Whats New Arco Update 19092019 Overzicht Scanning Services

Whats New Arco Update 19/09/2019

Overzicht • Scanning Services (onsite en Cloud) • Digitale Goedkeuring van facturen • Goedkeuring van facturen met de app • Bestelbeheer (Arco Procurement)

Instroom (Facturen, Andere)

Cloud versus onsite • Huidige Situatie Arco Customer Base: – Onsite Software : 45 -50 % installed base, 20 % nieuwe bestellingen – Cloud Software as a Service : 50 -55 % installed base, 80 % nieuwe bestellingen • Arco strategie : – Capture en OCR is core business en blijft een investeringsdomein – Cloud en Onsite blijven in de toekomst ondersteund. Voordelen Cloud zullen aandeel Cloud verder doen toenemen • Kansen mbt Cloud – – Mailbox beheerd in Arco. Cloud Geen nieuwe investeringen in hardware en software Geen upgrades inplannen Dalend volume (ten voordele van Einvoice) vertaalt zich in : • dalende kosten • Geen noodzaak aanpassing capaciteit hardware (scanner/MFP, server, …) – Opportuniteit : uitbesteding validatie (zie verder) – Desaster recovery scenario inbegrepen – Legaal archief - steeds conform wetgeving

Caas (Capture as a Service) - met validatie door Arco

Caas (Capture as a Service) - met validatie door Arco Voordelen validatie door Arco – SLA 99, 7 % juistheid gegevens • Dubbele validatie • Extra QC – Validatieteams Arco vangen op : • Pieken • Afwezigheden • Dus garantie continuïteit • Focus op core business – Gespecialiseerde medewerkers voor kwaliteitsvol werk – Toegang voor validatieteams • Sterk beveiligde “terminals” • GDPR compliant

Caas (Capture as a Service) - met validatie door klant

Caas (Capture as a Service) - validatie door klant Voordelen – Webvalidatie door klant • Bv groter bedrijf • Wens tot behoud van interne ressources • Voordeel webinterface : kan gebeuren op vaste PC of andere locatie – Nieuwe versie : • verhoging performantie webinterface • Werklijst : overzicht per document, met gegevens zoals naam leverancier en datum factuur – Voordelen die behouden blijven: • Mailbox beheerd in Arco. Cloud • Geen nieuwe investeringen in hardware en software • Geen upgrades inplannen • Dalend volume (ten voordele van Einvoice) vertaalt zich in : – dalende kosten – Geen noodzaak aanpassing capaciteit hardware (scanner/MFP, server, …) • Desaster recovery scenario inbegrepen • Legaal archief - steeds conform wetgeving

Andere evoluties Caas omgeving • Beschikbaar in Caas Portal – Volledig Archief met zoekmogelijkheid – Status verwerking OCR – Overzicht inkomende mails • Extra doelstellingen op termijn: – – Extra Reporting Informatie voor klanten “Learning database” consolideren voor groepen van klanten 2 verschillende OCR engines ipv 1 : inschakelen in functie van optimaal resultaat Top leveranciers : indien OCR = 100 % dan overslaan validatie • Snellere verwerking • Vergt tuning en monitoring door Arco

Hoeveel % scans heeft u tov email/PDF ? Voordelen en actie: – Voordelen email : • Geen scan • Originele PDF verwerken • Wordt 7 x 7 dagen, 24/24 uur ingelezen – Actie : • Lijst leveranciers scanning • Email compagne naar deze leveranciers Situatie bij klanten • Betreft verhouding exclusief Einvoice • Top percentages email : – Tussen 92 % en 96 % – Realistisch doel : 95 % of hoger

Andere documenttypes ? • • OCR Templates & Learning Intelligente Captatie en data vergelijking Automatische classificatie (keuze documentype)

Overzicht • Scanning Services (onsite en Cloud) • Digitale Goedkeuring van facturen • Goedkeuring van facturen met de app • Bestelbeheer (Arco Procurement)

Arco Invoice Inhoud: • Behandeling Leveranciersfacturen met of zonder order • Facturen aanvullen en nakijken (controles, …) • Facturen goedkeuren (vele scenario’s) • Eventueel nazicht na goedkeuring • Boeking voor en/of na goedkeuring (meerdere ERP) • Archief Geen concurrentie met ERP/boekhoudpakketten / BBC met ingebouwde goedkeuring

Versies Arco Invoice Versies • Versie 2. 1 – 2016 • Versie 2. 2 – 2017 • Versie 2. 3 – 10/2018 • Versie 2. 4 – Q 1/2020 • Installed base : – Benelux : 200 klanten – Noord-Amerika : 50 klanten

Invoice versie 2. 1 (2016 -2017) Versie 2. 1 • Snelheidsverbetering • App voor goedkeuring • Rapporteren • + extra zie volgende schermen

Filters (2. 1)

Uitbreiding Zoekmogelijkheden (2. 1)

Meer Informatie in Werklijst (2. 1)

Informatievraag / Email Uitbreiding (2. 1) Bijhouden overzicht emails. Antwoord / geen antwoord. Email template. Intern / Extern.

Invoice versie 2. 2 (2017) Versie 2. 2 • Penetratietesten : state-of-the-art security. • Controle dubbels : – Uitvoering instelbaar in alle stappen van de flow – Kan als volautomatische stap – Skip indien onvoldoende data • Meer flebiliteit bij skip aproval / auto approval

Versie 2. 3 (10/2018) • Zoeken: – Bewaarde opzoekingen – Alle facturen vinden gericht aan een gebruiker (incl. alle rollen) • Meerdere boeklijnen tegelijk aanmaken • Extra gegevens voor detaillijnen facturen (met oog op einvoicing)

Versie 2. 4 (Q 1 2020) Significante “productivity pack” • Functionele én technische verbeteringen voor gebruikers en voor configuratiespecialisten • Updates van : – PO Matching – Rapporten (extra module) – Invoice App • Invoice Dashboard : rapport highlights (totalen) voor KPI opvolging • Meer opties voor flexibiliteit goedkeuring (goedkeurders bepalen in vervolgstap) • Werk transfereren (persoon verlaat de firma, gebruikers ipv rollen) • Email communicatie : meerdere templates • Rappel flexibiliteit (meerdere niveau’s, berekening ifv vervaldatum) • Snelheid : indien factuur goedkeuren verschijnt er geen commentaar veld, indien credit nota dan wel (indien zo ingesteld)

Audit Informatie (2. 4) Extra Audit informatie Leesbare audit informatie Waarom: - Audit regels, compliance, gevoeligheid informatie Inhoud: • Mbt boeklijnen • Wijzigingen goedkeuringsregels (uitbreiding) • Gebruik delegaties • Voor gebruikers

Boeklijnen (2. 4) • Split Boeklijnen met verdeling bedragen • Boeklijnen automatisch genereren via Excel upload

Simulatie goedkeuring (2. 4) Simulatie goedkeuring

Invoice Rapporten (optie)

Rapporten, Vervallen facturen

Rapporten, Totalen per kostenplaats, in goedkeuring

Rapporten, Openstaande facturen per goedkeurder

Dashboard (2. 4), voorbeelden Facturen over tijd, per stap Toegang beveiligd Gemiddelde tijd in dagen goedkeuring

Overzicht • Scanning Services (onsite en Cloud) • Digitale Goedkeuring van facturen • Goedkeuring van facturen met de app • Bestelbeheer (Arco Procurement)

Waarom kan goedkeuring via app? • Naar goedkeurders toe : – Eenvoudig – Zeer snel in gebruik – Aantrekkelijk en aangenaam – Offline – Goedkeuren wanneer men tijd heeft – BYOD (of BYO) Video

Waarom App voor Arco Invoice

Invoice. App = Betalende extensie • Latere releases – Verdere finetuning ifv feedback – Extra goedkeuringsacties – Zoeken op archief

Overzicht • • Scanning Services (onsite en Cloud) Digitale Goedkeuring van facturen met de app Bestelbeheer (Arco Procurement)

Bestelling : artikels / niet artikels Nieuwe versie : januari 2020 Video

Flexibele goedkeuringen

Bestelling plaatsen via verschillende methodes documentgeneratie

Flexibele ontvangst van goederen en diensten (centraal/decentraal)

Artikelcataloog

Invoice Matching Video

GDPR • Voor alle applicaties : screening GDPR in 2017 – 2018 • Acties o. m. : – – Aanleggen data registers voor alle mainstream applicaties. Documentatie beschikbaar op vraag. Aanstelling DPO sinds mei 2018 Versterken interne procedures mbt informatieveiligheid en privacy conform GDPR specificaties Versterken van beveiliging producten : • Inclusief penetratietesten • Minimale versie bv Invoice 2. 2, Doma 6. 8. – Cloud installatie zijn automatisch op de juiste versie gezet

Apps voor het ruimere Doma platform

Whats New Arco Update 19/09/2019