VELKOMMEN TIL INTROARRANGEMENT FOR NYE MEDARBEJDERE I AU

VELKOMMEN TIL INTRO-ARRANGEMENT FOR NYE MEDARBEJDERE I AU FORSKNING OG EKSTERNE RELATIONER AU AARHUS UNIVERSITET JOHN WESTENSEE VICEDIREKTØR 29. JANUAR 2021

INTRO-ARRANGEMENTETS FORLØB Mødet begynder kl. 9 via Teams med John, vicedirektør, beretning om ► Forskning og Eksterne Relationers kerneopgaver og interessenter ► Hvad er vi ellers optaget af i vicedirektørområdet (rådgiverkompetencer og informationssikkerhed) ► Faglige- og sociale arrangementer Deltagere fortsætter i tre grupper via Teams kl. ca. 9: 30 -9: 50 – præsentationsrunde og kort om egne opgaver på AU Mødet fortsætter med oplæg fra funktionschefer og spørgsmål fra deltagere via Teams mellem kl. 9: 50 -10: 30 • Leder af Forskningsstøtteenheden Christina • Leder af Technology Transfer Office (TTO) Anette • Leder af Events og Kommunikationsstøtte Anders • Leder af Talentudviklingsenheden Michael AU AARHUS UNIVERSITET 29. JANUAR 2021

AU FORSKNING OG EKSTERNE RELATIONER Vicedirektørens sekretariat AU Forskningsstøtte- Talentudviklings- enheden AARHUS UNIVERSITET Events og Technology Kommunikationsstøtte Transfer Office 29. JANUAR 2021

AU FE (FORTSAT) ► Vicedirektørområdet består af omkring 108 ansatte og et budget på netto ca. 70 mio. kr. i 2021 ► De fire funktionschefer har ansvar for et budget, som dækker lønomkostninger, rejser, kompetenceudvikling, IT-anskaffelser, kontorhold, mv. ► Dertil kommer en ramme, der dækker vicedirektørområdets særlige drift samt div. puljer ► Ledelsesfilosofi: Høj grad af decentralisering og uddelegering af beslutningskompetence AU AARHUS UNIVERSITET 29. JANUAR 2021

VICEDIREKTØRENS ROLLE Omsætte ledelsens strategier og ønsker til indsatser i AU FE: ► Øge hjemtag af eksterne bevillinger ► International rekruttering af forskere ► Flere samarbejder med erhvervslivet ► Omdømme og internationalisering Omsætte brugernes behov: ► Rådgivning ► Service Udnytte synergier på tværs af AU FE AU AARHUS UNIVERSITET 29. JANUAR 2021

VICEDIREKTØRENS ROLLE Ansvarlig for i samarbejde med funktionschefer at medarbejdere er bekendt med og efterlever universitetets overordnede retningslinjer i forbindelse med informationssikkerhed fx: § Sikker mail og backup § Jævnlig kontrol af virusprogram samt opmærksomhed vedr. Phishing § Sikkert print (udskudt udskrivning) § Kryptering § Privat anvendelse af internetforbindelse Information vedr. ovenstående findes på Medarbejderservice under punktet IT AU AARHUS UNIVERSITET 29. JANUAR 2021

FORSKNINGSSTØTTEENHEDEN Forskningsstøtteheden består foruden funktionschefen af: ► Pre-award team (16 medarbejdere) ► Post-award team (4 medarbejdere) ► Strategiteam (4 medarbejdere) ► Supportteam (4 medarbejdere) Heraf er syv medarbejdere helt eller delvist finansieret af Aarhus Universitetshospital (AUH). AU AARHUS UNIVERSITET 29. JANUAR 2021

FORSKNINGSSTØTTEENHEDEN Enhed/Opgave Eksempler på rådgivning og serviceydelser • Betjening af universitetsledelse og UFFE Strategiteam screener og påvirker • Koordinering med rådgivere på fakulteter fundingmuligheder • Støtte og koordinering af bidrag fra H 2020 -ekspertgrupper og forskningsdagsordener nationalt og internationalt • Støtte referencegruppemedlemmer samt ledelsesbetjening • Screene lobbymuligheder og aktiviteter forskere Pre-award leverer hjælp til ansøgninger • Sparring i forbindelse med Funding • Rådgivning om formalia inkl. udarbejdelse af budget, afsnit om forskningens impact på samfundet, mv. • Kvalitetssikring Pre-award afholder uddannelses- og informationsarrangementer • Afholder kurser, workshops og informationsmøder • Tilbyder interviewtræning AU AARHUS UNIVERSITET 29. JANUAR 2021

FORSKNINGSSTØTTEENHEDEN Enhed/Opgave Eksempler på rådgivning og serviceydelser Post-award leverer obligatorisk projektstøtte og kontrol af EU-projekter • Overvågning af ansøgninger i EU’s systemer og koordinering af revision • Rådgivning og kontakt til projekthaver i forberedelsesfasen vedr. formalia i kontrakter • Assistance til afrapportering, revision og amendments • Udarbejder analyser inden for bibliometri Supportteam udarbejder bibliometriske analyser og • Mapping af AU´s forskeres styrker samt andre universiteters forskere rådgiver om it, hvor vicedirektørområdet er • Rådgivning og brugersupport vedr. it-tekniske spørgsmål, hvor AU FE er systemejer AU AARHUS UNIVERSITET 29. JANUAR 2021

TALENTUDVIKLINGSENHEDEN Talentudviklingsenheden består foruden funktionschefen af: ► Talent (4 årsværk) ► Forskermobilitet (8 årsværk) En del af ovenstående medarbejdere dækkes helt eller delvist af et årligt tilskud fra Uddannelsesministeriet og AUFF (ca. 4 årsværk). AU AARHUS UNIVERSITET 29. JANUAR 2021

TALENTUDVIKLINGSENHEDEN Enhed/Opgave Eksempler på rådgivning og serviceydelser Talentenheden udvikler ph. d. -området sammen med forskerskolerne • Understøtter ph. d. administrationen og udvikler ny funktionalitet i IT-systemet Ph. D Planner • Tal og ledelsesinformation om forskeruddannelse på AU • AUFF virkemidler • Sekretariatsbetjening af det nationale ph. d. -råd for uddannelsesforskning • Yder bistand til ansøgningsproces i AIAS • Tværgående emner vedr. forskeruddannelse • Junior Researcher Development Program Forskermobilitet arbejder for at understøtte de faglige miljøer i forbindelse med rekruttering, modtagelse og fastholdelse af internationale talenter og forskere • • • AU AARHUS UNIVERSITET Arbejds- og opholdstilladelser Information via webportal www. ias. au. dk Arrangementer for udenlandske medarbejdere og medfølgende ægtefælle University International Club Vejledning og rådgivning af udenlandske medarbejdere Relocation service & Expat Partner Program 29. JANUAR 2021

EVENTS OG KOMMUNIKATIONSSTØTTE Events og Kommunikationsstøtte består foruden funktionschefen af: ► Events og øvrige kommunikationsopgaver (4 medarbejdere) ► Rekruttering (3 medarbejdere) ► Foto, tv/video, grafik (6 medarbejdere og 3 elever) ► Sprogservice (2 medarbejdere) En mindre andel af ovenstående medarbejdere er delvist dækket af internt salg. AU AARHUS UNIVERSITET 29. JANUAR 2021

EVENTS OG KOMMUNIKATIONSSTØTTE Enhed/Opgave Eksempler på rådgivning og serviceydelser Events og arrangementer • Planlægning og gennemførelse af faste årligt tilbagevendende begivenheder såvel som universitetsledelsens ‘ad hoc’ arrangementer • Planlægning og gennemførelse af universitetets konferencer • Rådgiver og sparring af kollegaer der skal afholde konferencer • Udbredelse og support af Conference Manager Rekruttering af studerende, markedsføring, omdømme • National og international rekruttering samt kandidatrekruttering • Aktiviteter for talenter • Markeds- og omdømmeundersøgelser Foto, tv/video og grafik • • Sprogservice • Oversættelse, korrektur • Styring af opgaver hos eksternt bureau • Udvikling af sprogværktøjer AU AARHUS UNIVERSITET Medarbejderfotos Vedligeholde fotodatabase Rekrutteringsvideo, forskningsformidling, promovering Udvikling af design og layout af fx. publikationer, bannere, årsrapporter 29. JANUAR 2021

TECHNOLOGY TRANSFER OFFICE (TTO) Technology Transfer Office består foruden funktionschefen af: ► Kontrakter (19 medarbejdere) ► Health Kontrakter (17 medarbejdere) ► Forretningsudvikling (8 medarbejdere) Afdelingen varetager opgaven som teknologioverførselsenhed for region Midtjylland og modtager derfor et årligt driftstilskud fra regionen. AU AARHUS UNIVERSITET 29. JANUAR 2021

TECHNOLOGY TRANSFER OFFICE (TTO) Enhed/Opgave Eksempler på serviceydelser Kontrakter og Health Kontrakter • Udarbejder, forhandler, kvalitetssikrer og fortolker alle former for kontrakter mellem forskere og virksomheder om forskningssamarbejde og rådgivning • Rådgiver omkring håndtering af persondata i forbindelse med forskningsprojekter og udarbejder databehandleraftaler Forretningsudvikling af opfindelser • Behandler indberettede opfindelser og software gennem afprøvning af hypoteser • Understøtter kommercialiseringsfasen gennem licens og salg af teknologier til etablerede virksomheder • Understøtter etableringen af forskningsbaserede spin-outs AU AARHUS UNIVERSITET 29. JANUAR 2021

AU AARHUS UNIVERSITET