VTT n tietopalvelun muuttuva rooli tutkijoiden ja asiantuntijoiden

VTT: n tietopalvelun muuttuva rooli tutkijoiden ja asiantuntijoiden tiedonhankinnassa Erikoiskirjastojen päivä, STUK, 3. 2. 2005 Irma Salovaara, VTT Tietopalvelu, 3. 2. 2005 *

VTT lyhyesti VTT Elektroniikka VTT Tietotekniikka VTT Tuotteet ja tuotanto VTT Prosessit VTT Biotekniikka VTT Rakennus- ja yhdyskuntatekniikka VTT Tietopalvelu VTT Konsernitoiminnot Henkilömäärä 2800 Liikevaihto 220 M€ • ulkopuoliset tuotot 70 % • valtion perusrahoitus 30 % Irma Salovaara, VTT Tietopalvelu, 3. 2. 2005 * • Oulu • • • Raahe Kajaani Vaasa Jyväskylä • Tampere • • • Espoo Turku Lappeenranta Rajamäki 2

VTT Tietopalvelu lyhyesti Tiedonhankinta Julkaisutoiminta Henkilömäärä 28 Liikevaihto 2, 2 M€ • ulkopuoliset tuotot 13 % • sisäiset tuotot 34 % • perusrahoitus 53 % Irma Salovaara, VTT Tietopalvelu, 3. 2. 2005 * 3

VTT Tietopalvelulla perinteisesti “itsellinen” rooli Tiedonhankinta Julkaisutoiminta ja omat tietokannat Elektroninen kirjasto tutkijoille • aineistojen hankinta, hallinta, koulutus Asiantuntijapalvelut • tiedonhaut, selvitykset, analyysit, seurannat Lehtitilaukset ja -kierto Kirjastotoiminta ja –tietokannat Koulutus- ja neuvontapalvelut • STN-tietopankin edustus • kurssit ja seminaarit VTT: n julkaisusarjat • toimitus, painatus, myynti • verkkojulkaisut VTT: n tutkimustoiminnasta tiedottavat tietokannat • julkaisu- ja tutkimusrekisterit Arkisto, kirjaamo, kopiopalvelu Julkaisemisen neuvonta ja koulutus Merkittävä osa palveluista on maksullisia myös VTT-asiakkaille. Irma Salovaara, VTT Tietopalvelu, 3. 2. 2005 * 4

Tietopalvelun rooli on murroksessa • tietopalvelun painotukset muuttuvat tiedonhankinnan kysynnän ja ympäristön muuttuessa • verkkoaineistojen itsenäiskäyttö kasvaa • asiantuntijapalveluissa korostuvat patentti- ja markkinatieto • johtajat asiakkaina • VTT kehittää ja yhtenäistää toimintaprosessejaan • Suomi kehittää innovaatiojärjestelmäänsä ja haluaa tehostaa innovaatioiden kaupallistamista • mitä tämä tarkoittaa tietopalvelulle? Irma Salovaara, VTT Tietopalvelu, 3. 2. 2005 * 5

VTT kehittää toimintaprosessejaan Tavoitteita • yhtenäiset, parhaat toimintatavat koko organisaatiossa (tehdään oikeat asiat oikein ja vain yhteen kertaan) • selkeä vastuunjako toiminnan kehittämisessä • ajan tasalla olevat ohjeet ja työkalut (pohjat, ohjelmat) helposti ja keskitetysti löydettävissä • prosessien kuvaus auttaa toiminnan kokonaisuuden ymmärtämistä • organisaation muutokset eivät vaikuta toimintatapaan • prosessit jatkuvan kehityksen kohteena Irma Salovaara, VTT Tietopalvelu, 3. 2. 2005 * 6

Ei ole erillistä tietopalveluprosessia, vaan tietopalvelu on mukana pääprosesseissa Pääprosessit • Johtaminen • Asiakkuuksien hallinta • Tutkimus ja kehitys • Tukiprosessit: henkilöstö, talous, tutkimusympäristöjen hallinta Pääprosessi – osaprosessi – tehtävä – vaihe (esimerkki): • Tutkimus ja kehitys (pääprosessi) • Ideointi ja hankevalmistelu (osaprosessi) • Seulonta (tehtävä) • Taustatietojen selvittäminen (vaihe) Irma Salovaara, VTT Tietopalvelu, 3. 2. 2005 * 7

Prosessikehitys vaatii sitkeyttä; tekemistä riittää 1. tunnistaa prosesseista vaiheet, joissa tietopalvelun palvelut ovat tärkeitä (”paras toimintatapa”) 2. vakuuttaa prosessien omistajat ja yksiköiden laatuorganisaatiot tietopalvelun osuudesta 3. etsiä tietopalvelun palveluille konkreettiset paikat prosesseissa ja kuvata palvelut käyttöliittymään 4. tarkistaa palvelut ja kuvaukset prosessien näkökulmasta ja laatia/tarkistaa tietopalvelun omat toimintaohjeet 5. saada kuvatut toimintatavat siirtymään oikeasti käytäntöön 6. kehittää palveluja jatkuvasti prosessien näkökulmasta Irma Salovaara, VTT Tietopalvelu, 3. 2. 2005 * 8

Innovaatiopolitiikan tavoite: keksinnöt on saatava markkinoille Tiedonhankinta Markkinat Idea Tiedon hyödyntämisen kehittäminen Irma Salovaara, VTT Tietopalvelu, 3. 2. 2005 * 9

Oheishankkeet tuovat syvempää tietoa prosesseista ja edistävät palvelukehitystä • Informaatikkoja mukaan projektityöhön • miten projekti-ideat saavat alkunsa ja mitä tietoa tarvitaan jo aihioiden kehittely- ja seulontavaiheessa? • Patenttiselvityksiä projektien aivan alkuun • jääkö taustoja selvittämättä, koska tiedonhankinta on työlästä tai maksullista (erityisesti patentti- ja markkinatilanne)? • Innovation Management • miten edistetään teknologian kaupallistamista (spin-off, lisensiointi, teknologian myynti)? • Asiakkuuksien hallinnan prosessi • miten sisäinen ja ulkoinen tieto yhdistetään? Irma Salovaara, VTT Tietopalvelu, 3. 2. 2005 * 10

Tietopalvelun uusi rooli: uppoutunut ja välttämätön Ø Toimintaympäristön ja kysynnän kehitys, VTT: n prosessityö ja innovaatiopolitiikka muuttavat tietopalvelua 1. Asiakkaat käyttävät palvelua huomaamatta sitä ”tietopalveluksi” • • elektroninen kirjasto ja informaatikkotyö sulautuvat tutkimustyöhön tietopalvelun itsellisyys ei niin olennaista 2. Tietopalvelun rooli entistä suurempi joka ulottuvuudessa • • pituus: kaikki tiedon lajit ja lähteet tieteellisestä markkinatietoon leveys: VTT: n monialaisuuden haasteet tietopalvelun osaamiselle syvyys: verkottuminen syvälle prosesseihin, erityisesti projekteihin aika: elämä asiakkaan rinnalla Irma Salovaara, VTT Tietopalvelu, 3. 2. 2005 * 11