VLADA REPUBLIKE HRVATSKE URED ZA UDRUGE European Initiative
VLADA REPUBLIKE HRVATSKE URED ZA UDRUGE European Initiative for Democracy and Human Rights Prezentacija Uputa za natjecatelje u sklopu Poziva za podnošenje projektnih prijedloga EIDHR 2009
Raspored • 09: 00 -09: 30 Pozdrav dobrodošlice • 09: 30 -11: 00 Prezentacija uputa za natjecatelje : kriteriji prihvatljivosti, rokovi i uvjeti prijave, procedure evaluacije • 11: 00 -11: 15 Pauza za kavu • 11: 15 -13: 15 Prezentacija natječajne dokumentacije i PCM metodologije • 13: 15 -14: 00 Pauza za ručak • 14: 00 -15: 30 Prezentacija sustava registracije: PADOR • 15: 30 -16: 00 Q&A
Prezentacija uputa za natjecatelje Ciljevi i prioriteti natječaja Ciljevi ovog poziva za podnošenje prijedloga su: Jačanje uloge civilnog društva u promociji ljudskih prava i demokratskoj reformi, kroz podršku pomirenju interesa različitih grupa i konsolidiranje političke participacije i reprezentacije Prioritet natječaja je: Izgradnja konsenzusa u područjima od posebne državne skrbi, posebno mirenja grupnih interesa i pomirbe uključujući specifičnu ulogu žena u takvim procesima te prava osoba koje pripadaju manjinama
Prezentacija uputa za natjecatelje Prihvatljivost natjecatelja i partnera Da bi bili prihvatljivi za nepovratna sredstva, prijavitelji moraju: • biti pravne osobe i • biti neprofitni i • pripadati jednoj od sljedećih kategorija: a)organizacije civilnog društva uključujući nevladine organizacije i neovisne političke zaklade b) lokalne organizacije i neprofitne agencije privatnog sektora c) institucije i organizacije i njihove mreže na lokalnoj, nacionalnoj, regionalnoj i internacionalnoj razini Prijavitelji mogu biti pripadnici ili pravne osobe uspostavljene u Zemljama članicama EU, ili zemlji u pristupanju ili službenoj zemlji kandidatkinji ili Zemlji članici Europskog ekonomskoj područja. Prijavitelji moraju biti izravno odgovorni za pripremu i upravljanje projektom sa svojim partnerima, i ne djelovati u svojstvu posrednika!
RAZLOZI ISKLJUČENJA IZ NATJECANJA ILI DOBIVANJA GRANT-A • Natjecatelji će biti isključeni iz natjecanja u slijedećim situacijama: a) ako su u stečaju ili likvidaciji, ili njihove poslove vrše sudovi, ako su ušli u dogovore s vjerovnicima, obustavili poslovne aktivnosti, ako podliježu postupcima koje se odnose na ta pitanja, ili se nalaze u analognoj situaciji koja je nastala iz slične situacije koju predviđa nacionalno zakonodavstvo ili uredbe; b) ako su osuđeni za prekršaj/kazneno djelo koji se odnosi na profesionalno ponašanje presudom koja ima snagu res judicata; (tj. protiv koje ne postoji mogućnost žalbe); c) ako su krivi za ozbiljnu povredu profesionalnog ponašanja/zloupotrebu službene dužnosti koja je dokazana na bilo koji način koji Ugovaratelj može dokazati; d) ako nisu ispunili obveze koje se odnose na plaćanje doprinosa za socijalno osiguranje ili plaćanje poreza u skladu sa zakonskim odredbama zemlje u kojoj su osnovani ili s odredbama države Ugovaratelja ili onih države u kojoj će se ugovor izvršiti; e) ako su bili predmetom presude koja ima snagu res judicata za prijevaru, korupciju, umiješanost u kriminalnu organizaciju ili bilo koju drugu ilegalnu aktivnost na štetu financijskih interesa Zajednice; f) ako je praćenjem drugog postupka o nabavi ili potpori koju financira proračun Zajednice dokazano kako ozbiljno krše ugovor zbog neudovoljavanja svojim ugovornim obvezama U B odjeljku VI obrasca za prijavu za nepovratna sredstva (“Izjava prijavitelja”), prijavitelji moraju izjaviti da se ne nalaze u nijednoj od navedenih situacija.
PARTNERI • Prijavitelji mogu djelovati samostalno ili s partnerskim organizacijama • Partneri prijavitelja sudjeluju u osmišljavanju i implementaciji akcije, te su troškovi koje oni snose prihvatljivi na isti način kao i oni koje snosi korisnik nepovratnih sredstava • Partneri moraju udovoljiti istim kriterijima prihvatljivosti kao i prijavitelji
SURADNICI I PODUGOVORNE STRANE • Osim partnera i druge organizacije mogu biti uključene u projekt: takvi suradnici imaju ulogu u projektu, ali ne mogu primiti sredstva iz nepovratnih sredstava uz iznimku dnevnica i troškova putovanja. • Suradnici ne moraju udovoljiti kriterijima prihvatljivosti koji se odnose na prijavitelje i partnere • Suradnici moraju biti spomenuti u dijelu B odjeljka IV - “Suradnici prijavitelja koji sudjeluju u akciji” Obrasca za prijavu za nepovratna sredstva! • Korisnici nepovratnih sredstava imaju mogućnost dodijeliti ugovore podugovarateljima • Podugovaratelji nisu ni partneri niti suradnici, te su podložni pravilima o nabavi koja su iznijeta u Dodatku IV standardnom ugovoru o nepovratnih sredstvima
Prihvatljivost projekta Sektori ili teme Ovaj poziv za podnošenje prijedloga pokriva jedan sektor/temu: Izgradnja konsenzusa u područjima od posebne državne skrbi
Prihvatljivost projekta Izgradnja konsenzusa u područjima od posebne državne skrbi Prioritet ovog sektora/teme je izgradnja konsenzusa u područjima od posebne državne skrbi, osobito mirnog pomirenja skupnih interesa i pomirbe, uključujući posebnu ulogu žena u takvim procesima i prava osoba koje pripadaju manjinama Tipovi aktivnosti: Projekti bi trebali uključivati organizacije bazirane u lokalnim zajednicama i druge reprezentativne strukture lokalnih grupa. Organizacija seminara isključivo teoretske naravi treba biti maksimalno ograničena. Sve aktivnosti trebaju producirati praktične rezultate. Lokacija: Hrvatska Trajanje projekta: minimalno 12 mjeseci, maksimalno 24 mjeseca
Broj prijedloga i nepovratnih sredstava po prijavitelju • Prijavitelj ne može podnijeti više od 1 prijedloga unutar ovog poziva za podnošenje prijedloga • Natjecatelj ne može istovremeno biti partner na drugom projektu!! • Partneri ne mogu sudjelovati u više aplikacija!! • Maksimalni iznos grant-a po projektu je 100 000 Eura, a minimalni 25 000 Eura Ukupan iznos sredstava predviđen za ovaj natječaj je 1. 200. 000 ! Minimalni postotak sufinanciranja natjecatelja i partnera je 20%, a maksimalni 50%.
Prihvatljivost troškova Samo se prihvatljivi troškovi mogu uzeti u obzir za nepovratna sredstva, to su: Prihvatljivi izravni troškovi Pričuva za nepredviđene izdatke Prihvatljivi neizravni troškovi (overhead)
Doprinosi u naravi • Svi doprinosi u naravi, koji trebaju biti navedeni odvojeno u Dodatku B, ne predstavljaju stvarni trošak i nisu prihvatljivi troškovi, odnosno ne uračunavaju se u ukupan proračun projekta. • Doprinosi u naravi ne mogu se smatrati sufinanciranjem od strane Korisnika. • Troškovi osoblja dodijeljenih akciji nisu doprinos u naravi i mogu se smatrati sufinanciranjem u proračunu projekta ako se plaćaju od strane Korisnika ili njegovih partnera. • Unatoč ovome što je gore navedeno, ukoliko opis projekta koji predlaže korisnik predviđa doprinose u naravi, takvi doprinosi moraju se osigurati
Neprihvatljivi troškovi • dugovanja ili troškovi usluga vezanih uz dugovanja; • kamatna dugovanja; • dijelovi koji su već financirani unutar drugog okvira odnosno iz drugog izvora; • nabavka zemlje ili građevina, osim tamo gdje je to potrebno za izravnu implementaciju akcije, a u tom slučaju vlasništvo se mora prenijeti na krajnje korisnike i/ili lokalne partnere, najkasnije do kraja akcije; • tečajni gubici; • porezi, uključujući PDV, osim ako Korisnik (ili partneri Korisnika) ne može izbjeći njihovo plaćanje te ako primjenjive odredbe ne zabranjuju pokrivanje poreza; • krediti trećim stranama
Prijava • Prijave se moraju podnijeti u zapečaćenoj omotnici od strane službene poštanske službe, privatne dostavne službe ili se osobno predati (potpisana i datirana potvrda predat će se dostavljaču) na dolje navedenu adresu: Poštanska adresa Delegacija Europske komisije Trg Žrtava Fašizma 6 10000 Zagreb Croatia Adresa za osobnu dostavu ili dostavu privatnom dostavljačkom službom je ista!! • Prijave koje se pošalju na neki drugačiji način (npr. putem faksa ili internetske pošte) ili se dostave na neku drugu adresu biti će odbijene
Novosti u popunjavanju aplikacije • Imajte na umu da je registracija natjecatelja i partnera u PADOR sustav OBAVEZNA!
Prijava • Prijave se moraju predati u jednom originalnom primjerku i 2 kopije u A 4 formatu, svaki zasebno uvezen. Cjeloviti obrazac za prijavu (dio A: sažetak projekta i dio B: cijeli obrazac za prijavu) i proračun moraju se također dostaviti u elektronskom obliku (CD-Rom) u zasebnoj i jedinstvenoj datoteci (npr. obrazac za prijavu ne smije biti podijeljen u nekoliko različitih datoteka) • Elektronski oblik mora sadržavati upravo identičan prijedlog kao i priložena papirnata verzija • Obrazac za provjeru (Odjeljak V. B dijela obrasca za prijavu za nepovratna sredstva) i Izjava od strane prijavitelja (Odjeljak VI B dijela obrasca za prijavu za nepovratna sredstva) moraju zasebno biti zaklamani i priloženi u omotnici
Prijava • Na vanjskom dijelu omotnice treba biti naveden referentni broj i naziv poziva za podnošenje prijedloga, zajedno s nazivom sektora/teme, te punim imenom i adresom prijavitelja i riječima "Not to be opened before the opening session" i “Ne otvarati prije sjednice za otvaranje ponuda” • Prijavitelji moraju provjeriti je li njihova prijava cjelovita koristeći pritom obrasce za provjeru (odjeljak V. dijela B obrasca za prijavu za nepovratna sredstva) • Nepotpune prijave će se odbacivati.
Rok prijave • • Rok za podnošenje prijava je 7. rujan 2009. , što mora biti vidljivo datumom dostave, na poštanskom žigu ili datumom odreska predaje pošiljke U slučaju osobnih dostava, rok za potvrde je 7. rujan 2009. do 17 sati što mora biti vidljivo na potpisanoj i datiranoj potvrdi Svaka prijava koja se preda nakon roka automatski će se odbaciti Pitanja se mogu slati putem elektronske pošte ili faksa, najkasnije 21 dan prije roka za predaju prijedloga na dolje navedenu adresu (adrese), s jasno naznačenom referencom poziva za podnošenje prijedloga delegation-croatia-tenders@ec. europa. eu • Odgovori će se davati najkasnije do 11 dana prije isteka roka za podnošenje prijedloga • Pitanja koja mogu biti relevantna drugim prijaviteljima, zajedno s odgovorima, objavit će se na Internetu na http: //ec. europa. eu/europaid/work/procedures/index_en. htm i na stranici Delegacije: www. delhrv. ec. europa. eu
Uvod u PCM
Osnovni programski i projektni ciklus
Oblikovanje projektne ideje 1. 2. 3. 4. 5. Što moramo znati prije nego krenemo u pripremu projekta? – PRELIMINARNE ANALIZE Tko je sve relevantan za projekt i za koga ga radimo? - ANALIZA DIONIKA Koje probleme susrećemo u sektoru ili na području kojim se bavimo? – ANALIZA PROBLEMA Koje ciljeve prepoznajemo na temelju tih problema? – ANALIZA CILJEVA Što bismo realno od ovih ciljeva mogli ostvariti svojim projektom da najučinkovitije riješimo probleme? – IZBOR STRATEGIJE
Preliminarna analiza • upoznavanje s programskim dokumentima i drugim relevantnim nacionalnim, europskim i regionalnim strategijama
Analiza dionika • Svi pojedinci, grupe, institucije, organizacije i kompanije koje mogu imati interes u projektu • Smisao analize: prepoznati različite interese, ograničenja i kapacitete svih dionika i uzeti ih u obzir pri identifikaciji problema, postavljanju ciljeva i izboru strategije • Konačni cilj: maksimalno povećati korist koju će imati ciljana skupina i krajnji korisnici, a umanjiti potencijalne negativne učinke (uključujući konflikte među dionicima)
Koraci u analizi dionika 1. 2. 3. Prepoznati ključni problem ili mogućnost kojom će se projekt baviti Identificirati grupe koje će imati interes u potencijalnom projektu Istražiti njihove uloge, interese, snagu i sposobnost sudjelovanja (jake strane i slabosti) Identificirati stupanj suradnje ili sukoba među dionicima Interpretirati zaključke tako da nam omoguće: 4. 5. • • Pravilnu raspodjelu resursa Organizirati i koordinirati dionike tako da se promovira njihovo “vlasništvo” nad projektom i sudjelovanje Prepoznati sukobljene interese i dizajnirati projekt tako da ih se uvaži i riješi Uključiti rodnu analizu (“cross-cutting issues”)
Terminologija • Korisnici (Beneficiaries): dionici koji na bilo koji način imaju koristi od provedbe projekta – Ciljana skupina (Target Group(s)): grupa koja na koju će se direktno pozitivno utjecati kroz ostvarenje svrhe projekta – Krajnji korisnici (Final Beneficiaries): grupa koja će imati dugoročnu korist od projekta na široj društvenoj ili sektorskoj razini - Projektni partneri: provode projekt na terenu (također su dionici i mogu biti i ciljana skupina ili njen dio) - Suradnici (associates): jedan oblik partnerske organizacije (EK ih razlikuje od partnera jer se suradnici ne financiraju iz projekta)
Projektni partneri Ciljana skupina KORISNICI Krajnji korisnici
Preliminarna analiza dionika • Omogućuje selekciju između dionika koje je nužno uključiti u planiranje projekta i onih koje se može samo konzultirati Utjecaj dionika na projekt Utjecaj projekta na dionika 1 1 2 3 4 Oglašivači Minsitarstvo turizma, Uprava cesta 2 Stanovništv o 3 4 5 5 Turisti Udruge za zaštitu okoliša, susjedne općine Turističke agencije Regionalna uprava Općina, ugostitelji TZ, Uprava Parka prir. , Muzej
Analiza problema • Identificirati negativne aspekte postojeće situacije i uspostaviti uzročno-posljedične odnose među njima • Bitan je konsenzus među ključnim dionicima: projektnim partnerima, ciljanom skupinom i krajnjim korisnicima (predstavnicima) • 3 faze: – Definirati okvir i predmet analize – Identifikacija ključnih problema s kojima se suočava ciljana skupina i korisnici općenito – Vizualizacija problema i njihovih kauzalnih odnosa u “problemskom stablu”
Problemsko stablo - koraci 1. “Brainstorming” dionika o problemima: • • 2. 3. 4. Izabrati problem od kojeg će se početi Potražiti s njime povezane probleme Uspostaviti hijerarhiju • • • 5. 6. 7. 8. Potpuno otvoren ili Počevši od nekog već definiranog višeg problema Uzročne probleme postaviti ispod ishodišnog Posljedične probleme postaviti iznad ishodišnog Ako dva problema uzrokuju istu posljedicu, svrstati ih na istu razinu Sve ostale probleme povezati na način da se pitamo što je uzrok, a što posljedica Povezati probleme strelicama od uzroka ka posljedicama Revidirati dijagram tako da se pitamo jesu li uočeni svi bitni problemi i po potrebi ih dodati Kopirati ga na komad papira tako da ostane na raspolaganju svima koji sudjeluju u planiranju projekta
Primjer izrade problemskog stabla Slabo razvijen turizam u Općini Vilin Vrh
Slabi prihodi od turizma u Općini Vilin Vrh Visoka stopa nezaposlenost i Turisti ne znaju da u Vilinom Vrhu ima išta zanimljivo Obližnje jezero, rijeka i šuma su park prirode, ali uz njih nema dovoljno ugostiteljskih sadržaja Stanovništvo se bavi poljoprivredom, od koje jako malo zarađuje Postojeće atrakcije zapuštene Regija nije prepoznata kao odredište u kojem ima više povezanih destinacija Turističke agencije nisu zainteresirane za organizaciju izleta u VV Nema turističkog duha, to nije lokalna tradicija Turisti dolaze u susjedne općine, ali ne i u Vilin Vrh Cesta do Vilinog Vrha je u lošem stanju Na nekoliko raskršća nema putokaza Općina ima muzej ribolova, ali taj je u loše stanju Kad turisti dođu, nemaju što raditi Mladi ljudi odlaze iz Vilinog Vrha nakon završene škole
Depopulacija Nema novaca za ulaganja u turizam Visoka stopa nezaposlenosti Nema otvaranja novih radnih mjesta Slabi prihodi lokalnog stanovništva od turizma Slabi prihodi općinskog proračuna Neiskorišten turistički potencijal općine Vilin Vrh Turisti nisu svjesni što Vilin Vrh može ponuditi Nema promocije u medijima Nema interesa agencija Regija nije prepoznata kao odredište Slaba prometna povezanost Atrakcije u lošem stanju Muzeju prokišnja va Nema koordinira ne promocije Cesta u lošem stanju Nema putokaza Staze u parku zapušten e Nema turističkih sadržaja uz atrakcije Nema poduz entičk og duha u turzmu Nema poduz etnički h znanja
Problemsko stablo - savjeti • Od presudne važnosti uključiti ključne dionike • Nema “točnog” stabla – bitno je da ono predstavlja konsenzus ključnih aktera o negativnoj slici situacije • Organizirati radionicu s ne više od 25 osoba • Moguće napraviti više stabala kako bi se usporedile različite perspektive pojedinih dionika • Proces važan koliko i proizvod – proces usuglašavanja, dogovaranje i učenja • Stablo predstavlja pojednostavljenu sliku problemske situacije – ne komplicirati!
Analiza ciljeva • Svrha: – Opisati buduću pozitivnu situaciju – Definirati hijerarhiju ciljeva – Grafički prikazati odnos sredstava i ciljeva • Negativna situacija iz problemskog stabla preoblikuje se u rješenja • npr: PROBLEM CILJ Kvaliteta vode u rijeci opada Poboljšana kvaliteta vode u rijeci
Koraci u analizi ciljeva 1. Preformulirati negativnu situaciju u problemskoj analizi u pozitivna rješenja koja su: • • 2. Poželjna Realno ostvariva Provjeriti je li odnos sredstava i ciljeva logičan (proizlazi iz uzročno-posljedične logike problema) Ako je potrebno: 3. • • • Revidirati formulacije Dodati nove ciljeve ako se čini da nedostaju u hijerarhiji kako bi se ostvarili viši Eliminirati ciljeve koje se čine nepotrebni ili neprikladni
Zaustaviti trend Doprinijeti smanjenju depopulacije stope nezaposlenosti Potaknuti otvaranje novih radnih mjesta Omogućiti daljnja ulaganja u turizam Poboljšati prihode lokalnog proračuna Povećati prihode lokalnog stanovništva od turizma Unaprijediti korištenje turističkog potencijala općine Informirati turiste o zanimljivostima i ponudi u VV Pokrenuti kampanju u medijima Promovir ati VV među agencija ma Razviti brend regije kao cjelovitog odredišta Poboljšati prometnu povezanost Razviti plan zajedničk e promocije Izvršiti regije asfaltiranj e ceste Unaprijediti infrastrukturu turist. atrakcija Obnoviti muzej Postaviti putokaze za VV Obnoviti staze u Parku Potaknuti razvoj turističkih sadržaja uz atrakcije Potak nuti poduz etništv o u turizm u Educir ati potenc ijalne poduz etnike
Stablo ciljeva - savjeti • Obavezno u konzultaciji sa ključnim dionicima • Koristiti informacije prikupljene u analizi dionika kako bi se: – Prepoznali prioriteti – Procijenila realističnost određenih ciljeva – Prepoznala dodatna sredstva za ostvarenje pojedinih ciljeva • Problemsko stablo predstavlja pojednostavljenu sliku željene buduće situacije, a indicira i sredstva za njeno postizanje • Najveća prednost mu je što povezuje definiranje projektnih ciljeva sa prepoznatim problemima
Analiza strategije • Odgovoriti na sljedeća pitanja: – Treba li/može li projekt postići sve potencijalne ciljeve (riješiti sve prepoznate probleme) ili treba izabrati neke? – Koje su mogućnosti prepoznate u SWOT analizi, a na kojima bi se trebao graditi projekt? – Kojom kombinacijom intervencija ćemo najvjerojatnije postići rezultate i ostvariti koristi? – Kako će se najbolje osigurati vlasništvo ciljane skupine i partnera nad projektnim rezultatima? – Što si možemo priuštiti s obzirom na financijske i vremenske okvire te tehničke i administrativne kapacitete kojima raspolažemo? – Koja opcija je najisplativija? – Koja će strategija najuspješnije odgovoriti i na horizontalna pitanja (politike uključivanja, zaštite okoliša i sl. )?
Analiza strategije - kriteriji • Doprinos ključnim strateškim (programskim, sektorskim) ciljevima • Koristi za ciljanu skupinu i druge skupine obuhvaćene horizontalnim politikama • Komplementarnost s drugim programima i projektima • Financijski i operativni resursi • Financijska i ekonomska isplativost • Doprinos institucionalnom jačanju • Tehnička izvedivost • Utjecaj na okoliš
Zaustaviti trend Doprinijeti smanjenju depopulacije stope nezaposlenosti Potaknuti otvaranje novih radnih mjesta Omogućiti daljnja ulaganja u turizam Poboljšati prihode lokalnog proračuna Povećati prihode lokalnog stanovništva od turizma Unaprijediti korištenje turističkog potencijala općine Informirati turiste o zanimljivostima i ponudi u VV Pokrenuti kampanju u medijima Promovir ati VV među agencija ma Razviti brend regije kao cjelovitog odredišta Poboljšati prometnu povezanost Razviti plan zajedničk e promocije Izvršiti regije asfaltiranj e ceste Unaprijediti infrastrukturu turist. atrakcija Obnoviti muzej Postaviti putokaze za VV Obnoviti staze u Parku Potaknuti razvoj turističkih sadržaja uz atrakcije Potak nuti poduz etništv o u turizm u Educir ati potenc ijalne poduz etnike
Logička matrica
Logička matrica • Sažet tabelarni prikaz projekta koji služi: – Kvalitetnom i logičnom planiranju i formuliranju projekta – Jasnoj prezentaciji projekta (donatorima i ostalim dionicima) – Praćenju provedbe i ocjeni projekta
Redoslijed popunjavanja logičke matrice Opis projekta Opći cilj 2 Objektivno provjerljivi indikatori Izvori provjere Pretpostavke 8 9 1 10 11 7 Rezultati 4 12 13 6 Svrha Aktivnosti 3 5
Intervencijska logika (Intervention logic) • Odozdo prema gore, čita se: – AKO su provedene aktivnosti (Activities), moguće je proizvesti rezultate; – AKO su rezultati (Results) proizvedeni, ostvarit će se svrha projekta; – AKO je svrha (Purpose) postignuta, projekt će doprinijeti ostvarenju općeg cilja (Overall Objective). • Tu logiku dopunjavaju pretpostavke
Stablo ciljeva i referentni brojevi OPĆI CILJ SVRHA Rezultat 1 Rezultat 2 Rezultat 3 Rezultat 4 itd. Aktivnost 1. 1. Aktivnost 1. 2. Aktivnost 1. 3. Aktivnost 2. 1. Aktivnost 2. 2. Aktivnost 2. 3. Aktivnost 2. 4. itd. Rezultat 5 itd. Aktivnost 4. 1. itd.
Logička matrica – logika intervencije (hijerarhija ciljeva), Primjer • Opći cilj – • Specifični cilj – • Poboljšati ekonomsku i socijalnu situaciju u Općini Vilin Vrh kroz razvoj turističke ponude Unaprijediti korištenje turističkih potencijala Općine Vilin Vrh Rezultati 1. Poboljšana razina informiranosti javnosti o turističkoj ponudi u Vilinom Vrhu 2. Razvijen brend šire regije kao turističke destinacije 3. Povećani kapaciteti poduzetnika (ugostitelja) u Vilinom Vrhu za razvoj turističke ponude
Logička matrica – logika intervencije (hijerarhija ciljeva) Primjer • Aktivnosti – 1. 1. Medijska kampanja o Vilinom Vrhu i njegovim atrakcijama – 1. 2. Promotivna kampanja prema turističkim agencijama – 2. 1. Razvoj brenda šire regije – 2. 2. Medijska kampanja za promociju regije – – – 3. 1. Edukacija lokalnih ugostitelja o poduzetničkim vještinama 3. 2. Edukacija lokalnih ugostitelja o turizmu 3. 3. Izrada pilot rute ribolovnog turizma 3. 4. Promocija pilot rute ribolovnog turizma 3. 5. Edukacija djelatnika Parka i Muzeja o mogućnostima promocije Vilinog Vrha
Pretpostavke (Assumptions) • Pretpostavke su vanjski faktori koji mogu utjecati na uspjeh projekta, ali su izvan kontrole projektnog tima • “Što bi moglo poremetiti provedbu projekta ili utjecati na njegov učinak, a da mi na to ne možemo utjecati? ” • Dio su vertikalne logike matrice (povezuju niže razine s višima) • Preduvjet je pretpostavka koja mora biti ostvarena da bi se započelo s aktivnostima
Pretpostavke kao dio vertikalne logike matrice Ako su provedene aktivnosti i pretpostavke ostvarene, ostvarit će se rezultati. . . Opći cilj Svrha Rezultati Aktivnosti + + + Pretpostavke Preduvjeti
Algoritam analize rizika
Pretpostavke i preduvjeti: primjer • RIZICI: – Neće se javiti dovoljno prihvatljivih oglašavačkih agencija – Turistička industrija dospijeva u krizu • PRETPOSTAVKA – Javit će se dovoljno prihvatljivih agencija – Turistička industrija dovoljno stabilna da priljev turista u širu regiju nije ugrožen • PREDUVJET: – Izdavanje potrebnih administrativnih dozvola za turistički ribolov na rijeci (zbog ribolovne rute)
Indikatori i izvori provjere (Indicators and Sources of Verification) • Objektivno provjerljivi indikatori (ili pokazatelji) opisuju projektne ciljeve na mjerljiv način: – Kvalitete (Quality) – Kvantitete (Quantity) – Vremena (Time) QQT • “Kako ćemo znati je li se stvarno dogodilo ono što smo planirali? Kako ćemo potvrditi uspjeh? ” • Moraju biti mjerljivi na konzistentan način i uz prihvatljive troškove • Moraju biti objektivno mjerljivi (iste informacije moraju izići iz mjerenja i ako mjeri više različitih osoba; nisu podložni različitoj interpretaciji) • Za opći cilj ne predviđa se da projektni tim osigurava provjeru indikatora
SMART indikatori • Dobri indikatori moraju imati SMART karakteristike: – Specific - Specifični (za cilj koji mjere – svaki mora mjeriti jedan cilj/rezultat) – Measurable – Mjerljivi (kvantitativno ili kvalitativno) – Available - Dostupni (u okviru prihvatljivih troškova) – Relevantni (s obzirom na potrebe projektnog tima za informacijama) – Time bound - Vremenski određeni (da znamo kada možemo očekivati postizanje očekivanih vrijednosti) • Moraju se definirati tijekom formulacije, ali često ih je potrebno revidirati za vrijeme provedbe kad postaje jasnije koje je sve pokazatelje korisno pratiti
Izvori provjere • Specificirati ih kad i indikatore • Provjera dostupnosti indikatora • Trebaju specificirati: – kako će se prikupljati informacije o indikatorima ili u kojem će dokumentu biti dostupne – tko/koja institucija pruža informaciju – koliko često se informacija prikuplja • Ne bi smjeli stvarati dodatne troškove – trebali bi koristiti ili barem nadograđivati postojeće sustave i izvore, a ako nikako nije moguće uspostavljati nove
Objektivno provjerljivi pokazatelji (OPP): Primjer • Rezultat: Poboljšana razina informiranosti javnosti o turističkoj ponudi u Vilinom Vrhu • Indikator (specifični): – Reklama za Vilin Vrh u trajanju od 2 minute emitirana 50 puta na nacionalnoj televiziji tijekom trajanja projekta u prime time-u • Izvor informacija: Izvješće reklamne agencije
Sadržaj obrasca PART A. CONCEPT NOTE - Sažetak PART B. FULL APPLICATION FORM – Puni obrazac I. THE action - Projekt 1. DESCRIPTION - Opis 1. 1. Title - Naziv 1. 2. Location(s) - Lokacija 1. 3. Cost of the action and amount requested from the Contracting Authority – Troškovi projekta i iznos tražen od ugovarateljskog tijela 1. 4. Summary (max 1 page) – Sažetak (max. 1 stranica) 1. 5. Objectives (max 1 page) – Ciljevi (max. 1 stranica) 1. 6. Relevance of the action (max 3 pages) – Relevantnost projekta (max. 3 stranice) 1. 7. Description of the action and its effectiveness (max 14 pages) – Opis projekta i njegove učinkovitosti (max. 14 str. ) 1. 8. Methodology (max 4 pages) – Metodologija (max. 4 stranice) 1. 9. Duration and indicative action plan for implementing the action – Trajanje i indikativni plan aktivnosti 1. 10. Sustainability (max 3 pages) – Održivost (max. 3 stranice) 1. 11. Logical framework – Logička matrnica (u prilogu)
Sadržaj obrasca 2. BUDGET FOR THE ACTION – Proračun (u prilogu) 3. EXPECTED SOURCES OF FUNDING – Očekivani izvori financiranja (u prilogu) 4. EXPERIENCE OF SIMILAR ACTIONS – Iskustvo u sličnim projektima II. THE APPLICANT – Predlagatelj projekta III. PARTNERS OF THE APPLICANT PARTICIPATING IN THE ACTION – Partneri predlagatelja (Uključuje i Izjavu o partnerstvu) IV. ASSOCIATES OF THE APPLICANT PARTICIPATING IN THE ACTION – Suradnici V. CHECKLIST – Lista za provjeru VI. DECLARATION BY THE APPLICANT – Izjava predlagatelja projekta VII. ASSESSMENT GRID – Tablica za ocjenu
Relevantnost projekta • Iznijeti analizu problema • Koja je ciljana skupina/skupine? Koliko osoba obuhvaća? Što o njoj možete reći? • Tko su krajnji korisnici i koliko će ih otprilike biti? Što o njima možete reći? • Koje od navedenih problema i potreba ciljane skupine će projekt rješavati? • Zašto je projekt potreban na vašem području (u vašoj općini, gradu, županiji regiji, državi)? • Zašto je projekt potreban ciljanoj skupini i krajnjim korisnicima? • Kako će projekt riješiti njihove probleme? • Je li i zašto je projekt u skladu s ciljevima i prioritetima natječaja istaknutim u Uputama natjecateljima?
Relevantnost projekta • ZAŠTO I KOME JE VAŠ PROJEKT UOPĆE POTREBAN? • JE LI VAŠ PROJEKT U SKLADU S ONIM ZA ŠTO SE POD NATJEČAJEM DAJU NOVCI? • Educirati evaluatora! • Zamisliti osobu koja ne poznaje situaciju u vašoj regiji i/ili kod vaše ciljane skupine – Podaci: statistike, izvješća, prikazi – Pozivati se na izvore – Ne podrazumijevati ono što je vama jasno - objasniti • Jasno, argumentirano i koherentno
Opis aktivnosti i rezultata projekta • Opisati rezultate s obzirom na to kako će unaprijediti situaciju u ciljanoj skupini • Za svaki rezultat navesti outpute (direktne, brojive ishode aktivnosti: npr. publikacije, studije, web stranice, promotivne materijale, obnovljene objekte, educirano osoblje i sl. ) • Opisati aktivnosti: Identify and describe in detail each activity to be undertaken to produce the results, justifying the choice of the activities, indicating their sequence and interrelation and specifying where applicable the role of each partner (or associates or subcontractors)
Opis aktivnosti i rezultata projekta • Koristiti iste nazive i numeraciju kao u svim dijelovima obrasca, osobito u logičkoj matrici • Detaljnija razrada aktivnosti nego u logičkoj matrici • Strukturirati na sličan način opis svake pojedine aktivnosti • Prijedlog strukture: – – – – Broj i naziv aktivnosti Trajanje aktivnosti Nadležna institucija Opis aktivnosti Učinci (outputi) Veza s ostalim aktivnostima (vremensko-kauzalna) Potrebna sredstva
Plan aktivnosti • GANTT tabela – grafički prikaz aktivnosti koji pokazuje odnos aktivnosti i vremena Aktivnost Mjesec 1 Mjesec 2 Mjesec 3 Mjesec 4 . . . Mjesec n Zadužen Aktivnost 1 A Aktivnost 2 A . . Aktivnost n B
Metodologija • Metode provedbe u stručnom smislu • Način provedbe u tehničkom i administrativnom smislu – uloge partnera i predlagatelja, organizacija rada na projektu, način internog praćenja i evaluacije • Opis tima – Uključiti organigram! • Veza s drugim projektima i inicijativama
Održivost projekta • Donator želi da njegovo ulaganje ima trajne učinke – ne žali da se sve aktivnosti i rezultati “ugase” kad završi njegovo financiranje • 4 aspekta održivosti: – Financijska – Institucionalna – Na razini politika – S obzirom na okoliš
Proračun projekta • Tablica u Excelu s tri “Worksheet-a”: – 1. Proračun – 2. Opravdanje proračuna – 3. Izvori financiranja • Iznimno važan dio projektnog prijedloga i osnova za potpisivanje ugovora o financiranju • Troškovi moraju biti jasni, opravdani, dovoljni za provođenje aktivnosti, razlomljeni po stavkama!
Zašto je proračun projekta važan? • Prikazuje PROJEKCIJU troškova koji su predviđeni i dozvoljeni za projekt • Konačna PRIHVATLJIVOST troškova (ELIGIBILITY) potvrđuje se tek prilikom odobrenja financijskog izvještaja nakon implementacije projekta • Često puta proračun projekta je podložan korekcijama u fazi ugovaranja (“čišćenje proračuna”), kako bi se uklonile greške iz projektnog prijedloga
Zašto je proračun projekta važan? • Proračun projekta je uz plan aktivnosti i logičku matricu najvažniji implementacijski alat. • Izrađuje se na temelju 3 osnovna principa: – Transparentnost troškova – Adekvatnost troškova – Točnost izračuna
1. Transparentnost troškova Primjer Netransparentnog troška: Expenses Unit rate Costs in Euro Publication 1 2. 000 Iz ovog primjera nije jasno koji su troškovi publikacije, umjesto stvarnih troškova (stručnjaka, tiskanja, uveza, distribucije) naveden je naziv proizvoda
2. Adekvatnost troškova • Primjer Neadekvatnog troška: Expenses No. unit Unit rate Costs in Euro Project manager 36 (months) 500 18. 000 U ovom primjeru broj mjeseci (unit) ne poklapa se sa brojem mjeseci trajanja projekta (trajanje projekta je 24 mjeseca).
3. Točnost izračuna • Ne mijenjati formule u excel tablici! • Potrebno je provjeriti da su sve stavke uključene u formule • Kod izračunavanja postotaka, posebno provjeriti (kalkulatorom) preciznost izračuna – Xcell zaokružuje brojeve zbog čega je izračun ponekad netočan
Proračunska tablica 1. dio Troškovi 1. Ljudski resursi 2. Putni troškovi 3. Oprema i materijali 4. Troškovi lokalnog ureda/projekta 5. Drugi troškovi i usluge 6. Drugo 7. Ukupni direktni troškovi projekta 8. Contingency rezerva 9. Ukupni iznos troškova 10. Administrativni troškovi 11. Ukupno jedinica # jedinica Cijena jedinice trošak
Proračunska tablica, 1. dio • Sve proračunske stavke moraju biti numerirane • Potrebno je napraviti pod-redove za svaku proračunsku stavku gdje ima više različitih troškova npr: • 3. Oprema 3. 1. Kupovina ili najam vozila 3. 2 Namještaj, kompjutorska oprema 3. 2. 1 Laptop 3. 2. 2 Printer 3. 2. 3 Digitalna kamera
Proračunska tablica, 1. dio • Koristite odgovarajuće jedinice! • Neki prijedlozi: – – – Za opremu– po komadu Za prijevod – po stranici ili kartici Za simultani ili konsekutivni prijevod – po satu Za printanje publikacija – po komadu Za reviziju, studije, dizajn i slične outpute koji imaju opipljive rezultate – ugovor • Kada niste sigurni što koristiti kao jedinicu pokušajte predvidjeti kako će pravna ili privatna osoba od koje uzimate uslugu, robu ili radove vršiti naplatu, na osnovu koje jedinice?
Proračunska tablica, 2. dio Obrazloženje proračunskih stavki • Svaka proračunska stavka mora imati odgovarajuće obrazloženje • Stupac A mora biti istovjetan prvom stupcu 1. dijela proračuna • Stupac B mora sadržavati kratke opise posla/aktivnosti/potrebe za određenim troškom, dakle pojašnjenje vrste troška i opravdanost u odnosu na projekt • Stupac C mora sadržavati reference na cijene i pojasniti izračun - Budite precizni, navodi kao što su: srednja cijena/istraživanje tržišta nisu dovoljni - Navedite imena tvrtki od kojih ste dobili cijenu ili ponudu, osobito ukoliko se radi o radovima ili većim uslugama imajte na umu da ćete ponudu možda morati priložiti faxom ili emailom
Proračunska tablica 3. dio Izvori financiranja • Iznos sufinanciranja predlagatelja i partnera potrebno je navesti pod: Applicant’s financial contribution • Ukoliko postoji nekoliko partnera navedite ih zasebno i izrazite iznos sufinanciranja kao i postotak uz svakog • Pod “Contribution from other organizations” navesti financiranje iz nekih drugih izvora/donatora, ako ih ima • U koloni “Percentage of total” koristite znak za % te maksimalno 2 decimalna mjesta. Postotak treba naknadno provjeriti – zaokruživanje decimala u Xcell-u nije prihvatljivo
Proračun - preporuke • Potrebno je opravdati traženu opremu (mora biti nužna za ostvarenje projekta) • U proračun treba uključiti trošak revizije i financijske garancije za predujam, s obzirom na uvjete ugovora • Proučiti pravila PRAG-a o sekundarnoj nabavi iz Priloga IV Ugovoru (npr. oprema mora imati Potvrdu o zemlji porijekla) • Što preciznije je proračun pripremljen, tim efikasnije se odvija provedba ugovora
Što projekt čini konkurentnim?
Kvalitetan projekt • Relevantnost (za ciljeve programa i za ciljanu skupinu) • Koherentnost (pristup logičkog okvira) • Učinkovitost pristupa • Izvedivost • Isplativost • Održivost • Partnerstvo – administrativni i stručni kapaciteti
Perspektiva evaluatora • Pri ispunjavanju obrasca – imati na umu evaluatora – Dati mu potrebne informacije – potkrijepiti činjenicama i podatcima – Odgovoriti na pitanja na koja će on odgovarati • U osmišljavanju projekta i ispunjavanju obrasca, osobito kod relevantnosti: ne zaboraviti da donator želi svojim sredstvima postići što jači i što trajniji pozitivni učinak na ciljanu skupinu
Tablica za evaluaciju Dio u obrascu Maksimum bodova 1. Financijski i operativni kapacitet 20 1. 1 Ima li predlagatelj, i ako je relevantno, partneri, dovoljno iskustva u upravljanju projektima? 5 1. 2 Ima li predlagatelj i, ako je relevantno, partneri, dovoljno stručnih znanja? 5 1. 3 Imaju li predlagatelj i, ako je relevantno, partneri, dovoljno upravljačkih sposobnosti (uključujući osoblje, opremu i sposobnost upravljanja proračunom projekta)? 5 1. 4 Ima li predlagatelj dovoljne i stabilne izvore financija? 5 Minimum: 12
Tablica za evaluaciju 2. Relevantnost 25 2. 1 Koliko je prijedlog relevantan za ciljeve i jedan ili više prioriteta natječaja? Napomena: 5 bodova bit će dodijeljeni samo ukoliko se prijedlog specifično odnosi na barem jedan prioritet Napomena: 5 bodova bit će dodijeljeni ako prijedlog sadrži specifične elemente dodane vrijednosti, kao što je promicanje rodne jednakosti i jednakih mogućnosti… 5 x 2 2. 2 Koliko je prijedlog relevantan za potrebe i ograničenja ciljane zemlje/zemalja ili regije/regija? (uključujući sinergiju s drugim inicijativama EZ i izbjegavanje dupliciranja) 5 2. 3 Koliko su jasno definirani i strateški izabrani svi uključeni u projekt (krajnji korisnici, ciljana skupina)? Jesu li njihove potrebe jasno definirane i rješava li ih prijedlog na adekvatan način? 5 x 2 Minumum: 20
Tablica za evaluaciju 3. Metodologija 25 3. 1 Jesu li predložene aktivnosti prikladne, praktične i u skladu s ciljevima i očekivanim rezultatima? 5 3. 2 Koliko je koherentan cjelokupni dizajn projekta? (Osobito: odražava li analizu problema, uzima li u obzir vanjske čimbenike i predviđa li evaluaciju? ) 5 3. 3 Je li razina uključenosti partnera i drugih dionika u projekt zadovoljavajuća? 5 3. 4 Je li plan aktivnosti jasan i izvediv? 5 3. 5 Sadrži li prijedlog objektivno provjerljive indikatore učinka projekta? 5
15 4. Održivost 4. 1 Je li vjerojatno da će projekt imati opipljiv utjecaj na ciljanu skupinu? 5 4. 2 Je li vjerojatno da će prijedlog imati multiplicirajuće učinke? (uključujući mogućnost replikacije i produljenja ishoda projekta i širenja informacija) s the proposal likely to have multiplier effects? 5 4. 3 Jesu li očekivani rezultati predloženog projekta održivi: - financijski (kako će se aktivnosti financirati kad financiranje projekta završi? ) - institucionalno (hoće li do kraja projekta biti uspostavljene strukture koje omogućuju nastavak aktivnosti? Hoće li biti lokalnog “vlasništva” nad rezultatima projekta? - na razini politika (gdje je relevantno) (koji će biti strukturni učinak projekta – npr. , hoće li dovesti do poboljšane legislative, načina postupanja, wetoda itd? )? - s obzirom na okoliš (gdje je relevantno) (hoće li projekt imati negativan/pozitivan utjecaj na okoliš? ) 5 5. Isplativost proračuna 15 5. 1 Je li omjer procijenjenih troškova i očekivanih rezultata zadovoljavajući? 5 5. 2 Jesu li predloženi troškovi neophodni za provedbu projekta? 5 x 2 Maksimalni ukupni broj bodova 100
Ostali “tips and tricks” • • • Logička matrica -> Obrazac ->Concept note Uvijek isti nazivi i numeriranje Ako vas se više puta pita isto, odgovorite isto! Budite kratki i jasni Argumentirajte, citirajte! Koristite “bullet points”, B I U i druge oblike vizualne organizacije teksta Vizualno izdvojite najvažnije rečenice koje odgovaraju na pitanja evaluatora Koristite grafičke prikaze i organigrame Dajte kolegi/suradniku da ocijeni projekt Dajte laiku da pročita najvažnije dijelove i kaže jesu li razumljivi
Ocjena i odabir projekata
Odabir projekata • Korak 1: OTVARANJE PROJEKTNIH PRIJEDLOGA I ADMINISTRATIVNA PROVJERA. Ocjenjuje se sljedeće: – Usklađenost s kriterijima prihvatljivosti predlagatelja i partnera – Usklađenost s pravilima minimalnog i maksimalnog iznosa traženih sredstava – Usklađenost s pravilom o udjelu sufinanciranja
Odabir projekata – Original Izjave predlagatelja je potpisan i priložen prijavi – Postojanje minimalnog broja partnera na temelju potpisane i ovjerene izjave o partnerstvu koju su potpisali i predlagatelj i partner – Projekt je unutar prihvatljivog područja određenog Programom i Uputama predlagateljima – Poštovanje roka dostave prijedloga određenog Uputama predlagateljima
Odabir projekata • Ugovarateljsko tijelo obavještava predlagatelje projekata jesu li prošli prvi korak i ako jesu, koji im je referentni broj dodijeljen • KORAK 2. OCJENJIVANJE PROJEKTNIH SAŽETAKA – prema tablici dostupnoj u Uputama predlagateljima – Max. 50 bodova – Ako je ocjena ispod 30, projekt se odbacuje – U daljnju evaluaciju idu projekti na vrhu liste do iscrpljenja dvostruke vrijednosti čitavog programa – Ugovarateljsko tijelo obavještava one koji nisu prošli evaluaciju sažetaka
Odabir projekata • KORAK 3. OCJENA KVALITETE PROJEKTNOG PRIJEDLOGA (OBRASCA ZA PRIJAVU): – Dvije vrste kriterija (“Evaluation grid” dostupan u Uputama): – a) “selection criteria”: procjena financijskog i administrativnog kapaciteta predlagatelja te relevantnosti projekta • Ako prijedlog ne prijeđe bodovni prag ponovno odbacivanje prijedloga! • Ako prijedlog prijeđe prag Ugovarateljsko tijelo će zatražiti popratnu dokumentaciju – b) “award criteria”: procjena kvalitete projekta u smislu relevantnosti za ciljeve programa, metodologije, učinkovitosti, isplativosti i održivosti Ugovarateljsko tijelo će obavijestiti predlagatelje koji su potencijalni dobitnici sredstava i zatražiti popratnu dokumentaciju
Odabir projekata • KORAK 4. PRIHVATLJIVOST PREDLAGATELJA PROJEKATA I PARTNERA (samo prijedloga koji su prošli prethodni korak ): – Popratna dokumentacija se dostavlja Ugovarateljskom tijelu na provjeru: izjava predlagatelja projekta (Dio VI Obrasca za prijavu projekta) provjerava se u odnosu na prateću dokumentaciju koju je predao predlagatelj. Ukoliko nedostaje bilo koji prateći dokument, ili postoji nesuglasje između dokumentacije i Izjave predlagatelja, projekt se odbacuje!
Ugovaranje • Odobreni projekti dobivaju obavijest • Priprema se ugovor sa ugovarateljskim tijelom -DEC • “Čišćenje” proračuna • Provedba projekta počinje tek kad je ugovor potpisan
PREZENTACIJA PADOR-A • On-line vježba
- Slides: 95