Vergaderen moet dat Carola Petersvan der Gouw Vv

Vergaderen; moet dat? Carola Peters-van der Gouw Vv. E Belang oktober-november 2015

Een vergadering is als een reis • • • Voorpret Spoorboekje Reisleider Bagage Reisverslag

Voorpret

Spoorboekje: de agenda

Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. Opening Notulen Jaarverslag, balans, decharge bestuur Begroting Voorstellen Rondvraag

Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 20. 00 uur: Opening en welkom Bespreking van de notulen (reeds in uw bezit) Jaarverslag: hoe hebben we het geld besteed? Begroting: wat gaan we in het komende jaar met ons geld doen? Voorstellen: - Renovatie van de entree - Onderzoek zonnepanelen - Noodverlichting in de trappenhuizen Rondvraag 21. 30 uur: einde vergadering en napraten onder het genot van een drankje en een hapje.

De reis begint! Succesfactoren: Duidelijke opening: Stemverheffing: “Beste mensen, we gaan beginnen!” Ga staan! Zonodig: Begin op tijd: laatkomers worden niet beloond! Begin eens op een andere manier

Reisleider

De bagage Autoritair Laisser-faire

Te weinig bagage?

Gesprekstechnieken: de boven- en de onderstroom Open vragen stellen: waarom, hoe, wat? Nooit ‘waarom’! Aanmoedigen Ordenen en toetsen: klopt het wat ik denk? Doorvragen: gerichte vragen

Volgtechnieken Inkaderen en samenvatten Omgaan met emotie Geborgenheid Sta stilte toe Benoem wat je ervaart

Stuurtechnieken Confronteren Wat bedoel je precies? Tot de orde roepen Consequenties benoemen Kiezen!

Argumenten

Tegenargumenten Samenvatten en eigen argumenten verklaren Niet in de verdediging! Betweters Langpraters Klagers Hoe denken de anderen erover? Actief luisteren Ik-boodschappen

De juiste volgorde!

Niet genoeg in reservefonds! Geen hogere bijdrage Maar wel isolatie!

We gaan isoleren en dus geld besparen! Geen hogere bijdrage Dus niet genoeg in het reservefonds

Conflicten tussen leden: Laat het probleem bij hen Negeer het als het niet stoort Storing! Goed afronden!

Het afscheid Rondvraag Samenvatting van afspraken Positieve uitspraak Dankwoord

Het reisverslag: de notulen Voorbereiding Voorzitter houdt contact met notulist Actieve houding notulist: Goede plaats om te zitten en te schrijven Besluiten woordelijk noteren Snel versturen! Besluitenlijst

Praktijkvoorbeeld: Renovatie van de entree

De situatie: Enkel glas Schrootjeswanden en -plafond Versleten en gladde vloer Oude lichtbakken Slechte intercom

We willen: Dubbel glas in combinatie met nieuwe kozijnen Schrootjesplafonds en -muren weg; vloer vernieuwen Ledverlichting met dimmer Nieuwe spreek-luisterverbinding Bewakingscamera’s

Besluit Voorstel Haalbaar! Offerte Plan Idee

Besluit Voorstel Haalbaar! Offerte Plan Idee Enthousiasme Samen klussen Koffiedrinken Meedenkers Inspiratiebijeenkomst ‘Ballonnetjes oplaten’ Idee

Aandachtspunten Quorum Gekwalificeerde meerderheid Financiën

Argumenten Moderne uitstraling Minder stookkosten/elektriciteitskosten Meer allure Beter verkoopbaar

Tegenstanders Ziet er netjes uit! Niks mis mee; is al jaren zo Zo laten maar wel graag meer licht! Meer licht? Dan zie je nog beter hoe lelijk het is! Ik wil helemaal niet verkopen! Wanneer loop je nou in die hal?

voor jong, hoger inkomen ‘lelijk!’ ‘geen video’ woongenot ‘goed plan’ investeren! tegen oudere ‘blijvers’ vertrouwd ‘wel video’ achter de voordeur ‘niet onze stijl’ terughoudend twijfel gemengd, middeninkomens andere prioriteiten ziet er wel mooi uit ideeën voor verbetering terughoudend, maar positief

Resultaat Geen dure renovatie: we vervangen nu vloer, verlichting en spreek-luisterverbinding Volgend jaar: plafond en pui (dubbel glas en kozijnen) Video vergeten we Iedereen heeft wel iets ‘binnengehaald’ Meer allure entree Niet te veel verandering