WORKSHOP EN INNOVATIV VEJ TIL EFFEKTIV DRIFT FOR

WORKSHOP EN INNOVATIV VEJ TIL EFFEKTIV DRIFT FOR BEBOERDEMOKRATER OG MEDARBEJDERE

Dagens program 09. 30 -09. 40 -10. 40 Introduktion til dagen Gruppearbejde # 1 Hvad giver værdi for beboerne i den daglige drift? 10. 40 -10. 50 -11. 10 -11. 40 -12. 30 -14. 00 Pause Oplæg om driften i dag – analyse af ”Boligorganisation” Oplæg om fordele og ulemper ved forskellige driftsmodeller Frokost Gruppearbejde # 2 Fremtidens drift i ”Boligorganisationen”? 14. 00 -14. 45 Gruppearbejde # 3 Mål forsøg med effektiv drift? 14. 45 -15. 00 -15. 45 -16. 00 -16. 10 Pause Præsentation af dagens arbejde Den videre proces Tak for i dag

Gruppearbejde # 1 Hvad giver værdi for beboerne i den daglige drift? Formålet er at finde ud af… • • …hvilke opgaver og funktioner, der ligger hos driften …hvilke opgaver og funktioner, der er de vigtigste …om der er noget ved driften i dag, som bestemt kan ændres til det bedre …om der er noget ved driften i dag, som bestemt ikke må ændres …om der er opgaver, som driften bør prioritere frem for andre? …om der er funktioner i driften i dag, som er særligt vigtige at bevare i en ny model for driften? …hvilke forskelle der er på driften i de forskellige afdelinger

Gruppearbejde # 1 Hvad giver værdi for beboerne i den daglige drift? Gruppearbejde (beboerdemokrater og ansatte hver for sig) OPGAVEFORMULERING: Brainstorm i grupperne og lav en liste med så mange konkrete opgaver og funktioner I kan komme i tanke om, at driften har i dag. Gruppen skal opstille de 5 vigtigste opgaver og funktioner, som driften har i dag. Gruppen skal opstille 5 mindre vigtige opgaver og funktioner, som driften har i dag. Diskuter desuden om der er opgaver, som ikke ligger hos driften i dag, men som kunne gøre det fremover. Gruppens resultat noteres på det udleverede ark papir

Pause

Oplæg om driften i dag ØKONOMI GEOGRAFI BEMANDING OG RESSOURCER HOVEDTRÆK I ORGANISERING BEBOERTILFREDSHED

Økonomi Frekvens 114, 115/m 2 Antal afdelinger 120 100 80 60 40 20 0 500 300 280 260 240 220 200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 NOA/m 2 (kr)

Økonomi Frekvens 114, 115, 116/bolig Antal afdelinger 140 120 100 80 60 40 20 0 740 600 560 520 480 440 400 360 320 280 240 200 160 120 80 40 NOA/m 2 (kr)

Geografi i ”Boligorganisationen” 22 afdelinger Længste afstand ca. 11 km Totalt grønt areal: 374. 165 m 2 Totalt bebygget areal: 72. 475 m 2 Afdeling med mest ‘grønt’: 47. 216 m 2 Afdeling med mindst ‘grønt’: 655 m 2

Hovedtræk i organiseringen i dag ”BOLIGORGANISATION” Driftschef Område 1 Driftschef Område 2 Afdelingsopdelt drift Maskiner bundet til afdelinger Samarbejde på tværs Afdelingsopdelt drift Maskiner bundet til afdelinger Indkøb/Udbud

Bemanding og ressourcer - Varmemestre 26 ansatte - Ejendomsserviceteknikkere - Ejendomsfunktionærer - Lærlinge VVS’er Tømrer Mekaniker ? Stor ressourcepulje og mange kompetencer

Beboertilfredshed 79 % er ‘tilfreds e’ eller ‘meget tilfredse ’ med servicen fra vic eværten Spørgeskemaundersøgelse med fokus på drift? ! 2: Bemærkning # n ‘Viceværten ka fat være svær at få n er på - træffetide ig’ uhensigtsmæss Bem æ ‘Vice rkning # væ 3: svær rten har over t ved a t hold e aft aler

Oplæg – Forskellige driftsmodeller Fordele og ulemper 4 DRIFTSMODELLER Afdelingsopdelt drift Teamopdelt drift Fællesdrift / Samdrift Facility Service MULIGE OPTIMERINGSMETODER

Afdelingsopdelt drift Beboerne køber tid og nærvær Fordele: § Styrker ejerskab § Kendskab til ejendommene § Tryghedsskabende for visse beboergrupper Ulemper: § Beboerservice bliver personafhængig § Øgede udgifter til håndværkere § Manglende sparring og samarbejde

Teamopdelt drift Blå og grønne mænd eller geografiske teams Fordele: § Specialisering § Fagligt og socialt fællesskab § Udnyttelse af ressourcer Ulemper: § Mindsket ejerskab § Opgaver falder ned mellem to stole § Ensartet arbejdet

Fællesdrift / Samdrift Samarbejde og fælles maskiner i selskabet Fordele: § Besparelser på administration § Personaleledelse § Udnyttelse af ressourcer § Fagligt og socialt fællesskab § Ensartet beboerservice § Delt viden Ulemper: § Mindsket ejerskab § Mindsket lokalkendskab § Krævende ifm. omlægning

Facility Service Beboerne køber løste opgaver Fordele: § § § Besparelser på administration Udvidet telefontid Fagligt og socialt fællesskab Specialisering Ensartet beboerservice Ulemper: § § § Krævende ift. styring Mindsket ejerskab Store opstartsudgifter

Mulige optimeringsmetoder Fordele og ulemper ved forskellige driftsmodeller Følgende temaer har stor betydning for en effektiv drift: Personaleledelse Serviceaftaler Optimering af arbejdsprocessen Bruge kompetencen • Hvilke opgaver • Prioritering • Planlægning • Koordinering • motivation • Fællesdrift (græs, hæk) • beboerservice • • • VVS, tømrer Sociale kompetencer interesser Organisering • • Mere ledelse, planlægning Tværgående opgaver Fastholdelse af ansvar for afdeling ”social” vicevært Fokus på Planlægning og ledelse IT og digitalisering • • • Indkøb og udbud • • • Håndværkere -115 Flyttelejligheder Trappevask E-syn Registrering af opgaver Sundhedstjek

Frokost

Gruppearbejde # 2 Fremtidens drift i ”Boligorganisationen”? Formålet er at finde ud af… • • • …hvad effektiv drift egentlig er …hvilke greb man kan arbejde med i Nordkysten …hvordan man kan organisere driften mere hensigtsmæssigt …hvordan man kan gøre arbejdsprocesserne smartere …hvordan man kan fastholde en gode service og en høj kvalitet …hvordan man sikrer at vi stadig kan skabe nærvær og tryghed

Gruppearbejde # 2 Fremtidens drift i ”Boligorganisationen”? Gruppearbejde (både beboerdemokrater og ansatte i gruppen) OPGAVEFORMULERING: Diskuter i gruppen, hvordan man kan løse opgaverne i driften mere smart og med højere kvalitet. Gruppen skal opstille mindst 5 forslag til initiativer/ændringer, der gør mere driften mere effektiv (billigere og bedre). De 5 forslag kan være små lavt hængende frugter eller forslag til større ændringer af driften. Gruppens resultat noteres på det udleverede ark papir

Gruppearbejde # 3 Mål forsøg med effektiv drift? Målsætninger skal være smarte… S • Specifikke M • Målbare A • Acceptable R • Realistiske T • Tidsbundne Formål er at nå frem til… • …hvad vi vil opnå med projektet • …hvilken standard vi vil have • …hvor meget vi vil spare og på hvilke områder vi finder det muligt • …om vi vil flytte tid fra nogle opgaver til andre – og i så fald hvilke • …om vi vil gøre det til et mål at have gladere medarbejdere • …om vi vil gøre det til et mål at få mere tilfredse beboere

Gruppearbejde # 3 Mål forsøg med effektiv drift? Gruppearbejde (både beboerdemokrater og ansatte i gruppen) OPGAVEFORMULERING Diskuter i grupperne mulige målsætninger forsøget, som enten fokuserer på en øget kvalitet eller på økonomiske besparelser. Gruppen skal opstille højst 5 forslag til konkrete målsætninger. For hvert af de 5 forslag skal gruppen diskutere, hvordan man kan opnå målsætningen. Tag udgangspunkt i dagens tidligere gruppearbejde. Gruppens resultat noteres på det udleverede ark papir

Pause

Dagens arbejde Slides udarbejdes i løbet af dagen

Den videre proces 1 • Arbejdsgruppen bearbejder materiale fra workshop 2 • På baggrund af workshoppen udarbejder arbejdsgruppen et bud på en forsøgsbeskrivelse 3 • Organisationsbestyrelsen træffer beslutning om forsøgsbeskrivelse den 12. juni 2014 4 • Alle afdelingsbestyrelser præsenteres forsøgsbeskrivelsen 5 • Der gennemføres tilfredshedsundersøgelse med fokus på driften sidste uge i august 2014 6 • Der gennemføres minitrivselsundersøgelse blandt medarbejdere sidste uge i august 2014 7 • Forsøget igangsættes afhængigt af ovenstående proces den 1. september 2014

Tak for i dag!