Webbutbildning Rttningar och Rapporter Gabriella Sjlund CGI Group

Webbutbildning Rättningar och Rapporter Gabriella Sjölund © CGI Group Inc. CONFIDENTIAL

Rättningar och Rapporter Gabriella Sjölund

Mål • Skapa förståelse för hur rättningar hanteras i Heroma • Ge kunskap i vilka rapporter som kan tas ut av löneadministratörerna Tider för dagens utbildning: 10. 00 – ca 15. 30 med avbrott för 1 timmes lunch och bensträckare 3

Rättning av tjänstledighet Ex: Månad 1, avdrag tjänstledighet 25 % Månad 2, avdrag tjänstledighet 25 %. Efter Lön 1 månad 2 (innevarande) så framkommer att ledighetens omf ska vara 20 % from den 20: e i månad 1. Hur görs rättningen i mellanperioden? Hur görs rättningen efter Lön Klar? Skillnaden i rättelsen om personen är kopplad till Resurshanteringen (RH) alt FLA? 4

Rättning av tjänstledighet, mellanperiod Ta bort raden från Frånvaroöversikten i RH, Lönejustera-knappen, markera raden i rutan nedan. Klicka på Utför justering. Markera alla rader i rutan ovan och Justera. (Mars månad kommer inte upp här eftersom den inte har varit med i Lön Klar. ) 5

Rättning av tjänstledighet, mellanperiod forts Klicka på Spara tills alla rader är behandlade, klicka på Spara/Lämna. (Om rutan med texten ”Antal saknas” kommer upp, klicka på OK och fyll i antalet dagar. 6

Rättning av tjänstledighet, mellanperiod forts Nu har justeringen hamnat i Rörliga Tillägg/Avdrag för att behandlas till nästa lönkörning (här april). Stäng rutan. 7

Rättning av tjänstledighet, mellanperiod forts Du är nu åter tillbaka till rutan nedan. Klicka på Justering klar. Avsluta sedan rutan Lönejustera frånvaro. Lägg in den rätta frånvaron, 25% 140101 -140119 och 20% 140120 -140630. Glöm inte det nya schemat. Gör en produktionslön så att justeringen och nya frånvaron kommer med till Lön Klar i mars (innevarande). 8

Rättning av tjänstledighet, mellanperiod forts Rättelse efter lön klar i månad 2: Gå in i Frånvaroöversikten, markera rätt datumrad (en rad per gång vid fler rader), välj att ta bort hela raden. Lönejustera (alla rader i rutan). Lägg in frånvaron på nytt, här 140101140119 25 % och 140120 -140630 20 %. Glöm inte att omplanera schemat till den nya omfattningen. Gör provlön. Rättelsen syns månaden efter på lönespecen. 9

Rättning av tjänstledighet, mellanperiod forts Skillnad i rättelsen om man är kopplad till Resurshantering alt. FLA: FLA - Allt beräknas från Rörliga tillägg och avdrag i Lön. Rättelse sker därifrån. Mellanperiod: Välj Lön-Frånvaro, markera det som ska ändras, knappen Val, välj Visa/Ändra. Gör ändringen, Spara/Lämna och kör en produktionslön. Gäller det en frånvaro som rättas eller tas bort i mellanperioden så måste alltid Produktionslön köras för att justeringen/borttaget ska komma med på innevarande månad. Efter Lön Klar: Välj Lön-Frånvaro, markera raden, knappen Val, välj Ta bort. Nu kommer du till rutan Lönejustera frånvaro, markera, välj Utför justering. Lägg sedan in det rätta, kör en Provlön så att du ser att det blir rätt till nästa månads lönekörning. 10

Rättning av sjukfrånvaro Ex: Månad 1, avdrag sjukfrånvaro 100 % tom den 25: e. Efter lönebearbetning så framkommer att sjukfrånvaron endast gäller tom den 23: e. Hur görs rättningen i mellanperioden? Gå in i Frånvaroöversikten, markera aktuell rad, klicka på Ta bort. Lägg in en ny frånvaro med rätt datum och kör en produktionslön. Hur görs rättningen efter Lön Klar? Gå in i Frånvaroöversikten, markera aktuell rad, klicka på Ta bort, lönejustera. Lägg in rätt frånvaro. Kör en Provlön. Rättelsen syns på lönespecen månaden efter. Om det rör sig om mycket pengar och personen inte ”kan vänta” så görs en PLUTO. 11

Rättelse av sjukfrånvaro FLA Mellanperiod: Ta bort: Lön-Frånvaro, markera det som ska tas bort, knappen Val, välj Ta bort. Svara Ok på frågan om borttag. Lönejustera frånvaro-rutan kommer upp. Välj Ta bort eftersom frånvaron inte har varit med i Lön Klar. Gör en produktionslön så att du ser att det blev rätt. Ändring: Välj Lön-Frånvaro, markera det som ska ändras, knappen Val, välj Visa/Ändra. Gör ändringen, Spara/Lämna och kör en produktionslön. Gäller det en frånvaro som rättas eller tas bort i mellanperioden så måste alltid Produktionslön köras för att justeringen/borttaget ska komma med på innevarande månad. 12

Rättelse av sjukfrånvaro FLA, forts Efter Lön Klar: Välj Lön-Frånvaro, markera raden, knappen Val, välj Ta bort. Nu kommer du till rutan Lönejustera frånvaro, markera, välj Utför justering (vid tom ruta klicka bara bort den). Gå nu till Grundlistan del 1 och markera raderna som har genererat Semesterersättning och Sjuklön. 13

Rättelse av sjukfrånvaro FLA, forts Gå till knappen Val och välj Löneposter/Kontering, markera, Lönejustera. Klicka på Spara tills alla rader är behandlade, Spara/Lämna. Nu hamnar posten i Rörliga T/A med omvänt tecken. Lägg sedan in det rätta, kör en Provlön så att du ser att det blir rätt till nästa månads lönekörning. 14

Timanställda FLA och sjukfrånvaro Registreras både i frånvaroöversikten och Rörliga tillägg/avdrag i Löneart 6100 i frånvaro Löneart 6111(karens), 6112(dag 2 -14), 6113(dag 15 -90) osv i Rörliga T/A för att personen ska få sjuklön och semesterersättning. Anledningen är SCB´s sjukstatistik (som räknar i dagar) Samt semesterunderlag som ska uppräknas (också i dagar). Observera att man måste fylla i LAS-dagar och antalet dagar för arbetsgivarintyg även på själva sjukfrånvaron.

Timanställda FLA och övrig frånvaro, fortsättning Rapportering av övrig frånvaro, här frånvaro för pappadagar 12 timmar 2 dgr i oktober. Börja med att rapportera i Frånvaroöversikten.

Timanställda FLA och övrig frånvaro, fortsättning Rapportera därefter i Rörliga Tillägg/Avdrag på samlingslönearten 9000. Skriv i anmärkningsfältet vilken frånvaro det gäller.

Semester under pågående sjukfrånvaro Semester och sjukfrånvaro är de enda frånvaroposterna som får kombineras i Heroma. Om dessa ligger inregistrerade till samma löneberäkningsmånad sköter Heroma detta helt med automatik, dvs sjukfrånvaroavdragets antal dagar minskas med semesterperioden. Semester får endast tas ut i samband med sjukdom fr dag 15 i sjukperioden. Om semestern registreras in i efterhand uppstår fundering hur man enklast rättar de avdrag som är gjorda: • Ta bort hela frånvaron ur frånvaroöversikten. (Detta pga att systemet redan har räknat ut sjukavdraget. ) • Lönejustera hela sjukfrånvarons alla inblandade lönearter i den månad semestern ligger. • Lägg in sjukfrånvaron på nytt (ev datum i beräknad tom under Löneposter/kontering vid längre tids frånvaro och man ej vill lönejustera hela perioden). • Lägg in semesterfrånvaron som vanligt (alltid sjuk först). 18

Semester under pågående sjukfrånvaro, forts Hel sjukfrånvaro och ska ta ut en semesterperiod? Sjukfrånvaron ligger kvar, den får inte brytas, lägg in semesterperioden som vanligt. Den tar över sjukfrånvaron. För innevarande månad. Gäller det en äldre semester så måste sjukperioden först tas bort och läggas in på nytt, sedan semestern. Detta pga att systemet redan har räknat ut sjukavdraget. Partiell sjukfrånvaro och ska ta ut en semesterperiod? Samma som ovan. Semestern styrs mot grundanställningen, semesterdagstillägg betalas ut enligt grundanställningen. Det är ingen skillnad om detta görs i mellanperioden eller efter Lön Klar, i mellanperioden får du inte upp innevarande månad när du lönejusterar. 19

För mycket utbetald lön Ex: Månad 1, fått lön för hela månaden. Efter lönebearbetning så framkommer att personen är helt tjänstledig utan lön från den 10: e i månad 1 och resterande tid av året. Den lön som har betalats ut ”felaktigt” ska faktureras. Hur hanteras detta? Först måste lönen justeras så att ”skulden” uppstår. Lönearten för löneskuld, lart 7000 uppstår inte förrän månaden efter att avdraget ej kunnat gjorts. Här måste beloppet som felaktigt utbetalats faktureras direkt eftersom det inte kommer att utbetalas någon mer lön under resten av året. 20

Bruttoskuld och nettoskuld För att klargöra skillnaden: Bruttoskuld är när en anställd fått för mycket Bruttolön, dvs någon form av skattepliktig ersättning. Detta bokas alltid upp som en skuld i Heroma, och ger signal om ”Ej gjorda avdrag”. Denna skuld återkommer alltid automatiskt (ÅA) tills den är reglerad (eller personen slutar). Nettoskuld är när en anställd fått för mycket Nettoersättning, dvs ej skattepliktig ersättning. Detta bokas inte upp som en skuld i Heroma. Det är valbart om man vill att avdragen ska återkomma automatiskt. Det är också valbart om signal ”Ej gjorda avdrag” ska ges. Återkomma automatiskt: t ex parkeringplats, motorvärmare, måltidskuponger av olika slag Ej återkomma och ej ge signal: t ex Kronofogden Ej återkomma och eventuellt ge signal: kanske vissa privata intresseavdrag 21

Beskrivning av skulder • 1. Skuld uppstår I den månad som skuld uppstår skapas löneart MEGA. Denna löneart konteras på balanskonto för skulder. Löneavdraget som är underlaget för skulden (t ex tjänstledighet) bokförs ändå på det resultatkonto som är kopplat till lönearten. • 2. Löneavdrag nästa månad Månaden efter skulden uppstått försöker Heroma göra ett löneavdrag för skulden. Finns inte tillräckligt med lön för avdraget görs avdrag med belopp som finns tillgängligt. Detta fortsätter nästa månad tills hela skulden är avdragen. Avdraget görs på löneart 7000 som konteras på samma balanskonto som löneart MEGA. • 3. Faktura utfärdas Vid beslut om att i stället för löneavdrag skall en faktura skickas, registreras löneart 8700, med fakturabeloppet. Denna registrering gör att löneavdrag enligt punkt ovan kan göras. Skulden på balanskontot blir 0 kr. För avstämning behövs ett nytt balanskonto för utfärdade fakturor. • 4. Faktura betalas vid Privatgiro (el motsv. ) När anställd betalar sin faktura vid Privatgiro (el motsv. ) skall det nya kontot enligt punkt 3 ovan krediteras. Ingen registrering i Heroma behöver göras.

Skulder månad 1 Belopp som inte kan dras visas i rött under rubriken Ej gjorda avdrag. I detta exempel är det en Bruttolöneskuld.

Forts. skulder månad 1 Under valet Löneposter/kontering ser vi att löneart 6134 ändå har bokats med sitt skuldbelopp, precis som om frånvaron har kunnat dras. En motbokning av skuldbeloppet skapas på löneart MEGA. Skulden har därmed Bokats! MEGA = Motbokning Ej Gjorda Avdrag

Skulder månad 2 Heroma försöker dra skuldbeloppet som har bokats upp med hjälp av löneart 7000. I detta exempel finns ingen lön och ingen skuld kan regleras. Vi får signalen ”Ej gjorda avdrag”

Forts. skulder månad 2 Under valet Löneposter/kontering ser vi att ingen ny löneart MEGA skapas Skulden har ju redan bokats första månaden. Ingen ny bokning sker förrän skulden kan regleras.

Reglering av skuld: via löneavdrag Heroma lyckas till slut dra skuldbeloppet med hjälp av löneart 7000.

Forts. reglering skuld: via löneavdrag Under valet Löneposter/kontering ser vi att löneart 7000 bokas.

Reglering av skuld via faktura Om det inte finns inkomst att dra skulden ifrån kan istället faktura skickas på nettobeloppet av skulden. Registrera löneart 8700 för fakturabeloppet. Betala tillbaka skatt via löneart 7145. OBS! Kontrollera att det finns skatt återbetala (man kan ALDRIG betala tillbaka skatt för fg år. Den har ju redan redovisats till Skatteverket. ) Heroma kan därmed dra skuldbeloppet med hjälp av löneart 7000.

Forts. reglering skuld: via faktura Under valet Löneposter/kontering ser vi att alla tre raderna bokats.

Rättelse av tillägg Ex: Månad 1, övertidsersättning 3 timmar utbetald. Efter lönebearbetning så framkommer det att det skulle ha varit 8 timmar istället. Det har skett en felregistrering. Rättelse i mellanperioden: Ändra i Arbetsförändringsöversikten, markera raden och klicka på Visa/Ändra till rätt antal timmar (innevarande månad gällande Af), Godkänn. Gör en Produktionslön. 31

Rättelse av tillägg, forts Rättelse efter Lön Klar: Gå in i Arbetsförändringsöversikten och markera raden, klicka på knappen Ta bort. Lönejustera genom att gå in i Lön och välj Grundlista del 1, markera raden och klicka på knappen Val-Löneposter/Kontering. Markera och klicka på Lönejustera. Den justerade posten kommer per automatik upp i Rörliga T/A med omvänt tecken. Lägg in arbetsförändringen på nytt i RH och registrera den i Rörliga T/A (alltid när det inte gäller innevarande månad för Af), här får du frågan om ATL-tid ska vara 0, det ska den eftersom Af är registrerad i Resurshanteringen och där uppdateras ATL-tiden. Gör en Provlön. 32

Rättelse av kontering Hela lönen ska omkonteras: A-radsbryt måste göras om det är ny kontering (enl anställningsunderlag). Dela A-raden genom att markera, klicka på Val-Dela. Lägg in nytt tom-datum på den gamla konteringen. Lägg in den nya konteringen på den nya A-raden. (Tänk på att systemet kräver avgångs- och rekryteringsväg) 33

Rättelse av kontering, forts Kör därefter ”Omkontering” i Lön på de månader som det gäller bakåt i tiden. Lön-Lön(Om)kontering (Person), välj vilken månad det gäller, klicka på Kontera. En månad i taget. När du är klar, klicka på Avsluta. Här kan du när du är färdig med en månad, se Detaljlista genom att markera personraden och klicka på den då aktiverade knappen. Då får du de detaljerade lönetransarna. 34

Rättelse av kontering, forts Enstaka händelse ska omkonteras: Markera i Grundlista del 1 vilken rad det gäller, klicka på knappen Val. Löneposter/Kontering, markera raden, klicka på knappen Bokf. justering (bokföringsmässig justering) 35

Rättelse av kontering, forts Nu får du upp den här rutan: Här gör du ingenting, klicka på knappen Spara. I den här rutan har systemet ”dragit tillbaka” den felaktiga posten (ett minusbelopp har skapats). I nästa ruta ska du ändra på konteringen så att det blir rätt. Du ser att beloppet är en pluspost. När du är klar, klicka på Spara/Lämna. Gör en provlön. OBS! Man behöver aldrig justera PO-lönearter. Det sköter Heroma själv. 36

Rättning i Anställningsuppgifter i efterhand Ändring av sysselsättningsgrad och förmånsgrupp: Dela A-raden och lägg in nytt tom-datum på den gamla syssgr. Markera den nya A-raden och klicka på Val-Visa/Ändra (el dubbelklicka). Lägg in den nya syssgr enl anställningsbeslutet och ändra ev förmånsgruppen vid ex hel-deltid. 37

Rättning i Anställningsuppgifter i efterhand, forts Nu måste lönen justeras eftersom han hade en lägre syssgr, 50 % förra månaden men fick lön för heltid. (Här görs ingen retrolön) Gå in i Grundlista del 1 och markera endast månadslönen. Klicka på knappen Val och välj Löneposter/Kontering. Markera raden och klicka på knappen Lönejustera Längst ner i rutan. 38

Rättning i Anställningsuppgifter i efterhand, forts Nu har systemet ”vänt” beloppet och månadslönen för februari backas. Klicka på Spara/Lämna. Nu har den backade månadslönen lagt sig i Rörliga tillägg/avdrag för att justeras till nästa månadslön. 39

Rättning i Anställningsuppgifter i efterhand, forts Nu måste du lägga in den rätta lönen för februari månad manuellt i Rörliga tillägg/avdrag. Lägg endast in lönearten för månadslön och datumen. Klicka på Spara/Lämna. Nu finns den backade lönen och den nya i Rörliga tillägg/avdrag för att komma med till nästa månads lönekörning. 40

Rättning i Anställningsuppgifter i efterhand, forts Gör en provlön och glöm inte att ändra schemat. 41

Rättning i Anställningsuppgifter i efterhand, forts Ändring av månadslön: Gör en ny A-rad och ändra månadslönen enl anställningsbeslutet. Spara/Lämna. 42

Rättning i Anställningsuppgifter i efterhand, forts Du måste nu göra en Retroaktiv lön för den månad som personen fick för lite lön för. Markera den nya A-raden och klicka på knappen Val-Retroaktiv lön. Lägg in den gamla lönen och klicka på Spara/Lämna. 43

Rättning i Anställningsuppgifter i efterhand, forts Du ser att föregående lön är registrerad genom att det står ”R” till höger i A-raden. Nästa steg är att gå till Lön (i menyraden)-Retroaktiv lön. Nu måste du ”flytta över” personen från Val av Person till Personrutan, klicka sedan på Beräkna. 44

Kontrollera retroberäkningen När du har skapat en manuell retroaktiv lön direkt i Lön så får du per automatik upp en rapport som visar hur retroberäkningen ser ut. Faktor som alltså är procentsatsen Heroma använt. 1, 0392 Grp som visar vilken gruppering av retro, t ex R 01, R 02 osv. Underlag belopp för respektive Grp, dvs summa belopp lönearter som har R 01 som ”retrokod”. Beräknat belopp, dvs Underlag belopp * (faktor-1, 0) 45

Rättning i Anställningsuppgifter i efterhand, forts När du har kontrollerat retroberäkningen så gör du en Provlön. 46

Byte från ferie- eller uppehållstjänst till semestertjänst eller tvärtom. Alltid nytt id-nummer när en person byter till en ferie- eller uppehållstjänst från en semestertjänst. Samma id-nummer kan användas vid ny tjänst med semester från en ferie- eller uppehållstjänst. Men då kan inte samma id-nummer användas om personen sedan byter tillbaka till ferie- eller uppehållstjänst. Det går inte att blanda ferie-sem-ferie. Vid vikariat på semestertjänst när grundtjänsten är ferie- eller uppehållstjänst måste nytt idnr skapas. När alla medarbetare finns i Semesterservice så kan man blanda på samma idnr. 47

Till sist några tips, Ursprung Ibland råder viss förvirring angående varifrån en post har kommit. Under grundlistan / Löneposter-kontering kan man se Ursprung om man scrollar lite till höger. Står det Tillfälliga(Rörliga) eller Fasta tillägg/avdrag är det alltid poster som skapats manuellt av användare i Heroma.

Rapporter Produktionslön Används av lönekontor generellt: Grundlista Signallista fel Avdragslista Ej gjorda avdrag Preliminär kontrolluppgift (på hösten, för att se ev. signaler/fel) Kan användas, men är olika från kund till kund: Frånvaro Anställning Grundlista tidigare Bevakningslista Gulmarkerade är äldre inaktuella rapporter

Tack för visat intresse!