V Ciclo de Conferncias Pblicas 2015 1 ETAPAS

V Ciclo de Conferências Públicas 2015 1

ETAPAS PréConferências Sistematização Conferência Estadual Plano de Atuação Monitoramento das Propostas Aprovadas 2

Proposta de Programação das Pré-Conferências Abertura do Encontro Grupos de Trabalho (GT) Plenária Priorização das propostas Encerramento • Abertura do evento e apresentação institucional – Coordenadoria Regional • Fala da Ouvidoria-Geral • Apresentação da síntese da metodologia do V Ciclo de Conferências • Apresentação da metodologia de trabalho (pelo moderador) • Apresentação de propostas, debates e sistematização • Votação das propostas (o sistematizador anota as propostas e o número de votos) • Escolha do Relator do GT • Informe sobre a abertura de inscrições para a candidatura de Delegada/os • Leitura das propostas pelos Relatores de cada GT • Participantes priorizam as propostas utilizando as etiquetas adesivas verdes • Encerramento das inscrições para candidatura de delegada/os • Eleição de delegada/os para a Conferência Estadual – por levantamento de crachá. • Organização apresenta o resultado da escolha das propostas • Encerramento 3

Comissão Organizadora Regional (Deliberação 36, 42 e 116 do CSDP e Atos DPG 76/2013 e 105/2015) Composição: § Coordenador Regional; § Subouvidor (onde houver); § Demais defensores inscritos; 4

Comissão Organizadora Regional (Deliberação 36, 42 e 116 do CSDP e Atos DPG 76/2013 e 105/2015) § Subcomissão de Comunicação § Subcomissão de Relatoria § Subcomissão de Infraestrutura e Logística § Subcomissão de Articulação e Mobilização 5

Comissão Organizadora Regional (Deliberação 36, 42 e 116 do CSDP e Atos DPG 76/2013 e 105/2015) Subcomissão de Comunicação: responsável pela divulgação e comunicação da Pré-Conferência; da Conferência Estadual e do Plano de atuação aprovado pelo CSDP e seu respectivo monitoramento; Subcomissão de Relatoria: responsável pela orientação dos moderadores dos Grupos de trabalho, organização do painel de votação e pelo momento de priorização e sua respectiva apuração, assim como pelo envio do relatório da Préconferência para a Comissão Organizadora Estadual (A/C da 1ª Subdefensoria Pública-Geral); 6

Comissão Organizadora Regional (Deliberação 36, 42 e 116 do CSDP e Atos DPG 76/2013 e 105/2015) Subcomissão de Infraestrutura e Logística: responsável pela organização de todo o evento, garantindo todas as condições de acessibilidade (Ex: painel de votação); Subcomissão de Articulação e Mobilização: responsável pela ampla articulação e mobilização da sociedade civil, realizando atividades prévias a Pré-conferência para o esclarecimento sobre a Defensoria Pública e as Pré-conferências, bem como pela realização de atividades após a Pré-conferência seja para esclarecer e articular a Conferência Estadual, seja para divulgar e esclarecer sobre o Plano de Atuação. Os trabalhos de apuração das propostas e de eleição de delegada/os devem ser acompanhados pela sociedade civil. 7

Mobilização O que é: momento de divulgação do V Ciclo de Conferências da Defensoria Pública do Estado. Como acontece: A mobilização pode acontecer por meio de palestras, diálogos, exposições, divulgação na mídia, correio eletrônico, panfletos e convites. A identificação e a aproximação com as lideranças comunitárias e dos movimentos populares é de fundamental importância. Material de divulgação que será disponibilizado para as Regionais: § Cartaz § Folder § Convite digital Sempre orientar os participantes sobre o Guia do Participante e o Caderno de Propostas disponíveis no Portal da Defensoria Pública 8

Equipes de Apoio Equipe de inscrições e candidaturas: responsável por coordenar os trabalhos de inscrição dos participantes e de candidatura de delegada/os; coordenar o processo de apresentação dos candidatos e escolha de delegada/os; elaborar a lista dos candidatos eleitos e seus suplentes (parte do relatório da Pré-Conferência). Recomendações: § § Mínimo de duas pessoas para inscrições; Preenchimento adequado das fichas de inscrição; Observar a questão de gênero no preenchimento dos materiais, especialmente das etiquetas de candidaturas. Ser rigoroso com o prazo de inscrição para candidatura. 9

Equipes de Apoio Equipe de Moderação e Sistematização: Moderador: responsável por coordenar e controlar o tempo dos trabalhos do GT; organizar o tempo de fala dos participantes, não permitindo o domínio do tempo por poucos; sintetizar as formulações para o registro do sistematizador do GT; coordenar a votação das propostas do GT; coordenar a escolha do relator do GT; explicar como será o momento de priorização; distribuir os adesivos; estar atento para (se for o caso) subdividir o grupo em segmentos específicos - exemplo do eixo temático Combate à Discriminação, Racismo e Preconceito; Sistematizador: responsável por apoiar os trabalhos do Moderador; registrar as propostas do GT; Vale lembrar: é importante prever suplentes para eventuais urgências 10

Inscrições Início: aproximadamente uma hora antes da Pré-Conferência. Escolha do Eixo Temático: no momento da inscrição o participante indica o tema quer debater e deve ser informado que seu grupo poderá debater mais de um tema. § Recomenda-se ao menos 02 pessoas para realizar as inscrições (participantes e delegada/os). 11

Inscrições A lista de participantes compõe o Relatório da Pré-Conferência e, por isso, possui um modelo padronizado de preenchimento. Atenção: as etiquetas verdes para votação de propostas só devem ser entregues a participantes que não fazem parte do quadro da Defensoria Pública. 12

Abertura A Coordenadoria Regional preside a Mesa de Abertura, com duração de aproximadamente 30 minutos. A mesa deverá ser composta pela Coordenadoria Regional, Defensoria Pública-Geral e Ouvidoria-Geral, além de autoridade locais. Cronograma de Abertura: § Abertura do Evento e apresentação institucional § Fala da Ouvidoria-Geral § Breve apresentação da metodologia do Ciclo de Conferências 13

Grupos de Trabalho Os Grupos de Trabalho serão divididos de acordo com os seguintes eixos temáticos: 1. Cidadania, Direitos Humanos e Meio Ambiente 2. Combate à Discriminação, Racismo e Preconceito 3. Defesa do Consumidor 4. Direitos da Mulher 5. Direitos do Idoso e da Pessoa com Deficiência 6. Habitação, Urbanismo e Conflitos Agrários 7. Infância e Juventude 8. Política Institucional e Educação em Direitos 9. Situação Carcerária 14

Grupos de Trabalho Participantes por grupo: mínimo de 5 pessoas, de acordo com a área de interesse registrada pelos participantes no momento de inscrição. Caso algum grupo não se constitua, ele deverá se unir a outro grupo maior, de acordo com os seguintes cenários: § Cenário Alternativo 1 – Junção de 2 eixos com inscritos abaixo do mínimo. § Cenário Alternativo 2 – Junção de um grupo que não atingiu o mínimo de participantes com outro maior. 15

Exemplo Cenário A Após a votação de todas as propostas do Grupo o moderador deve garantir que sejam encaminhadas à Plenária: Combate à Discriminação, Racismo e Preconceito 3 inscritos Direitos da Mulher 2 inscritos 1 Grupo de Trabalho com 2 Eixos Temáticos Todos os participantes do Grupo de Trabalho podem debater e votar as propostas dos 2 eixos que o compõem 02 propostas 01 proposta As 2 propostas mais votadas da temática “Combate à Discriminação, Racismo e Preconceito” As 2 propostas mais votadas da temática “Direitos da Mulher” Garantidas as propostas acima, encaminhar a próxima proposta mais votada por todo o Grupo de Trabalho 16

Exemplo Cenário B Após a votação de todas as propostas do Grupo, a apuração deve garantir que seja encaminhada à Plenária: Direitos do Idoso e da Pessoa com Deficiência 3 inscritos Cidadania, Direitos Humanos e Meio Ambiente 8 inscritos 1 Grupo de Trabalho com 2 Eixos Temáticos 02 propostas Todos os participantes do Grupo de Trabalho podem debater e votar as propostas dos 2 eixos que o compõem 05 propostas As 2 propostas mais votadas da temática “Direitos do Idoso e da Pessoa com Deficiência” Garantidas as propostas acima, encaminhar as 5 propostas mais votadas por todo o Grupo de Trabalho 17

Grupos de Trabalho Constituído o Grupo de Trabalho, o moderador passa a: § Rodada de apresentações; § Fala sobre formato dos trabalhos; § Debate e construção de propostas; § Síntese e pactuação da ideia de cada proposta; As propostas são ações e por isso devem se iniciar com um verbo. Elas não devem conter itens e subitens (uma proposta tem uma ação/ideia força). As propostas devem ser apresentadas aos participantes em toda sua extensão. Em regra, cada eixo temático deve apresentar 5 propostas. 18

Grupos de Trabalho As propostas serão redigidas em uma planilha, disponibilizada pela Comissão Organizadora Estadual. Neste planilha constam duas abas: • A primeira deve ser preenchida pelo sistematizador com as propostas do grupo e quantidade de votos. Ela pode ser impressa como material de apoio ao relator na Plenária de apresentação. • A segunda é gerada automaticamente com a configuração de impressão das propostas para a montagem do painel de priorização. Se não houver notebook para todos os grupos, recomenda-se que a Comissão Organizadora Regional imprima previamente a página com o modelo de sistematização para os sistematizadores escreverem as propostas à mão. 19

Grupos de Trabalho O sistematizador deve anotar todas as propostas durante o debate e o número de votos correspondente durante a votação, conforme ilustra a figura abaixo 20

Grupos de Trabalho Ao final dos trabalhos, é possível organizar as propostas de acordo com o número de votos: 21

Grupos de Trabalho As 5 propostas mais votadas são encaminhadas à Plenária (este número pode variar de acordo com os cenários citados anteriormente). 22

Grupos de Trabalho Ao final da escolha das propostas, o moderador: • Solicita que os integrantes elejam um relator para apresentação e eventual defesa das propostas do GT na Plenária; • Informa que as inscrições para delegadas/os da Regional ficarão abertas a partir daquele momento até o encerramento da Priorização das Propostas Regionais, no mesmo local onde ocorreram as inscrições ou onde a Comissão indicar; • Ressalta que a representação de delegadas/os se dará em relação a todas as propostas priorizadas pela Regional, e não apenas para aquelas escolhidas no Grupo de Trabalho do qual participou; ►A inscrição e a eleição não ocorrem no GT, mas sim na Plenária final. 23

Grupos de Trabalho Ao final da escolha das propostas, o moderador: • Imprime as propostas escolhidas para apresentação na Plenária. • Encaminha o arquivo das propostas elaboradas pelo GT para o integrante da Comissão Organizadora responsável pela relatoria. ► Recomenda-se que após os Grupos de Trabalho seja realizado o intervalo, para que haja tempo para imprimir as propostas aprovadas em cada grupo. 24

Após os Grupos de Trabalho 3 atividades ocorrerão: Plenária de apresentação de propostas Montagem do Painel de Propostas Inscrição para candidatura como delegada/o 25

Inscrições para Candidatura como Delegada/o Neste momento os responsáveis pelas inscrições dos participantes se encarregam de: - Realizar as inscrições de candidatas/os a delegada/os; - Fornecer etiqueta as/aos interessadas/os de modo a identificá-las/os como candidato ou candidata (observando o gênero de cada participante); Para facilitar os trabalhos, sugere-se que a organização deixe as etiquetas com a palavra “candidato” e a palavra “candidata” previamente impressas. As etiquetas podem ser coladas nos crachás dos participantes. A/o participante que se inscrever para delegada/o deverá ser esclarecida/o de que a eleição se dará no momento da Plenária de Encerramento, na qual ela/e deverá estar presente. 26

Plenária de Apresentação das Propostas O Coordenador da Regional é o responsável por presidir este momento e pode contar com o apoio de alguém de sua escolha. • O relator do G. T. apresenta as propostas selecionadas pelo seu grupo. • O Coordenador Regional questiona a plenária se há manifestação para rejeição de alguma proposta apresentada. • Se houver manifestação para a rejeição de proposta, o participante terá 3 minutos para argumentação. • O relator do grupo tem 3 minutos para a réplica. G. T. ’s • Repetir a dinâmica anterior com todos os G. T. ’s • O coordenador da etapa deve avisar os participantes que cada Pré -Conferência encaminhará 20 propostas para a Conferência Estadual conforme a escolha no momento seguinte. • O coordenador deve solicitar que, após a priorização, os participantes voltem aos seus lugares para a eleição de delegada/os e encerramento do encontro • A Plenária vota a proposta de rejeição. G. T. 1 Encerramento deste momento

Plenária de Apresentação das Propostas Para apresentação das propostas na Plenária é importante que sejam respeitadas as prioridades estabelecidas por lei (idosos, gestantes, pessoas com deficiência). Sugere-se que a leitura das propostas se inicie pelo eixo 5 - Direitos do Idoso e da Pessoa com Deficiência. As rejeições devem restringir-se a incongruência ou afronta aos princípios constitucionais ou às normas que regem a Defensoria. Poderão ser apresentadas, no máximo, duas manifestações de rejeição por eixo. Este momento deve durar aproximadamente 40 minutos. 28

Painel de Propostas Sugere-se que a Ouvidoria e representantes da sociedade civil da comissão organizadora estadual acompanhem as atividades do responsável pela relatoria. O encarregado deve verificar os arquivos dos GT’s, garantindo que sejam impressas as propostas mais votadas de acordo com os números garantidos aos diferentes cenários citados anteriormente (Grupos de Trabalho, slides 18 -19). Se não houver notebook para todos os grupos, os moderadores entregarão as propostas preenchidas na folha de sistematização para o responsável pela relatoria. Neste caso, o responsável pela relatoria deverá digitar as propostas aprovadas nos grupos para impressão. As propostas devem ser digitadas em letras grandes – uma proposta por folha – todas as propostas no mesmo padrão. 29

Painel de Propostas O arquivo que o responsável pela relatoria receberá já está programado para projetar as propostas para o modelo de impressão O sistematizador dos Grupos de Trabalho terão preenchido as propostas na aba “sistematização” As propostas inseridas automaticamente. aparecerão na aba “impressão” 30

Painel de Propostas Depois de conferir se as propostas na aba “sistematização” estão organizadas de acordo com as mais votadas (slides 21 -22), o responsável pela relatoria deve abrir a aba “impressão” e imprimir. Vale ressaltar: Esta aba está configurada para imprimir as 5 primeiras propostas, mas o encarregado deve colocar no painel de priorização a quantidade de propostas de acordo com cada cenário. 31

Painel de Propostas As propostas serão afixadas no painel conforme o Eixo Temático. Abaixo de cada proposta impressa, deve ser afixada uma folha em branco para os participantes colarem os adesivos de priorização, conforme ilustra a figura abaixo. Recomendamos que a Comissão Organizadora Regional imprima previamente os títulos dos Eixos Temáticos 32

Priorização das Propostas e Apuração Os conferencistas votantes (exceto membros, servidores e estagiários da Defensoria) percorrem o espaço em que estão afixadas as propostas e colocam seus adesivos no espaço abaixo das propostas escolhidas por eles. Cada participante tem direito a 5 votos (adesivos) e pode dispor deles da maneira como quiser: pode usar um voto para cada proposta ou dedicar mais de um voto para uma proposta só. O responsável pela relatoria deve informar o tempo reservado para esta atividade (cerca de 20 minutos, a depender do número de participantes). Quando o tempo se esgotar, ele deve avisar que o tempo para a escolha acabou e solicitar que retornem aos seus lugares para a Plenária de Encerramento. 33

Priorização das Propostas e Apuração Nesse momento, o responsável pela relatoria, com o auxílio de outros membros da Comissão Organizadora, passa a contar os adesivos e a registrar a quantidade de votos que cada proposta recebeu, conforme ilustra a figura ao lado. Esta atividade deve ser acompanhada pelos representantes da Ouvidoria / da Sociedade Civil, de modo a garantir a transparência do processo. 34

Priorização das Propostas e Apuração Recomendamos que cada adesivo seja marcado durante a contagem e que se escreva o número de votos da proposta na folha com as etiquetas adesivas. Deve-se grampear a folha com o nome da proposta e a folha com os votos correspondentes. Uma vez terminada a contagem de votos por propostas, o responsável pela relatoria irá classificar inicialmente a primeira proposta mais votada de cada eixo temático. Aumentar o quadro de Defensores Fortalecer o Plano Nacional de Enfrentamento à Violência Sexual Infanto-Juvenil 35

Priorização das Propostas e Apuração Uma vez classificadas a proposta mais votada de cada um dos 9 eixos temáticos, deve-se identificar entre as demais propostas as 11 mais votadas, totalizando 20 propostas. 36

Priorização das Propostas e Apuração Se não houver proposta para algum eixo temático, essa proporção pode se alterar (ex: 8 eixos = 8 propostas classificadas inicialmente + 12 mais votadas dentre todos os eixos). Em caso de empate das últimas propostas selecionadas, o desempate deverá acontecer em plenária por meio de levantamento de crachás. 37

Plenária de Eleição de Delegada/os e Encerramento Enquanto ocorre a apuração e a ordenação dos votos das propostas, a Plenária se reúne novamente para a apresentação e eleição da/os delegada/os que representarão a Regional na Conferência Estadual. As/os participantes que se candidataram a delegada/os terão um minuto de apresentação e em seguida serão votados, por meio do levantamento de crachás, observado o número de participantes de cada Regional. Pela classificação se identificará a/os delegada/os eleitos e os suplentes. 38

Quem pode se candidatar? Os participantes da Pré-conferência Regional externos à Defensoria podem se candidatar, desde que se inscrevam no momento indicado pela Comissão Organizadora Regional e participem das Plenárias de Eleição e Encerramento, pois será neste momento que poderão se apresentar aos demais participantes e que ocorrerá a votação. A classificação dos participantes determinará a organização das listas de delegada/os titulares e da suplência – a lista deve estar ordenada pela quantidade de votos. Suplência: “poderão ser eleitos os delegados(as) suplentes na proporção de 50% (cinqüenta por cento) do total de delegados (as) da Pré-Conferência, que só serão credenciados na ausência do titular (artigo 27, § 1º da Deliberação nº 36/2007 do CSDP) 39

Composição da Delegação Regional O artigo 28 da Deliberação 36/2007 do CSDP sugere “que seja observada a diversidade temática dos diversos segmentos sociais e entidades interessadas comprometidas com a causa dos direitos humanos e princípios e atribuições da Defensoria Pública, bem como das autoridades e instituições governamentais ligadas ao tema”. Se houver mais interessados do que vagas os representantes deverão estar distribuídos da seguinte forma: “I – 60% de representantes da sociedade civil; II – 40% restantes composto por delegados da área pública, assim compreendido membros dos Poderes Executivos, Legislativos e Judiciário, Ministério Público e Conselhos de Participação nos âmbitos Municipal e Estadual”. 40

Quantidade de Delegada/os(as) por Regional 41

Plenária de Eleição de Delegada/os e Encerramento Na sequência, o integrante da Comissão Organizadora responsável pela relatoria divulga o resultado da apuração das propostas, anunciando a votação de cada uma delas. Empate entre as últimas propostas: desempate na plenária por meio de levantamento de crachás. Após a apresentação do resultado da priorização, a Coordenadoria Regional realiza a leitura de eventuais moções apresentadas à mesa para apreciação da Plenária. Depois disso, encerram-se os trabalhos. 42

Certificados Recomenda-se que as pessoas que realizarem as inscrições providenciem os certificados durante o evento. Os responsáveis pela inscrição devem preencher o modelo do certificado (enviado por e-mail às Regionais e disponível no site da Defensoria) com o nome dos participantes e os dados da Regional. Os dados da Regional podem ser preenchidos previamente para facilitar os trabalhos durante a Pré-Conferência. 43

Sugestão de Duração das Etapa Tempo de Duração Inscrição 30 min Abertura 30 min Grupos de Trabalhos (GT) 60 a 90 min Intervalo 20 min Plenária de apresentação das Propostas 40 min Priorização 20 min Plenária de eleição de delegada/os e encerramento 30 min 44

Consolidação do Relatório Após a realização da Pré-Conferência, o integrante da Comissão Organizadora Regional responsável pela relatoria terá um prazo de 10 dias para encaminhar à 1ª Subdefensoria o Relatório da Pré-Conferência. O modelo do relatório está disponível na página do V Ciclo de Conferências no site da Defensoria em um ícone com o título “Material de apoio às Comissões Organizadoras Regionais”. Neste arquivo (formato Excel) constam três abas. A primeira aba é o Relatório, onde devem constar os dados da Pré-Conferência Regional. Na segunda consta o modelo da lista de delegada/os e na terceira consta o modelo da lista de participantes. Ambos devem ser utilizados nas inscrições. Relatório Delegada/os Participantes 45

Consolidação do Relatório Nos dados cadastrais da Pré-Conferência é solicitada a especificação do número de participantes da sociedade civil, dos defensores e de participantes de outras categorias. Participantes da sociedade civil = cidadãos vinculados ou não a ONG’s. Vale ressaltar que este cidadão não deve ter vinculação a qualquer órgão ou instituição do Poder Público. Participantes de outra categoria = integrantes de outros órgãos ou instituições do Poder Público, ou seja, integrantes do Judiciário, Ministério Público, Polícias Estaduais, do Executivo ou do Legislativo, seja estadual ou municipal. 1. Dados cadastrais: Regional: Local: Data: Número de grupos de trabalho: Número total de participantes: Dados da Préconferência Número de participantes da sociedade civil: Regional Número de defensores participantes: Número de participantes de outras categorias: Número de delegados eleitos: (os dados de delegada/os eleitos devem ser preenchidos conforme a tabela 2 deste aquivo) 46

Consolidação do Relatório Lista da representação dos da Regional 47

Materiais de apoio: § Guia Metodológico § Síntese da Metodologia § Guia do participante § Modelo de relatório da Pré-Conferência, com lista de participantes, delegada/os e propostas aprovadas § Arquivo para sistematização das propostas nos Grupos de Trabalho § Modelo de certificados 48

Cada Regional receberá Material para utilização na Pré-Conferência encaminhado por malote: § § § § Crachá; Pasta; Bloco de anotações; Canetas; Etiquetas redondas para votação das propostas; Banners para montagem de painéis de propostas; Ganchos para fixação dos painéis; 49

A Regional deverá garantir que a Pré-Conferência tenha § Local amplo para plenária e salas para o grupo de discussão § Lanche § Data-show completo (notebook, projetor e tela) § Aparelhagem de som e microfone § Notebook para responsáveis pela inscrição § Notebook para responsável pela relatoria § Notebook para os grupos de trabalho – recomendável para facilitar o trabalho de sistematização e impressão das propostas § Impressora § Pen drive § Material de escritório completo, como papel sulfite, grampeador, etiquetas brancas (para a inscrição de delegada/os), etc. 50

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