Verdiepingscursus Dossiermodule Omgevingsloket online Doel Beter inzicht in
Verdiepingscursus Dossiermodule Omgevingsloket online
Doel: • Beter inzicht in de verschillende opties waarop vergunningaanvragen digitaal behandeld kunnen worden met behulp van de dossiermodule van Omgevingsloket online • Handvatten geven om klaar te zijn op 1 juli Wat behandelen we niet: • De behandeling in uw eigen systeem • De behandeling van een papieren aanvraag 2 14 June 2021
Programma 09. 00 09. 30 09. 45 10. 45 11. 00 12. 30 3 Ontvangst Opening, doel en programma Omgevingsloket online, keuzes Pauze Hybride model: gedeeltelijk gebruik Omgevingsloket online Release 2. 3: wat zit daar in? Slot 14 June 2021
Programma 13. 00 13. 30 13. 45 14. 45 15. 00 16. 30 4 Ontvangst Opening, doel en programma Omgevingsloket online, keuzes Pauze Hybride model: gedeeltelijk gebruik Omgevingsloket online Release 2. 3: wat zit daar in? Slot 14 June 2021
1. Omgevingsloket online • Vergunningcheck • Aanvraagformulier • Dossiermodule 5 14 June 2021
Doelen Omgevingsloket online • Aanvraagmodule (vergunningcheck en aanvraagformulier) • Aanvrager informeren • Door uniformeren administratieve lasten terugbrengen • Met digitaal indienen aansluiten op werkproces professionele aanvrager • Dossiermodule (tijdelijk digitaal dossier) • Alle betrokkenen bij behandeling beschikken over dezelfde informatie en dezelfde versie • Uitwisseling kennis en informatie via Omgevingsloket online 6 14 June 2021
Gevolgen uit Wabo Bevoegd Gezag is verplicht aanvraag digitaal te kunnen ontvangen (art 7. 6 lid 2 Wabo) 100% van de gemeenten + provincies + rijk is nu aangesloten! 100% van de adviesorganisaties is per 1 juli aangesloten Bevoegd gezag is niet verplicht aanvraag digitaal te behandelen Bevoegd gezag moet wel adviseurs in de gelegenheid stellen advies uit te brengen – dossier delen! 7 11 -11 -09
Focus vandaag • Handvatten geven om op tijd klaar te zijn! • Op tijd klaar is: • • • per 1 juli aanstaande kan Bevoegd Gezag aanvragen ontvangen een keus hebben gemaakt hoe aanvragen te gaan behandelen afspraken gemaakt met adviseurs hoe samen te werken • Dit doen we door: • • • 8 bespreken verschillende keuzes bespreken drie scenario’s voor behandelen inzicht te geven in release 2. 3 – de release van 1 juli 14 June 2021
Aansluiten op Omgevingsloket online 1. Volledig gebruik dossiermodule Omgevingsloket online (scenario 1) 2. Volledig gebruik eigen mid- of backoffice (webservices) (scenario 5) 3. Behandeling in eigen mid- of backoffice, bijlagen op Omgevingsloket online (scenario 2) 9 11 -11 -09
Inregelen Omgevingsloket online • Inregelen Omgevingsloket online moet altijd! Onafhankelijk van het gebruik van behandelmodule. • Inregelen van lokale vragen (in vergunning check én in aanvraagformulier) • Nieuwe lokale vragen inregelen (alarminstallatie, roerende zaken opslaan, werk- of werkzaamheden uitvoeren • Inregelen werken met behandeldienst • Aanpassen 1 e emailbericht • Aanmaken rol coördinator met oog op: • Werken volgens hybride model • Overhalen gegevens naar archief 10 14 June 2021
Inregelen Omgevingsloket online (2) • En…aangeven op welke manier je Omgevingsloket online gebruikt (behandelmodule ja/nee) • Gegevensuitwisseling tussen Omgevingsloket online en backoffice • Communicatie met de aanvrager 11 14 June 2021
Keuzes (1) • Hoe ga ik aanvragen behandelen? • • • papieren aanvragen op papier behandelen en digitale aanvragen digitaal behandelen alles digitaal behandelen, dus papieren aanvragen inscannen alles op papier behandelen, dus digitale aanvragen uitprinten • Hoe werk ik samen met adviseurs • • • 12 delen van tekeningen en andere benodigde documenten communicatie (e-mail, notificaties, telefoon) delen van beschikking 14 June 2021
Keuzes (2) • Waar ga ik aanvragen behandelen? • • eigen vergunningensysteem dossiermodule in Omgevingsloket online • Hoe deel ik informatie met aanvrager • • 13 statuswijzigingen aanvullingen in dossier communicatie beschikking 14 June 2021
Gebruik behandeldossier: geheel of gedeeltelijk Geen eigen vergunningbehandelsysteem: • Gebruik dossiermodule volledig! • Dat geldt bv voor kleinere gemeenten, wettelijke adviseurs Wel eigen vergunningbehandelsysteem: • Behandel de vergunning in eigen systeem • Gebruik behandeldossier om informatie te delen • Bv delen met adviseurs (provincie, waterschap etc) 14 14 June 2021
Volledig gebruik dossiermodule 15 11 -11 -09
Volledig gebruik dossiermodule I U M M Omgevingsloket online M I U U D Eigen systeem I: interactie met systeem U: documenten uploaden M: e-mailbericht 16 I 14 June 2021
Volledig gebruik dossiermodule: rollen Zodra aanvraag is ingediend, wordt een e-mailbericht naar bevoegd gezag gestuurd; bevoegd gezag heeft toegang tot dossier Rollen in dossiermodule: • Lokaal beheerder • Baliemedewerker • Coördinator • Behandelaar 17 14 June 2021
Lokaal beheerder Regelt de “achterkant” van het systeem • Organisatie gegevens en werkwijze van de gemeente: vooroverleg, communicatie aanvrager, dossiermodule, e-mail/soap XML en account voor ftp • Beheer gebruikers • Lokale regelgeving in vergunningcheck en aanvraagformulier • Relatiebeheer • Rapportages 18 11 -11 -09
19 14 June 2021
Baliemedewerker Met name hulp aanvrager: • Samen met aanvrager door vergunningcheck • Samen met aanvrager aanvraag opstellen (bsn of kvk nummer) • Aanvraag overnemen van of overdragen aanvrager • Aanvullingen indienen namens aanvrager • Papieren aanvraag digitaliseren • Bijlagen toevoegen • Aanvraag indienen namens gemeente • Aanvraag overnemen van andere baliemedewerker • Informatie over voortgang van aanvraag 20 11 -11 -09
21 11 -11 -09
Coördinator Voert de regie over de behandeling van de aanvraag: • Faciliteert eventueel vooroverleg • Bepaalt juiste procedure en bevoegd gezag • Beoordeelt volledigheid vraagt aanvulling • Onderhoudt contact met de aanvrager • Vraagt beoordeling aan behandelaar (volledig / inhoudelijk) • Vraagt advies aan adviesorganisatie (volledig / inhoudelijk) • Voegt alle adviezen en beoordelingen samen • Registreert ontwerpbesluit / beschikking • Regelt archivering 22 11 -11 -09
23 11 -11 -09
24 11 -11 -09
25 11 -11 -09
Behandelaar / adviseur Beoordeelt de aanvraag: • Krijgt toegang tot dossier via verzoek om beoordeling of advies • Heeft inzage in alle onderdelen van de aanvraag • Kan alle bijlagen bekijken • Kan opmerkingen plaatsen op tekeningen • Voegt beoordeling/advies via documenten en notities toe • Kan advies aanvragen aan (andere) adviesorganisatie 26 11 -11 -09
Volledig gebruik dossiermodule: behandelstappen • Wijzigen bevoegd gezag • Wijzigen soort procedure • Verzenden bericht in behandeling • Inhoudelijke beoordeling aanvragen (intern) • Advies aanvragen • • Aanhouden beslissing Aanvragen aanvulling Registreren beschikking Verlengen beslistermijn • Documenten en/of notities toevoegen 27 14 June 2021
Volledig gebruik dossiermodule: beslissingen (1) Overhalen naar eigen systeem: • Welke documenten zijn noodzakelijk voor archivering en wanneer haal je deze documenten over van Omgevingsloket online? Samenwerken: • Vereist deze werkwijze aanpassingen in de samenwerkingsovereenkomst? Communicatie met aanvrager en adviseur: • Hoe communiceren met aanvrager en adviseur? • Omgevingsloket online verstuurt e-mails aan de aanvrager en adviseur: • Inhoud akkoord? • Aanvullende communicatie nodig, zo ja in welke vorm? 28 14 June 2021
Volledig gebruik dossiermodule: beslissingen (2) Openbaar maken / publicatie: • Waar publiceer je de aanvragen / beschikkingen? • Hoe ga je om met de ter inzage legging? • Hoe / waar organiseer je de zienswijzen? Behandeling vergunning: • Welke meldingen zijn relevant voor Omgevingsvergunningen en hoe wordt samenloop in de behandeling georganiseerd? 29 14 June 2021
Volledig gebruik eigen vergunningsysteem I M U M M Omgevingsloket online M I U 30 14 June 2021 U D ? I U I: interactie met systeem U: documenten uploaden M: e-mailbericht ? : zelf nog te beslissen I Eigen systeem ?
Volledig gebruik eigen vergunningsysteem: beslissingen (1) Overhalen naar eigen systeem: • Hoe gegevens naar eigen systeem? • Welke documenten zijn noodzakelijk voor archivering en wanneer haal je deze documenten over van Omgevingsloket online? Samenwerken: • Vereist deze werkwijze aanpassingen in de samenwerkingsovereenkomst? • Hoe aanvraag en juiste versies van bijlagen (tekeningen) delen? • Hoe beveiliging van toegang van adviseurs? • Hoe samenwerken (met name mark-ups)? • Let op: adviseurs moeten verschillende werkwijzen ondersteunen! 31 14 June 2021
Volledig gebruik eigen vergunningsysteem: beslissingen (2) Communicatie met aanvrager en adviseur: • Hoe communiceren met aanvrager en adviseur? Openbaar maken / publicatie: • Waar publiceer je de aanvragen / beschikkingen? • Hoe ga je om met de ter inzage legging? • Hoe / waar organiseer je de zienswijzen? Behandeling vergunning: • Welke meldingen zijn relevant voor Omgevingsvergunningen en hoe wordt samenloop in de behandeling georganiseerd? 32 14 June 2021
Eigen vergunningsysteem én behandeldossier 33 11 -11 -09
Eigen vergunningsysteem én behandeldossier I M U M M Omgevingsloket online M I U 34 14 June 2021 U D M I U I: interactie met systeem U: documenten uploaden M: e-mailbericht I Eigen systeem
Eigen vergunningsysteem én behandeldossier Eigen vergunningsysteem wordt gebruikt voor: • Bewaken termijnen • Uitzetten behandelverzoek binnen eigen organisatie • Opstellen standaardbrieven (o. a. beschikking) • Communicatie met aanvrager • (eigenlijk alle handelingen die u nu ook met dit systeem doet!) • etc Behandeldossier wordt gebruikt voor: • Beschikbaar stellen van aanvraag en tekeningen aan adviseurs • Ontvangen van advies op tekeningen (mark-ups) en advies in de vorm van documenten in het dossier 35 14 June 2021
Eigen vergunningsysteem én behandeldossier : beslissingen (1) Overhalen naar eigen systeem: • Hoe gegevens naar eigen systeem? • Welke documenten zijn noodzakelijk voor archivering en wanneer haal je deze documenten over van Omgevingsloket online? Samenwerken: • Vereist deze werkwijze aanpassingen in de samenwerkingsovereenkomst? 36 14 June 2021
Eigen vergunningsysteem én behandeldossier : beslissingen (2) Communicatie met aanvrager en adviseur: • Hoe communiceren met aanvrager en adviseur? • Omgevingsloket online verstuurt e-mails aan de aanvrager en adviseur: • Inhoud akkoord? • Aanvullende communicatie nodig, zo ja in welke vorm? Openbaar maken / publicatie: • Waar publiceer je de aanvragen / beschikkingen? • Hoe ga je om met de ter inzage legging? • Hoe / waar organiseer je de zienswijzen? 37 14 June 2021
Eigen vergunningsysteem én behandeldossier : beslissingen (3) Behandeling vergunning: • Welke meldingen zijn relevant voor Omgevingsvergunningen en hoe wordt samenloop in de behandeling georganiseerd? 38 14 June 2021
Acties (1) 39 14 June 2021
Acties (2) 40
Acties (3) 41 14 June 2021
Acties (4) 42 14 June 2021
Webservices (1) Wat te doen om webservices te kunnen gebruiken? • DIGI koppeling(OSB) tot stand brengen • Midoffice of backoffice leverancier verbinding laten maken met DIGI koppeling • Acceptatietest uitvoeren samen met Agentschap. NL • Soap/XML aanzetten in beheergedeelte 43 14 June 2021
Webservices (2) Status: • Pilot uitgevoerd met Rotterdam, Amsterdam en enkele leveranciers. • Geconstateerde problemen zijn opgelost • Op 1 juli kan gewerkt worden met webservices Mogelijkheden in release 2. 3: • Alle berichten in 2. 2 (zie bijlage H functioneel ontwerp) • Nieuw bericht: adviesaanvraag 44 14 June 2021
5. Features 2. 3 release • Behandeling uitbesteden aan behandeldiensten, milieu maar ook andere werkzaamheden; soorten behandeldiensten uitgebreid • Uitbreiden beheermodule met rapportage mogelijkheden • Bijlagen - 2 soorten verplichte bijlagen en achtergrond • Verbetering in toevoegen van bijlagen (versiebeheer) • Aanpassen eerste berichtje naar de aanvrager mogelijk • Ondersteuning geheimhouding m. b. t. milieuwerkzaamheden • Archiveren: tussentijds overhalen mogelijk • Audittrail wordt als pdf aangeleverd t. b. v. archivering • Hergebruik van ingediende aanvragen en meldingen • Aanscherping van autorisatie regels 45
Rapportage mogelijkheden 46 14 June 2021
Twee soorten bijlagen 47 14 June 2021
Versiebeheer • elke bijlage heeft versie(s) • versiehistorie te raadplegen 48
Geheimhouding • Op initiatief van de aanvrager • Mogelijkheid om verzoek tot geheimhouding via Omgevingsloket online te doen (bijlage) 49 14 June 2021
Geheimhouding • Registratie besluit door bevoegd gezag • Bijlagen krijgen kenmerk Extra taak BG 50 Optie tbv aanvrager
Hergebruik • Zoek de betreffende aanvraag in de tabel en klik op het icoon van twee blaadjes. • Geef aan of je de bijlagen wilt hergebruiken en vul de gegevens van de nieuwe aanvraag of melding in en klik op 'Aanvraag starten'. 51 14 June 2021
Overdracht naar archief Wat: aanvraag gegevens (PDF), bijlagen inclusief metadata (in Overzicht PDF opgenomen), aanvullingen en markup, documenten van bevoegd gezag waaronder adviezen en eventuele VVGB’s, beschikking en eventueel ontwerpbesluit, audittrail (PDF), notities Wanneer: na sluiten dossier, tussentijds na indiening, ook ten behoeve van download bijlagen in bulk Wie: coordinator, lokaal beheerder of baliemedewerker Hoe: via taken BG gestart, transport via ftp/s – zie volgende sheet, email notificatie inclusief Overzicht PDF 52
Uitwisseling via FTP/s Bevoegd gezag 1. Indienen vergunningaanvraag Aanvrager 1. FTP-client downloaden en installeren (eenmalig) 2. Connectie met ftp. omgevingsloket. nl (productie) maken Bijlage Bestand upload Omgevingsloket online 2. Bijlagen ophalen (FTP client) Elk Bevoegd Gezag heeft een eigen “postbus” Centrale opslag van bestanden Bestand download (FTP directory) Lokale opslag van bestanden 3. Behandeling / archiveringvan de aanvraag 53
- Slides: 53
