Vernderungsmanagement im Personalwesen JANNEKEN EMRICH MARVIN HANEWALD Inhaltsverzeichnis

Veränderungsmanagement im Personalwesen JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD

Inhaltsverzeichnis - Einführung in die Thematik - Grundlagen organisatorischer Veränderungen - Akteure des Veränderungsmanagements - Ablauf organisatorischer Veränderungsprozesse - Methoden des Veränderungsmanagements - Widerstände gegen und Erfolgsfaktoren von Veränderungsprozessen - Grenzen des betrieblichen Veränderungsmanagements 02 Dezember 2020 JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 2

Einführung in die Thematik 02 Dezember 2020 JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 3

Notwendigkeit von Veränderungen Gesamte Organisation Teamübergreifender Bereich Externe Einflussfaktoren 02 Dezember 2020 Einzelnes Team JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A Interne Einflussfaktoren 4

Prozess des Veränderungsmanagements Interne und externe Einflussfaktoren • • • Wettbewerb (neue) Technologien Geschäftsergebnis Produktivität Betriebsklima 02 Dezember 2020 Veränderungsnotwendigkeit • SWOT-Analyse durchführen • Notwendige Veränderungen definieren Veränderung anpacken • Strategische Ziele entwickeln • Aktive Einbindung der Mitarbeiter • Maßnahmen einleiten JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A Veränderung implementieren • Widerstände konstruktiv betrachten • Klare und mutige Umsetzung durch die Verantwortlichen 5

Differenzierung der Ansätze Organisationsentwicklung • Häufig interne Organisationsentwickler • Weiche Themen als Inhalt - Unternehmenskultur - Betriebsklima - Mitarbeiterbefragung • Gestaltungs-Orientierung 02 Dezember 2020 Unternehmensberatung • Externe (Organisations)-Berater • Harte Themen als Inhalt - IT-Bereiche - Kostenmanagement - Strategien • Best-Practice-Orientierung JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 6

Erfolgsformel Ergebnis (E) = Qualität der fachlichen Lösung (F) * Akzeptanz der Betroffenen (A) Qualität und Akzeptanz müssen isoliert betrachtet (sehr) gute Resultate vorweisen Fachliche und prozessorientierte Ansätze müssen sich die Balance halten 02 Dezember 2020 Nur unter diesen Bedingungen entsteht ein sehr gutes Ergebnis & die Veränderung gelingt JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 7

Grundlagen organisatorischer Veränderungen 02 Dezember 2020 JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 8

Differenzierung der Ansätze Organisationsentwicklung Geplanter Wandel - Wohldurchdacht - Gezielt - Bewusst gestaltet - Mit Zielerreichung beendet 02 Dezember 2020 Lernende Organisation Stetiger Wandel - Direkt oder indirekt gesteuerte Lernprozesse - Weiterentwicklung der Individuen JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 9

Arten der Lernprozesse Lernende Organisation Single-Loop-Learning (Anpassungslernen) Lernen durch Verhaltensänderung ohne Änderung von Überzeugungen und Zielen 02 Dezember 2020 Double-Loop-Learning (Veränderungslernen) Lernen durch Änderung von Überzeugungen, Zielen und Verhalten JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A Deutero-Learning (Prozesslernen) Lernen durch Reflexion des Gelernten 10

Wissensmanagement - Wissen wird als Ressource des Unternehmens betrachtet - Diese muss nutzbar gemacht und vermehrt werden - Es herrschen verschiedene Grade der Zugänglichkeit und zur Vermittelbarkeit des Wissensmanagement muss vorhandenes Wissen identifizieren, zur Verfügung stellen, weitergeben und weiterentwickeln 02 Dezember 2020 JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 11

Anlässe für Veränderungsprozesse Restrukturierung Internationalisierung Innovationen Änderungen im Unternehmensumfeld Marktstrategie Arbeitsmarktsituation Fusionen oder Outsourcing 02 Dezember 2020 Wettbewerbsstruktur JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 12

Klassifikation der Veränderungen Bewusst herbeigeführt oder unbewusst entstanden Geplant vs. Ungeplant Inkremental vs. Fundamental Erste vs. Zweite Ordnung 02 Dezember 2020 Zeitlich kontinuierlich fortschreitend oder radikal auftretend In einzelnen Bereichen oder innerhalb der gesamten Organisation stattfindend JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 13

Akteure des Veränderungsmanagement s 02 Dezember 2020 JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 14

Betroffene Akteure an runden Tisch bringen Unternehmensleitung Betriebsrat Stabsabteilungen (Involvierte) Mitarbeiter Führungskräfte Externe Berater 02 Dezember 2020 Personalabteilung JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 15

Aufgaben des Change Agents - Interner oder externer (Projekt-)Verantwortlicher - Koordination der Prozesse - Förderung der Kommunikation zwischen den Akteuren - Steuerung des rechtzeitigen Informationsflusses 02 Dezember 2020 JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 16

Die Rolle des Change Agents Nachteile Vorteile Interner Berater • • • Interne Kenntnisse über Gesamtsystem Vertrautheit Mitarbeitern gegenüber Identifikation mit Unternehmenskultur Permanente Anwesenheit vor Ort Geringere Kosten Methodisches Know-How • • Auftauchen von Interessenskonflikten Problematik bei der Akzeptanz Abhängigkeit vom Unternehmen Zeitbedarf zu Lasten anderer Aufgaben Externer Berater • • • Experten Know-How Akzeptanz als Experte Erfahrungswerte Unbefangenheit Externe Sichtweise • • Längere Einarbeitungszeit Umsetzungsproblematik der Lösungen Höhere Kosten Standardisierte Lösungsmethoden 02 Dezember 2020 JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 17

Kompetenzen des Change Agents - Methodische Kompetenz z. B. Projektmanagement, Analyse der IST- und SOLL-Situation - Strategische Kompetenz z. B. Planung und Umsetzung der Veränderungsschritte - Soziale Kompetenz z. B. Kommunikation und Umgang mit Konflikten, Teamfähigkeit - Fachliche Kompetenz z. B. Kenntnisse der betroffenen Bereiche bspw. Finanzwesen, Recht, IT, usw. 02 Dezember 2020 JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 18

Grundsatz des Veränderungsmanagements „Betroffene zu Beteiligten machen“ Betroffene wissen am besten, welche Maßnahme sinnvoll ist Kooperation zwischen den Beteiligten als Schlüssel zum Erfolg 02 Dezember 2020 JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 19

Ablauf organisatorischer Veränderungsprozesse 02 Dezember 2020 JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 20

3 -Stufen-Modell nach Lewin Einfrieren eines neuen Repertoires Verändern der gewohnten Muster Auftauen bestehender Gewohnheiten und Erkennen der Notwendigkeit 02 Dezember 2020 JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 21

Ablauf des Veränderungsprozesses 6 6. Evaluation und Weiterentwicklung 1 1. Problemerkennung und -analyse 5 22. Formulierung der Ziele 5. Maßnahmendurchführung 4 4. Maßnahmenplanung 02 Dezember 2020 33. Schaffung von Committment JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 22

Methoden des Veränderungsmanagement s 02 Dezember 2020 JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 23

Auswahlkriterien der Methode - Art der Veränderungsmaßnahme Veränderung von Wissen, Einstellungen, Verhalten oder strukturelle Veränderungen? - Adressaten der Maßnahme Um welche Betroffenen handelt es sich? - Erfahrungshintergrund des Change Agents Welche Qualifikationen bringt der Change Agent mit? Methode ist wichtig, konsequente und sorgfältige Umsetzung ist wichtiger 02 Dezember 2020 JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 24

Instrumente des Veränderungsmanagements Mitarbeiterbefragung • • • 02 Dezember 2020 Analyse-/Diagnoseinstrument Identifikation von Schwachstellen Aktive Einbindung der Mitarbeiter bzw. der Betroffenen Vorher- und Nachher-Befragung zur Erfolgskontrolle Anwendung bei gestaltbaren Veränderungen JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 25

Instrumente des Veränderungsmanagements Workshops • Zusammensetzung nach Anlass und Zielsetzung • Erarbeiten von Arbeitsschritten und/oder Konzepten • Typische Anlässe sind bspw. - Kick-Off-Workshops - Zukunfts-Workshops - Konzeptions-Workshops • Workshops nicht als Einzelmaßnahmen betrachten 02 Dezember 2020 JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 26

Instrumente des Veränderungsmanagements Konfrontationstreffen • • • 02 Dezember 2020 Optimierung von Abläufen und Strukturen Erörterung von positiven und negativen Aspekten Aufstellen eines Aktionsplanes Bereitschaft, Dinge beim Namen zu nennen, erforderlich Einsatz eines externen Berater sinnvoll JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 27

Instrumente des Veränderungsmanagements Benchmarking • Vergleichsprozess zu anderen Unternehmen - Best-Practice und branchengleich sinnvoll • Analyse der Prozessabläufe im Vordergrund • Ideen und Anregungen 1: 1 oder abgewandelt umsetzen • Erlangen von Informationen teils schwierig 02 Dezember 2020 JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 28

Instrumente des Veränderungsmanagements TCP-Matrix Strategie Organisation Personalmanagement Welche Ziele sollen wir uns für die Zukunft setzen? Welche organisatorischen Veränderungen streben wir an? Mit welchem künftigen Personalbestand müssen wir planen? Cultural Level Wie soll die Unternehmenskultur gestaltet werden? Welcher Managementstil fördert die Umsetzung? Wie wird die (neue) Unternehmenskultur den Mitarbeitern vermittelt? Political Level Wer soll in Zukunft Entscheidungen treffen? Wie sollen die Rollen neu verteilt werden? Welche Mitarbeiter sollen gefördert werden? Technical Level 02 Dezember 2020 JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 29

Instrumente des Veränderungsmanagements Grid-Organisationsentwicklung Planerisch Phase 1 Teilnahme der Führungskräfte an Grid-Seminar 02 Dezember 2020 Phase 2 Erlernten Fähigkeiten in Teamarbeit einsetzen inkl. Feedback Strategisch Phase 3 Phase 4 Zusammenarbeit Entwicklung zwischen einzel- einer idealen nen Arbeits. Organisation gruppen mit ISTund SOLL-Vergleich JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A Phase 5 Umsetzung der Entwicklung durch Planungsgruppen Phase 6 Erfolgskontrolle 30

Instrumente des Veränderungsmanagements Projektmanagement Auftraggeber Projektteam 02 Dezember 2020 Projektmanager Phasen des Projektmanagements: - Anstoß - Initialisierung - Planung - Ausführung und Steuerung - Abschluss - Nutzung JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 31

Widerstände gegen und Erfolgsfaktoren von Veränderungsprozessen 02 Dezember 2020 JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 32

Reaktionstypologie - Offene Gegner sprechen ihre Bedenken und Ablehnung offen aus - Heimliche Gegner sprechen ihren Unmut nur Vertrauten gegenüber aus - Skeptiker sehen mehr Nach- als Vorteile - Neutral eingestellte Personen interessieren sich nicht sonderlich für die Veränderung - Abwartend zustimmende Personen sind grundsätzlich positiv gestimmt - Aktive Befürworter sprechen ihre Befürwortung offen aus und engagieren sich mit Beginn 02 Dezember 2020 JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 33

Grundsätze des Umgangs mit Widerstand Es gibt keine Veränderung ohne Widerstand enthält immer eine verschlüsselte Botschaft Nichtbeachtung von Widerstand führt zur Blockade Mit dem Widerstand, nicht gegen ihn 02 Dezember 2020 JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 34

Erfolgsbedingungen - Top-Down Strategie - Ganzheitlicher Beratungsansatz - Betroffene zu Beteiligten machen - Frühzeitige und ausreichende Information - Differenzierte Problemanalyse - Konkrete Zielformulierung - Konsequente Umsetzung der Methoden - Zeitbedarf nicht unterschätzen - Konstruktiver Umgang mit Widerständen 02 Dezember 2020 JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 35

Grenzen des betrieblichen Veränderungsmanagements 02 Dezember 2020 JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 36

Grenzen des Veränderungsmanagements Grenze zum erfolgreichen Veränderungsmanagement - Zu viele Veränderungen - Unrealistische Zeitvorgaben - Konkurrierende Zielsetzung 02 Dezember 2020 - Illusion der Harmonie - Informationsdefizit - Veränderung zum Null-Tarif JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD WOW 16 A 37

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! JANNEKEN EMRICH & MARVIN HANEWALD