Wissensmanagement bei sdm Dr Klaus von Schierstedt WM2001

Wissensmanagement bei sd&m Dr. Klaus von Schierstedt WM-2001, Baden-Baden, März 2001

Wissensmanagement bei sd&m Agenda Warum Wissensmanagement bei sd&m Die 5 Säulen des Wissensmanagement bei sd&m Verbesserungen durch den Einsatz von Ontologien 2

Wissensmanagement bei sd&m auf einen Blick • Detroit Name: sd&m software design & management • Rechtsform: Aktiengesellschaft • Gründung: 1982 • Aktionär: Cap Gemini Ernst & Young Hamburg Hannover Düsseldorf Köln Bonn Frankfurt Stuttgart München 3

Wissensmanagement bei sd&m Geschäftsfelder von sd&m Entwicklung von Individualsoftware, die für einen bestimmten Kunden maßgeschneidert ist Branche und Bereich der Lösung sind nicht festgelegt (technische, betriebliche oder Finanz-IT-system) Die eingesetzte Technologie hängt von den Anforderungen des Knuden ab Kernkompetenz bei der Durchführung und dem Management von großen IT-Projekten Keine Produkte 4

Wissensmanagement bei sd&m Mitarbeiter und Umsatz 800 Mitarbeiter 107 685 97 Umsatz in Mio. € 619 80 500 65 413 54 331 39 271 27 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 5

Wissensmanagement bei sd&m Erkannte Probleme • sd&m besitzt heute in ca. 800 Köpfen hervorragendes (spezialisiertes) Wissen, dieses Wissen ist aber – “flüchtig” bei steigender Mitarbeiterzahl – nicht immer optimal auf Projekte verteilt – generell eine knappe Ressource • Projekte ändern sich – technische Komplexität nimmt zu – Projektlaufzeiten werden immer kürzer – Anspruch an Qualität und Sicherheit bleibt hoch – Individuallösungen stehen immer stärker im Wettbewerb mit Standardlösungen 6

Wissensmanagement bei sd&m Ziel des sd&m Wissensmanagements • Verfügbares Know-how durch Personen und technische Mittel in die Projekte bringen, damit – sd&m in Entwicklung und Beratung kontinuierlich besser wird – der Erfolg von sd&m von Einzelpersonen unabhängiger wird – wichtige Informationen von außen nach innen getragen werden 7

Wissensmanagement bei sd&m Die 5 Säulen des Wissensmanagements Lernende Organisation Menschen Organisation Themen Technologie Prozesse 8

Wissensmanagement bei sd&m Menschen: Ausgangspunkt bei sd&m J Wichtigste Voraussetzung: Bereitschaft J Wissen zu teilen und zu vermitteln J zu lernen J Offene Türen J Kaffeeküchen L zu viele L 100% Projektorientierung L Starkes Wachstum mit entsprechenden Problemen 9

Wissensmanagement bei sd&m Menschen: Vorgehen bei sd&m • Wissensbroker – verantwortlich für ein Thema – erfahren – Vollzeit (id. R) – Rotationsprinzip (1 bis 2 Jahre) – aus allen Geschäftsbereichen • Hauptaufgaben – interne Beratung – Verantwortung für Wissensspeicher – Weiterbildung – Ansprechpartner für externe Partner 10

Wissensmanagement bei sd&m Themen • • • Ausrichtung an Kerngeschäft und Strategie Warnung vor Taxonomien Einbeziehung möglichst vieler Mitarbeiter Regelmäßige Überprüfung Qualitätsmanagement Konfigurationsmanagement Projektmanagement Frühe Phasen Oberflächendesign Software-Architektur Reengineering • • Software-Wiederverwendung SW-Entwicklungswerkzeuge Datenbanken Middleware Internet-Technologie ERP-Systeme Testen 11

Wissensmanagement bei sd&m Organisation ! Eine „lernende Organisation“ braucht für ihr Wissensmanagement eine Organisationsform Þ Eigener Bereich („sd&m-Technologiemanagement“) ! Wissensmanagement als interner Dienstleister Þ Zentrale Verantwortung ! Unterstützung und Verantwortung durch Top-Management Þ Berichtsweg des Leiters („chief knowledge officer“) an Geschäftsführung ! Verankerung im gesamten Unternehmen Þ Mitarbeiter aus allen Niederlassungen und Geschäftsbereichen 12

Wissensmanagement bei sd&m Prozesse • Wissensmanagement-Prozesse müssen sorgfältig geplant werden • Wissensmanagement muß mit Kernprozessen verzahnt werden 13

Wissensmanagement bei sd&m Technologie: sd&m Knowledge-Web • Eine technische Plattform für Wissensmanagement. . . nach heutigem Stand der Technik ein strukturiertes Intranet mit guten Navigations- und Suchmöglichkeiten! • Einfacher und schneller Zugang für alle Mitarbeiter (deshalb Intranet!) • Eine unternehmensweite Integrationsplattform für alle Arten von Dokumenten und Datenbanken!. . . mit einer Verzahnung zu den operativen Systemen Vorsicht : Technik ist keine Wunderwaffe! 14

Wissensmanagement bei sd&m Elemente des sd&m K-Web • Klare Struktur mit Rubriken und Unterrubriken, Vermeidung von Redundanzen • • • Mitarbeiter-Skillverwaltung Umfassende Suchmöglichkeit Fassaden-Prinzipien Externe Informationsquellen Korona-Prinzipien 15

Wissensmanagement bei sd&m Struktur • • • Mitarbeiter • Externe Quellen Organisationseinheiten Kunden Projekte Service Themen 16

Wissensmanagement bei sd&m Skillverwaltung: wie finde ich einen Wissenden? • • • Zuordnung durch jeden Mitarbeiter selbst von jedem Mitarbeiter frei erweiterbarer Skillbaum Suchen kombinierbar und einschränkbar Administrator konsolidiert Skillbaum regelmäßig kein gläserner Mitarbeiter (nur eigene Skills werden vollständig dargestellt) 17

Wissensmanagement bei sd&m Skillverwaltung 18

Wissensmanagement bei sd&m Zentrale Suchmaschine • Umfassende Suchmöglichkeit über alle Arten von Dokumenten unter Berücksichtigung der Rubrikenstruktur • • • einfache Benutzbarkeit • • • Navigation im Ergebnisraum ersetzt dutzende unterschiedlicher Suchen im Intra- und Internet erlaubt durch gute Strukturierung schnelle Einschätzung der Quelle und der Qualität aufbauend auf Search-97 von Verity DIE wichtigste Intranet-Seite! 19

Wissensmanagement bei sd&m Auf der Suche nach. . . Definitionen, Architekturen, Produktbewertungen, Mitarbeiter, Projekte, Organisationseinheiten, . . . Aber : Meist finden wir nur Dokumente Standardlösung : komplexe Taxonomien Autor, Wissensgebiet, Dokumentart, Schlüsselworte. . . werden angegeben Problem: es gibt keine gemeingültige Taxonomie für Dokumente verschiedene Ablagen haben unterschiedliche Taxonomien keine übergreifende Suchen (und kein übergreifendes Finden) möglich 20

Wissensmanagement bei sd&m auf der Suche nach. . . Projekte mit Erfahrung zu einem Produkt Mitarbeiter mit Wissen zu einem Thema Standardarchitektur zu einem technologischen Umfeld Gute Spezifikation als Vorlage. . . Suche nach Mitarbeitern oder Projekten 21

Wissensmanagement bei sd&m Schritt 1 : Struktur der Dokumentenablage (Ontologie) • • Mitarbeiter – – Ernst Denert Klaus von Schierstedt Stefan Scheidle. . . – – – AKDB-IASPERS ALLIANZ-EC BAYWA-EURO BLB-DALI DC-GO. . . Projekte • Organisationseinheiten • Kunden 22

Wissensmanagement bei sd&m Schritt 2 : Unterstruktur der Projekte (Elemente eines Knotens) • Projekt – Stammdaten • • • Kurzbezeichnung Kunden Termine Techinfo Mitarbeiter – Dokumentenablage – Homepage – weitere Dokumente im Intranet 23

Wissensmanagement bei sd&m Schritt 3 : Suchstrategie (Inferenz) • Gib alle Projekte aus, zu denen in Dokumenten ein bestimmter Suchstring gefunden wird • Sortierung nach – – Stelle 1 : Stammdaten(Projektbeschreibung, Techinfo, . . . ) Stelle 2 : Projektdokumente (Steckbrief, Angebot, . . . ) Stelle 3 : „freiwillige“ Projektdokumente (Homepage) Stelle 4 : weitere Dokumente im Intranet • Gewichtung : Anzahl der relevanten Dokumente Ergebnis : Projekte! 24

Wissensmanagement bei sd&m Schritt 4 : Skill-Baum als Ontologie • Der Skillbaum wird als 2. Ontologie verwendet • Die Knoten des Skill-Baumes werden erweitert um veränderte Schreibweisen, Synonyme, Übersetzungen, Begriffsdefinitionen, . . . • Die Suche erfolgt nicht nur über einen Knoten mit seinen Synonymen, sondern auch über die Ober - und Unterbegriffe Komplexer Suchstring 25

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Wissensmanagement bei sd&m Zusammenfassung Wissensmanagement kostet Geld Unterstützung durch das Top-Management ist erforderlich Verzahnung mit der gesamten Firma ist unverzichtbar Integration der operativen Systeme hilft , aktuell zu bleiben Der Einsatz einer einfachen stabilen Struktur (Ontologie) als Dokumentablage hat sich bewährt Eine inhaltliche Struktur (2. Ontologie) sollte losgelöst von den Dokumenten entwickelt werden 28

Wissensmanagement bei sd&m Dr. Klaus von Schierstedt WM-2001, Baden-Baden, März 2001