Webinaire CGU Comprendre les points clefs des CGU

Webinaire CGU Comprendre les points clefs des CGU et leurs impacts Webinaires Septembre/Octobre 2019

Les points clés des CGU à travers le parcours en achat direct 01 Présentation des Conditions générales d’ utilisation 05 L’annulation de la formation 02 L’inscription en formation 06 La réalisation partielle de la formation 03 La réalisation de la formation 07 04 La vérification du service fait et la facturation Caisse des Dépôts Interne 08 Les cas de force majeure Les sanctions Mon Compte Formation 2

01 Présentation des Conditions générales d’utilisation

Des CGU encadrées par des dispositions législatives et réglementaires (1/2) Elles définissent les règles qui tiendront lieu de convention entre les différentes parties prenantes CGU L’article D. 6353 -1 - III du code du travail prévoit que « Lorsque les actions concourant au développement des compétences prévues à l’article L. 6313 -1 sont financées par la Caisse des dépôts et consignations et mises en œuvre dans le cadre du compte personnel de formation, les conditions générales d'utilisation du service dématérialisé mentionnées à l'article L. 6323 -9 tiennent lieu de la convention prévue au I pour le prestataire et le titulaire du compte » . Elles déterminent les conditions relatives aux modalités de paiement des organismes de formation L’article D. 6353 -1 -I du code du travail prévoit que « Lorsque les actions concourant au développement des compétences prévues à l'article L. 6313 -1 sont financées par un organisme mentionné à l'article L. 6316 -1 (…), la convention prévue à l'article L. 6353 -1 comporte : 1° L'intitulé, l'objectif et le contenu de l'action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, ainsi que les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l'action ; 2° Le prix de l'action et les modalités de règlement. » Caisse des Dépôts Interne Mon Compte Formation 4

Des CGU encadrées par des dispositions législatives et réglementaires (2/2) Elles précisent et préviennent les dispositifs de sanctions applicables en cas de non respect de ces CGU L’article R. 6333 -7 prévoit que « Lorsque la Caisse des dépôts et consignations constate un manquement du titulaire d’un compte personnel de formation aux engagements qu’il a souscrits, elle peut, selon la nature du manquement, suspendre temporairement la prise en charge des formations dont il bénéficie ou dont il demande à bénéficier. Ces mesures, proportionnées aux manquements constatés, sont prises après application d’une procédure contradictoire et selon des modalités que les conditions générales d’utilisation du service dématérialisé précisent » . L’article R. 6333 -6 prévoit que « Lorsque la Caisse des dépôts et consignations constate un manquement de l’un des prestataires mentionnés à l’article L. 6351 -1 aux engagements qu’il a souscrits, elle peut , selon la nature du manquement, lui demander le remboursement des sommes qu’elle lui a indûment versées et suspendre temporairement son référencement sur le service dématérialisé mentionné à l’article L. 6323 -9. Ces mesures, proportionnées aux manquements constatés, sont prises après application d’une procédure contradictoire et selon des modalités que les conditions générales d’utilisation du service dématérialisé précisent. » Caisse des Dépôts Interne Mon Compte Formation 5

Des CGU encadrent le parcours en achat direct Les CGU définissent les règles qui tiendront lieu de convention entre les différentes parties prenantes. Elles ont été définies avec la DGEFP ( Délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle), visées par la Ministre du Travail. Elles sont composées de Conditions Générales et de Conditions Particulières spécifiques aux Titulaires de compte ou aux Organismes de formation. Les CGU, ainsi définies, s’appliquent à l’ensemble des actions de formation recensées sur le service dématérialisé. Toute inscription à une Action/Session/Module de formation implique l’acceptation sans réserve des CG et des CP. Elles sont consultables sur le portail d’information, dans la rubrique Réglementation et sur votre espace professionnel : Lien d’accès : www. of. moncompteformation. gouv. fr/espace-public Conditions Générales Caisse des Dépôts Interne Conditions Particulières T Conditions Particulières OF Mon Compte Formation 6

Des CGU encadrent ce parcours en achat direct Des CGU équilibrées qui permettent : • • D’encadrer les relations entre les usagers et les organismes de formation sur la plateforme Mon Compte Formation De préciser les engagements pris par les titulaires et les organismes de formation De déterminer les conditions relatives aux modalités de paiement des organismes de formation ; De préciser et prévenir les dispositifs de sanctions applicables en cas de non respect de ces CGU. Caisse des Dépôts Interne Sécurisation de l’usager et fluidité du parcours en achat direct CGU Equilibre économique des organismes de formation et continuité d’activité Equité de traitement des prestataires et lutte contre la fraude Mon Compte Formation 7

Les bénéfices apportés par les CGU Une réduction des délais de traitement des inscriptions Des usagers plus contraints Des facilitant la gestion et leur assurant facilitant la gestion desdes OF OF et leur assurant une meilleuresoutenabilité de de leur meilleure leuréquilibre économique tout en laissant aux OF une souplesse dans la gestion des places et la validation de modalités d’inscription spécifiques économique CGU Une systématisation des délais de paiement Des indemnisations en cas d’annulation tardive de l’usager 30 jours après facturation couvrant une partie des frais fixes Une normalisation et simplification du process de facturation données de facturation transmises et validées par l’OF sous format dématérialisé uniquement via le portail de gestion Caisse des Dépôts Interne Des modalités de service fait et de facturation simplifiées barème, acompte, pas d’envoi systématique de pièces justificatives au titre du service fait Mon Compte Formation 8

Les principes directeurs des CGU par grandes étapes du parcours en achat direct Inscription Formation Des délais courts pour valider les inscriptions L’obligation pour le stagiaire de déclarer son assiduité à l’issue de la formation Service fait / Facturation Une gestion simplifiée de la facturation pour les organismes de formation Les annulations tardives sont sanctionnées Des délais restreints pour l’organisme de formation pour déclarer les entrée et sortie du stagiaire et le service fait Caisse des Dépôts Interne Mon Compte Formation 9

02 L’inscription en formation

Les étapes d’inscription à une session de formation Envoi d’une demande d’inscription 4 jours ouvrés max Mobilisation des droits et abondement éventuel du compte pour contractualisation finale 5 demandes max en simultané 1 2 Inscription 3 4 Formation 5 Service fait 6 Facturation Validation d’une demande d’inscription 2 jours ouvrés pour les formations sans modalités spécifiques 30 jours ouvrés si modalités spécifiques d’inscription (accuser réception sous 2 jours) Caisse des Dépôts Interne Mon Compte Formation 11 7

Les étapes d’inscription à une session de formation Les clauses des CGU liées à l’inscription Une demande de réservation induit une charge administrative pour vous, organisme de formation. Le titulaire du compte peut effectuer 5 demandes de réservation au maximum. Pour les formations sans modalités spécifiques : - Vous recevez une notification sur votre espace professionnel. - Vous devez répondre dans un délai de 2 jours ouvrés à compter de ladite demande. - A défaut de réponse dans les délais, le titulaire du compte pourra annuler sa demande de réservation et effectuer une nouvelle demande. Pour les formations avec modalités spécifiques d’inscription : - Vous recevez une notification sur votre espace professionnel. - Vous devez accuser réception de ladite demande dans un délai de 2 jours ouvrés. - Vous disposez d’un délai de 30 jours ouvrés pour instruire la demande. - A défaut de réponse dans les délais, la demande d’inscription sera annulée. Le titulaire du compte bénéficie de 4 jours ouvrés pour répondre à votre proposition de commande. Caisse des Dépôts Interne Mon Compte Formation 12

03 La réalisation de la formation

L’entrée en formation cas passant sans annulation Envoi d’une demande d’inscription 4 jours ouvrés max Mobilisation des droits et abondement éventuel du compte pour contractualisation finale Les clauses des CGU liées à l’entrée en formation 5 demandes max en simultané 1 2 Inscription Validation d’une demande d’inscription 3 4 Formation Déclaration entrée en formation A compter du début de la formation, vous disposez de 3 jours ouvrés pour informer la Caisse des 5 dépôts, via votre espace professionnel. Vous déclarez ainsi l’entrée en formation de votre stagiaire. 3 jours ouvrés max après l’entrée 2 jours ouvrés pour les formations sans modalités spécifiques 30 jours ouvrés si modalités spécifiques d’inscription (accuser réception sous 2 jours) Caisse des Dépôts Interne Mon Compte Formation 14

La fin de formation cas passant sans annulation Envoi d’une demande d’inscription 4 jours ouvrés max Déclaration assiduité à la formation et évaluation de la prestation Mobilisation des droits et abondement éventuel du compte pour contractualisation finale 5 demandes max en simultané 1 2 Inscription Validation d’une demande d’inscription 2 jours ouvrés pour les formations sans modalités spécifiques 30 jours ouvrés si modalités spécifiques d’inscription (accuser réception sous 2 jours) Caisse des Dépôts Interne 3 4 Formation 5 Déclaration entrée en formation 3 jours ouvrés max après l’entrée Déclaration fin de formation et service fait 3 jours ouvrés max après la sortie Mon Compte Formation 15

La fin de formation cas passant sans annulation Les clauses des CGU liées à la fin de formation A l’issue de la formation, le stagiaire dispose de 3 jours ouvrés pour déclarer sa sortie de formation sur son espace personnel. Vous disposez de 3 jours ouvrés pour informer la Caisse des dépôts, via votre espace professionnel, de la sortie effective du stagiaire. Lorsque la formation est réalisée en ligne, vous devez adresser la date d’accès à la session de formation en ligne et la date de fin d’accès à la session en ligne. Vous êtes également tenu de déclarer l’assiduité du stagiaire. Vous précisez si le stagiaire a suivi la formation intégralement ou partiellement. Vous devez saisir le taux d’assiduité du stagiaire en pourcentage de l’unité d’œuvre choisie (heure, journée, demi-journée). Vos déclarations d’entrée et de sortie ainsi que le taux de réalisation de la formation tiennent lieu de déclaration de service fait. La Caisse des dépôts pourra éventuellement vous demander des pièces justificatives que vous devrez transmettre sous 5 jours ouvrés. Caisse des Dépôts Interne Mon Compte Formation 16

04 La vérification du service fait et la facturation

La fin du parcours en achat direct cas passant sans annulation Envoi d’une demande d’inscription 4 jours ouvrés max Mobilisation des droits et abondement éventuel du compte pour contractualisation finale Déclaration assiduité à la formation et évaluation de la prestation 5 demandes max en simultané 1 2 Inscription Validation d’une demande d’inscription 2 jours ouvrés pour les formations sans modalités spécifiques 30 jours ouvrés si modalités spécifiques d’inscription (accuser réception sous 2 jours) Caisse des Dépôts Interne 3 4 Formation 5 Service fait Déclaration entrée en formation 3 jours ouvrés max après l’entrée Déclaration fin de formation et service fait 3 jours ouvrés max après la sortie 6 Facturation 7 Paiement 30 jours calendaires à partir de la validation de la facture Mon Compte Formation 18

Les modalités de service fait et de facturation simplifiées Un barème de facturation simplifié en fonction de l’assiduité du stagiaire Vous ne devez pas envoyer systématiquement des pièces justificatives Toutes les pièces pouvant justifier la réalisation effective de la formation pourront vous être demandées par la Caisse des dépôts. Taux d'assiduité du stagiaire à la formation > 0% et < 25 % Taux d'assiduité du stagiaire à la formation > 25% et < 80% Indemnité forfaitaire de 25% du prix de la formation (frais fixes engagés) Paiement au prorata de l’assiduité du stagiaire à la formation Vous devrez les transmettre sous 5 jours ouvrés et les conserver pendant 4 ans. Versement d’un acompte à l’entrée en formation pour les formations longues Pour toute les formations dont la durée est supérieure à trois mois, Taux d'assiduité du stagiaire à la formation > 80% Caisse des Dépôts Interne Paiement de 100% du prix de la prestation un acompte de 25% du prix de la formation vous est versé. Ce premier versement est conditionné par votre déclaration d’entrée en session du stagiaire. Mon Compte Formation 19

La fin du parcours en achat direct : la facturation et le règlement Les données de facturation A l’issue de votre déclaration en ligne du service fait, un appel à facture est généré et accessible sur votre espace professionnel. La facture est dématérialisée et préremplie, vous devez la compléter en saisissant des données de facturation complémentaires ou corriger le montant en cas de désaccord. Lorsque le montant indiqué est inférieur au coût que vous avez calculé, vous devez vous rapprocher de la Caisse des Dépôts en utilisant le formulaire de contact mis à disposition dans votre espace professionnel. Il sera procédé au contrôle du montant de la facture. Vous devez vous assurer que toutes les informations générées ou produites sont exactes et conformes à la formation effectuée. Les délais et conditions de paiement Le règlement s’effectue après l’exécution de la prestation sauf pour les formations d’une durée supérieure à 3 mois, pour lesquelles une avance égale à 25% du prix de la formation peut être demandée. Dans ce cas, le 1 er versement est effectué à compter de votre déclaration d’entrée du stagiaire. Modalités de règlement Vous devrez mettre à jour vos coordonnées bancaires sur votre espace professionnel. La Caisse des dépôts effectuera un virement sur votre compte bancaire dans un délai qui ne peut dépasser 30 jours calendaires, sous réserve de la validation du service fait par la CDC ( transmission complète des données de facturation et des éventuelles pièces justificatives demandées). Caisse des Dépôts Interne Mon Compte Formation 20

05 L’annulation de la formation

Les conséquences de l’annulation du stagiaire Validation de l’inscription par le titulaire 7 jours ouvrés ANNULATION DU FAIT DU TITULAIRE Annulation sans conséquence Date de début de la session ou non présentation du stagiaire le 1 er jour Annulation tardive Pas d’impact sur ses droits CPF mobilisés et remboursement de l’abondement individuel Ses droits CPF sont décrémentés Son abondement individuel n’est pas remboursé et constitue un avoir pour une autre inscription Vous ne percevez aucun paiement Vous percevez une indemnité forfaitaire de 5% du prix de la formation Focus sur le délai de rétractation lorsqu’il confirme sa demande d’inscription, le stagiaire dispose d’un délai de 14 jours pour se rétracter. Dés le démarrage de la formation, il renonce à son droit de rétractation. Caisse des Dépôts Interne Mon Compte Formation 22

Les conséquences de votre annulation Validation de l’inscription par le titulaire 7 jours ouvrés ANNULATIONDU DU ANNULATION FAIT DU TITULAIRE FAIT DE l’ ORGANISME DE FORMATION Annulation sans conséquence Caisse des Dépôts Interne Date de début de la session ou non présentation du stagiaire le 1 er jour Annulation tardive Pas d’impact sur ses droits CPF mobilisés et remboursement de l’abondement individuel Vous ne percevez aucun paiement Un système de sanctions progressif sera mis en place en cas de pratique courante Mon Compte Formation 23

06 La réalisation partielle de la formation

Le stagiaire abandonne au cours de la session REALISATION PARTIELLE DE LA PRESTATION AVEC cas de force majeure Décrémentation des droits CPF et remboursement de l’abondement individuel au prorata de l’assiduité du stagiaire Droits CPF décrémentés et abondement individuel non remboursé Vous percevrez un paiement correspondant au prorata de la réalisation avec déduction de Vous percevrez un paiement correspondant au barème de facturation simplifié l’acompte de 25% versé pour les formations > à 3 mois Caisse des Dépôts Interne SANS cas de force majeure Mon Compte Formation 25

Vous devez suspendre le déroulement de la session REALISATION PARTIELLE DE LA PRESTATION avec et sans motif de force majeure AVEC proposition au stagiaire du report de la formation non réalisée (dans des conditions similaires à l'inscription initiale) Décrémentation des droits CPF et remboursement de l'abondement du stagiaire au prorata de la réalisation de la formation que le stagiaire accepte ou non la proposition de report du reliquat non réalisé Vous percevrez un paiement correspondant au prorata de la réalisation avec déduction de l’acompte de 25% versé pour les formations > à 3 mois Caisse des Dépôts Interne SANS proposition au stagiaire du report de la formation non réalisée Pas d’impact sur les droits CPF mobilisés et remboursement de l’abondement individuel Vous ne percevez aucun paiement et vous devrez rembourser à la Caisse des Dépôts l’acompte éventuellement versé pour les formations longues Mon Compte Formation 26

07 Les cas de force majeure

Les motifs de force majeure suppriment les pénalités en cas d’annulation tardive et de réalisation partielle Vous ne pouvez pas être tenus responsables de la non- exécution de la formation dans le cas où, vous ou le stagiaire, seriez empêchés par un cas de force majeure dûment justifié. Cas de force majeure pouvant notamment être invoqués par le stagiaire : § Refus de l’employeur du congé de formation préalablement autorisé, en raison d’un impondérable professionnel lié à l’organisation de l’activité ou du service § Retour à l’emploi du stagiaire entre le moment de l’inscription et la sortie théorique de formation § Accident ou décès du stagiaire, ou d’un proche (ascendant ou descendant de premier niveau) § Maladie ou hospitalisation du stagiaire § Interruption des transports de tout type empêchant tout déplacement Cas de force majeure que vous pouvez invoquer : § accident ou décès du formateur § maladie ou hospitalisation du formateur ; § interruption des transports de tout type empêchant tout déplacement ; § procédure de sauvegarde ou liquidation judiciaire de l’organisme de formation Caisse des Dépôts Interne Mon Compte Formation 28

08 Les sanctions

Les modalités de suivi et de contrôle de l’activité des organismes de formation sur la plateforme Suivi d’indicateurs liés à l’activité des organismes de formation sur la plateforme et au respect des CGU sur une base mensuelle (respect des délais, fréquence des annulations, etc. ) Courrier d’avertissement en cas de manquement aux CGU Lancement d’une procédure contradictoire de déréférencement en cas de récurrence et cumul de défauts aux engagements listés dans les CGU Caisse des Dépôts Interne Mon Compte Formation 30

Le retour éventuel à des modalités de facturation plus contraignantes Le taux d’assiduité du stagiaire sera suivi par la Caisse des Dépôts. Les organismes de formation présentant un taux de plus de 10% de leurs stagiaires présents à moins de 25% de la formation et qui n’ont pas mis en place en amont un système de relance pertinent des stagiaires, ne seront plus éligibles aux modalités de service fait et de facturation simplifiées. Un taux supérieur à 10% sur trois mois consécutifs entraine la mise en place de contrôles de service fait renforcés : ➔ Les facturations s’opèrent sur la base du taux d’assiduité effectif et avec transmission systématique des pièces justificatives ➔ L’organisme de formation n’est plus éligible aux acomptes pour les formations longues Un taux inférieur à 10% sur deux mois consécutifs permet de redevenir éligible aux modalités de service fait simplifiées Caisse des Dépôts Interne Mon Compte Formation 31

Annexes Où trouver les CGU ? Caisse des Dépôts Mon Compte Formation 32

Sur le portail d’information https: //www. of. moncompteformation. gouv. fr/espace-public, rubrique Réglementation Caisse des Dépôts Mon Compte Formation 33

Sur votre espace professionnel, accessible via le portail d’information Accès espace professionnel 1ère connexion Accès espace professionnel connexions suivantes Caisse des Dépôts Mon Compte Formation 34

Validation des CGU sur votre espace professionnel Caisse des Dépôts Mon Compte Formation 35

Merci pour votre lecture Caisse des Dépôts Interne Mon Compte Formation 36