Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e V Zeitplanung

Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e. V. Zeitplanung Workshop VDIVBB, 21. 2. 2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e. V. Typische Probleme: Ich habe zu viel Arbeit auf dem Tisch ! Die Anforderungen sind zu hoch ! Ich schaffe auf keinen Fall ein weiteres Objekt ! Workshop VDIVBB, 21. 2. 2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e. V. Planung Geschwindigkeit Workshop VDIVBB, 21. 2. 2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung Priorität

Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e. V. Planung Geschwindigkeit Workshop VDIVBB, 21. 2. 2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung Priorität

Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e. V. Planung Workshop VDIVBB, 21. 2. 2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e. V. Kalenderprobleme - Besprechungen, Besuche, Termine - Nicht jedoch produktive Tätigkeit Zitat: René Marchand, Schweiz Workshop VDIVBB, 21. 2. 2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e. V. Tipps zur Kalenderführung 1. Vereinbaren Sie Termine mit Ihren Aufgaben 2. „Bleistift-Trick“ Buchen Sie auch die Zukunft 3. Mindestens zwei familiäre Termine pro Woche Zitat: Werner Tiki Küstenmacher Workshop VDIVBB, 21. 2. 2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e. V. Beispiel Haus- und WEG Verwaltung Workshop VDIVBB, 21. 2. 2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

Aufgabenteilung Hauptgliederung Objekt. Verantwortung Dezentrale Aufgaben

Planbare und nicht planbare Aufgaben Hauptgliederung Objekt. Verantwortung Routineaufgaben Tagesgeschäft Dezentrale Aufgaben Routineaufgaben Tagesgeschäft

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Kontrolle Bank Monatlich Quartal Halbjährlich

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Kontrolle Bank Liquidität Monatlich Quartal Halbjährlich

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Monatlich Quartal Halbjährlich

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang WV / Email Monatlich Quartal Halbjährlich

Ressourcen Zeit 9. 00 – 9. 30 – 10. 00 – 10. 30 - 11. 00 – 11. 30 – 12. 00 – 12. 30 – 13. 00 – 13. 30 – 14. 00 – 14. 30 – 15. 00 15. 30 – 16. 00 – 16. 30 – 17. 00 – 17. 30 Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag

Pause Zeit 9. 00 – 9. 30 – 10. 00 – 10. 30 - 11. 00 – 11. 30 – 12. 00 – 12. 30 – 13. 00 – 13. 30 – 14. 00 – 14. 30 – 15. 00 15. 30 – 16. 00 – 16. 30 – 17. 00 – 17. 30 Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag

Liquiplanung / Mail / Planung / Wiedervorlage Zeit 9. 00 – 9. 30 – 10. 00 – 10. 30 - 11. 00 – 11. 30 – 12. 00 – 12. 30 – 13. 00 – 13. 30 – 14. 00 – 14. 30 – 15. 00 15. 30 – 16. 00 – 16. 30 – 17. 00 – 17. 30 Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag

Posteingang / Planung Zeit 9. 00 – 9. 30 – 10. 00 – 10. 30 - 11. 00 – 11. 30 – 12. 00 – 12. 30 – 13. 00 – 13. 30 – 14. 00 – 14. 30 – 15. 00 15. 30 – 16. 00 – 16. 30 – 17. 00 – 17. 30 Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag

Wiederkehrende / planbare wöchentliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Monatlich Rücksprache Hauswart Quartal Halbjährlich

Wiederkehrende / planbare wöchentliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Kontrolle Bank Rücksprache Hauswart Liquidität Ablage Posteingang Wiedervorlagen Quartal Halbjährlich

Telefonat mit dem Hauswart / Planung Zeit 9. 00 – 9. 30 – 10. 00 – 10. 30 - 11. 00 – 11. 30 – 12. 00 – 12. 30 – 13. 00 – 13. 30 – 14. 00 – 14. 30 – 15. 00 15. 30 – 16. 00 – 16. 30 – 17. 00 – 17. 30 Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag

Ablage Zeit 9. 00 – 9. 30 – 10. 00 – 10. 30 - 11. 00 – 11. 30 – 12. 00 – 12. 30 – 13. 00 – 13. 30 – 14. 00 – 14. 30 – 15. 00 15. 30 – 16. 00 – 16. 30 – 17. 00 – 17. 30 Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag

Wiederkehrende / planbare monatliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Kontrolle Bank Rücksprache Hauswart Liquidität Ablage Posteingang Wiedervorlagen Quartal Halbjährlich

Wiederkehrende / planbare monatliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Kontrolle Bank Rücksprache Hauswart Liquidität Ablage Posteingang Wiedervorlagen Quartal Mahnvorschlagslisten Halbjährlich

Wiederkehrende / planbare monatliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Kontrolle Bank Rücksprache Hauswart Mahnvorschlagslisten Liquidität Ablage Monatsabrechnunung Miethäuser Posteingang Wiedervorlagen Halbjährlich

Wiederkehrende / planbare monatliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Kontrolle Bank Rücksprache Hauswart Mahnvorschlagslisten Liquidität Ablage Monatsabrechnunung Miethäuser Posteingang Wiedervorlagen Monatsprüfung WEG Halbjährlich

Wochenplan der zweiten und dritten KW des Monats – Planung Mahnlisten und Monatsabrechnungen Zeit 9. 00 – 9. 30 – 10. 00 – 10. 30 - 11. 00 – 11. 30 – 12. 00 – 12. 30 – 13. 00 – 13. 30 – 14. 00 – 14. 30 – 15. 00 15. 30 – 16. 00 – 16. 30 – 17. 00 – 17. 30 Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag

Wochenplan der zweiten KW des Monats / Vorprüfung Monatsabrechnung Zeit 9. 00 – 9. 30 – 10. 00 – 10. 30 - 11. 00 – 11. 30 – 12. 00 – 12. 30 – 13. 00 – 13. 30 – 14. 00 – 14. 30 – 15. 00 15. 30 – 16. 00 – 16. 30 – 17. 00 – 17. 30 Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag

Wochenplan der zweiten KW des Monats / Mahnlisten Zeit 9. 00 – 9. 30 – 10. 00 – 10. 30 - 11. 00 – 11. 30 – 12. 00 – 12. 30 – 13. 00 – 13. 30 – 14. 00 – 14. 30 – 15. 00 15. 30 – 16. 00 – 16. 30 – 17. 00 – 17. 30 Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag

Wochenplan der zweiten KW des Monats / Prüfung MA WEG ( 16 Std. Rest ) Zeit 9. 00 – 9. 30 – 10. 00 – 10. 30 - 11. 00 – 11. 30 – 12. 00 – 12. 30 – 13. 00 – 13. 30 – 14. 00 – 14. 30 – 15. 00 15. 30 – 16. 00 – 16. 30 – 17. 00 – 17. 30 Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag

Wochenplan der dritten KW des Monats – Planung Versand Monatsabrechnung nach Korrektur Zeit 9. 00 – 9. 30 – 10. 00 – 10. 30 - 11. 00 – 11. 30 – 12. 00 – 12. 30 – 13. 00 – 13. 30 – 14. 00 – 14. 30 – 15. 00 15. 30 – 16. 00 – 16. 30 – 17. 00 – 17. 30 Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag

Wiederkehrende / planbare jährliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Kontrolle Bank Rücksprache Hauswart Mahnvorschlagslisten Liquidität Ablage Monatsabrechnunung Miethäuser Posteingang Wiedervorlagen Monatsprüfung WEG Halbjährlich Jahresabrechnung MH

Wiederkehrende / planbare jährliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich Kontrolle Bank Rücksprache Hauswart Mahnvorschlagslisten Jahresabrechnung MH Liquidität Ablage Monatsabrechnunung Miethäuser Belegprüfung WEG Posteingang Wiedervorlagen Monatsprüfung WEG jährlich

Wiederkehrende / planbare jährliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich Kontrolle Bank Rücksprache Hauswart Mahnvorschlagslisten Jahresabrechnung MH Liquidität Ablage Monatsabrechnunung Miethäuser Belegprüfung WEG Monatsprüfung WEG Abr. /Versammlung WEG Posteingang Wiedervorlagen jährlich

Wiederkehrende / planbare jährliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich Kontrolle Bank Rücksprache Hauswart Mahnvorschlagslisten Jahresabrechnung MH Liquidität Ablage Monatsabrechnunung Miethäuser Belegprüfung WEG Monatsprüfung WEG Abr. /Versammlung WEG Posteingang Wiedervorlagen BK / HK / Mieterhöhung jährlich

Ressourcen / mit 20 Stunden für die Vorbereitung Belegprüfung

Wiederkehrende / planbare mögliche zukünftige weitere Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Bericht Asset Management jährlich Halbjährlich Jahresabrechnung MH Kontrolle Bank Rücksprache Hauswart Mahnvorschlagslisten Liquidität Ablage Monatsabrechnunung Miethäuser Belegprüfung WEG Monatsprüfung WEG Abr. /Versammlung WEG Posteingang Wiedervorlagen BK / HK / Mieterhöhung

Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e. V. …heißt: Planung. . Prioritäten setzen Disziplin und Übersicht permanente Prüfung Andernfalls Reaktion statt Aktion ! Folge: Qualitätsverlust – „mit der heißen Nadel stricken!“ Workshop VDIVBB, 21. 2. 2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e. V. Planung Geschwindigkeit Workshop VDIVBB, 21. 2. 2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung Priorität

Wie setze ich Prioritäten richtig ! Eisenhower Methode

Dr. Eisenhower Methode

A – Aufgaben in der Praxis Typische A-Aufgaben Kritische A-Aufgaben • Objektnotfall • Spontanbesuch Eigentümer • Ereignisse, die umgehendes Handeln erforderlich machen • Geschobene Routineaufgaben z. B. : Einladung Versammlung, Angebote, Abrechnungen

C = Dringlich / weniger wichtig Die Täuschung der C-Aufgaben • Eine soeben eingegangene Mail normalen Inhalts ( Hauswart, Versorger, Handwerker u. ä. ) • Ein neuer Ordner z. B. im Zuge der Ablage • Ein erneuter Zahlenabgleich…nur zur Sicherheit • Keller / Materiallager aufräumen

B = Sehr wichtig / weniger dringlich B-Aufgaben stehen für Qualität • Aufgaben, die nicht mit „der heißen Nadel gestrickt werden dürfen“ • B-Aufgaben so planen, dass kein Zeitdruck entsteht. • Immer einplanen, dass eine A-Aufgabe dazwischen kommen kann.

D = nicht Dringlich / weniger wichtig Die D-Aufgabe – „Verschwendung“ • Aufgaben, die entstehen, wegen mangelnder Organisation ( z. B. keine Wiedervorlage oder keine To. Do-Liste ) • Aufgaben, bei denen ich mich persönlich einbinde, obwohl alles delegiert ist ( ähnlich der Täuschung der C-Aufgabe )

Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e. V. Qualität ist eine Frage der Bedächtigkeit, nicht der Geschwindigkeit Zitat: Speed Management, Winfried Reiter Workshop VDIVBB, 21. 2. 2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e. V. Planung Geschwindigkeit Workshop VDIVBB, 21. 2. 2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung Priorität

Die richtige Geschwindigkeit

Projekte richtig anschieben !

Anschubkoller

Anschieben und Laufen lassen

Die Welle reiten !

Speed Kompetenz Akzeptieren der natürlichen Geschwindigkeit

Das Chaos besiegen ! Der ordentliche Schreibtisch in zwei Tagen Frei nach Simplify your Life Oder Den Arbeitsalltag gelassen meistern

• Professionelle Aufräumer veranschlagen für ein seit zwei Jahren nicht mehr aufgeräumtes Büro: Zwei Tage !

Ziel • …. ist kein „Neubau“ • …. sondern ein funktionierender Arbeitsplatz ! • Das Verschönern und Verfeinern kommt später !

Durchbrechen des Teufelskreises Der Tag A !

Planung ! • Suchen Sie in Ihrem Kalender nach einem noch unbelegten Tage oder verlegen Sie vorhandene Aufgaben so, dass ein freier Tag entsteht ( funktioniert ja bei Urlaubstag auch )

Der Tag A • • • Kurzes Frühstück Keine lange Zeitungslektüre Keine Telefonate Kein Angucken von Post und E-Mails Keine sonstigen Ablenkungen

Trennen, was nicht zusammen gehört ! • Alles was auf dem Schreibtisch liegt entmischen ! • Zettel, CD‘s, Bücher, Schachteln, Zeitschriften, Papier und Vorgänge

Was brauche ich zum Aufräumen: • • 1 KG Gelassenheit 5 Tassen Durchhaltevermögen 3 Esslöffel Ehrlichkeit 500 gramm Fleiß Eine Prise Humor Eine Packung Umschläge Leere Ordner und Trennblätter Eimer Wasser, Schwamm und einen Abfalleimer

Außerdem: • Altpapiercontainer • Und fünf große Kisten: 1. Schmutziges Geschirr 2. Recykling-Müll 3. Zurück ins richtige Zimmer 4. Zurück an den Absender 5. Frei gewordene Mappen, Boxen, Ordner

Die mentale Bremse: • Stochern in der Vergangenheit ! • Sie finden unerledigte Vorgänge und vergessene Aufgaben • Was älter ist als sechs Monate wird weggeworfen ( Ausnahmen: Quittungen, Rechnungen, Bescheinigungen )

Weitere Tipps: • Seien Sie geizig beim Aufheben • Heben Sie bei Zeitschriften nur Artikel auf, die interessieren • Werfen Sie Visitenkarten ( Adresse im Handy und im Sheduler ) weg

Stellen Sie zukünftige Arbeiten • Um, auf die Methode: ZACK UND WEG !

Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e. V. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Literaturempfehlung / Quellen: - Simplify your Life, Marion u. Werner Küstenmacher - Speed Management, Winfried Reiter - www. eisenhower-prinzip. de Workshop VDIVBB, 21. 2. 2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung