Viides teema Esimiesviestinnn kultajyvt Leif berg Esimiesviestinnn erikoisluentosarja

Viides teema: Esimiesviestinnän kultajyvät Leif Åberg: Esimiesviestinnän erikoisluentosarja kevätlukukausi 2004

Tavoitteet: kurssin suoritettuaan opiskelija ¡ ¡ ¡ oivaltaa viestinnän merkityksen asiantuntija- ja johtamistyön olennaisena osaa hahmottaa viestintään vaikuttavia työyhteisön rakenteellisia ja toiminnallisia tekijöitä ja osaa ottaa ne huomioon johtamistilanteissa hallitsee työssä esiintyviä yleisiä vuorovaikutustilanteita ryhmässä ja yksilötasolla

Painotukset: neljä teemaa 23. 01. Esimiestyön raamit, sisältö ja muuttuva rooli 30. 01. Organisaationäkökulma: strategia ja suunta 06. 02. Ryhmänäkökulma: ryhmädynamiikka 13. 02. Yksilönäkökulma: yksilödynamiikka (20. 2. ei kokoonnuttu: esseitä ja hiihtoa) (27. 2. ja 05. 03. ei kokoonnuttu: esseitä) 12. 03. Kooste: sisällön kultajyvät ja palautteet

Esimiesviestintä – muutoksia ja uusia haasteita n Toiminnan syke kiihtynyt ¡ ¡ ¡ n luotaaminen areenat, jossa tolkullistetaan ikäviäkin asioita tulee viestittäviksi Toimintaa suunnataan määrätietoisemmin ¡ ¡ ¡ strategian jalkautus kvarttaalijohtaminen tuloskortti

n Oppivan organisaation malli ¡ ¡ ¡ n organisaatioiden oltava joustavampia, toimittava lyhyemmällä viipeellä tekemällä oppii tarvitaan toleranssia, virheiden sietoa rakentavan palautteen merkitys synergia ja luovuus joustava organisaatio, todelliset ja huipputiimit Esimiehen roolin muutos ¡ johdattaa, valmentaa, kannustaa, tekee tilaa

n Areenat ¡ ¡ ¡ n virtuaaliset ja tosiaikaiset viralliset ja epäviralliset eri viestimiä käytössä: face-to-face, verkko, kirjalliset, yhdistelmät Sitoutumisen merkitys ¡ ¡ “I'm in” - mukana ollaan esimies luo edellytyksiä sitoutumisen syntymiselle

n Verkko johtamisen ympäristönä ¡ verkkojohtaminen: n n ¡ ¡ e. Management, mutta myös e. Leadership verkossa uudenlaista yhteisöllisyyttä pohdittava, mihin verkkojohtaminen sopii, mihin ei

n Uudet vs vanhat ¡ ¡ on merkkejä uudenlaisesta työyhteisön ja työhönhakijan välisestä sopimuksesta sukupolvien välinen kuilu? n n n arvot ja asenteet näkyvä ja piiloinen tieto ja kokemus

n Enemmän huomiota ¡ ¡ tunneälyyn ryhmään kuulumisen merkitykseen n n ryhmään kuuluminen ja poissulkeminen ryhmäroolit

Katzenbachin ja Smithin (1994) tiimiluokittelu n Työryhmä ¡ ¡ ¡ n pieni ryhmä yhdessä toimivia ihmisiä, joilla yhteinen tavoite ja päämäärä ja joiden kesken työt ja vastuut jaetaan kukin jäsen vastaa oman alueensa suorittamisesta yhteisen tavoitteen hyväksi kokouksissa jaetaan tietoa, keskustellaan ja tehdään päätöksiä yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi Tiimityö on astetta kehittyneempää työskentelyä ¡ ¡ Näennäistiimin jäsenet ovat ymmärtäneet, että heillä olisi mahdollisuus toimia paremmin yhdessä mutta heillä ei ole motivaatiota siihen Potentiaalinen tiimi on ymmärtänyt tiimimäisen toiminnan edut ja ottanut askelia oikeaan suuntaan

n Todellisen tiimin ¡ ¡ n jäsenet ovat sitoutuneet yhteisen tavoitteen saavuttamiseen heillä on toisiaan täydentäviä taitoja ja yhteinen toimintamalli he pitävät itseään ja toisia ryhmän jäseniä yhteisvastuussa ryhmän tuotoksesta jäsenet tekevät todellista työtä yhdessä Huipputiimi ¡ ¡ ¡ todellisen tiimin kaltainen lisäksi se ylittää jatkuvasti ympäristön sille osoittamat odotukset ja jäsenet ovat sitoutuneet henkilökohtaiseen oppimiseen ja kasvuun

Ryhmäroolit tiimisssä (Meredith Belbin) n n n n n Keksijä Tiedustelija Kokooja Takoja Arvioija Diplomaatti Tekijä Viimeistelijä Asiantuntija teoksessa Tiimien johtaminen (1981)

Keksijä ¡ ¡ ¡ ¡ luova, mielikuvituksellinen ja omaperäinen keksii ratkaisuja vaikeisiin ongelmiin löytää uusia tapoja tehdä asioita mielellään pohtii yksikseen, annettava tilaa saattaa unohtaa käytännön tosiseikat “joka ongelmaan on ratkaisu” “ei saa häiritä, nero työssä”

Tiedustelija (Resource investigator) ¡ ¡ ¡ ¡ ulospäinsuuntautunut, innostuva ja utelias luo kontakteja, etsii mahdollisuuksia pitää ryhmän ajan tasalla tulee toimeen erilaisten ihmisten kanssa mielenkiinto voi herpaantua helposti “ei kannata keksiä pyörää uudelleen” “tämä on uusinta uutta, sovellammeko? ”

Kokooja (Co-ordinator) ¡ ¡ ¡ ¡ tavoitteellinen, ennakkoluuloton, tasainen etsii jäsenten vahvuuksia, jakaa töitä kykenee saamaan voimavarat esiin jämäkkä saattaa olla haluton tekemään itse “jaetaanpa tehtävät kunkin kykyjen mukaan” “onko kenelläkään mitään lisättävää?

Takoja (Shaper) ¡ ¡ ¡ ¡ energinen, impulsiivinen ja tehokas suuntautuu saavutuksiin innostaa mukaan vastustaa tehottomuutta saattaa turhautua ja ärsyyntyä helposti “ei saa jäädä tuleen makaamaan” “tehdäänpä nyt, niin saadaan valmiiksi”

Arvioija (Monitor evaluator) ¡ ¡ ¡ ¡ objektiivinen, ei innostu helposti arvioi suunnitelmia ja työskentelytapoja etsii riskejä, varoittaa vaarasta osaa valita parhaan ehdotuksen puolueettomasti voi olla ylikriittinen “tässä on se vaara, että. . . ” “hiljaa hyvä tulee”

Diplomaatti (Teamworker) ¡ ¡ ¡ ¡ hiljainen diplomaatti kannustaa, tukee, sovittelee, joustaa aistii ilmapiirin luo kahdenvälisiä suhteita saattaa olla huono päättäjä “jos se sopii sinulle, se käy minullekin” "jospa ei riideltäisi”

Tekijä (Implementer) ¡ ¡ ¡ ¡ vastuuntuntoinen ja ahkera käytännöllinen, realistinen tuottaa käytännön toimivat toteutukset organisoi toimintaa saattaa hitaasti lämmetä uudelle “mahdottomuuksia toimitetaan välittömästi, ihmeet vievät hieman kauemmin” “kääritään hihat ja ryhdytään toimeen”

Viimeistelijä (Completer) ¡ ¡ ¡ ¡ huolellinen ja tarkka hyvä paineensietokyky varmistaa laadun huolehtii tärkeysjärjestyksestä voi olla täydellisyydentavoittelija “vain täydellinen on riittävän hyvää” “onko tämä varmasti tarkistettu”

Asiantuntija (Specialist) ¡ ¡ ¡ ¡ määrätietoinen itseohjautuva antaumuksellinen omaa harvinaislaatuista tietoa ja taitoa kapea-alainen “tässä työssä et ikinä lakkaa oppimasta” “on parempi tietää paljon jostakin, kuin vähän kaikesta”

Tunneäly n n Daniel Goleman: "Emotional Intelligence" (Bantam Books, 1995, suom "Tunneäly. Lahjakkuuden koko kuva“, Otava, 1997) Viisi tunneälyn ulottuvuutta: ¡ ¡ ¡ Omien tunteiden tiedostaminen Omien tunteiden hallinta Omat tunteet itsensä motivoinnissa Muiden ihmisten tunteiden tunnistaminen Ihmissuhdetaidot

n Omien tunteiden tiedostaminen ¡ kyky tarkkailla tunteitaan ¡ n Omien tunteiden hallitseminen ¡ ¡ perustuu omien tunteiden tunnistamiseen auttaa yksilöä välttämään tunneperäistä ylireagointia ja primitiivireaktioita tunnekuohun, "tunnekaappauksen" vallassa ei kyetä tekemään järkeviä päätöksiä henkilö osaa nopeasti ravistaa mielestään huolestuneisuuden, synkkyyden ja ärtyisyyden

n Tunteiden valjastaminen itsensä motivointiin vaikeissakin olosuhteissa ¡ n tuottaa tuloksellista, luovaa toimintaa Muiden ihmisten tunteiden tunnistaminen ¡ empaattiset johtajat kykenevät herkästi päättelemään, mitä muut haluavat, ja ottavat tämän huomioon johtamisessaan

n Ihmissuhdetaidot ¡ ¡ merkitsevät myös kykyä muiden ihmisten tunteiden hallitsemiseeen Tärkeä ominaisuus alaisia motivoitaessa

Temaattiset esseet 08 19 12 10 01 10 (esseiden määräkin mainittu) Viestintä työyhteisön strategian jalkautuksessa Viestintä muutos- ja poikkeamajohtamisessa Viestintä ja verkkojohtaminen Johtamistyylit ja viestintä Tolkullistamisen merkitys työyhteisöjen toiminnassa Viestintä työryhmän synergiaa ja luovuutta kirvoittamassa 08 Minun visioni (siis opiskelijan, ei Åbergin!) viestinnän virtuaalisista areenoista 09 Viestintä, sitouttaminen ja sitoutuminen 10 Viestintä ja vaikuttaminen

Teemojen kytkeytyminen strategiat suuntaus stragegian jalkautus johtamistyylit muutos ja poikkeamat Johta- verkkominen, johtavaikut- minen taminen areenat, etenkin virtuaaliset tolkullistaminen, yhteinen ymmärrys muutokseen tarvittava synergia osaaminen ja energia sitoutuminen luovuus

Viestintä työyhteisön strategian jalkautuksessa n strategisten areenoiden tärkeä rooli ¡ ¡ n n n kiintopiste: visio missio ja arvot profiloivaa viestintää kehyskertomus ja arvot suunnan näyttäjinä jalkautus: sitoutuneisuuden aikaansaamista jalkautuksen esteitä: kulttuuriset tekijät jalkautus huono käsite, viittaa liikaa top down – asetelmaan

Viestintä muutos- ja poikkeamajohtamisessa n muutoksen luonne muuttunut: epäjatkuva, nopeutuva ¡ n n n luotaus, suuntaus ja muutosviestintä tärkeitä kriittisen massan ratkaiseva merkitys muutosvastarinta ja muutospelko ¡ ¡ n n asiat ja asiayhteydet monimutkaistuvat, sirpaletiedon määrä kasvaa, viive lyhenee ja intuition merkitys kasvaa ”en tiedä, en osaa, en halua, en uskalla” kognitiot ja emootiot: muutoksen hahmottaminen, perusturvallisuus muutos herättää aina pelkoa: hyppy tuntemattomaan luottamus muutostilanteissa tärkeää verkottuminen -> yksilöllisyyden korostuminen -> mekanistisesta humanistiseen johtamismalliin? jäin kaipaamaan poikkeamajohtamisen pohdintaa, esim ¡ ¡ ¡ luotauksen rooli oppivan organisaation malli organisaation muutosvalmius, ketteryys

Viestintä ja verkkojohtaminen n n internet on (kohtaamis)paikka, siis uudenlainen areena johtajuus muuttuu ¡ ¡ ¡ n n kannattaa ottaa kultajyvät sekä cuelessness- että kybertila-paradigmasta lähettäjä-vastaanottaja -suhde muuttuu ¡ ¡ n ¡ ¡ organisaatiokulttuurin merkitys epähierarkisoituminen ja demokratisoituminen dialoginen, vuorovaikutteinen viestintä organisaationkin on muututtava ¡ n esimies-alainen –suhde muuttuu spontaanit areenat viestintäilmasto muuttuu ¡ n tarinoiden kautta (vision myyminen), hyvä fiilis, elämyksellinen johtaminen kollektiivinen johtaminen herkkähipiäisten osaajien heimon johdattaminen silti suunnitelmallisuus ja pitkäjänteisyys kunniassa tiedon ja tietämyksen rooli verkko- ja perinteisen johtamisen yhdistäminen tärkeää jatkuva oppiminen, joustavuus, verkostoituminen onko vain sattumaa, että verkostomallien yhteydessä puhutaan paljon tarinoista ja unelmista?

Johtamistyylit ja viestintä n tilannejohtamisen teoriat, mm Reddin: ¡ ¡ n eristyvä viestii niukasti liittävä f 2 f omistautuva käskyttää yhdentävä pienryhmäviestii tyyppiteoriat: päätöksentekijätyypit ¡ järjestelmällinen A-tyyppi n ¡ luova ja intuitiivinen E-tyyppi n ¡ ¡ n formaalia faktaa, printti visuaalista viestintää välissä N-tyyppi: annos kumpaakin johtajan tulisi ottaa itsessään huomioon nämä ja myös osata viestiä eri tyyppien kanssa suoraa ja epäsuoraa johtamisviestintää

Tolkullistaminen ja yhteinen ymmärrys työyhteisöjen toiminnassa n n tolkullistaminen ei ole vain ympäristön tulkintaa, vaan samalla tulkittavan ympäristön luomista millaisissa tilanteissa yhteistä ymmärrystä tarvitaan: ¡ n n n delegointi, palaute, muutos, tiimityö, visiopohdinnat yhteinen tahtotila, käsitys siitä, mitä yritys tekee myös dissipatiivisuus tärkeää: uudet merkitykset ja tulkinnat ei tarkoita samaa kuin monoliittinen käsitys (josta ei lipsuta); koska maailma muuttuu, tarvitaan jatkuvaa dialogia sekin lisää yhteistä ymmärrystä, että nähdään kuinka eri mieltä asioista ollaan ! ymmärtävätkö eri päätöksentekijätyypit toisiaan?

Viestintä työryhmän synergiaa ja luovuutta kirvoittamassa n n n luovan ongelmanratkaisun menetelmät ovat tärkeitä myös puitteet: ahaa-aukiot, virtuaaliareenat, uudenlaiseen ajatteluun virittävät kokoontumistilat synergia ja luovuus tärkeitä Rowleyn ja Roevensin mallin dissipaatiovaiheessa virtuaaliverkkojen mahdollisuudet (anonymiteetti, paljon toimijoita) synergia voi laueta myös pakon alla, ei vain ”kivassa” tilassa ¡ ¡ ¡ n n n johtamisen rooli korostuu tiukoissa tilanteissa luovuus nousee ihmisten välisistä jännitteistä pakkotahti tukahduttaa luovuuden tiimi ruokkii synergiaansa menestyksellään innovatiivisuuden taustalla aktiivinen kannustus aloitteisiin ja suoritusten kriittinen arviointi esseissä paljon omakohtaisia esimerkkejä: osoitus synergisen vaiheen mieleenpainuvuudesta !

Visioita viestinnän virtuaalisista areenoista n mahtava älyllinen kapasiteetti verkon raameissa ¡ ¡ n tarvitaan käyttäjänäkökulmaa teknisen inter/ekstra/intranetin sijaan ¡ n n verkko on älyllisen tilan jatke kasvottomuuden mahdollisuudet paluu osayleisöihin onko tekninen riippuvuus hyvästä? mobiilimaailma

Viestintä, sitouttaminen ja sitoutuminen n n n sitouttaminen liittyy mekanistiseen käsitykseen, sitoutuminen humanistiseen käsitykseen passiivinen ja aktiivinen sitouttaminen delegointi, luottamus ja vastuun antaminen perehdyttämisen tärkeä merkitys voiko ylisitoutua? selkeä linkki ”hyvään” delegointiin: ”sitoutuminen tarkoittaa, että henkilö hyväksyy tavoitteen tai tehtävän ja antaa panoksensa sen saavuttamiseen”

Viestintä ja vaikuttaminen n vaikuttaminen on jonkin aikaansaamista pysyvä käyttäytymisen muutos on vaikeaa, mutta onko se tarpeenkaan, kun työyhteisöt muuttuvat nopeasti! vaikuttamisen ja vallan käsitteet rinnakkaisia