VIAG Congres 2008 Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008

VIAG Congres 2008 Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Digitaal Ontsluiten Bouwarchief Gemeente Arnhem Dinsdag 2 december; 10: 15 -10: 55 13 -12 -2021 1 Sprekers: -Bas Kooter (namens Arnhem) -Paul vd Weijde (Redora)

Bas Kooter, IXXI BV, Zoetermeer www. ixxi. nl, b. kooter@ixxi. nl, 06 -53791865, bas. kooter@arnhem. nl Ingehuurd door: Arnhem/FD/ICT/IM Geeft presentatie namens de gemeente Arnhem Zie linkedin voor volledig profiel: http: //www. linkedin. com/profile? view. Profile=&key=1232396&trk=tab_pro 2 Ervaringsgebieden - ICT: BSO/Origin, CSC, RLD, Marine, KPN - Ruimtevaart: ESA/ESTEC - Educatie: INHOLLAND, Houthoff Training, tevens hoofd-zeilinstructeur - Sociale Zekerheid: Cadans (nu UWV), CWI - Gemeente: Arnhem 13 -12 -2021 Projectleider gem. Arnhem - Inrichting Midoffice (sep 2006 – aug 2008) - Digitaal Bouwarchief (mrt 2007 – Q 3 2009) Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Even voorstellen

1. Introductie 2. Situatieschets (waarom, problematiek) Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Agenda-onderdelen 3. Het bouwarchief (tijdsbeeld) • • Papieren dossiers Registers (papier en digitaal) Archief: Herstructurering en registratie Scanfabriek: Groeperen, Scannen, Inpakken ICT: Logistiek, Bewerking, Opslag, Ontsluiting 5. De projectplanning (fasen, mijlpalen) • • • Analyse: volumeberekeningen, planvorming 1 meter pilot: aantonen dat het kan Uitbouw digitale infrastructuur Inrichting Scanfabriek Scannen Ontsluiten 3 • • • 13 -12 -2021 4. Het totale proces (partijen, activiteiten)

Stadhuis Verbeterde Dienstverlening met één Frontoffice Afstand tussen loket en archief was de aanleiding voor het besluit tot digitaliseren 43 m (1980 -1989) Register 13 -12 -2021 Gelders Archief 1000 m Kaarten Register 4 410 m (1917 -1979) Stadskantoor Register Mais Flexis Het BWL Loket Niet alleen dossiers van het stadskantoor Archieven 3 locaties Maar ookopregisters! naar het stadhuis Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 De situatie BWL Loket 720 m (1945 -2008) Kaarten (’ 45 -’ 89) AIV (’ 90 -’ 98) BWT (’ 98 -’ 08)

Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Archieven 13 -12 -2021 Bouwarchief (stadskantoor) (1945 – 2008 = 717 m) 5 Gelders Archief (1917– 1979 = 422 m) Secretarie (stadhuis) (1980– 1989 = 43 m)

Gelders Archief Meerdere archieven met Secretarie (1980– 1989 = 43 m) papieren dossiers (1917 – 1980 = 410 m = 274 m + 136 m) (Originele Bouwdossiers) Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Tijdsbeeld: Archieven en Registers !? (Stadhuis) 13 -12 -2021 Bouwarchief: Dozen met Straatnaam (A. . Z) (deels overlappend) (1945– 2008 = 717 m) (Stadskantoor) 1945 1980 1990 2000 Meerdere registers Secr. Adm met (meta)informatie (1980 -1989) Docman (postregistratie) MAIS Flexis (Gelders Archief) over de archieven en de dossiers (1987 -heden) (1917 -1979) (zowel operationeel Blauwe Kaarten als historisch) AIV BWT (1945 -1990) (1990 -1998) (1998 -heden) (zowel in digitale als papieren vorm ) 2008 6 1917

~ 800 m Papier Archief Beheerders Gelders Archief “Handjes” voor de Voor- en Na. Bewerking, Scannen en Data-entry Presikhaaf Soc. Inst. Digitale Ontsluiting !!!!! ICT Redora ICT Arnhem Eind Gebruikers Bouwinspecteurs Handhavers Belastinginsp. Juristen BWL Loket Oracle Platform Burgers Makelaars Notarissen Volume Kosten Zoeken op adres Eérst Intern 1917 – 2008 Eentonig werk Diverse tijdvakken met verschillende archiverings methoden Kwaliteit ! ? Ontsluiting van registers én dossiers Oplossing Toetsen Aansluiting tussen tijdvakken regelen Bijsturen Info huish. Arnhem Technologie / innovatie Goed Gevoel Dán Extern 7 Historie 13 -12 -2021 Afdeling DIV Héél véél werk Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Aspecten + Doelstelling + Middelen

Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Fasen en mijlpalen (1) VIAG Wat moet er gebeuren om één meter papier digitaal te ontsluiten!? 1 m aanpak 13 -12 -2021 GO ! We hebben aangetoond dat het kan zoals we willen 8 ICT Start Pilot Analyse Q 1 Q 2 Q 3 2007 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 2008 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 2009 Q 4

~ 800 m Papier Héél véél werk Digitale Ontsluiting !!!!! Data-entry Zoek én vindt Eind Gebruikers DIV Papieren Dossiers Indelen in categorieen Scannen Inpakken in zuurvrij Materiaal V&H Digitale Documenten (PDF, TIFF) JZ WOZ BWL Digitaal Register Notaris Registers met Info over archief Info over dossiers Burger …. De sociale werkplaats kan het! Het beoogde mechanisme werkt! 9 Makelaar 13 -12 -2021 Herstructurering (tijdvakken) + Verbeterde Registratie Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Eén meter aanpak: volledige cirkel

Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Herstructurering + Registratie 13 -12 -2021 Van Alfabetisch gesorteerd: ‘ 45 -’ 08 Naar 3 tijdvakken: ’ 45 -’ 90 -’ 98 -’ 08 10 PRE-AIV (20%) BWT (30%)

Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 De scanfabriek bij Presikhaaf 13 -12 -2021 11

Scanstraat ICT Scannen Archief gereed Scan gereed Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Gerealiseerd proces Digitale Dossiers Archief Digitale Dossiers Stadskantoor Klantcontact DIV Balie Papieren Dossiers Secr. Archief Papieren Dossiers Bouwarchief 12 Balie Stadhuis 13 -12 -2021 Gelders Archief

Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Fasen en mijlpalen (2) VIAG Intern Extern Ontsluiting eindgebruikers BWT AIV SA PRE Scannen 13 -12 -2021 GO ! Inrichten Scanfabriek Herstructurering / Registratie 1 m aanpak Envelop Start 13 Contracten ICT-ontwikkeling Migratie Verbeteringen Pilot Analyse Q 1 Q 2 Q 3 2007 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 2008 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 2009 Q 4

Nadruk op ontsluiting ipv op digitaliseren Vanaf het begin zijn ICT aspecten meegenomen Vanuit context Inzicht in archieven en registers in de tijd Volumes kosteninschatting 14 Realisatie expliciet onder regie van de gemeente: Vanwege complexiteit door diverse tijdvakken (methoden) Ontsluiting staat voorop … ICT is de sleutel ! Het scannen is alleen heeeel veeeel werk 13 -12 -2021 Iteratief full-life-cycle proces Eén meter aanpak !! Eerst kleinschalig opschalen na succes Altijd alle partijen bij begin elke stap betrokken Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Resumé van de projectaanpak

Papieren Dossiers Digitale Infrastr. Indelen met barcodevellen UCM DIV Documenten magazijn V&H Scannen Oracle Document Capture Archief gereed maken Zaken magazijn Gegevens magazijn Redline Eind Gebruikers JZ WOZ BWL Registers met Info over archief Info over dossiers Notaris u. Burger n t a a g a or d e R …. n a v s l e i d a j t i e e d W e d h v c l s i u n a h P tec e d p o verder in 15 Makelaar 13 -12 -2021 Herstructurering (tijdvakken) + Verbeterde Registratie Scan fabriek In- en uitklaren ~ 800 m Papier Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 De totale infrastructuur details Redora

Digitaliseren bouwarchief Gemeente Arnhem De techniek

Samenhang systemen Frontoffice Webapplicatie Midoffice Zakenmagazijn Gegevensmagazijn Proces info (Datum, status) Adressen Subjecten Actoren (Warme data) Documenten Aanvragen Beschikkingen Tekeningen Berekeningen (historische data) (Koude data) Scan Straat Scan Software Scanners 2 x klein 2 x groot Oracle Data Integrator (ODI) Backoffice 17 Historische registers/systemen Mais Flexis (Gelders Archief) AIV Blauwe Kaarten Operationele systemen BWT VIAG Congres 2008 ADR Docman Dossiers 13 -12 -2021

Scannen § Scannen ‘as is’ § § § Scannen geavanceerd § § 18 Digitaliseren document Geadministreerd op dossier-id + categoriseren + indexeren VIAG Congres 2008 13 -12 -2021

Opslag Scanresultaat § Alléén zoeken op dossier-id § EDMS § Geavanceerde zoekmogelijkheden § Autorisatie § Koppeling tussen document en metadata § 19 VIAG Congres 2008 13 -12 -2021

Presentatie § Eenvoudige website § Zoeken adres, al dan niet via de kaart § Tonen dossier(s) § Webapplicatie § + Kanaalonafhankelijke toegang tot archief § + Gepersonaliseerde informatie (beveiligd) § Ambtenaren § Bedrijven § Burgers § + Alle gegevens bij elkaar 20 § Documenten. VIAG Congres 2008 13 -12 -2021

Bouwarchief Archief in de kelder 21 VIAG Congres 2008 13 -12 -2021

Archiefdoos Meer dan 500 dozen 22 VIAG Congres 2008 13 -12 -2021

Bouwdossier 23 VIAG Congres 2008 13 -12 -2021

Documenten in dossier Meer dan 4 miljoen documenten (formaat A 5, A 4, A 3, A 0) 24 VIAG Congres 2008 13 -12 -2021

Schonen en splitsen dossier § Verwijderen nietjes, hoesjes e. d. § Stop document in juiste categorie 25 VIAG Congres 2008 13 -12 -2021

Printen scheidingsvellen 26 VIAG Congres 2008 13 -12 -2021

Voeg scheidingsvel toe 27 VIAG Congres 2008 13 -12 -2021

Configuratie Oracle Document Capture server Canon <= A 3 UCM Server Capture PC compressed pdf/a Index Canon <= A 3 Recognition Commit UCM Capture PC tif disk Import OCE >= A 3 28 Tiff VIAG Congres 2008 13 -12 -2021

Het resultaat in UCM 29 VIAG Congres 2008 13 -12 -2021

Het resultaat in web applicatie Gecombineerd met data uit meerdere backoffice applicaties 30 VIAG Congres 2008 13 -12 -2021

Resumé § Scannen op basis van midoffice conform Egem § Ondersteuning totale proces, integrale kwaliteit § Robuuste Oracle technologie § Veilige ontsluiting § Digitale documenten in combinatie metadata 31 VIAG Congres 2008 13 -12 -2021

Architectuur Frontoffice Webapplicatie Midoffice Zakenmagazijn Gegevensmagazijn Proces info (Datum, status) Adressen Subjecten Actoren (Warme data) (Koude data) Documenten Aanvragen Beschikkingen Tekeningen Berekeningen (historische data) Scan Straat Scan Software Scanners 2 x klein 2 x groot Midoffice broker Oracle Data Integrator (ODI) Backoffice 32 Operationele systemen Dossiers Backoffice broker VIAG Congres 2008 13 -12 -2021

Vragen ?

Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Bijlage: De organisatorische context 13 -12 -2021 34