VI CODISEM 2010 Zkuenosti z katalogizace majetku Zavdn

VI. CODISEM 2010 Zkušenosti z katalogizace majetku Zavádění Kodifikačního systému NATO Trenčín 11. května 2010 Ing. Jaroslav RYŽÍK

Obsah prezentace • Úvod • Katalogizace v ČR a SR – společné a rozdílné • Kodifikační systém NATO - současná charakteristika • Základní předpoklady úspěšného zavedení Kodifikačního systému NATO

Katalogizace v ČR a SR Co máme společné (obdobné)? • • • Příbuzný jazyk – bezproblémová komunikace Stejné výchozí podmínky Obdobný legislativní základ Prakticky stejný datový model APV Členství v pracovních skupinách – TRICOD, MCC UG Co je rozdílné? • • • Místo a úloha katalogizace v rezortu obrany Předmět katalogizace – rozsah položek pro katalogizaci Organizační struktura subjektů podílejících se na katalogizaci Úloha subjektů v procesu přípravy a zpracování dat Systém přenosu dat mezi průmyslem a NCB Aplikační programové vybavení Velmi dobré možnosti dvoustranné spolupráce - rozvoj NCS

Kodifikační systém NATO současná charakteristika Do značné míry poplatný době vzniku Zbytečně složitý a komplikovaný Dílčí procesy nejednoznačně definované Neexistence mechanizmů k dosažení dodržování stanovených pravidel • Nepropojitelnost s obecně zavedenými systémy • Pomalé a složité řízení a rozhodování • Nízká aktivita většiny členských zemí • • NCS je na rozcestí – nutnost radikálních změn

Kodifikační systém NATO modernizace NCS • AC 135 vytvořil pracovní skupinu NCS Modernization Working Group – NCS M WG • Chairman ředitel NCB Polska – Marek Dalkowski • Zapojení z nových členských zemí – Polsko a ČR !? • Není nutná účast na jednáních – 4 x ročně, koordinace stanovisek jejich podpora při projednávání v AC 135 Panel A a MG • Využtelná stávající platforma – TRICOD, MCC UG

Základní předpoklady úspěšného zavedení a používání Kodifikačního systému NATO Pořízení SW pro podporu katalogizace – NE !!!!!! Jaké jsou zcela zásadní předpoklady (podmínky)? • Co nejpřesnější vymezení role katalogizace v ekonomice a logistice rezortu – dlouhodobé • Vytvoření potřebné organizační struktury pro řízení a vymezení odpovědnosti a součinnostních vazeb • Příprava personálu všech kategorií uživatelů • Přesvědčení o přínosech (efektech) zavedení • Příprava stávajících dat a kvalita dat v systému Vybudování důvěry v přínosy katalogizace!!!!!!!

Odborná příprava personálu Kdo se na katalogizaci podílí a využívá výsledky? • Uživatel položek majetku – definuje potřebu pořízení? • Projektový manager • Logistika- vymezení způsobu zabezpečení životného cyklu • Akviziční pracoviště • Zpracovatelé dat v resortu – v ČR – NCB, správce položky, majetkový manažer • Koncoví uživatelé ISL všech kategorií? • Výrobce, dodavatel, subdodavatel • Agentura

Odborná příprava personálu • Rozsah přípravy musí odpovídat roli subjektu v systému • Základní (vstupní) a průběžná – školy a školící centra? • Systém přípravy personálu – kdo - NCB? ? • Zaměření na schopnost interpretovat data • Zaměření na schopnost orientovat se v systému a umět vyhledat data

Kvalita dat Data položky majetku • Věcná správnost • Užitečný rozsah • Komplexnost • Aktuálnost Databáze systému • Vzájemná srovnatelnost • Stejné procesy a zásady zpracování • Podíl katalogizovaných položek v celé databázi systému

Kvalita dat Nově pořizované položky • Znalost systému ze strany výrobců a dodavatelů • Včasnost přípravy dat – vlastní i subdodavatelská • Čerpání dat z technické dokumentace • Úplnost dat – veškerá charakteristická data • Ověřování dat – agentury – korespondenční systém? • Součinnost s ověřováním jakosti?

Kvalita dat Katalogizované položky • Aktualizace z pohledu změny subjektivity výrobce, dodavatele • Aktualizace z pohledu inovací výrobků • Doplnění neúplných dat – popisná identifikace • Organizace opravy dat chybných dat cizích položek • Doplnění dat nově definovaných datových prvků • Překódování nově zavedených obecně užívaných číselníků

Kvalita dat Existující nekatalogizované položky • Celkový počet položek v ISL – řádově 900 000 • Počet aktivních položek – 700 000 • Počet katalogizovaných položek – 120 000 • Počet položek katalogizovaných za rok – 14 000 počet položek „ na dožití“ (neperspektivní) ? ? ? – označeno 450 000 – reálný odhad 50 000 -400 000 položek

Kvalita dat Co s tím? • Naprostá nezbytnost dosáhnout katalogizace všech aktivních položek v databázi • Způsoby : - snížit počet položek v databázi. Analyzovat celkovou databázi a zodpovědně vymezit perspektivní nekatalogizované položky. Vyřadit z databáze položky dlouhodobě fyzicky neexistující. Jednoznačně vymezit neperspektivní dožívající položky a zrychlit způsob jejich vyřazení z užívání a z databáze. Omezit zbytečnou katalogizaci – široké koncepty položek, účtování do spotřeby - katalogizovat zbylé existující položky – odhad 200 000 - 400 000? . Vytvořit soubor nástrojů a opatření k provedení katalogizace existujících položek mimo rámec kupních smluv na pořízení. Využít projekt obranného výzkumu a výzvoje. Realizovat dodavatelskou formou – využitím vlastních kapacit rezortu nereálné