Votre association a bnfici dune subvention FDVA Si

Votre association a bénéficié d’une subvention FDVA ? Si oui, vous devez justifier l’utilisation de cette subvention et en faire un bilan l’année suivante. Vous trouverez dans ce guide quelques conseils et recommandations sur les modalités à suivre et notamment compléter le formulaire de référence Cerfa n° 15059*02 pour établir le compte-rendu financier de subvention. 1

Quand transmettre les documents de bilan ? Les dates butoir pour transmettre les documents de bilan varient selon si l’association sollicite ou non une nouvelle subvention FDVA l’année suivante ainsi qu’en fonction de son exercice comptable: Dépose une nouvelle demande de subvention FDVA en année N+1 Doit transmettre les documents de bilan de l’année N avec sa nouvelle demande de subvention N+1 L’association financée en année N Ne dépose pas de nouvelle demande de subvention FDVA en année N+1 Doit transmettre les documents de bilan de l’année N au plus tard 6 mois après la clôture de son exercice N Exercice comptable sur une année civile = au plus tard pour le 30 juin N+1 Exercice comptable sur une année scolaire (ex. de septembre à août) = au plus tard le 28 février N+1 2

Quels documents de bilan transmettre ? Toutes les subventions versées dans le cadre du FDVA doivent faire l’objet d’une justification selon des modalités qui varient selon l’objet pour lequel elles ont été attribuées. Financement global de l’association Type de subvention FDVA Projet spécifique : action de formation ou nouveau projet Pas de compte-rendu financier à transmettre Rapport d’activité + comptes annuels de l’année N à transmettre en N+1 Compte-rendu financier de subvention (cerfa n° 15059*02) + rapport d’activité + comptes annuels de l’année N à transmettre en N+1 3

Que sont le rapport d’activité et les comptes annuels ? § Le rapport d’activité C’est un document qui retrace ce qu’a réalisé l’association durant l’année et rend compte à ses membres de son action: ce rapport est présenté à l’assemblée générale qui l’approuve. § Les comptes annuels Ce sont des documents qui rendent compte de la gestion financière de l’association à ses membres, selon la taille, l’activité et le niveau de financement de l’association, il peut s’agir d’un état des recettes et des dépenses ou d’un compte de résultat assorti d’un bilan comptable. Toute association ayant reçu annuellement une ou plusieurs subventions dont le montant global dépasse 153 000 euros doit établir des comptes annuels comprenant un bilan, un compte de résultat et une annexe (comptabilité d’engagement) et faire certifier ces comptes par un commissaire aux comptes. 4

Comment obtenir le compte-rendu financier CERFA ? Le compte-rendu financier n’est pas un document à faire sous forme libre. Dans un souci de simplification et d’harmonisation, la justification des subventions de l’État se fait grâce à un formulaire unique qui est le CERFA n° 15059*02. Il s’agit d’un fichier formulaire. pdf modifiable qui peut être téléchargé par le lien suivant: http: //pays-de-la-loire. drdjscs. gouv. fr/sites/pays-de-la-loire. drdjscs. gouv. fr/IMG/pdf/cerfa_1505902. pdf Attention, en fonction du navigateur que vous utilisez pour accéder à Internet, il est possible que les formulaires. pdf s’ouvrent difficilement. Dans ce cas, vérifiez que votre navigateur est à jour ou testez avec différents navigateurs (Mozilla Firefox, Chrome, Safari, Qwant…). N’oubliez pas d’enregistrer et sauvegarder le fichier téléchargé sur votre ordinateur avant de commencer à le compléter. Il faut l’ouvrir avec Adobe Acrobat Reader ou un autre programme de gestion des fichiers. pdf pour pouvoir commencer à le compléter et l’enregistrer au fur et à mesure. 5

Comment se présente le compte-rendu financier CERFA ? Le compte-rendu financier est composé de 3 parties spécifiques: 1. Le bilan qualitatif de l’action financée – 1 page 2. Le tableau de synthèse financier – 1 page 3. Une annexe d’explications des données figurant dans le tableau financier – 1 page Si l’association a reçu une subvention pour plusieurs actions ou projets, elle doit compléter un compte-rendu CERFA pour chaque action financée (et non un compte-rendu CERFA pour l’ensemble des actions). Chaque compte-rendu complété doit être signé par un représentant légal de l’association qui atteste ainsi que les informations indiquées sont exactes. 6

Comment bien remplir le compte-rendu financier CERFA ? Tout compte-rendu insuffisamment détaillé pourra faire l’objet de demande de précisions ou de compléments par l’administration. Il est donc recommandé d’être aussi complet et précis que possible dans les informations qui sont renseignées dans le document. C’est grâce à ce document que l’administration vérifie que: • l’action financée a bien été réalisée • la subvention a bien été utilisée pour l’action qui était prévue • la réalisation finale est conforme à ce qui avait été annoncé en intention lors de la demande de subvention initiale Il peut arriver qu’entre l’action prévisionnelle et l’action réalisée au final, il puisse y avoir quelques évolutions qu’il est important de pouvoir expliquer dans le compte-rendu. En revanche, si l’action n’a pas pu se réaliser ou qu’elle a pris beaucoup de retard, il est conseillé de ne pas attendre la transmission du compte-rendu mais de prendre contact dès que possible avec l’administration pour l’informer et étudier une demande de report éventuel. Tout report éventuel doit faire l’objet d’une demande d’autorisation préalable auprès de drdjscs-pdlfdva@jscs. gouv. fr 7

Comment bien remplir le compte-rendu financier CERFA ? PARTIE 1 – Le bilan qualitatif de l’action Les informations administratives de l’association: Ce sont les données qui permettront à l’administration de relier votre compte-rendu au dossier de demande de subvention initiale: • indiquez le nom de votre association en toutes lettres et tel qu’il figure sur votre déclaration au RNA (répertoire national des associations) ou dans le répertoire SIRENET de l’INSEE • vérifiez que votre numéro de SIRET est bien actif en consultant le répertoire SIRENET ici 8

Comment bien remplir le compte-rendu financier CERFA ? PARTIE 1 – Le bilan qualitatif de l’action La mise en œuvre de l’action : • rappelez le titre de l’action tel que vous l’aviez indiqué dans le dossier de demande de subvention initial • résumez la réalisation de l’action (ce qui s’est passé) 9

Comment bien remplir le compte-rendu financier CERFA ? PARTIE 1 – Le bilan qualitatif de l’action La mise en œuvre de l’action : • indiquez précisément le nombre de personnes touchées par l’action et leur profil (bénévoles, salariés, particuliers, femmes, hommes, jeunes, enfants, senior…) IMPÉRATIF: si l’action concernait une formation (sur une ou plusieurs sessions), précisez le nombre de personnes et leur profil pour chaque session et indiquez clairement la part de bénévoles parmi les participants à la session si celle-ci regroupait aussi d’autres types de personnes comme des salariés ou des volontaires 10

Comment bien remplir le compte-rendu financier CERFA ? PARTIE 1 – Le bilan qualitatif de l’action La mise en œuvre de l’action : IMPÉRATIF: • si l’action financée concernait une formation (sur une ou plusieurs sessions), précisez les dates et lieux ainsi que la durée en jours ou en heures de chaque session • ce sont ces informations qui permettront de vérifier que le montant de subvention attribuée et versée correspond bien au nombre de jours ou d’heures de formation réalisés et qu’il n’y a pas de trop-perçu 11

Comment bien remplir le compte-rendu financier CERFA ? PARTIE 1 – Le bilan qualitatif de l’action La mise en œuvre de l’action : • décrivez l’évaluation qualitative et quantitative que vous faites de l’action réalisée (rappel des objectifs initiaux, des critères d’évaluation et indicateurs utilisés, des modalités d’évaluation mises en place…) 12

Comment bien remplir le compte-rendu financier CERFA ? PARTIE 2 – Le tableau de synthèse financier EXERCICE N’oubliez pas d’indiquer l’exercice concerné (correspond à l’exercice au cours duquel la subvention FDVA a été attribuée) PRÉVISION/RÉALISATION Vous devez remettre dans les colonnes « prévision » des charges et des produits, ce que vous aviez indiqué dans le budget prévisionnel de l’action au sein de votre dossier de demande de subvention initial. Vous indiquez dans les colonnes « réalisation » des charges et des produits, ce que vous avez réellement obtenu et dépensé. SUBVENTION FDVA La subvention FDVA (prévisionnelle comme réalisée) doit apparaître dans la rubrique « 74 – Subventions d’exploitation » sous l’intitulé « État » (et non Région ou Département) 13

Comment bien remplir le compte-rendu financier CERFA ? PARTIE 2 – Le tableau de synthèse financier EXERCICE N’oubliez pas d’indiquer l’exercice concerné (correspond à l’exercice au cours duquel la subvention FDVA a été attribuée). PRÉVISION/RÉALISATION Vous devez remettre dans les colonnes « prévision » des charges et des produits, ce que vous aviez indiqué dans le budget prévisionnel de l’action au sein de votre dossier de demande de subvention initial. Vous indiquez dans les colonnes « réalisation » des charges et des produits, ce que vous avez réellement obtenu et dépensé. SUBVENTION FDVA La subvention FDVA (prévisionnelle comme réalisée) doit apparaître dans la rubrique « 74 – Subventions d’exploitation » sous l’intitulé « État » (et non Région ou Département). 14

Comment bien remplir le compte-rendu financier CERFA ? PARTIE 2 – Le tableau de synthèse financier CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES Seules associations qui disposent d’une information quantifiable et valorisable, ainsi que de méthodes d’enregistrement fiables, peuvent inscrire les contributions volontaires dans leurs budgets et comptes de résultats. SOUS-TOTAUX, TOTAUX et POURCENTAGES Si vous avez rempli toutes les colonnes demandées (prévision/réalisation), le calcul des totaux, sous-totaux et des pourcentages (réalisation/prévision et subvention/total des produits) se fait automatiquement dans le formulaire. pdf. Si cela ne fonctionne pas, c’est que le fichier ne s’est pas ouvert correctement. N’oubliez pas qu’il faut ouvrir le fichier avec Adobe Acrobat Reader ou un autre programme gérant les fichiers. pdf pour que le formulaire fonctionne, si ce n’est pas le cas, vérifiez si vous disposez d’un programme qui est à jour. 15

Comment bien remplir le compte-rendu financier CERFA ? PARTIE 3 – L’annexe au tableau de synthèse financier RÈGLES DE RÉPARTITION Si vous avez mentionné des charges indirectes affectées à l’action et des ressources propres affectées à l’action, vous devez expliquer dans ce paragraphe quelle part ou quel pourcentage vous avez utilisé pour répartir ces charges de fonctionnement et ses ressources propres globales à cette action spécifique et pourquoi. ÉCARTS Expliquez les différences de montants constatés entre la colonne « Prévision » et « Réalisation » qu’elles soient positives ou négatives et leur impact éventuel sur la réalisation de l’action. CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES Voir supra diapo n° 14 OBSERVATIONS Faites part de toute autre information ou remarque qui permettra de mieux comprendre votre bilan ou compte -rendu. SIGNATURE N’oubliez pas de faire signer le compte-rendu par un représentant légal de l’association. 16

Quelles pièces joindre au compte-rendu financier CERFA ? Les pièces à joindre obligatoirement: • le dernier rapport d’activité annuel de l’association • les comptes annuels approuvés du dernier exercice clos de l’association Les pièces facultatives: • tout autre document qui vous semblerait de nature à compléter votre bilan 17

Comment transmettre le compte-rendu financier CERFA ? Pour les associations disposant d’un Compte Asso sur https: //lecompteassociations. gouv. fr: • les documents (compte-rendu financier, rapport d’activité et comptes annuels) doivent être téléversés dans les documents de la rubrique « informations administratives » de l’association afin que leur dossier permanent soit à jour et éviter les envois multiples de pièces jointes trop lourdes. Pour les associations qui n’ont pas encore de Compte Asso: • les documents (compte-rendu financier, rapport d’activité et comptes annuels) doivent être envoyés par courriel à drdjscs-pdl-fdva@jscs. gouv. fr • si les pièces jointes sont supérieures à 2 Mo, zippez-les et/ou envoyez-les via un lien de téléchargement de fichiers lourds (ex. Framadrop, …) 18

D’autres questions ? Vos interlocuteurs en région Loire-Atlantique Jérôme DE MICHERI - directeur départemental adjoint et DDVA Christine PAQUELET – conseillère d’éducation populaire et de jeunesse ddcs-ddva@loire-atlantique. gouv. fr - 02 40 12 81 91 Maine-et-Loire Benoît BESSE - conseiller d’éducation populaire et de jeunesse et DDVA benoit. besse@maine-et-loire. gouv. fr - 02 41 72 47 51 Mayenne Julien OUVRARD – conseiller d’éducation populaire et de jeunesse julien. ouvrard@mayenne. gouv. fr – 02 43 67 27 68 Sarthe Mickaël GOULVENT - responsable du pôle Développement social et éducatif et DDVA ddcs-associations@sarthe. gouv. fr - 02 72 16 42 80 ou 02 72 16 42 81 Vendée Émilie PROVOST - conseillère d’éducation populaire et de jeunesse et DDVA ddcs-ddva@vendee. gouv. fr - 02 51 36 75 53 Région Pays de la Loire Valérie DAO-DUY – référente régionale « vie associative » - 02 40 12 85 99 Claire MULLOT – suivi administratif et financier du FDVA - 02 40 12 87 13 drdjscs-pdl-fdva@jscs. gouv. fr 19