Vereniging van professionals op het gebied van de

Vereniging van professionals op het gebied van de fysieke leefomgeving Omgevingsvergunning Wet algemene bepalingen omgevingsrecht en documentaire informatievoorziening 1 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV

Alleen digitaal beschikbaar Omgevingsvergunning Leidraad WABO – DIV 2 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Aanleiding boekwerk • Reeds langere tijd (2007) brede behoefte om raakvlakken Wabo – DIV concreet te maken • Advies Nationaal Archief naar aanleiding van toets archiefwaardigheid Omgevingsloket online 3 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Het heeft even geduurd …… • Doorontwikkeling Omgevingsloket online (versie 2. 3 voor testen beschikbaar gekomen op 19 april jl. ) • Veel partijen: veel ideeën en verschillende verwachtingen • Eerste concepten aanleiding voor veel discussie (nog niet allemaal afgerond) 4 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Opbouw leidraad Wabo – DIV 5 juni 2010 • Aanloop: het fundament • Omgevingsloket online: basisfuncties en gebruiksopties • Omgevingsloket online: basishandelingen • Overige zaken: ordeningsplan en archivering verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

De aanloop / het fundament • Introductie Wabo (hfst 2) • Kennismaking Omgevingsloket online (hfst 3) • Gegevensmodel Omgevingsloket online vanuit DIV nader toegelicht (hfst 4) 6 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Basisfuncties en gebruiksopties 7 Modelleren intakeproces (hfst 8) brievenbus Keuze gebruiksfuncties Omgevingsloket online (hfst 5) platform informatieuitwisseling juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV Modelleren samenwerking (hfst 9) kennis, klankbord, inspiratie

Basishandelingen Digitaliseren documenten (hfst 10) Basisfuncties Up- & downloaden documenten (hfst 11) Overdracht documenten (hfst 12) 8 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Overige onderwerpen • Ordeningsplan Wabo (hfst 6) – Informatie & advies – Vergunningverlening – Toezicht en handhaving • Inregelen bewaar- en vernietigingstermijnen (hfst 7) 9 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Verdiepingscursus • Een ‘roadshow’ langs alle provincies • Suggesties, opmerkingen voor versie 1. 1. via kennisplein VROM • Resultaten ‘roadshow’ worden ook verwerkt in versie 1. 1. 10 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Doel • Aan het einde van de bijeenkomst hebben de deelnemers inzicht in onder meer: – De factoren die een rol spelen bij het maken van een keuze voor de te gebruiken functies van Omgevingsloket online. – De belangrijkste aspecten van Omgevingsloket online in relatie tot documentaire informatievoorziening. – De belangrijkste elementen van een ordeningsplan voor de Wabo. – Relevante in te regelen onderdelen van het intake- en behandelproces. – Hantering van bewaar- en vernietigtermijnen. • De verdiepingscursus levert handvatten op om bij de eigen organisatie aan de slag te gaan. 11 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Opzet verdiepingscursus • • • 12 Introductie Wabo Introductie Omgevingsloket online Gevolgen van de Wabo voor DIV De 6 uitdagingen of kernboodschappen Model beheerregeling juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Omgevingsvergunning Wabo in het kort 13 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Toestemmingen fysieke omgeving bouwvergunning milieuvergunning uitwegvergunning gebruiksvergunning kapvergunning …………. . 14 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Diverse toestemmingsstelsels Woningwet Wet Milieubeheer Wet op Ruimtelijke Ordening Monumentenwet APV …………… Verschillende procedures • Aanvraagformulier • Indieningsvereisten • Behandelingsstappen • Beslistermijn • Beschikking • …………… 15 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV Verschillende bestuursorganen • Gemeente • Provincie • Rijk • Waterschap kennis, klankbord, inspiratie

Mogelijke gevolgen • Over het hoofd zien van een vergunningsvereiste • Niet op hetzelfde moment duidelijkheid over besluiten • Voorschriften verbonden aan besluiten tegenstrijdig • Besluiten zijn tegenstrijdig 16 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Voorgaande situatie niet wenselijk • Wel toestemming om carport neer te zetten, maar er kan geen gebruik van worden gemaakt omdat inrit niet op die plek kan! • Mag wel nieuwe garage bouwen, maar de boom die op die plek staat mag niet worden gekapt! • Mag starten met nieuwbouw van woningen, alleen vergeten dat er nog een zeldzaam beestje woont in het gebied! • ……. 17 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Wettelijke verankering • Afstemming toestemmingsstelsels wordt wettelijk geregeld: – Wet samenhangende besluiten Awb – Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) – omgevingsvergunning • Extra doelstellingen: – Verminderen administratieve lasten voor burgers, ondernemers en instanties – Betere dienstverlening door overheid – Kortere procedures 18 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Kaders omgevingsvergunning • Eén loket • Eén vergunningaanvraag • Eén bevoegd gezag • Eén behandelprocedure • Eén rechtsbeschermingsprocedure • Eén handhavend bestuursorgaan De omgevingsvergunning is één geïntegreerde vergunning voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu 19 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

In beeld Huidige situatie Ca. 25 aanvragen inrit milieu bouw kap Nieuwe situatie één aanvraag met één proces en één vergunning Ca. 25 toestemmingen 20 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Integreren Ongeveer 25 vergunningen/ontheffingen integreren in de Wabo en verdwijnen als huidige vergunning 21 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Geïntegreerd in Wabo • • • • 22 Aanlegvergunning Wro/voorbereidingsbesluit Sloopvergunning Wro/voorbereidingsbesluit Binnenplanse ontheffing Wro Projectbesluit Wro Tijdelijke ontheffing bestemmingsplan Ontheffing BRO (kruimelgevallen) Bouwvergunning Ontheffing Bouwbesluit Gebruiksvergunning Sloopvergunning (Woningwet) Ontheffing voorschrift bouwverordening Milieuvergunning Melding 8. 19 Mijnbouwmilieuvergunning juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV • • • Monumentenvergunning (rijk, provincie, gemeente) Sloopvergunning monumenten Sloopvergunning in beschermde stad- of dorpsgezichten Aanlegvergunning APV Uitwegvergunning APV Vergunning alarminstallatie APV Kapvergunning APV Reclamevergunning APV Opslagvergunning onroerende zaken APV kennis, klankbord, inspiratie

Aanhaken Ongeveer 10 vergunningen/ontheffingen haken aan en blijven ook los van een omgevingsvergunning mogelijk 23 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Aangehaakt bij Wabo • Ontheffing van regels PMV voor zover ontheffingen voor gesloten stortplaatsen en grondwaterbeschermings-gebieden • Vergunningen voor handelingen in een beschermd natuurgebied • Vergunning voor handelingen met gevolgen voor habitats en soorten • Ontheffing voor diverse verplichtingen op grond van Flora- en Faunawet. 24 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Omgevingsvergunning Omgevingsloket in het kort 25 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Omgevingsloket online • Vergunningcheck – Controle of voor een werkzaamheid wel of geen vergunning nodig is – Genereren aanvraagformulier op maat • Aanvraagmodule – Digitaal indienen aanvraag: projectgegevens, aanvraaggegevens, locatiegegevens, betrokkenen en bijlagen • Behandelmodule – Procesmodule met events / taken – Opslag van digitale documenten 26 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Uitgangspunt Omgevingsloket online • Zaakgericht werken • Digitaal werken • Functionaliteiten van verschillende systemen: – Zaaksysteem – Document Management Systeem – Vergunningenapplicatie • Geen termijnbewaking • Geen workflow • Geen archivering (ondersteuning tot en met beschikking) 27 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Zaak- en deelzaken • Trigger = aanvraag • Zaak = project – Het realiseren van een garage door …. . op het adres ………. • Deelzaken = werkzaamheden voor het project – – – 28 Het kappen van boom Het plaatsen van een erfafscheiding Het bouwen van een garage Het aanleggen van een uitweg Het slopen van een schuurtje juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Begrippen • Werkzaamheid: een omschrijving van hetgeen burger of ondernemer wil gaan doen. • Onderdeel: het onderdeel van het formulier dat nodig is om voor de werkzaamheid een omgevingsvergunning aan te vragen. • Activiteit: de werkzaamheid vertaald naar de activiteiten genoemd in de Wabo op basis waarvan de omgevingsvergunning wordt verleend of geweigerd. 29 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Voorbeelden Werkzaamheid • • Ik wil boom kappen • Activiteit: Ik wil een woning bouwen Ik wil een dakkapel plaatsen Ik wil een antenne plaatsen Ik wil een zonwering bevestigen Vellen houtopstand Activiteit: • 30 • • • Ik wil slopen Slopen bouwwerk Slopen in beschermd rijksgebied Slopen ogv planologisch verbod bouwen bouwwerk juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Status behandeling aanvraag • • 31 Concept (aanvraag nog niet ingediend) In behandeling Aanvulling gevraagd Ontwerpbesluit Aanhouden beslissing Beschikking Afgesloten Gearchiveerd juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Documententypen en metadata Documenttypen Metadata • • • Automatisch bijgewerkt • Verplicht zelf op te geven • Optioneel Bijlagen Notities Beschikkingen Overig – Advies – Zienswijze – Overig Documenttypen voor bijlagen moet nog worden geharmoniseerd 32 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Omgevingsvergunning Gevolgen Wabo voor DIV 33 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Stroomlijning postregistratie Nu Wabo • Vaak per type dossier (bouw, milieu, sloop, …) aparte afspraken over postregistratie • In het algemeen twee soort afspraken: • Eenduidige registratie van alle aanvragen is noodzakelijk • Er is nog maar één afspraak mogelijk, namelijk centrale registratie – Registratie door DIV – Registratie door vakafdeling in bedrijfsspecifieke toepassing 34 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Vermindering aantal type dossiers Nu Wabo • Vertrekpunt is een type vergunning: • Vertrekpunt is de klantvraag: – – – Ik wil een garage bouwen – Ik wil een bedrijf starten – …… Bouwvergunning Milieuvergunning Sloopvergunning …… • Ieder type vergunning heeft zijn eigen dossier 35 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV • Iedere klantvraag heeft zijn eigen zaakdossier • In een zaakdossier zijn ‘individuele’ vergunningen terug te vinden kennis, klankbord, inspiratie

Meer standaardisatie van dossiers Nu Wabo • De dossiers van verschillende type vergunningen kennen een grote mate van diversiteit aan indelingen • De zaakdossiers worden gestandaardiseerd: 36 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV – Enkelvoudig zaakdossier (dossier voor zaak met toestemming voor één activiteit) – Meervoudig zaakdossier (dossier voor zaak met toestemming voor meerdere activiteiten) kennis, klankbord, inspiratie

Ontstaan hybride situatie Nu Wabo • Aanvragen worden in wezen altijd in analoge vorm ingediend • Digitaal indienen van aanvragen (Omgevingsloket online) • Nog geen verplichting • Digitale en analoge vorm van dossiers naast elkaar • Belang van substitutie 37 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Dossiervorming onderdeel werkproces Nu Wabo • Dossier is vooral iemands werkmap • Mate van orde in dossier is vaak zeer persoonsafhankelijk • Dossiervorming vindt vaak plaats aan het eind van het proces van vergunningverlening • Zaakdossier is een dossier waarin meerdere medewerkers (tegelijk of na elkaar) moeten werken • Orde in dossier is van het begin van het werkproces daarom van belang • Dossiervorming en -beheer vindt plaats vanaf moment dat registratie van aanvraag heeft plaatsgevonden 38 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Nieuwe type toestemmingen Nu Wabo • Alleen te maken met toestemmingen waarvoor eigen organisatie bevoegd gezag is • Ook te maken met toestemmingen waarvoor andere organisaties eerder bevoegde gezag waren • Toestemmingen kunnen ook door andere bevoegde gezagen worden afgegeven 39 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Trendbreuk in archiefopbouw Nu Wabo • Huidige verzamelingen zijn in het algemeen gebaseerd op type vergunningen: • Individuele vergunningen verdwijnen deels in de omgevingsvergunning • In sommige situaties blijven individuele vergunningen nog wel bestaan! • Afsluiten bestaande verzamelingen en start van een nieuwe verzameling – – 40 Bouwvergunning Milieuvergunning Sloopvergunning ……. . juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Meer dynamisch archiveren Nu Wabo • Dossier gaat naar archief op gezette momenten: • Zaak- en documentgerichte archivering – Na vergunningverlening – Na oplevering • Er is sprake van een relatief strak onderscheid tussen werkdossiers en dynamisch archief – Archivering vindt veel meer plaats afhankelijk van stap in werkproces met bijbehorende documenten – Stappen en documenten worden triggers voor bijwerken van registers • Dynamisch archief wordt meer geleidelijk opgebouwd door werken in de keten en het feit dat niet alle informatie in de gehele keten nodig is 41 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Selectielijsten (nog) niet aangepast Nu Wabo • Bewaar- en vernietigtermijnen zijn redelijk per verzameling georganiseerd • In een zaakdossier lopen bewaar- en vernietigtermijnen door elkaar heen (zelfs tot op het niveau van één document) – – 42 Kap Sloop Bouw …… juni 2010 – Toestemming kap, sloop en bouw in één omgevingsvergunning verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Conclusie • • 43 Wabo heeft een grote impact op DIV als één kritische succesfactor bij de implementatie Biedt een kans om te komen een inhoudelijke verbeterslag Het implementatieproces vergt de nodige tijd en zal in het algemeen niet per 1 oktober 2010 zijn afgerond juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Omgevingsvergunning Kernboodschappen / uitdagingen leidraad WABO – DIV boekje 44 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Kernboodschappen of uitdagingen 45 juni 2010 1. Bepaal positie ten opzicht van Omgevingsloket online 2. Bepaal strategie communicatie en documenten 3. Regel digitaal en analoog maken van documenten 4. Regel up- en downloaden van documenten Omgevingsloket online 5. Regel dossieropbouw en systemen in 6. Regel archiveren van omgevingsvergunning in verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Kernboodschap of uitdaging 1 Hoofdstuk 5 juni 2010 46 Bepaal de positie ten opzichte van Omgevingsloket online verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Gebruiksopties Omgevingsloket online Verplicht Optie • Brievenbus • Beperkt platform voor informatieuitwisseling (dienstverleningsovereenkomst) • Integraal platform voor informatieuitwisseling • Ondersteuning behandelprocedure 47 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Voordelen extra opties Integraal platform Ondersteuning • • 48 Aanvraag en bijlagen hoeven niet vermenigvuldigd te worden. Lastenverlichting voor aanvrager en bevoegd gezag. Aanvraag en bijlagen hoeven niet meer te worden opgestuurd aan adviseurs. Dit betekent tijds- en kostenbesparing. Tegen de achtergrond van een beslistermijn van 8 weken bij de reguliere procedure is dit zeer efficiënt. Alle betrokkenen beschikken altijd over dezelfde informatie. Alle betrokkenen kunnen ongeacht tijdstip de informatie raadplegen. juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV Statusinformatie direct beschikbaar voor aanvrager Alle digitale documenten bij elkaar Gebruikmaking van de beschikbare events als aanvragen en uitbrengen advies, berichten versturen. kennis, klankbord, inspiratie

Relevante factoren • Stand van zaken informatiesystemen – Zaaksysteem – Document management systeem – Vergunningenapplicatie • Stand van zaken digitaal en analoog – Behandelen – Archiveren • Ontwikkelingsproces digitaal zaakgericht werken 49 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Stand van zaken informatiesystemen 50 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Stand van zaken analoog en digitaal 51 juni 2010 Behandelen Archiveren Analoog Digitaal verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Ontwikkelingsproces EGEM / NUP / KCC 52 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Beslismodel A 1 = digitaal behandeldossier (documenten en events) A 2 = digitaal behandeldossier (documenten) B 1 = brievenbus B 2 = platform voor beperkte informatie-uitwisseling B 3 = platform voor alle informatieuitwisseling juni 2010 53 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Keuze van belang • • Digitaal – analoog maken en vice versa Plek moederdossier (archiefexemplaar) Documentenstroom Communicatie met: – Aanvragers – Adviseurs – Belanghebbenden 54 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Optie: A 1 of A 2 Behandelen Digitaal Uitwisselen Digitaal Archiveren Digitaal 55 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Optie: B 1 analoog Behandelen Analoog Uitwisselen Analoog Archiveren Analoog 56 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Optie: B 1 digitaal Behandelen Digitaal Uitwisselen Digitaal Archiveren Digitaal 57 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Optie: B 2 analoog Behandelen Analoog Uitwisselen Analoog Archiveren Analoog 58 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Optie: B 2 digitaal Behandelen Digitaal Uitwisselen Digitaal Archiveren Digitaal 59 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Optie: B 3 analoog Behandelen Analoog Uitwisselen Archiveren Analoog 60 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Optie: B 3 digitaal Behandelen Digitaal Uitwisselen Archiveren Digitaal 61 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Uitdaging • Vorm en inhoud geven van synchronisatie informatiesystemen • Voorkomen van zoveel mogelijk dubbelingen • Realiseren meest efficiënte werkwijze – Korte termijn (uren, kosten, overzicht) – Lange termijn (in lijn van toekomstige ontwikkelingen) 62 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Kernboodschap of uitdaging 2 Hoofdstuk 5 Bepaal strategie communicatie en documenten juni 2010 63 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Addertjes onder het gras • Wijze van communicatie • Authenticiteit van documenten 64 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Wijze communicatie • Afweging communiceren via E-mail berichten Omgevingsloket online of andere wijze – (Inhoud) e-mail berichten niet afgestemd met landelijke standaard documenten kennisplein VROM – E-mail berichten niet als document beschikbaar, alleen als actie in audittrail – Met e-mail berichten worden geen bijlagen verzonden (vooral relevant bij beschikking) 65 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Authenticiteit Standpunt ministerie van VROM • Omgevingsloket is officieel overheid • Autorisatie zorgt voor waarborg • Audit-trail zorgt voor controleerbaarheid Toekomst • Certificaten, zoals Pki. Overheid 66 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Voldoende zekerheid? Bevoegd gezag niet gerust • Certificaat gaan gebruiken • Documenten analoog maken, waarmerken en digitaliseren • Analoge kopie van het digitale origineel in het papieren dossier stoppen; op deze papieren kopie dient dan wel de vindplaats van het digitale origineel te worden vermeld. 67 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Kernboodschap of uitdaging 3 Hoofdstuk 8 Regel digitaal en analoog maken van documenten juni 2010 68 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Onontkoombaar • Door basisfuncties wordt er niet ontkomen aan digitaal en analoog maken van documenten • Voorbeelden: – Analoge aanvraag naar Omgevingsloket online – Digitale aanvraag omzetten in set voor ter inzage legging 69 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Afweging • Voorzieningen voor scannen & printen / plotten – Eigen beheer – Uitbesteding • Bepalende factoren – – – 70 Gebruiksopties Omgevingsloket online Raming aantal ‘om te zetten’ aanvragen en documenten Reeds aanwezige voorzieningen Stand van zaken digitalisering Kosten juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Kostenvoorbeeld Analoog maken digitale aanvragen • Per dag 2 aanvragen met gemiddeld 15 x A 0 bijlage en diverse A 4 en A 3 bijlagen • Per dag 2 aanvragen waarvoor aanvullingen binnenkomen met gemiddeld 2 x A 0 bijlage en diverse A 4 en A 3 bijlagen • In 4 voud • 20 uur per dag → 3, 5 fte op jaarbasis • € 2. 175, 00 per dag → € 543. 750, 00 op jaarbasis 71 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Aandachtspunten • Heldere werkprocedures • Duidelijke kwaliteitscriteria Voor richtlijnen zie handboeken substitutie. Even Googlen! 72 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Kernboodschap of uitdaging 4 Hoofdstuk 9 Regel up- en downloaden van documenten Omgevingsloket online juni 2010 73 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Onontkoombaar • Door basisfuncties wordt er niet ontkomen aan up- en downloaden van documenten • Voorbeelden: – – – 74 Analoge aanvraag uploaden naar Omgevingsloket online (Ontwerp) beschikking uploaden naar Omgevingsloket online Digitale aanvraag downloaden naar eigen werkomgeving Advies downloaden naar eigen werkomgeving Dossier downloaden naar eigen werkomgeving juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Belangrijke zaken • Voorzieningen voor up- en downloaden – Toegang – Schijfruimte – Mappenstructuur • Integratie van up- en downloaden in werkprocessen / -instructie • Duidelijke afspraken over taken en verantwoordelijkheden • In werkprocessen: – Plek ieder document zichtbaar maar – Aan ieder document koppelen: acties voor welke systemen door wie 75 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Essentiële onderdelen werkproces • Intakeproces: proces van moment van indiening tot en met overdracht case- of vergunningenmanager • Adviesproces: proces van aanvragen adviezen tot en met ontvangst van adviezen • Overige cruciale procesdelen • Overdrachtsproces: na afsluiting dossier vergunningverlening in Omgevingsloket online 76 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Afspraken per intern document Document: ………………. Actie Ja/Nee Aanmaken Wie Toelichting Ja Printen Ondertekenen en waarmerken Versturen Scannen Opslaan eigen omgeving Uploaden Omgevingsloket online 77 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Afspraken per extern document Document: ………………. Actie Ja / Nee Wie Waar Downloaden Omgevingsloket online Printen Waarmerken Scannen Opslaan eigen omgeving Uploaden Omgevingsloket online 78 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Inregelen adviesmodule Standaard • Volledige afhandeling binnen Omgevingsloket online • Advisering: – Advies aanvragen – Beoordelen gegevens – Advies uitbrengen 79 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV Hybride • Op advisering na wordt alles in eigen systemen gedaan • Advisering: – Beoordelen gegevens – Advies uitbrengen kennis, klankbord, inspiratie

Overdrachtsprocedure • Relevante over te halen gegevens: – – – 80 Aanvraaggegevens Bijlagen metadata Documenten Ontwerp en definitief besluit Audit-trail Notities juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Stappen • Stap 1 → starten taak overzetten naar archief • Stap 2 → bevestigen overhalen bestanden • Stap 3 →vervaardigen pdf overzicht met overgezette bestanden 81 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Relevante afspraken • • • Wie geeft signaal dat procedure gedraaid kan worden op basis van status aanvraag? Wie voert de stappen van de overdrachtsprocedure uit? Wie controleert of de overdracht van bestanden correct is verlopen? Wie haalt bestanden over naar eigen omgeving? Op welke wijze worden de bestanden verwerkt? – Digitaal opslaan – Analoog dossier aanmaken 82 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Kernboodschap of uitdaging 5 Hoofdstuk 6 Regel dossieropbouw en systemen in juni 2010 83 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Ordeningsplan Wabo • • Opzet van het Document Structuur Plan (DSP). De zaaktypencatalogus van EGEM (KING) Het e-proces Vergunningen van EGEM (KING) Het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ) als opvolger van het GFO zaken. • Standaard documenten ontwikkeld door Vereniging Stadswerk Nederland in samenwerking met een aantal gemeenten. 84 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Uitgewerkte onderdelen • • • 85 De titel van het werkproces. De hoofdstappen van het werkproces. De opbouw van zaken en deelzaken (dossieropbouw). De documenttypen. De veel voorkomende documenten. juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Dossieropbouw aanvraag • Zaak – Project waarvoor een omgevingsvergunning nodig is • Deelzaak – Activiteit onderdeel uitmakend van het project 86 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Zaak Intake Ontvankelijkheid Inhoudelijke beoordeling Besluitvorming Besluit Publicatie, bezwaar en beroep Inspectie Vertrouwelijke informatie 87 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Deelzaken Bouwen bouwwerk Aanleggen / wijzigen werk Strijdig gebruik planologisch Brandveilig gebruik bouwwerk Exploiteren inrichting Aanpassen rijksmonument Slopen ogv planologisch verbod Slopen in beschermd rijksgebied Slopen bouwwerk Aanpassen overig monument Slopen in beschermd overig gebied 88 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV Aanleggen / wijzigen weg Aanleggen / wijzigen uitweg Plaatsen alarminstallatie Vellen houtopstand Aanbrengen handelsreclame Opslaan roerende zaken Beschermen natuurgebieden Beschermen flora en fauna Wijzigen gesloten stortplaats Beschermen grondwatergebieden kennis, klankbord, inspiratie

Inhoud deelzaken • • Adviesaanvragen in verschillende stadia van proces Adviezen op basis van adviesaanvragen Specifieke toetsdocumenten (checklisten, formulieren) Specifieke documenten, die geen onderdeel uitmaken van de hoofdzaak – Geen onderdeel aanvraag – Geen onderdeel vergunning – Niet voor andere activiteiten ook nodig 89 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Belangrijk • Opzet is een leidraad • Varianten zijn denkbaar – Gebruiksopties Omgevingsloket online – Mogelijkheden eigen DMS – Interne afspraken definiëring zaken en deelzaken 90 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Kernboodschap of uitdaging 6 Hoofdstuk 6 Regel het archiveren van omgevingsvergunningen in juni 2010 91 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Uitgangspunt • Voor de omgevingsvergunning wordt gebruik gemaakt van bestaande selectielijsten • Activiteiten omgevingsvergunning moeten daarom altijd worden teruggebracht tot de huidige bekende toestemmingen (transponeringstabel) 92 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Twee manieren van archiveren • Integrale methode: langste bewaartermijn is leidend voor opschonen • Modulaire methode: bewaartermijn per activiteit is leidend voor opschonen 93 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Type omgevingsvergunning • Onderscheid enkelvoudige en meervoudige vergunning relevant • Betreft het een of meerdere activiteiten waarvoor de vergunning wordt afgegeven? – Enkelvoudig: kappen van een boom – Meervoudig: kappen van een boom, slopen van een bouwwerk, nieuw bouwen van een bouwwerk, aanleggen inrit. 94 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Werkwijze enkelvoudige aanvraag Bepaal activiteit zaak en achterhaal ‘oude’ toestemming om bewaartermijn te bepalen Werkwijze is in wezen huidige praktijk 95 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Werkwijze meervoudige aanvraag 1. Bepaal activiteit deelzaak en achterhaal ‘oude’ toestemming om bewaartermijn te bepalen 3. Bepaal deelzaak met langste bewaartermijn 2. Herhaal dit voor iedere deelzaak 4. Bewaartermijn zaak is gelijk aan bewaartermijn van deelzaak met langste bewaartermijn Modulair = continu opschonen o. g. v. termijn deelzaken 96 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV Integraal = eenmalig opschonen o. g. v. termijn zaak kennis, klankbord, inspiratie

Belangrijk • Integraal of modulair: er is geen verplichting alleen voorkeur • Digitaal: DMS / RMA – Inregelen modulair wel mogelijk? – Gebruik van zoektermen (metadata) • Analoog: – Afweging deelzaken splitsen (voor opschonen) of bij elkaar houden dossier (voor raadpleging) 97 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Omgevingsvergunning Ontwikkelingen op gebied van Wabo - DIV 98 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Ontwikkelingen • Regeling landelijke voorziening (2010) • Model beheerregeling Wabo – DIV (2010) • Synchronisatie selectielijsten (2011) • Landelijke regeling substitutie (2011) 99 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie

Namens VROM, Stadswerk en BMS Bedankt voor uw komst en aandacht! Veel succes met de verdere implementatie! 100 juni 2010 verdiepingscursus Wabo-DIV kennis, klankbord, inspiratie