Vlkomna till en dag om e Arkiv Tillsammans

Välkomna till en dag om e. Arkiv Tillsammans gör vi skillnad

Agenda • Bakgrund • Definitioner • Metod och Tidplan • Mål med uppdraget / förväntat resultat • Mål med gruppen – era förväntningar • Fler arbetsgrupper • Diskussion kring kommande utbildning för arkivarier

Men först Kort presentation -Laget runt

BAKGRUND En presentation från SKL

SKLs projekt om e. Arkiv

Varför ett nationellt samordnat projekt? • Flera parallella projekt verkade sida vid sida • Svårt att leva upp till offentlighetslagstiftningens krav • E-delegationens uppdrag till Riksarkivet att ta fram förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) • Föreningen Sambruk och Kommunförbundet Stockholms län uppvaktade SKL • Kommunal sektor behövde samla sig för att kunna ta en stark och tydlig beställarroll

Projektets uppdrag Upphandla ett ramavtal för e-arkiv åt SKLs medlemmar Ge kommuner, kommunala bolag, landsting och regioner möjlighet att: • säkerställa den långsiktiga informationsförsörjningen • bidra till en ökad effektivisering • ge ökad tillgänglighet till information

Förväntat läge 2015 “Samtliga kommuner, landsting och regioner har påbörjat införande av e-arkiv. Mer än hälften har implementerat e-arkiv och påbörjat anslutning av verksamhetssystem. ”

Det digitala kretsloppet Information som är pålitlig, tillgänglig och lagrad på ett standardiserat sätt är en tillgång! E-Arkiv bidrar till: • Möjlighet att uppfylla lagkrav och en rättssäker hantering • En modern bas för demokrati och ökad delaktighet genom ökad tillgång till information • Bättre digitala tjänster för privatpersoner och företag • Bättre medborgarservice • Ökad tillgång till det gemensamma kulturarvet

Samverkan är viktigt! • Inte 290 olika lösningar! • Tänk samhällsnytta! • Konkurrensfördel att ha ett FGS-anpassat system • Stöd vid planering och införande • Ramavtalet första steget mot ökad samverkan i upphandlingar

Vägledning • Målgrupp: ansvariga för införande av e-arkiv • Beskriver bakgrunden till kraven • Exempel på hur de kan tillämpas • Stöd i att precisera viktiga krav

Checklista i wikiform

Kartläggningen Regionen Fyrbodal

Definitioner Att prata samma sak • e-arkiv • mellanarkiv • slutarkiv • system för bevarande • system för långsiktig informationsförsörjning • Caspars presentation från 3 juni

DISKUSSION KRING MÅL FÖR • Uppdraget och förväntat resultat • Mål med gruppen – era förväntningar • Flera arbetsgrupper

Workshop – hur ser det ut idag • Varför e. Arkiv • Nuläge: • Behov- verksamheten, Utbildning…. • Beslut • Förvaring – nuläge, prioritering…. • Regelverk och rutiner – Föråldrade, Synkade • Färdväg

Uppdraget • I VGK: s handlingsplan är e. Arkiv ett prioriterat område. • Målet är att samtliga kommuner ska ha påbörjat arbetet, samt att hälften av kommunerna infört e. Arkiv. • Stödinsatser för ett gemensamt avrop av e. Arkivsystem • Stöd för verksamhetsförändring vid införandearbete.

Gruppens mål • Förbereda underlag för avrop och stödinsatser 2015. Gruppens syfte • Gruppen ska arbeta för ett ökat engagemang och en ökad kompetens kring e. Arkiv inom regionen, inför ett införande av e. Arkiv. Fler arbetsgrupper Era förväntningar ?

Metod och Tidplan • Arbeta utifrån SKL’s checklista • Utreda och identifiera arbetsinsatser inom de områden som anges i checklistan • Samverka - Arbetet kan ev delas upp mellan de fyra delregionerna (Borås, GR, Skaraborg och Fyrbodal). • Upphandlingsgrupp. Färre representanter. • Utvärdering för fortsatt arbete 2014 -12 -31.

Checklista i wikiform

Varför - Nyttor E-arkiv är ett steg i rätt riktning för att uppnå e-förvaltning och esamhälle. SKL, Sveriges kommuner och landsting, konstaterar effekter med e-arkiv: • säkerställer den långsiktiga informationsförsörjningen • bidrar till en ökad effektivisering • ger ökad tillgänglighet till information Kommuner och organisationer ser nyttor för bland annat medborgare, myndigheter, media och i sina egna verksamheter. Nyttorna är främst interna effektiviseringar och medborgarnyttor.