VI glava Planiranje Pojam planiranja Planiranje predstavlja modeliranje

VI glava Planiranje

Pojam planiranja �Planiranje predstavlja modeliranje budućnosti. Sastoji se u konkretizaciji željenog stanja (cilja) i definisanju odgovarajućih mera i resursa pomoću kojih se željeno stanje može ostvariti. U okviru funkcije planiranja definiše se dugoročna razvojna strategija kojom će se ostvariti ovi cinjevi. �Sve to implicira razvoj složenog niza planova koji će integrisati i koordinisati organizacioni rad. Planiranje se često naziva primarnom funkcijom menadžmenta jer utvrđuje osnove za sve druge funkcije.

Postoje najmanje četiri razloga za planiranje: �Obezbeđuje pravac. Planiranje trasira pravac delovanja menadžera. �Smanjuje nesigurnost. Primorava menadžere da gledaju: unapred, predvide promene, rezultate tih promena i odgovarajuću akciju. �Troškove i viškove svodi na najmanju moguću meru. Kada su radne aktivnosti usmerene na utvrđene planove, višak aktivnosti se svodi na minimum �Utvrđuje standarde koji se primenjuju u kontroli.

�Planiranje uključuje izbor ciljeva i aktivnosti za njihovo ostvarivanje, vodi na određeno mesto u budućnosti na koje treba stići i bezuslovno podrazumeva inovativni duh menadžera. �Planiranje podrazumeva definisanje ciljeva organizacije, utvrđivanje strategije za realizaciju postavljenih ciljeva i razvoj složenog niza planova koji će se integrisati i koordinirati rad organizacije. �Planiranje predstavlja proces donošenja odluka pre početka poslovne aktivnosti. �U procesu planiranja donošenje odluka je usmereno na: ciljeve, politike, strategije, programe, planove i budžet, a na osnovu prethodnog procenjivanja poslovnog okruženja.

Procenjivanje i predviđanje poslovnog okruženja �Procenjivanje poslovnog okruženja pretpostavlja sakupljanje velikog broja informacija kako bi se predvidele i pratumačile promene u poslovnom okruženju. �Jedna od aktivnosti koja se brzo razvija u okviru procenjivanja poslovnog okruženja jeste konkurensko izviđanje. To je postupak kada organizacije sakupljaju informacije o konkurentima i dobijaju odgovore na pitanje kao što su: ko su oni? šta rade? kako će to što oni rade uticati na nas?

Procenjivanje i predviđanje poslovnog okruženja �Druga tehnika koju menadžeri koriste za procenu poslovnog okruženja je predviđanje. Ono se odnosi na procenjivanje rezultata. Cilj predviđanja jeste da se menadžerima obezbede informacije koje će im olakšati donošenje odluka. Tehnike predviđanja mogu biti kvantitativne i kvalitativne. � U kvantitativnom predviđanju primenjuju se matematička pravila na serije baze podataka da bi se predvideo rezultat (kada menadžeri imaju dovoljno baznih podataka koje bi mogli da koriste). �U kvalitativnom predviđanju koriste se procene i mišljenje poznatih pojedinaca koji mogu da predvide ishod (kada nedostaju precizni bazni podaci ili kada su teško dostupni).

Benčmarking �Benčmarking se odnosi na traganje za najboljim praksama među konkurentima ili nekonkurentima koji dovode do njihovog superiornog izvršenja pslovnih zadataka. �Osnovna ideja benčmarkinga jeste da menadžeri poboljšavaju izvršavanje poslovnih zadataka analiziranjem, a onda kopiranjem metoda lidera iz raznih oblasti.

Planiranje scenarija �Današnji menadžeri moraju stalno da prate i procenjuju trendove i promene u eksternom okruženju. Pažnju treba usmeriti samo na najvažnije probleme koji mogu da utiču na njihovu trenutnu ili planiranu delatnost. �Scenario je konzistentan pogled u budućnost. Razvijanje scenarija može da se opiše kao kontigentno (situaciono) planiranje koje iziskuje odgovarajuće aktivnosti. Cilj planiranja scenarija nije da se prati budućnost, već da se smanji neizvesnost izvođenjem potencijalne situacije pod različitim specifičnim uslovima.

Utvrđivanje ciljeva organizacije �Ciljevi su željeno stanje koje u budućnosti treba ostvariti za pojedince, grupe ili organizaciju u celini. Oni obezbeđuju pravac za sve odluke menadžmenta i stvaraju kriterijume na osnovu kojim se mogu meriti ostvareni rezultati. Draker govori o ciljevima sledeće: q. Ciljevi se moraju izvesti iz definicije šta posao jeste, šta će biti i šta treba da bude. q. Ciljevi moraju biti operativni. q. Ciljevi moraju da omoguće koncentraciju resursa i napora. q. Mora postojati više ciljevi, a ne samo jedan cilj. q. Konkretizovani ciljevi su potrebni u svim oblastima od kojih zavisi opstanak preduzeća.

Klasifikacija ciljeva �Prema nivou organizacije ciljevi mogu biti strategijskog, taktičnog i operativnog karaktera. �Prema mogućnostima kvantifikacije razlikuju se opipljivi ili kvantitativni ciljevi (stepen povraćaja investicija, tržišno učešće, fizički obim itd) i neopipljivi ciljevi (razvoj sposobnosti menadžera, zadovoljstvo zaposlenih, radni moral i dr. ) �Prema hijerarhijskam nivou: neposredni i posredni ciljevi. �Prema planskom horizontu: dugoročni, srednjoročni i kratkoročni (tekući) ciljevi. �Prema nivou društvene odgovornosti: ekonomske ciljeve, brigu za potrošače, brigu za zaposlene, brigu za ekologiju, brigu za društvo u najopštijem značenju.

Strategijski ciljevi q Strategijske ciljeve utvrđuje top menadžment i njima se definišu globalni ciljevi organizacije koji imaju dugoročni karakter. Oni ne smeju biti formulisani neodređeno, već moraju biti toliko jasni da mogu uticati na donošenje važnih upravljačkih odluka. Oni se odnose na stav o: 1. tržištima i proizvodnom programu, 2. tehnologiji i njenom razvoju, 3. rentabilnosti i prihvatanju rizika, 4. razvoju kadrovske i materijalne osnove, dobavljačima, dirstributerima i svima koji olakšavaju proizvodnju i promet proizvoda i održavanja poslovnog sistema.

Taktičke ciljeve i operativne ciljeve q Taktičke ciljeve definišu top menadžment i srednji nivo menadžera, a usmereni su na ostvarenje rezultata u specifičnom funkcionalnim delovima organizacije. Taktički ciljevi su po pravilu srednjoročni i često se označavaju kao poslovni ili funkcionalni ciljevi. q Operativne ciljeve utvrđuju menadžeri srednjeg i prvog nivoa. Njima se definišu specifični ciljevi za ostvarenje na nivou odelenja i individualni ciljevi u okviru funkcionalnih delova organizacije. Operativni ciljevi se često označavaju i kao zadatak – orijentisani su i kratkoročni. �Hijerarhija ciljeva mora biti postavljena tako da ciljevi nižih nivoa služe kao sredstvo za dostizanje ciljeva viših, odnosno najvišeg nivoa.

Karakteristike ciljeva �Racionalno definisani ciljevi, da bi postali putokaz za menadžerske aktivnosti drugih članova organizacije, moraju imati sledeće karakteristike: q Izazovnost – deluju motivaciono na menadžere i zaposlene da ostvare rezultate i doprinose razvoju i jačanju menadžerskih veština i veština drugih zaposlenih. q Ostvarljivost - ciljevi treba da budu realni i ostvarljivi u prostoru i vremenu, s raspoloživim resursima. q Specifičnosti i merljivost – podrazumevaju da ciljevi budu jasni, merljivi i razumljivi za menadžere i zaposlene. q Vremenska definisanost – ciljevi treba da budu eksplicitno vremenski određeni. q Relevantnost – važnost ciljeva za ostvarenje organizacione vizije, misije i strategijskih ciljeva.

Pristupi utvrđivanju ciljeva �U utvrđivanju ciljeva dva osnovna pristupa: 1. Tradicionalni – ciljevi se utvrđuju na vrhu organizacije, a onda se dele na subordinarne ciljeve za svaki organizacioni nivo. Često ciljevi prestaju da budu jasni i jedinstveni prelaskom s vrha organizacije na niže nivoe. 2. Menadžment pomoću ciljeva – Prilaz je razvio Piter Draker. MBO je sistem menadžmenta u kome zaposleni i njihovi menadžeri zajednički utvrđuju specifične ciljeve poslovanja, periodično se kontroliše napredak u ostvarivanju tih ciljeva i dodeljuju nagrade prema zasluzi.

Menadžment pomoću ciljeva �Suštinu MBO programa predstavlja specifično definisanje ciljeva koje treba ostvariti. Oni se mogu grupisati u tri grupe. 1. Ciljevi poboljšanja - vezuju se za različite aspekte poboljšanja funkcionisanja organizacije 2. Ciljevi ličnog razvoja zaposlenih - vezani su za razvoj ličnih veština ili znanja zaposlenih. 3. Ciljevi održavanja - izražavaju želju za održavanjem performansi organizacije na određenom nivou.

Koraci u utvrđivanju ciljeva: �Proces utvrđivanja ciljeva sastoji se od pet koraka: 1. Uvid u misiju, odnosno svrhu organizacije. 2. Procena raspoloživih resursa. Ciljevi treba da budu izazov, ali ih treba postaviti u skladu s rasploživim resursima. 3. Utrvrditi pojedinačne ciljeve, koje bi trebalo da budu u skladu sa organizacionom misijom ili ciljevima u drugim organizacionim oblastima. 4. Napisati ciljeve i preneti ih svima onima koji treba da ih poznaju. 5. Pregledati rezultate i proveriti da li su ciljevi ostvareni.

Politika, pravila i procedure �Sredinom XX veka pojavio se pojam poslovna politika koja se odnosi na veštinu upravljanja poslovnim organizacijama. �Politika - čine stavovi, načela, principi i kriterijumi koji su relativno trajna ljudska opredeljnja i suština politike je da olakša i obezbedi principijelno dosledno i konzistentno odlučivanje. �Pravila - pisani izveštaji, vodiči o tome šta treba i šta ne treba raditi u datim situacijama i okolnostima. Njihovo postojanje reguliše ponašanje zaposlenih i sprečava devijacije �Procedure - obično u pisanoj formi i sadrži seriju koraka ili povezanih akcija koje treba preduzeti da bi se završile određene aktivnosti.

Poslovne strategije i SWOT analiza q. Cilj SWOT analize je da se minimiziraju slabosti uz istovremeno povećanje snaga preduzeća i da se što bolje iskoriste šanse uz istovremeno smanjenje pretnji iz okruženja. q. SWOT - akronim od početnih slova engleske reči: �Strenghts – snage, prednosti �Weaknesses – slabosti, nedostaci �Opportunities – mogućnosti, prilike �Threats - pretnje

Programi �Programi su upravljačke odluke kojima se konkretizuju zadaci, aktivnosti i vreme za ostvarivanje pojedinih ciljeva i strategija organizacije. �To su jednokratni planovi, odnosno eksplicitni izveštaji u pisanoj formi o koracima koje treba preduzimati da bi se ostvarili konkretni zadaci. �Oni su izvode iz drugih planskih odluka, a pre svega ciljeva, politika i strategija. U programima se određuje šta, ko, kako, gde i kada treba da uradi da bi se izvršio određeni zadatak. �Sastavni delovi programa su projekti, kojima se usmerava konkretna aktivnost preduzeća i utvrđuju uslovi za obavljanje datih zadataka.

Planovi i budžet �Planovi su dokumenta koja utvđuju način ostvarivanja ciljeva i dokumenta koja da tipičan opis raspodele resursa, programa i drugih neophodnih koraka za postizanje ciljeva. �Strategijski, planovi, operativni planovi, dugoročni planovi, kratkoročni planovi, specifični planovi, usmeravajući planovi, jednokratni planovi i trajni planovi �Budžet je numerički plan za raspodelu resursa prema određenim aktivnostima. Budžeti su jedna od tehnika planiranja koju koriste većina menadžera, bez obzira na nivo organizacije.