Visma Unique Integrasjon med fagsystem i sikra sone

Visma Unique Integrasjon med fagsystem i sikra sone sett fra leverandørståstad

BAKGRUNN • Med bakgrunn i Noark-5 er kravet fra markedet om arkivering for fagsystemene blitt tydelig • Med Noark-5 er arkivet skilt fra saksbehandlingen (ikke lenger sak/arkiv sammensmeltet som i Noark 4) • FAKS og FAOS • Effektivisering gjennom hel-elektronisk Det viktigste saksbehandling og arkiv slik at kundene utgangspunktet for Noark kan ”kaste papiret” 5 var behov i tilknytning til • Gjennomgang av hele verdikjeden integrasjon mot fagsystemer • Prioritert oppgave for Visma å tilby Noark-arkivering for sine fagsystemer

BAKGRUNN • Tradisjonelt har arkivering blitt håndtert gjennom sak/arkivløsninger • Komplekse løsninger som leverandør -eide siloer • Noark-4 har vanskeliggjort integrasjon – til tross for N 4 WS • Sak-arkiv som regel i intern sone • Integrering mellom fagsystemer og arkivløsninger har vært omfattende prosjekter (med mange involverte parter) som har gitt liten verdi ettersom mye metadata blir borte i overførselen

UTGANGSPUNKT • Antall installasjoner i sikker sone 1131 373 220 210 Profil Familia Velferd 128 118 82 Hs. Pro Flyktning Voksenoppl Totalt

VISMA OG ARKIV

OM PROSJEKTET • Forprosjekt gjennomført andre halvår 2009 • Hvordan håndtere Noark-arkivering for fagsystemer i sikker sone • Dialog med utvalgte kunder, Riksarkivet, Datatilsynet og KITH • Etableringsprosjektet startet 01. 02. 10 • Detaljert kartlegging av det enkelte fagsystems behov for arkivering • Definere krav til arkivløsning • Utarbeide salgs- og markedsplan • Definere krav til intern organisasjon i Visma • Utviklingsprosjektet starer 01. 06. 10 • Endelig fremdriftsplan klarlagt ca 01. 06

MAPPING AV FELTER

EKSEMPLER PÅ ARKIVFAGLIGE AVKLARINGER • Har som et utgangspunkt at løsningen gjelder både elektronisk arkiv og fysisk arkiv • Det tas utgangspunkt i at alle fagsystemer (i samme sone) kan arkivere sine dokumenter i samme arkiv, men i hver sin arkivdel • Funksjonsbasert / objektbasert klassifikasjon og krav til sekundær klassifisering • Dossiermappe / saksmappe og behov for undermapper

MÅLSETNINGER • Fagsystemene skal fungere uten Noark-arkiv, og alle dokumenter skal være elektronisk tilgjengelige for saksbehandlere i fagsystemet • Innføring av Noarkarkivfunksjonalitet bør ikke påvirke flyten i fagsystemet • Løsningen støtter hel-elektronisk saksbehandling og arkiv • Både Noark-arkivet og fagsystemenes integrasjonsgrensesnitt baseres på åpenhet og gjeldende standarder for offentlig sektor i Norge

TILBAKEMELDING FRA FIRE KUNDER • Ser fram til at Visma får på plass • • arkivfunksjonalitet ila 2010/2011 Opptatt av avlevering til arkivdepot og at det er godkjent av Riksarkivet Ser på dette som en del av en helelektronisk strategi som også innbefatter datafangst som f. eks. skanning Minst mulig arkivfunksjonalitet for saksbehandlere (i fagsystem) Opptatt av forholdene rundt EPJ og Noark

Intern sone Sikker sone B … Integrasjonslag Arkivdel Y N Integrasjonslag webservices Arkivdel X Arkivdel B. hage N M U R Familia Velferd A Profil System X R B. hage Byggesak/Møte – utvalg, skanning m. m. ) Sakarkiv …

Intern sone Sikker sone B … Arkivdel Y Arkivdel B. hage Velferd Familia System Y N Integrasjonslag webservices Arkivdel X A Profil Integrasjonslag System X R B. hage Byggesak/Møte – utvalg, skanning m. m. ) Sakarkiv … Integrasjonslag R N M U webservices Arkivkomponent Arkivdel Profil Arkivdel Velferd Arkivdel Familia Arkivdel Sys Y

JOBBEN I HVERT FAGSYSTEM Analyse datastruktur i hvert fagsystem • Koble (mappe) dataelement opp mot metadata i Noark-5 • Gjennomført for Profil, Familia, Velferd og Flyktning/Voksenopplæring. • ”Nye” Hs. Pro står for tur… Fagsystem Mappe datafelt Noark-5 standard

JOBBEN I HVERT FAGSYSTEM Fagsystem Felles begrepsbruk som arkivarer forstår • Tilpasse ledetekster i postjournal og journalnotat / vedtak etc. . (journalnr, registreringsnr, saksnr etc. . ) • Søke å standardisere visning av ”arkiv-data” i alle fagsystemene Noark-5 begrep

JOBBEN I HVERT FAGSYSTEM N 5 WS Fagsystem Integrasjonslag Kommunisere med webtjenesten (N 5 WS) • Behandlingsregler for arkivering (ved ferdigmelding i fagsystem) • Behandlingsregler for arkivverdig informasjon som ikke ligger som dokumenter/journaler i dag (eks. melding i Familia) Noark-5 -arkiv

JOBBEN I HVERT FAGSYSTEM Fagsystem N 5 WS Visualisere om arkivert eller ikke… • Ved arkivering formatteres word-dok til PDF/A format • Vurdere om vi bør ”vise” pdf-dokumentet direkte i fagsystemet også som ”bevis” på at arkiveringen har gått ok • Muliggjør å rydde (slette) word-dok som er arkiverte i fagsystemet for å spare plass Noark-5 -arkiv

JOBBEN I HVERT FAGSYSTEM Mottaksfunksjon med skanning… • Skanning til riktig område/katalog (Profil, Familia, Velferd etc. . ) • Fagsystem henter skannet dokument inn i postjournal og påfører utfyllende informasjon • Arkiveres igjen i riktig mappe ved ferdigmelding Fagsystem N 5 WS Pix. Edit? Noark-5 -arkiv

SKANNING – POSTMOTTAK • Nødvendig for å tilfredsstille kundenes krav om hel-elektronisk saksbehandling • Pix. Edit fra Techsoft har tilnærmet 100% av kommunemarkedet • Integrert med de fire sakarkiv-leverandørene • Ønsker kundene at skanning også for fagsystemene løses vha Pix. Edit?

FOR VISMA ER DETTE Mye mer enn bare et utviklingsprosjekt… • Nytt fagområde • Bygger leveranse/konsulent/s upport - kompetansebygging - riktig kapasitet • Sterk fokus fra ledelsen - skal lykkes!

Visma Unique