Werkconferentie Shared Services Bedrijfsvoering Veranderende rol en werk

Werkconferentie Shared Services Bedrijfsvoering Veranderende rol en werk van communicatie bij vraagsturing 13 november 2013 Eelko van den Boogaard Patrick Dekkers Bernadette Elbers 1

Veranderende rol en werk van communicatie bij vraagsturing Thema’s - Veranderende rol overheid/communicatie (Patrick) - Verandering rollen/taken en organisatie (Eelko) - Waar lopen we tegen aan/dilemma’s (Eelko) - Gedragsverandering medewerkers (Patrick) 2

Veranderende rol overheid/communicatie § Netwerksamenleving : instituties niet meer vanzelfsprekend de enige oplossers voor een maatschappelijk vraagstuk § Oplossing komt uit kennis van vragen van de stad en samenwerking tussen individuen, bedrijven en instituties § Verbinding maken met die samenleving en als vertrouwenwekkende partner voor burgers en bedrijven samen de stad maken Dit besef is randvoorwaarde om de nieuwe rol van communicatie te vervullen. In Tilburg is die vervuld met de reorganisatie van 2011 Tilburg Transformeert. 3

van‘alle wijsheid komt uit het stadhuis’ naar ‘we doen het samen’ 4

Nieuwe samenwerkingsvormen ontwikkelen zich Via spindoctor Van stadsomroeper Naar deelnemer 5

Trends in communicatie online community building flexibele teams factor C open data dienstverlening webcare omgevingsbewust werken content marketing monitoring scrum dialogiseren storytelling Accountability social news room cross-mediale toepassingen transparantie resultaatmeting/-sturing social media stakeholdermapping 6

7

Gevolgen Deze maatschappelijke verandering heeft gevolgen voor de organisatie, taken en rollen van de communicatiefunctie 8

Verandering organisatie • • Van lijn naar netwerkorganisatie Per werkveld liaison: tandem met lijn Liaisons: sturen op inhoud en samenhang Management: bedrijfsvoering en professionalisering • Decentralisatie: opdrachtgever, uitvoering • Centralisatie college/concern communicatie en digitaal kanaal 9

Netwerkorganisatie 10

Taken en rollen • • Van zenden naar verbinden Communicatie midden in primair proces Lijnmanager is verantwoordelijk Tandem: communicatie en lijn • • Meer strategisch advies, minder uitvoering Faciliteren en ondersteunen Organisatie communicatiever maken Factor C bijeenkomsten 11

Alle ballen op binnen van: Communicatieburo 'regelt' gemeentelijke communicatie naar: Lijnmedeweerker communiceert zelf 12

Sociale media: zenden of interactief 13

Gevolgen voor gedrag bij medewerkers Van Naar Weten Onderzoeken Boodschap maken Vraag formuleren Eigen boodschap Vraag van de ander Uitdragen Luisteren, bespreken, presenteren, vertellen Communicatie stimuleert dit nieuwe gedrag 14

Ervaringen bij communicatie § Moeilijk afscheid nemen van het bekende Voelt comfortabel maar ook: Was het niet goed dan? § Zoeken naar rol in het nieuwe Hoe helpen we met ‘luisteren’ en ‘bespreken’? § Adviesrol professioneel invullen: Van ‘antwoord op de vraag’ naar ‘bespreken van het probleem’ Discussie is geen conflict 15

Ontwikkelen bij communicatie § Durf (kritische) vragen te stellen § Durf verbinding te maken met de wensen van de maatschappij en houd beleidsmakers een spiegel voor § Kijk naar wat jijzelf kunt/moet bijdragen in plaats van te wijzen op wat de ander moet doen 16

Ervaringen buiten communicatie • Vragen van collega’s variëren sterk § Sommigen komen nog met‘oude’vragen: regel …. . ; maak ……. ; § Velen staan nog op modus zenden § Sommigen vragen hulp in nieuwe opdracht 17

Werkt dit? -Praktijk is weerbarstig -Wel gunstige randvoorwaarden -Hele organisatie is in verandering -20% kleiner én veranderen -Neiging om naar onszelf te kijken, ter weinig naar buiten -Bestuur wil 'oogsten‘ in verkiezingsjaar -Gedragsverandering kost (veel) tijd/gaat niet 18 vanzelf

Dilemma’s • Omgeving houdt (veranderend) communicatiebureau in haar greep • Focus binnen (op organiseren, veranderen) ipv buiten • Als primair proces zelf uitvoering doet zijn dan: - communicatieadviseurs niet meer betrokken? - communicatiemiddelen kwalitatief minder? 19

Ervaringen Is het nodig? Is het makkelijk? Is het leuk? Ja Nee Ja Sleutel: aan de voorkant aansluiten bij de ontwikkeling van de organisatie, durf initiatief te nemen. 20

Gesprek Vragen, opmerkingen, suggesties? 21