Vad innebr Processorientering och Mlstyrning Filosofi tnket gemensamt

Vad innebär ”Processorientering” och ”Målstyrning”? Filosofi – ”tänket” – gemensamt synsätt Begrepp – språkbruk – olika definitioner Framgångsfaktorer och fallgropar – lära av varandra Helhetssyn – struktur och kultur – hänga ihop – integrering Nytta – vinster – nöjdare kunder och intressenter Det finns inget facit!

Kopplingar Målstyrning = Kundorientering +Processorientering vision, v-idé kundgruppergör vi rätt saker? strategier deras behov gör vi saker rätt? framgångsfaktorer hur vet vi det? målvärden TKB krav – mål Resurser: Roller – ansvar – befogenheter – kompetens Vad – Hur - Vem

Processorientering – Tänket Överblick – helhetssyn (order till leverans) Skapa ordning och reda Minska variationen Säkerställa ändamålsenlighet och effektivitet Förstå kraven – formulera mål – mäta – analysera – förbättra Processmål – ej bara resultatmål (rätt från början) Jobba smartare – behåll, lägg till, ta bort arbetsmoment Skapa värde för kunden Horisontella tvärfunktionella arbetsflöden Processägaren = ”kanalmästaren”

Roller i processarbetet Kanalen - en farled som skepp färdas igenom – Processen Kanalmästaren - ansvarar för att kanalen är fri från hinder och framkomlig för alla – Processägaren Skeppet - använder kanalen – Rederiet/organisationen Kaptenen - ansvarar för att skeppet kommer fram på ett säkert sätt, har resurser och besättning – Linjechefen Besättningen - samlar in information om kanalen, t ex eventuella lerbankar, stenar, strömvirvlar vid varje färd. Informationen vidarebefordras till Kanalmästaren, som ser till att lämpliga åtgärder vidtas för att förbättra framkomligheten – Processledaren/Processteamet Förr i tiden fick varje kapten själv utveckla sina egna sätt att navigera skeppet runt hindren! Numera sköter Sjöfartsverket detta! 070827/Sb SF 004

Processorientering – Begrepp Vad innebär ordet process? Process – rutin – arbetsflöde – checklista Processnivåer Huvud/stödprocess – delprocess – underprocess – aktivitet – arbetsmoment Ej för många huvudprocesser! Olika slags mål Processmål – resultatmål – effektmål SMARTa mål – inriktningsmål – målsättningar Kvalitetssäkring Av arbetssätt (Huret) – ej av produkt/person (Vadet)

Kund/leverantörsmodellen Leverantör Process Produkt Kund Hur Vad Vem Utifrån - in

Processmodell Krav, styrning Input Output Stöd, resurser

Processkartläggning Sätt samman en projektgrupp med representativa, motiverade och kompetenta personer Var överens om syftet och målet med kartläggningen – hur ska den användas? Identifiera vilka vi är till för – olika kundgrupper och intressenter Vilka olika krav, behov och förväntningar har dessa? Vilka produkter/tjänster tillfredsställer deras krav, behov, etc? Definiera vad vi ska och inte ska producera – stäm av med verksamhetsidén Hur ska vi tillverka/producera dessa produkter på ett effektivt sätt? Vilka övriga krav (lagar, regleringsbrev, miljö, arbetsmiljö, etc) måste vi beakta? Formulera SMARTa mål även inne i processen – ej bara för slutresultatet Hur ska vi mäta processens duglighet (ändamålsenlighet och effektivitet)? Resurser, roller, ansvar och befogenheter för ledning/styrning/utveckling (processägare/-ansvariga/-ledare/-team vs linjeorganisationen)

Processorientering – Framgångsfaktorer och fallgropar Ledningens engagemang – founding father Tydligt uppdrag, projektbeskrivning med syfte, mål, ansvar, roller, etc Börja med att skapa förståelse för ”processorientering”! Utbilda – engagera – involvera - förankra syftet och förväntad nytta Skapa sug i stället för tryck! Gör det enkelt och begripligt Börja med en naturlig process t ex Rekrytering Använd enkla ritprogram Lagom detaljeringsgrad – håll dokumentationen aktuell Utse och involvera processägaren tidigt Håll processen levande och vidareutveckla den Synliggör arbetet Fira framgång och hjältar!

Det som mäts uppmärksammas! Mäter man inte – så förstår man inte Förstår man inte – så kan man inte styra rätt Kan man inte styra – så kan man inte förbättra

Styrkortsmått Strategiskt viktiga – i linje med vision och framgångsfaktorer Kundorienterade – det som intressenterna tycker är viktigt Kvalitativa och kvantitativa – externa och interna Inte för många – the vital few and trivial many Lätta att förstå – relevanta och enkelt definierade Påverkbara – förankrade hos medarbetarna Lätta att mäta – det som mäts uppmärksammas!

Målstyrning - Begrepp Vision, strategiska mål, lång- och kortsiktiga mål, etappmål Inriktningsmål, effektmål Övergripande mål och delmål Absoluta vs relativa mål (3 d leveranstid vs kortare leveranstid) SMARTa mål med konkreta målvärden ”Målsättning” (trevligt bemötande, hög kvalitet, bra service)

Vad innebär målstyrning? Att navigera i skärgården med sjökort och kompass Plan Fastställ nuläget – var är vi? Plan Definiera målet – vart ska vi? Plan Välj färdväg (strategi) – hur ska vi ta oss dit? (väderförhållanden, vacker väg) Plan Ta ut kursen – hur ska vi styra? Do Kör Check Fastställ nuläget fortlöpande – var är vi? (navigera) Act. Korrigera kursen vid behov (avdrift, annalkande storm, etc) Act. Verifiera att vi är framme vid målet ”Om vi inte ändrar kurs så hamnar vi troligen dit vi är på väg”

Helhetssyn Struktur Effekt Kultur v Regelverk v Värderingar v Verksamhetsplan v Delaktighet v Styrkort v Motivation v Processdokumentation v Engagemang v etc. 070827/Sb SF 015

Ord på vägen Hellre enkelt och begripligt än avancerat och obegripligt! Ta inte för givet att alla vill, kan och gör! Ta fram ert eget tänk, begrepp, modeller, etc! Utbilda, motivera, engagera, förankra! Följ upp och kommunicera! Ledningens aktiva engagemang är nödvändigt! Använd gärna konsulter – men på rätt sätt! Avdramatisera – det handlar ju bara om ”Systematiserat sunt förnuft”!