Vrdistrmsanalyse Gennemgang af hvordan man laver vrdistrmsanalyser i

Værdistrømsanalyse Gennemgang af hvordan man laver værdistrømsanalyser i administrative processer Værdistrømsanalyse kaldes VSM (Value Stream Mapping) i materialet Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - erna@storgaardinnovation. dk - www. storgaardinnovation. dk

VSM - 3 analyser Current State: • Beskriver den nuværende situation/procedure • Man bliver enige om, at dette er (stort set) måden der arbejdes på i dag • Vi finder ud af hvad der skaber værdi for kunden (rød, gul, grøn) Dernæst er det vigtigt at komme væk fra ”den virkelige verden” – her er det tilladt at drømme, der skabes en stærk motivation for at komme i denne retning Mars: • Ønskescenariet beskrives • Tænk ud af boksen • Det ville være fedt hvis. . . Nu har man et godt grundlag for at komme til future state, som er realistisk indenfor en kortere tidshorisont Future State: • Beskriver fremtidens situation/procedure (overskuelig tidshorisont) • Der er enighed om at dette er måden man skal arbejde på fremover • Danner grundlag for evt. best practice/SOP Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - erna@storgaardinnovation. dk - www. storgaardinnovation. dk

Fremgangsmåde – hovedgennemgang I finder 1 -2 medarbejdere pr. afdeling = ejer af VSM (tovholdere) I gennemgår alle processer i jeres arbejdsgang og laver VSM på brunt papir Undervejs sættes Post It’s (Kaizen stjerner) på, som signal om, at her er der noget der kan gøres anderledes – eller at der er en forhindring for, at man kan gøre tingene anderledes. Det kan også blot være en ide, der skal undersøges nærmere (skal bruges senere) I noterer, hvor lang tid der typisk bruges på den enkelte opgave, er der nedbrud, fejl osv. noteres det også I beskriver ”lagre” mellem de enkelte processer VSM gennemgås herefter med afdelingen, så alle er enige om, at det er sådan man (stort set) arbejder i dag! (eventuelle tilretninger foretages) Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - erna@storgaardinnovation. dk - www. storgaardinnovation. dk

Når vi laver VSM bruges unikke ikoner Indtastning PT: Papir: L 300 stk 1 dag Fremstillings proces Data boks Skub Træk Lager Informationsflow Ideer og forslag til forbedringer ”Kaizen projekter” Operatør Kunde eller leverandør Eksterne kilder Mandag + fredag Forsendelse Elektronisk informationsflow Transport Planlægning på stedet Ikonerne bruges overalt i verden, og er let genkendelige. Brug dem efter behov. Husk at benytte ”stjernen” – den beskriver udfordringer, ideer osv. laves ofte med en anden farve post’it. Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - erna@storgaardinnovation. dk - www. storgaardinnovation. dk

Eksempel på VSM Det er bestemt ikke nogen fordel at ”rentegne” VSM på computer – lav det på brunt papir med post’its Planlægningsafd. Ordrer gives til leverandør xx. 200 ordrer pr. uge. Leverandør xx (intern afd) 200 sager pr. uge Kunder ABC 1000 ordrer pr. måned = 45 pr. dag Takttid: 420 min. /45 = 9 min + 20 sek 2 0 0 information om kunde s a g e r 5% Sorteres af picoline 350 stk 8 dage 30 sek. Kundeorden Smider papir ud fra sag Ligger i bakke til afr. 30 sek fejlfaktura retur til afregner Faktura tjekkes af chef Afregnes af afr. afdeling 520 stk 11 dage 360 sek. Kundevis Tilbud findes i mappe Tjekker pris Taster i IT Printer Henter Placerer i bakke 360 sek Sendes pr. post dagligt kl. 16. 00 625 stk 14 dage 15 sek. Gennemgår Retter med pen Ligger i bakke til picoline/afr. 15 sek forklaring: 350 stk på lager - der er aftræk fra kunden på 45 stk pr dag - så 350 / 45 = 8 dage Sendes til kunden af picoline 220 stk 5 dage 30 sek Sorterer efter kunde Kuvert Frankatur I bakke til post 30 sek 80 stk 2 dage Procestid pr sag: 435 sek Gennemløb pr sag: 40 dage + 435 sek. Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - erna@storgaardinnovation. dk - www. storgaardinnovation. dk

Skabelon for tegning af VSM Denne skabelon viser kun materialestrømmen som altid ligger nederst på analysen Proces - overskrift Papir: _____ stk. Tid: _____ sek. Beskrivelse af proces ide - Proces - overskrift Papir: _____ stk. Tid: _____ sek. OEE: _____ L Timer/dage spørgs mål Beskrivelse af proces ide - spørg smål Proces - overskrift L Papir: _____ stk. Tid: _____ sek. Timer/dage ide Beskrivelse af proces ide Tid PT GT Evt. kopi af papir som printes og bruges ved hver proces (hæftes på VSM) Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - erna@storgaardinnovation. dk - www. storgaardinnovation. dk

Tegning af VSM current state (nuværende) • • • Lav en liste over arbejdsprocesser, fra sidste til første proces i forløbet, dette er for at skærpe hukommelsen og få alle detaljer med Tag brunt papir samt gule og pink post’its – sæt først info om kunden i øverste højre hjørne – og arbejd så ud derfra – som beskrevet på listen Sæt proces ikoner på brunt papir, som kan hænges op, hvor det er let tilgængeligt for alle Beskriv detaljeret i databokse under alle processer, hvilke opgaver der udføres for hver enkelt proces – er man i tvivl, så lav iagttagelser Skriv på hvor mange stykker papir, der printes ved hver proces (hæng evt. kopi af papirerne på VSM = god synliggørelse) Sæt Kaizen stjerner på VSM, efterhånden som ideer opstår Tegn lagre ind mellem processerne og optegn informationsstrømmene Overskrift på VSM - hvem der er ”ejer” Noter hvor mange sager, der er pr. måned Noter hvor mange medarbejdere, der er i afdelingen Husk: Beregn total forbrug pr. sag (evt. papir) Kaizenstjer Noter tidsforbrug for hver proces og ventetid mellem ner processerne og beregn herefter gennemløbstiden Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - erna@storgaardinnovation. dk - www. storgaardinnovation. dk

Enighed om current state Det kan være en udfordring at lave VSM current state, da man her ofte oplever, at man jo slet ikke arbejder ens – så det er svært at beskrive Brug pink post’its hvorpå i noterer at her arbejdes der forskelligt fra person til person Vær bevidste om, at det jo netop er dette analysen viser, at man ikke arbejder ens – og derfor til tider har svært ved at overtage hinandens opgaver osv. Sørg i stedet for at blive enige når i laver future state – det er meget vigtigt. Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - erna@storgaardinnovation. dk - www. storgaardinnovation. dk

Nu skal vi identificere spild - Set med kundens briller (se spildtyperne på næste side) Current state gennemgås proces for proces – nu skal vi finde spild God ide, at I mixer holdet, så ejer af VSM gennemgår Current State med kolleger fra andre afdelinger for at fremme spørgeprocessen. Alle processer og underpunkter markeres herefter med rød – gul – grøn textmarker. (rød =spild, gul = nødvendig ikke værdiskabende, grøn = værdi) Der opstår flere ideer (Kaizen stjerner) igennem denne proces – notér på pink post’its og sæt på analysen Forvent, at ejer vil forklare/forsvare, hvorfor han gør, som han gør – lad vedkommende ”tale sig træt”, og vær samtidigt vær lydhør overfor forandringsforslag fra de øvrige i gruppen. Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - erna@storgaardinnovation. dk - www. storgaardinnovation. dk

Spildtyperne i Lean Spildtype Kort beskrivelse Tab af viden - Manglende koordinering - Manglende overdragelse af viden, genetablering af mistede informationer Sikkerhed - Usund arbejdsmiljø => sygdom og stress - Ulykker Overproduktion - For hurtig i forhold til næste proces – for meget, noget der ikke er bestilt - Unødig indsamling og arkivering af informationer Ventetid - Afventer leverancer, beslutninger, samtaler, problemhåndtering - Ustabile systemer Unødvendig transport - Sagsakter sendes ”rundt i systemet” – man leder efter tingene i ”systemet” - Uhensigtsmæssig layout Uhensigtsmæssig fremstilling - Unødig detaljering, i forhold til kundens ønsker – for høj service - Manglende standarder Lagre - Store bunker af sager, fyldte indbakker, lagre mellem processer - Pukler i sagsbehandlingen – ikke optimal opgavefordeling – ringe kundeservice Unødvendig bevægelse - Mange udprintninger, ikke optimal brug af IT-systemer - Uhensigtsmæssig layout Kassation pga. fejl - Tilbageløb, brandslukning, fejlretning - Forkert arbejdsgrundlag, dobbelt indtastning af data Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - erna@storgaardinnovation. dk - www. storgaardinnovation. dk

Vi skal til drømmeland Inden vi går videre skal vi have beskrevet ønskescenariet (MARS) • Hvis nu alt kan lade sig gøre, hvordan ville VSM så se ud – alle ideer og forslag er velkomne – der skal virkelig sparkes igennem • Lav VSM på brunt papir for at synliggøre hvilke tanker der er for området • Udregn evt. nye tider og forbrug – noter på VSM Vi laver Mars for lettere at kunne komme på sporet af future state – vi har en fælles holdning til hvad der kunne være rigtig fedt – nu skal vi tilbage til virkeligheden igen, og se hvad der kan gøres indenfor en rimelig tidshorisont. Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - erna@storgaardinnovation. dk - www. storgaardinnovation. dk

Vi tegner fremtidens VSM future state • Ud fra farve-markeringerne på VSM Current State og Mars-versionen vurderes hvordan en ideel fremtid kan se ud (nu er det nødvendigt at komme ”ud af boksen”). Denne analyse tegnes på samme måde som Current State på brunt papir med angivelse af det nye tidsforbrug osv. • Samtidig med at man laver future state kan med fordel lave en handleplan, hvor alle handlinger for at komme fra current til future noteres - sørg for kun at have en handling pr. linje på handleplanen – ellers bliver det ofte uoverskueligt. • På handleplanen er det vigtigt, at man husker realistiske deadlines, samt ansvarlige for opgaverne - desuden kan med fordel notere, hvad besparelsen vurderes til i tid/forbrugsmaterialer Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - erna@storgaardinnovation. dk - www. storgaardinnovation. dk

Handleplanen Når man laver handleplanen er det vigtigt, at der noteres tovholder, samt realistiske deadlines for samtlige opgaver Husk at sprede opgaverne ud over hele afdelingen – helst så folk selv vælger sig ind på opgaverne – det giver langt mere ejerskab for udførelsen • • • Notér i handleplanen om andre afdelinger (evt. IT) skal ind over Husk at ændre status efterhånden som handlinger gennemføres Gevinster i form af tider noteres for hver handling Noter evt. besparelse af forbrugsvarer Noter evt. udgifter i forbindelse med implementering af handlinger Man kan nu tydeligt se, hvilke handlinger der vil give den største effekt Handleplanen skal være kendt af alle – desuden være synlig og let tilgængelig Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - erna@storgaardinnovation. dk - www. storgaardinnovation. dk

Simpel handleplan Handlplan for xxx Udarbejdet den Ejer: Udfordring: Løsningsforslag: Flow i sager fra afdelingerne Kontakt afdelingen Flow i sager fra afdelingerne Styringsreol Tovholder: Deadline: Status: Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - erna@storgaardinnovation. dk - www. storgaardinnovation. dk

Eksempel på handleplan med gevinster • Sørg for et enkelt layout på handleplanen • Lav gerne beregninger som gør gevinsterne mere synlige • Hjælp hinanden - sørg for ikke at have for mange handlinger i gang ad gangen • Det er nu forandringerne mærkes og udfordrer afdelingen Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - erna@storgaardinnovation. dk - www. storgaardinnovation. dk

Nu skal handlingerne gennemføres Det at skulle arbejde på en ny og anderledes måde er en udfordring i sig selv – nu skal handlingerne i planen føres ud i livet Sørg for ikke at have gang i for mange ting ad gangen Støt hinanden – vær åbne – husk at bede om hjælp, hvis der er brug for det Husk at ændre status på handleplanen og synliggør det, så alle kan se der sker fremskridt Det er vigtigt at fejre en succes – så hav nogle ”mærkedage” som fejres Overhold deadlines – giv besked hvis der er problemer Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - erna@storgaardinnovation. dk - www. storgaardinnovation. dk

Samarbejde, dialog, ansvar, vilje - meget vigtigt for Jeres succes • • • Lav allerførst en plan for hvornår der sættes tid af til at lave VSM – for det tager tid. Det er alles ansvar, at processen kører, sørg for, at alle får mulighed for at komme med ideer og forslag til VSM future state – der skal skabes et fælles ejerskab for hele processen Der vælges en tovholder for hvert område, som har ansvar for – (med støtte fra afdelingslederen) - at holde liv i processen og det videre forløb på leanrejsen Ledelsen har ansvaret for bestandigt at vise interesse for processen og stå til rådighed, når der er brug for det. Det bør naturligt være i ledelsens interesse, at forløbet bliver en succes, da det er ledelsen, der repræsenterer de overordnede mål og potentialer i en LEAN proces. Ledelsen SKAL følge nøje med i processen, stille spørgsmål og være frontløber i dagligdagen Søg hjælp, og support – eventuelt til at lave de første analyser, derefter kan i sagtens selv – kontakt Storgaard Innovation – erna@storgaardinnovation. dk Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - erna@storgaardinnovation. dk - www. storgaardinnovation. dk