Webinaire Centenaire Promouvoir et Communiquer 18 mars 2020

Introduction Confinement lié au Covid- 19 Les activités en présentiel et les formations sont suspendues jusqu’à fin avril AG, on ne sait pas encore Centenaire 27 juin au pire il y aura un report Il faut le penser comme une invitation à la France entière « post covid » , on peut enfin sortir, se réunir, faire la fête Des doutes, des questions ? Votez pour dire si vous souhaitez un webinaire « spécial covid 19 »

Au menu du jour Contacter et inviter : Les anciens - Camille Les partenaires institutionnels et financiers - Agnès Les partenaires associatifs - Camille Les médias locaux - Raphaël Le Grand public - Agnès Accueillir : Règles générales - Camille Conseils particuliers d’accueil par type d’invités : partenaires institutionnels et financiers ; partenaires associatifs ; médias locaux – Agnès puis Camille puis Raphaël

Animation de réseau - centenaire Webinaire – équipes pilotes • Accélérer la mobilisation • Rappeler le cadre • Donner envie Séminaire – DT & DTa • Enrichir les projets • Point d’étape centenaire • Projection année 2 50% des évènements sont connus Collèges décentralisés – équipes pilotes • Rappeler la dynamique globale • Travailler sur la dimension accueil / Brownsea • Enrichir les projets Webinaire 1/4 – organisateurs Sécuriser mon évènement : liens avec les autorités, déclarations, assurance, accueil du public… 80% des évènements sont connus 100% des évènements sont connus Webinaire 2/4 – organisateurs Financer mon évènement : Organiser mon budget, faire appel à des dons, du mécénat, des subventions, aux fournisseurs nationaux, … Webinaire 3/4 – organisateurs Promouvoir et communiquer : Comment et qui inviter ? partenaires, anciens (liens avec Impeesa). Comment les accueillir ? Auprès de qui communiquer ? Partenaires, médias, etc. Webinaire 4/4 – organisateurs Préparer un programme et intégrer la conversion écologique : Quelles animations ? Quels liens avec les sujets d’actualité du mouvement ? Comment montrer l’histoire ?

I – CONTACTER ET INVITER

Inviter les anciens S’appuyer sur le réseau IMPEESA

Qui sont-ils ? v Réseau des « jeunes anciens » qui viennent de quitter le mouvement v Réseau des « anciens » qui souhaitent rester en contact avec le mouvement Pourquoi les inviter ? v Valoriser et reconnaitre : l’association fête ses 100 ans grâce à tous ceux et toutes celles qui se sont investi. es avant nous. v Permettre aux groupes et aux équipes territoriales de repérer les réseaux existants v Créer de nouveaux liens pour nourrir et/ou démarrer un réseau Impeesa v S’appuyer sur eux de manière pérenne pour étoffer un réseau actif au service des groupes et territoires

Comment les mobiliser ? v Interpeller vos centres de ressources pour obtenir les contacts des équipiers nationaux Impeesa qui y sont rattachés. Ces équipiers feront le lien avec le réseau de coordonnateurs répartis sur les territoires. v Point d’attention sur l’utilisation des fichiers des anciens. Demander aux Centres de ressources la marche à suivre pour les utiliser. v Pour toutes questions supplémentaires: impeesa. sgdf. fr

Partenaires institutionnels et financiers

Qui inviter ? • Tous les partenaires financiers de l’événement • Toutes les personnes, institutions, associations, partenaires qui vous ont aidé dans l’organisation • Ton ou ta députée et ton sénateur ou ta sénatrice. • Les élus locaux du lieu de l’événement • Selon la taille de ton événement: conseillers départementaux et conseillers régionaux • Les associations de jeunesse et d’éducation populaire du territoire (CRAJEP) • Les associations du territoire actives dans des secteurs qui t’intéresse ou qui sont en lien avec l’événement. • Toutes les personnes dont tu as envie de mieux les connaître ou qu’elles nous apprécient mieux

A QUOI INVITER ? Se mettre à la place de ton invité ! Quelles sont ses contraintes? Quel est son intérêt à participer au rassemblement ? E s e l p m xe • Partenaires institutionnels ➡visite du lieu, participation à une animation. . . • Elus ➡rencontre de jeunes et / ou de chefs et cheftaines

Comment inviter ? • Papier ou électronique ? • Tu peux joindre des document de présentation, des liens vers des sites • N’hésite pas à prendre aussi contact par téléphone ou physiquement A u t s s e c • Formulaire en ligne pour les réponses • Proposer un moment convivial et d’échange, les invités viennent aussi se rencontrer les uns les autres • Utiliser les réseaux en ligne pour inviter à un événement hors ligne

Partenaires associatifs

Pourquoi inviter des partenaires associatifs ? Valoriser nos actions : montrer qu’on est moderne, accueillant, ouvert… Leur faire vivre un moment de scoutisme Faire vivre la dynamique Brownsea Créer des opportunités de rencontres Renforcer ou créer des liens pour impulser de nouvelles actions Recruter des bénévoles y compris de profils variés Accueillir de nouveaux jeunes S’enrichir de leur présence S’ouvrir vers d’autres pratiques

Qui sont-ils ? Association s locales v Des associations avec lesquelles on est déjà en lien v Des associations que l’on ne connait pas encore, avec lesquelles on pourrait créer des liens, des projets v Les associations membres du scoutisme français Acteurs de l’éducation populaire Antennes des associations nationales Leurs représentants, leurs membres, leurs bénéficiaires v L’Eglise (Paroisse, aumônerie…) Toutes celles qui ont du sens pour vous v Le réseau : les personnes de notre entourage comme relai de l’invitation aux associations qu’elles fréquentent

Comment les inviter? Concernant les différents médias possibles : Cf la fiche « Inviter le réseau » Les partenaires que l’on connait : Sélection des Programme v Personnaliser l’invitation Rencontres avec informations alléchant des personnalités v Donner envie de s’y rendre v Leur donner des supports pour qu’ils relayent l’invitation (affiches à venir dans le kit de communication) Ceux que l’on va cher : 20 -24 mai : Fête 13 juin: Nuit du v Les identifier de la nature handicap v Participer aux évènements antérieurs au 27 juin 29 mai: fête des v Faire jouer son réseau voisins La fête du 27 juin est une entrée en matière dynamique et joviale pour faire connaissance.

Contacter des médias locaux

Définir ses objectifs et ses messages clés v Raconter une histoire : cher des détails, identifier des porteparole. v Identifier les messages clés du centenaire et des SGDF v Rédiger un mail presse

Quelques messages clés des SGDF

Les messages clés du centenaire Un centenaire festif, qui sera célébré dans le rire et le jeu Un centenaire tourné vers l’avenir Un centenaire ouvert à tous, jeunes et adultes, invités à nous découvrir

Rédaction, envoi et suivi v Cibler et identifier les medias v Diffuser son contenu v Assurer un suivi médiatique

Inviter le grand public

Utiliser la nouvelle identité visuelle Utiliser les pictos de la nouvelle charte graphique, les pictos “special Centenaire” Utiliser le logo SGDF + la base line Centenaire

Un kit com’ centenaire-Brownsea Objectif : être visible par tout le monde dans les rues Contenu : Des affiches pour le 27 juin et pour le défi Bronwsea + un sticker autocollant correspondant à la date de l’évènements. 100 bracelets centenaire. 1 écusson centenaire Un kit de pochoirs Un outil de gestion de contacts Des flyers personnalisables Des goodies Affiches, bracelets, écussons, pochoirs – tous valables 3 ans Oriflammes (valables 3 ans)

II – ACCUEILLIR

Rappels généraux Accueillir les gens avec un large sourire et les remercier de leur présence v Leur rappeler pourquoi ils sont là : → C’est les 100 ans des Scouts et Guides de France, lancement d’une démarche qui s’étalera sur plusieurs années, et nous sommes heureux de les compter parmi nous à cette journée historique ! → On va jouer ensemble, partager un moment festif. v Leur donner des repères : → identifier les personnes référentes vers qui se tourner en cas de question ou de besoins particuliers. → Identifier les différents espaces: repas, jeux, WC, expo… * Des éléments de langages sont disponibles dans le dossier de presse, le 4 pages destiné à l’externe ADAPTEZ VOTRE VOCABULAIRE*

Accueillir les partenaires financiers et institutionnels

Accueillir les partenaires financiers et institutionnels Se rappeler ce que tu « leur as vendu » pour qu’ils viennent Organiser leur visite en fonction de cette promesse Partenaires institutionnels : le protocole s’imposera à toi

Accueillir les partenaires associatifs

Des partenaires associatifs Quelques idées : Préparer des badges au nom de la structure représentée, avec le nom des personnes attendues. Attention à prévoir des badges vierges pour les invités surprises. Mobiliser des enfants / jeunes pour leur présenter l’espace de fête et le programme. Les inciter à participer aux activités et à jouer avec vous, tout en restant attentifs aux plus frileux : il ne s’agit pas de les forcer. Les photographier* pour valoriser leur présence ensuite. Leur laisser un espace (soit du temps, soit de la visibilité) de visibilité. * Attention à avoir un formulaire de droit à l’image, on va le rajouter dans le kit centenaire

Des partenaires associatifs A l’arrivée : v Préparer des badges au nom de la structure représentées, avec le nom des personnes attendues. Attention à prévoir des badges vierges pour les invités surprises. v Mobiliser des enfants / jeunes pour leur présenter l’espace de fête et le programme. Pendant la fête : v Les inciter à participer aux activités et à jouer avec vous, tout en restant attentifs aux plus frileux : il ne s’agit pas de les forcer. v Les photographier* pour valoriser leur présence ensuite. v Anticiper un espace de valorisation de leurs actions si elles le souhaitent (documentation, temps de parole…) Au moment du départ : v Les remercier chaleureusement. v Leur offrir la perspective d’une prochaine rencontre en prenant leur coordonnées.

Accueillir les médias

Préparer la rencontre et l’accueil v Briefer les porte-parole v Utiliser les outils du mouvement et préparer du contenu

Recevoir et accompagner les journalistes v Définir un cadre au reportage v Accompagner les journalistes v faire confiance aux medias v Analyser la visite v Éviter le jargon

Pour partager nos expériences, réussites & difficultés

N’HESITE PAS A T’INSCRIRE… … au groupe facebook pour les organisateurs d’événements lors du centenaire. https: //www. facebook. com/groups/1002189706813678 Objectifs : échanger les bonnes idées, s’entraider en cas de difficulté

Prochain webinaire le 15 avril à 19 h Préparer mon programme