verbeter Verkenning 30 dagen plan Wageningen in Control

verbeter Verkenning 30 dagen plan Wageningen in Control “Begin met dat wat nodig is, doe dan wat mogelijk is en je zult al snel doen wat onmogelijk is” ~ Fanciscus van Assisi

Opzet I. Wat is “In Control”? II. Waar moet je dan aan denken? III. Analyse: nu en gewenst o o o Gesprekken Stellingen Eigen kennis en ervaringen IV. Plan van Aanpak

Wat is “In Control”? Een tweetal perspectieven (tal beschikbaar): I. Bij ‘in control’ zijn gaat het om de balans tussen risico en beheersing. De norm die gehanteerd wordt, is door het management bepaald en hangt af van de hoogte van de kosten die leiden tot het tot op bepaalde hoogte in control zijn. ” II. De wijze van sturen, beheersen en toezicht houden, gericht op een effectieve en efficiënte realisatie van strategische en operationele doelstellingen alsmede het hierover op een open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van belanghebbenden

• Accountant • Organisatie Hoe hebben we het georganiseerd?

Hoe hebben we het georganiseerd? Sturing en interne beheersing (AO/IB) door management Financiële control Business control Kwaliteit Privacy / veiligheid Wet- en regelgeving Concerncontroller Interne Controle CISO FG Risicomanagement

Conceptueel kader: Concernbreed control framework

Conceptueel kader: Concernbreed control framework Voorbeelden

Analyse: “eerste 30 dagen”

Kernvragen Ø Strategisch: Doen we de juiste dingen? Ø Tactisch: hebben we hier de juiste middelen voor? Ø Operationeel: doen we de dingen goed? Ø Rapportage: hebben we de juiste sturingsen verantwoordingsinformatie? Ø Compliance: is alles conform weten regelgeving? Ø Zijn we “In Control”?

Conceptueel kader: Concernbreed control framework Nakomen van afspraken Geen grote verassingen Begrippen MT (29 april) Er staat mij een beeld voor ogen waarin we een volledig inzicht hebben Duidelijkheid in onze financiële positie en weten wat er nog op ons af komt. We hebben in beeld of we op de goede koers zitten, voelen ons samen verantwoordelijk en zetten middelen bewust in om te bereiken wat we willen bereiken. Dit geeft ons rust, zekerheid en vertrouwen in een. Inzicht, mooie toekomst. gepland & realiteit

Analyse • Strategisch: doen we nu en straks de juiste dingen? o Nu Niet voor iedereen duidelijk voor welke bestuurlijke doelen en resultaten ze aan de lat staan. o Gewenst We sturen actief op het behalen van nog te behalen resultaten en iedereen erkent eigen bijdrage daarin.

Analyse • Strategisch: We sturen actief op het behalen van resultaten en iedereen erkent eigen bijdrage daarin. Bouwstenen: q Resultaatsturing: doelen vertaalt in resultaten gekoppeld aan fin. middelen q Risicobewustzijn: risico’s vastgelegd per doel q Rol programmaregisseur i. r. t. programmabegroting q Logische indeling programmastructuur begroting q Doelen teams zijn logische afgeleide van bestuurlijke en organisatie doelen Ø Resultaatsturing via programmastructuur; “Duidelijk wat er moet gebeuren hoeveel tijd dit kost, wie waar voorop loopt en wie zaken doet met college. ”

Analyse • Operationeel: doen we de dingen goed? o Nu Onduidelijk wie aanspreekpunt/ proceseigenaar is, hoe een proces eruit ziet, wat de risico’s zijn en of het proces door iedereen gevolgd wordt o Gewenst Verantwoordelijke per proces, procesafspraken, beheersmaatregelen en check op werking hiervan.

Analyse • Operationeel: doen Verantwoordelijke per proces, procesafspraken, beheersmaatregelen en check op werking hiervan. Bouwstenen: Budgethouders en mandaatregeling Verplichtingenadministratie Treasurystatuut Grondbeleid (checks & balances) Position papers (onderbouwingen) voorzieningen, grondexploitaties en kostenverhaallocaties q Rol van financieel adviseurs (financial control) q Planning P&C documenten q q q Ø “Er zijn geen grote verassingen…”

Analyse • Rapportage: hebben we de juiste sturingsen verantwoordingsinformatie? o Nu Wisselende invulling per manager, vooral op basis van historische cijfers. o Gewenst Management heeft een volledige, integrale, set met informatie op het juiste abstractieniveau gericht op historie en toekomst.

Analyse • Uitvoering: rapportage Management heeft een volledige set met informatie op het juiste abstractieniveau gericht op historie en toekomst. Bouwstenen: q Integrale managementrapportage met euro’s en fte’s q Visie op datagericht werken (informatiepiramide) q Bestuurlijke, management en operationele rapportages sociaal domein q Projectcontrol voor alle projecten gelijk ingevuld q Dashboarding concernbreed op juiste abstractieniveau en gericht op afwijkingen Ø “… en we sturen vooruitkijkend”

Analyse • Compliance: is alles conform weten regelgeving? o Nu We constateren achteraf dat we niet aan de regels voldoen. o Gewenst We behalen onze doelen terwijl we aan de regels voldoen, of voldoen er bewust niet aan.

Analyse • Compliance We behalen onze doelen terwijl we aan de regels voldoen, of voldoen er bewust niet aan. Bouwstenen: q VIC Controlejaarplan q Kwaliteitssysteem (Audittrail, vaste formats, oorzaak analyse, etc. ) q Inkoop & aanbesteding beter in positie q Opvolging bevindingen monitoren opvolgingsplan q Position papers (onderbouwingen) voorzieningen, grondexploitaties en kostenverhaallocaties q Lerend vermogen via PDCA cyclus Ø “we hebben zichtbaar grip en blijven leren”

Analyse • Zijn we “In Control”? o Nu Er worden mooie stappen gezet, maar de aanpak is versnipperd, het totaalbeeld ontbreekt en puzzelstukken ontbreken. o Gewenst We hebben volledig zicht in wat we in de beheersing goed en niet goed doen. Wij zijn hier transparant in. We zijn lerend en gebruiken dit inzicht om te blijven verbeteren en in te spelen op bedreigingen en kansen.

Analyse • In Control We hebben volledig zicht in wat we in de beheersing goed en niet goed doen. We zijn lerend en gebruiken dit inzicht om te blijven verbeteren en in te spelen op bedreigingen en kansen. Bouwstenen: q q q ICS Tooling Key controls kritische processen vastgelegd Visie op control (incl. risicomanagement & cultuur) Kopgroep Control en Management Informatie Controlejaarplan v 2 (oorzaak- & risicogedreven) Integraal risicomanagement: Gezonde balans tussen risico´s en beheersing q “We voelen ons in control”