę! Iwona Woźniak iwona. wozniak@lublin. eu „Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi” - Iwona Woźniak, Urząd Miasta Lublin, 2014 -02 -04, Warszawa. slajd nr 54