Verminderen registratielast waar te beginnen Susan Fennis manager

Verminderen registratielast: waar te beginnen? Susan Fennis, manager Patientveiligheid en Kwaliteit Diakonessenhuis Datum: 9 juli 2019

Opgericht 1844: in 2019 jubileum 175 jaar!

Drie locaties, drie karakteristieken • Utrecht: stadsziekenhuis voor acute en complexe zorg: SEH, OK- complex, IC, EHH en diagnostiek + opleiding en faciliteiten. • Zeist: streekziekenhuis voor niet spoedeisende, laagcomplexe zorg: planbare chirurgie, geriatrie, chronische zorg en onverzekerde zorg. • Doorn: poliklinische zorg waaronder radiologie voor Utrechtse Heuvelrug.

Feiten en cijfers - 2. 877 medewerkers: 218 medisch specialisten, ruim 1. 053 verpleegkundigen, 298 vrijwilligers 391. 000 polikliniekbezoeken 22. 000 opnames 23. 500 dagbehandelingen 500 bedden € 223. 6 miljoen omzet 832 klachten 3. 556 VIM (incidenten)-meldingen 8, 2 voor klanttevredenheid.

Zoveel mogelijk effectieve tijd voor de patiënt!

Kwaliteitsindicatoren 2018 aangeleverd). • 338 verplichte vragen/indicatoren • 1323 indicatoren (voor zover relevant voor Diakonessenhuis) • 151 vrijwillige indicatoren/niet aangeleverd

Kwaliteitsindicatoren; met wie en wat hebben we te maken? Wettelijke verplichting aanlevering kwaliteitsindicatoren aan: Klinische registraties Aanlever portaal Eigen ziekenhuisdata

Waar worden Kwaliteitsindicatoren voor gebruikt? Toezicht Zorgverzekeraars Keurmerken / ranglijsten E X T E R N I N T E R N • • • Monitoring van kwaliteit Verbetertrajecten Verbeterkalender

Heeft het meten van indicatoren en het benchmarken ervan nut? Voorbeelden van indicatoren die de afgelopen jaren substantieel verbeterd zijn: - Door to needle time CVA (30 minuten -> 25 minuten) - Prevalentie decubitus - Pijnscore na OK (binnen 72 uur) Voorbeelden waar het nut minder evident is: Coeliakie, constitutioneel eczeem, dementie, IBD, hoofdpijn Reden -> geheel opgebouwd uit structuurvragen (veelal ja/nee) / dagen onvoldoende uit tot verandering

Vrijwillige aanlevering -> overwegingen om het (niet) te doen - Zijn het indicatoren waarop we ons inhoudelijk willen benchmarken? Zijn we wettelijk verplicht deze indicatoren aan te leveren? Zijn we contractueel verplicht deze indicatoren aan te leveren? Worden de betreffende indicatoren gebruikt voor Q-keurmerken? Worden de betreffende indicatoren gebruikt voor AD/Elsevier? Lopen we kans op imagoschade?

Vrijwillige Kwaliteitsindicatoren

Met als vervolg…

Waarom hebben we dit als Diakonessenhuis gedaan?

En ondertussen zitten we niet stil! In relatie tot externe partijen: Brief aan NIAZ met de vraag of het aantal normen dat het NIAZ hanteert echt nodig is om het kwaliteitssysteem van een zorginstelling te kunnen beoordelen? - Onderzoek naar betere ondersteuning door ICT-systeem ter voorkoming van dubbele registraties (registratie aan de bron) - In gesprek met zorgverzekeraars: hoe kijken zij aan tegen focus op uitkomstindicatoren? -> contractering - Besluitvormende fase over doorgaan met keurmerken nav advies NVZ - Deelname VBHC-netwerk: gestart met verbeteren van de aneurysma-zorg -> concreet verbeteren op basis van de formule

Hand in eigen boezem!

Recent uitgevoerd afstudeeronderzoek naar ervaren registratielast rond zorgpad mammacarcinoom: enkele bevindingen Mbt registratielast agv externe eisen: ”…doelen en belangen van verschillende betrokken instanties overlappen. Deze overlap kan aanleiding geven tot dubbele registraties en ingewikkelde datastromen. Het is de vraag of met ca. 160 registraties en 180 indicatoren die van toepassing zijn op het mammacarcinoom niet wordt voorbijschoten aan het hoofddoel van al deze registraties namelijk: het verbeteren en bewaken van kwalitatief goede zorg. Het bundelen van doelen & belangen van de betrokken instanties zou een positief effect kunnen hebben op de vermindering van dubbele registraties en op de huidige complexiteit van datastromen’’ Mbt registratielast agv intern processen: ’’Gedurende alle interviews met de zorgprofessionals werd door hen aangestipt dat zij het gevoel hadden weinig inspraak te hebben bij het inrichten van het eigen werkproces. Bovendien waren de meeste verbetervoorstellen van de zorgprofessional gebaseerd op verbeteringen in het Elektronisch Patiënten Dossier”

Voorbeeld 1: Diakcheck Toetsingskader Toezicht Operatieve Proces: 7 controlemomenten in operatief proces Uitwerking in de Diakcheck: 22 checklijsten / controlemomenten (Toetsingskader Toezicht Operatieve Proces, IGJ) https: //www. youtube. com/watch? v=_O-UGb-i__w

Schijnveiligheid Uit audits en analyses kwamen de volgende problemen naar voren: • De set van 22 vragenlijsten werd in 0% van de gevallen volledig ingevuld. • Checklijsten niet goed afgestemd op de route die de patiënt tijdens het operatieve proces doorloopt. • Veel protocollen, niet eenduidig, overlap. • Gebrek aan overkoepelend protocol met overzicht van alle fasen operatief proces. • Gebrek aan eigenaarschap / regie over de checklijsten.

Resultaat - Ca 60% vd af te vinken items is geschrapt -> betekent niet dat het niet meer gevraagd of gedaan hoeft te worden! - Meer betrokkenheid op het systeem: gevoel gehoord te worden - Checklijstenregistratie wordt beter uitgevoerd: motivatie en urgentiebesef gestegen

Voorbeeld 2: het opnameproces Uitgangspositie: • Opnameproces als belangrijk startpunt voor een opname in het ziekenhuis -> 200 vragen te stellen door verpleegkundige…

Resultaat: 200 -> 60 vragen Belangrijkste redenen voor verwijderen uit anamnese: - Vraag wordt al door iemand anders gesteld/vastgelegd -> dubbelingen - De registratie voegt geen waarde toe aan de kwaliteit van zorg

Aanpak/succesfactoren • Draagvlak voor de aanpak van het onderwerp door de professionals! • Goede voorbereiding: analyse + compleet beeld van te administreren items • Multidisciplinaire aanpak: medisch specialisten, verpleegkundigen, fysiotherapeuten, etc. • ICT vanaf het begin betrekken • Check op blijven voldoen aan externe eisen • Implementatie begeleiden!

DISCUSSIE Stelling 1: Administratieve regeldruk komt voornamelijk door andere partijen Stelling 2: Gezondheidszorgorganisaties moeten vooral kijken naar hun eigen processen zodat de administratieve last vermindert