Uvod u upravljanje projektima Projekt Projekt je skup

Uvod u upravljanje projektima

Projekt • Projekt je skup aktivnosti koji je određen specifičnim ciljevima koje treba postići u zadanom roku i unaprijed definiranim raspoloživim resursima. • Posebna organizacijska forma koja se formira po potrebi, s ciljem postizanja promjene, a uključujući relevantne dionike unutar i izvan organizacije koja vodi projekt 2 2

Projekt • Privremeno nastojanje poduzeto zbog stvaranja jedinstvenog proizvoda, usluge ili rezultata. 3

Projekt Organiziran skup aktivnosti za postizanje specifičnih ciljeva unutar određenog vremenskog perioda i s određenom količinom resursa. RESURSI - novac, ljudi CILJ - rezultati, kvaliteta ROK / TRAJANJE - raspored aktivnosti u vremenu 4

Karakteristike projekta • privremen • jedinstven • nije 100% predvidljiv 5

Klasičan posao i projektni rad n Sličnosti – Posao obavljaju ljudi. – Resursi su određeni i konačni. – Posao se planira, izvodi i kontrolira. • Razlike • Opis radnog mjesta • Kontinuirana aktivnost • Ponavljajuće • Standardiziran i propisan proces • Očekivani „tipični”rezultati • Stručna znanja Opis uloge u timu Privremena aktivnost Ne ponavlja se Razrađuje se tijekom projekta • Cilj je jedinstven rezultat • Područja znanja upravljanja projektom • • 6

Upravljanje projektima • Metoda upravljanja kojom se putem projekata ostvaruju potrebe i zahtjevi korisnika. • pet grupa procesa: 7

Upravljanje projektima • Upravljanje projektima je primjena znanja, tj. tehnika i alata, u projektnim aktivnostima kako bi se ispunila traženja od projekta. 8

Načini postizanja cilja n dobro uhodanim definiranim procesima • za ponavljajuće poslove • za kontinuirano ostvarivanje istih rezultata • za kontinuirano ostvarivanje očekivane razine kvalitete n projektno • za poslove kojima se uvode promjene • za ostvarivanje novih jedinstvenih rezultata 9

Procesi upravljanja projektima • Temeljni koncept: • ciklus: planiraj, radi, provjeri, reagiraj 10

Pet grupa procesa upravljanja projektima: • Iniciranje/ Definiranje okvira • Planiranje • Izvođenje/ Provedba • Praćenje i kontrola • Zatvaranje/ završavanje Praćenje i kontrola Proces planiranja Proces iniciranja Proces zatvaranja Proces provedbe 11

Iniciranje • Započinje prepoznavanjem potrebe za projektom i nastavlja razradom ideje. • Razlozi mogu biti raznoliki, npr. • zahtjev klijenta za novom uslugom ili proizvodom • potreba organizacije • za ostvarivanjem novog proizvoda, usluge ili rezultata (istraživanja i sl. ) ili • promjene na postojećim (poboljšanja funkcionalnosti, rada sustava i dr. ) • Proces vodi predlagatelj, osoba koja je prepoznala potrebu za projektom. • Proces završava izradom formalnog dokumenta. 12

Početna faza: Definiranje okvira • naručitelj i korisnik: • opisuje svojstva krajnjeg rezultata projekta • određuje ključne rokove • sredstva koja su na raspolaganju za projekt RESURSI - novac, ljudi CILJ - isporuke, kvaliteta ROK / TRAJANJE - raspored aktivnosti u vremenu 13

Balansiranje projektnim ograničenjima • naručitelj projekta određuje relativnu važnost među elementima RESURSI - novac, ljudi CILJ - rezultati, kvaliteta ROK / TRAJANJE - raspored aktivnosti u vremenu 14

Početna faza: Definiranje okvira • započinje prepoznavanjem potrebe za projektom i nastavlja razradom ideje. • završava izradom okvira projekta ü formalni dokument: Ø razni nazivi i formati: projektna povelja/The Project Charter projektni sažetak/Concept Note ugovor e-mail poruka üIzdan od strane pokrovitelja/naručitelja üOsigurava ovlasti voditelju projekta da krene u planiranje. 15

Okvir projekta Definira: • • • svrhu ciljeve očekivane ključne isporuke projekta ključni rokovi financijski okviri 16

Razlika između svrhe, cilja i isporuke • Svrha: definira pozitivnu promjenu - najčešće rješavamo neki problem, potrebu, ali može biti i inovacija koje će unaprijediti poslovanje ili povećati kvalitetu života • Cilj: definira mjerljivi rezultat • Isporuka: definira novi ili poboljšan proizvod, uslugu, proces, stanje Isporuka je sredstvo postizanja cilja. 17

SMART Projektni cilj treba imati/biti n n n Specific Goal Measurable Achievable Relevant/ Resources defined Time - related n n n poseban, specifičan cilj mjerljivi rezultati izvediv plan relevantan u odnosu na cilj/ s definiranim resursima određen u vremenu 18

Rad u grupama • Osmislite i razradite primjer projektnog okvira. • npr. • Svrha našeg projekta je ……… za korisnike………. • Cilj je ……………. u vremenu od. . . (u mjesecima ili godinama) s resursima (koliko kuna ili eura) • Isporuke su ………. • Evaluirat ćemo projektne okvire prema modelu SMART • Od čega ćete krenuti? ? ? 19

Evaluacija rada u grupama n n n Specific Goal Measurable Achievable Relevant/ Resources defined Time - related n n n poseban, specifičan cilj mjerljivi rezultati izvediv plan relevantan u odnosu na cilj/ s definiranim resursima određen u vremenu 20

Planiranje • Planiranje određuje što treba napraviti, kako, tko, kada i s kojim resursima kako bi se ispunile prihvaćene i preuzete obaveze. • Planovi su temelj za praćenje i kontrolu. • Pet je osnovnih elemenata procesa planiranja; razrađuju se: • ciljevi i isporuke, WBS, raspodjela odgovornosti, vremenski plan i temeljna osnova (budžet) 21

Koraci u planiranju • Razrađuju se: 1. Ciljevi i opseg isporuke 2. Dijagram poslova/aktivnosti - WBS 3. Raspodjela odgovornosti 4. Raspored aktivnosti u vremenu – Gantogram 5. Budžet Napomena: Redoslijed koraka je ključan. 22

Rad u grupama CILJEVI I OPSEG ISPORUKE: • Opišite isporuke vašeg projekta. • Što ulazi, a što ne u opseg isporuka projekta. • SMART 23

Koraci u planiranju • Razrađuju se: 1. Ciljevi i opseg isporuke 2. Dijagram poslova/aktivnosti - WBS 3. Raspodjela odgovornosti 4. Raspored aktivnosti u vremenu – Gantogram 5. Budžet Napomena: Redoslijed koraka je ključan. 24

Dijagram poslova/aktivnosti WBS - Work Breakdown Structure • Iz WBS-a mora biti jasno koje su projektne isporuke, te kojim aktivnostima se realizira isporuka • dekompozicija • podijeliti ukupan posao na projektu u glavne cjeline – elemente/radne pakete/aktivnosti • glavne cjeline u podcjeline (glagol radnje i rezultat) - aktivnosti/zadatke/podaktivnosti • dalje u manje cjeline. . . Najmanja cjelina u raspodjeli posla mora biti dovoljno mala da omogući kontrolu i preglednost. 25

Primjer 26

Rad u grupama Razradite dijagram poslova za Vaš projekt. 1. Popišite sve poslove kojih se možete sjetiti 2. Grupirajte ih u radne pakete 3. Razradite strukturu poslova/aktivnosti Upotpunite strukturu zadacima kojih se možete sjetiti 4. Napomena: Razrada poslova nema poveznicu s vremenskom dimenzijom projekta! 27

Koraci u planiranju • Razrađuju se: 1. Ciljevi i opseg isporuke 2. Dijagram poslova/aktivnosti - WBS 3. Raspodjela odgovornosti 4. Raspored aktivnosti u vremenu – Gantogram 5. Budžet • Napomena: Redoslijed koraka je ključan. 28

Raspodjela odgovornosti za radne zadatke • shema raspodjele odgovornosti mora odgovarati dijagramu poslova - WBS-u • svakoj, i najmanjoj, jedinici posla dodjeljujemo osobu koja je odgovorna za ostvarivanje plana 29

Rad u grupama Svakom elementu dijagrama WBS dodijelite osobu koja će biti odgovorna za organizaciju provedbe. Napomena: Raspodjela odgovornosti u timu na projektu nema hijerarhijsku strukturu! 30

Koraci u planiranju 1. 2. 3. 4. 5. Ciljevi i opseg isporuke Dijagram poslova/aktivnosti - WBS Raspodjela odgovornosti Raspored aktivnosti u vremenu – Gantogram Budžet Napomena: Redoslijed koraka je ključan. 31

Vremenski plan ili kalendar aktivnosti • vremenski plan projekta mora sadržavati: • - redoslijed po kojem se događaji odvijaju • - koliko će trajati • vremenski plan je nužan za kontroliranje projekta 32

Gantogram (Ghantt Chart/Bar Chart) • grafički prikaz informacija o rasporedu aktivnosti (elementi iz WBS-a) u vremenu • aktivnosti su navedene jedna ispod druge, a linija pored aktivnosti predstavlja trajanje i smještena je u gantogram na način da je vidljivo vrijeme početka i kraja aktivnosti • olakšava planiranje raspodjele resursa • pomaže prilikom praćenja realizacije 33

Primjer 34

Tijek izrade gantograma • polazni dokument: popis svih aktivnosti (elementi WBS-a) • Koraci u izradi: • procjena trajanja pojedine aktivnosti • raspoređivanje u vremenu prema redoslijedu odvijanja (međuzavisnosti) • izrada završnog prikaza 35

Životni ciklus projekta Project Life Cycle • Projekt može biti podijeljen u faze kako bi se lakše pratio. • Faze projekta zajednički čine životni ciklus projekta. • Faze uglavnom slijede jedna drugu i rezultat jedne faze ulazni su podaci za sljedeću. • Iznimno, faze se mogu preklapati (fast tracking). • Troškovi i angažirano osoblje je malo na početku, doseže vrhunac u sredini i naglo opada pred kraj projekta. 36

Životni ciklus projekta i životni ciklus upravljanja projektom: n Cijelim projektom, ali i svakom njegovom fazom, se može upravljati primjenom pet grupa procesa upravljanja: n kontinuirana razrada detalja tijekom projekta (progressive elaboration) 37

Područja definiranja projekta • Opseg proizvoda (Product Scope) – karakteristike i funkcionalnosti projektne isporuke (proizvod, usluga ili bilo koji drugi rezultat) • Opseg projekta (Project Scope) – opseg posla izvršavanjem kojeg će se realizirati željeni proizvodi, usluge ili rezultati i postići definirani cilj • Opseg upravljanja projektom (Project Management Scope) – aktivnosti upravljanja projektom koje imaju za cilj osigurati uspješnost realizacije projekta 38

Pet grupa procesa upravljanja projektima: • Iniciranje • Planiranje • Izvođenje • Praćenje i kontrola • Zatvaranje/ završavanje Praćenje i kontrola Proces planiranja Proces iniciranja Proces zatvaranja Proces izvedbe 39

Kontrolne točke / Milestones • Kontrolna točka predstavlja značajan događaj u tijeku projekta, npr. prepreka za odvijanje budućih aktivnosti ili oznaka za ostvarenje važnog rezultata. • Kontrolna točka nema trajanje (zero duration). • Osnova kojom se prati uspješnost provedbe projekta. 40

Koraci u planiranju 1. 2. 3. 4. 5. Ciljevi i opseg isporuke Dijagram poslova/aktivnosti - WBS Raspodjela odgovornosti Raspored aktivnosti u vremenu – Gantogram Budžet • Napomena: Redoslijed koraka je ključan. 41

Budžet - temeljna osnova projekta • temeljna osnova može biti izražena u količini novca ili nekom mjerljivom jedinicom rada • sredstvo kontrole • omogućuje voditelju i članovima tima ocjenu uspješnosti 42

Financijski plan: • aktivnost kojoj pripada trošak • naziv troška • mjera za trošak / jedinica • jedinična cijena • količina • iznos troška • obrazloženje 43

Primjer Element/ aktivnost Naziv troška mjera jedinična cijena količina iznos (kn) 2, 00 kn 600 1. 200, 00 odlazak eksperta na Izvod u park prirode 4 6. 000, 00 za organizaciju 4 -dnevnog seminara za investitore Akt. 3. 1. Prijevoz km Akt. 5. 1. Najam dan Akt. UP administrator esec mj 0 kn 1. 500, 0 8. 000, 0 24 192. 000, 00 obrazloženje novozaposlena osoba za administraciju projekta 44

Rad u grupama • Izradite proračune vaših projekata • Dovoljno je 3 primjera 45

Sažetak projekta • Svrha - opisuje problem i ciljne skupine • Cilj/evi - opisuju specfično kako naš projekt doprinosi pozitivnoj promjeni koja rješava/sprječava problem • Isporuke - što ćemo realizirati da postignemo cilj (mjerljiv pokazatelj aktivnosti) • Aktivnosti - kako ćemo doći do isporuka kojima postižemo cilj (opseg našeg projekta) 46

Očekivani rezultati Indikatori ili mjerljivi pokazatelji se mogu odnositi na sve razine: Ciljevi programa na kojem se temelji natječaj Opći cilj(evi) projekta Specifični cilj(evi) projekta Aktivnosti

Rezultati Pokazuju: • da je ostvaren cilj • da je realizirana konkretna isporuka • da su implementirane sve aktivnosti Razni natječaji, razne interpretacije rezultata. 48

Primjer • održane četiri dvodnevne radionice • 20 kamenoklesaca prošlo obuku o marketingu i izvoznim strategijama • opremljene 4 radionice s 6 suvremenih strojeva za obradu kamena • povećana znanja i kompetencije obrtnika u poduzetništvu • ostvareni preduvjeti za povećanje izvoza tradicionalnih hrvatskih prozivoda od kamena 49

Projekti • Projekti su organizacijski oblik realizacije poslova kojima se • unaprijed planiranim aktivnostima • u zadanom roku i • s definiranim resursima treba postići • specifičan cilj kojim se ostvaruje • POZITIVNA PROMJENA! 50

Metodologija • ovo je bio temeljni uvod u ono što čini projekt, što je projekt • postoje metode i alati za svaki dio projekta • detaljna razrada u sljedećim modulima 51

Natječajna dokumentacija

IMAM IDEJU. NATJEČAJ?

www. strukturnifondovi. hr

Pregled natječaja

Mogući pozivi (1) Poziv za iskaz interesa za financiranje projektne dokumentacije (2) I Otvoreni poziv na dostavu prijedloga ˝Priprema zalihe infrastrukturnih projekata za EFRR 2014 -2020 • II Ograničeni poziv na dostavu projektnih prijedloga 3) Otvoreni poziv na dostavu projektnih prijedloga

Poziv za iskaz interesa (1) • Poziv za iskaz interesa za financiranje projektne dokumentacije • Npr. potprogram „Priprema lokalnih projekata na potpomognutim područjima“ • Cilj je pridonijeti bržem društveno-gospodarskom razvoju najslabije razvijenih područja Republike Hrvatske • pružanjem financijske pomoći u izradi projektne dokumentacije • za lokalne razvojne projekte utemeljene na strateškim razvojnim dokumentima, a prihvatljive za financiranje iz EU fondova.

Otvoreni poziv i ograničeni poziv (2) • Priprema zalihe infrastrukturnih projekata za EFRR 2014. – 2020. • Tip natječaja: Ograničeni poziv na dostavu projektnih prijedloga (bespovratna sredstva) • Status: zatvoren od 08. 01. 2014. • Prijavitelji: znanstvene institucije, znanstveni instituti, znanstveno-tehnologijski park, visoka učilišta • Min. potpora: 0, 00 € Max. potpora: 6. 000, 00 € • Eu sufinanciranje projekta: min. nije definirano% do max. 100% • „Priprema zalihe infrastrukturnih projekata za EFRR 2014. – 2020. “ je ograničeni poziv za dostavu prijedloga na koji se mogu prijaviti samo prijavitelji koje je Ministarstvo znanosti, obrazovanja i sporta (MZOS) unaprijed odabralo putem otvorenog poziva na dostavu prijedloga ˝Priprema zalihe infrastrukturnih projekata za EFRR 2014 -2020˝ koji su bili otvoreni između 2011. i 2013. godine (ukupno su bila četiri otvorena Poziva), odn. čiji se prijedlog nalazi na listi odabranih projekata MZOS-a.

Otvoreni poziv na dostavu projektnih prijedloga (3) • Npr. natječaj: „Shema dodjele bespovratnih sredstava za poslovnu infrastrukturu „ Dokumentacija: • UPUTE ZA PRIJAVITELJE. pdf SAŽETAK POZIVA. pdf PRIJAVNI OBRAZAC B POSEBNI DIO. docx Prilog 1. B dijelu obrasca - Izračun financijskog jaza. xls Dodatak 1. IZJAVA PRIJAVITELJA. docx Dodatak 2. FINANCIJSKI IDENTIFIKACIJSKI OBRAZAC. docx Dodatak 3. OBRAZAC ZA PRAVNE OSOBE. docx Dodatak 4. IZJAVA O PARTNERSTVU. docx Dodatak 5. KONTROLNA LISTA ZA PROCJENU CJELOVITOSTI PROJEKTNE PRIJAVE. docx Dodatak 6. ŽIVOTOPIS VODITELJA PROJEKTA. doc Dodatak 7. DODATNA IZJAVA PRIJAVITELJA. docx Prilog 1. UGOVOR O DODJELI BESPOVRATNIH SREDSTAVA-OPĆI UVJETI. pdf Prilog 2. UGOVOR O DODJELI BESPOVRATNIH SREDSTAVA- POSEBNI UVJETI. pdf Prilog 3. UPITNIK O UKLJUČIVANJU HORZIONTALNIH PRIORITETA U PROJEKT. pdf Prilog 4. PROCJENA PROJEKTNIH PRIJAVA. pdf Prilog 5. POSTUPCI JAVNE NABAVE ZA ENTITETE KOJI NISU OBVEZNICI ZAKONA O JAVNOJ NABAVI. pdf Prilog 6 PREPORUCENI SADRŽAJ STUDIJE IZVEDIVOSTI I ANALIZE TROŠKOVA I KORISTI. pdf Prilog 7. POPIS PODUZETNIČKIH ZONA 2004. -2013. . pdf

IMAM IDEJU. IMAM NATJEČAJ. KAKO DALJE?

Projektna dokumentacija • Upute za prijavitelje • Obrasci • Kriteriji za evaluaciju

Prvi korak: • Analizirajte Upute za prijavitelje za Vaš natječaj

Sadržaj Poziva (1. dio) • • • ciljevi Poziva pokazatelji/indikatori Poziva (doprinos Operativnom programu) visina potpore (minimalna i/ili maksimalna vrijednost) vrijednost projekta (minimalna i/ili maksimalna vrijednost) postotak sufinanciranja trajanje projekta prihvatljivi prijavitelji partnerstvo (obavezno ili ne, moguće ili ne) prihvatljivi projekti prihvatljive aktivnosti prihvatljivi troškovi

Upravljanje projektnim ciklusom UPC Project Cycle Management PCM

Ciklusi upravljanja projektima

Upravljanje projektima financiranima iz fondova EU-a Project Cycle Management (PCM) ili Upravljanje projektnim ciklusom (UPC) Metodologija pripreme, provedbe i evaluacije programa i projekata, koja se temelji na integriranom pristupu te pristupu logičke matrice.

UPC - upravljanje projektnim ciklusom Proces koji se sastoji od različitih jasno utvrđenih faza:

PCM je “složen i kreativan proces… koji uključuje i pregovaranje o odlukama koje su prihvatljive glavnim dionicima (stakeholders)” stoga su “timski rad, pregovaračke i komunikacijske sposobnosti najvažnije za učinkovit PCM”. (Europska komisija, PCM Guidelines)

Cilj PCM-a Poboljšati kvalitetu razvojne pomoći (programa, a time i projekata) uzimajući u obzir: Njihovu relevantnost Učinkovitost za postizanje osnovnih ciljeva Relevantnost, izvedivost i održivost

PROGRAMIRANJE Priprema strateških dokumenata temeljena na: →analizi situacije zemlje korisnice na nacionalnoj i sektorskoj razini (SWOT identifikacija) →analizi socio-ekonomskih indikatora: nacionalni prioriteti EU →cilj: identificirati i usuglasiti se oko glavnih ciljeva i prioriteta, te izraditi relevantan i izvediv programski okvir

PROGRAMIRANJE • temelji se na dvjema vrstama dokumenata: • programskim dokumentima Europske komisije • nacionalnim dokumentima, koji definiraju prioritete u pojedinim sektorima • rezultira operativnim programom koji definira ciljeve, prioritete i mjere

IDENTIFIKACIJA • identificiraju se konkretne mjere/projekti za koje se traži (su)financiranje EU-a. • u toj fazi se ocjenjuju projektni prijedlozi • ocjene se temelje na predstudijama izvodljivosti (pre-feasibility studies) • predstudije izvodljivosti identificiraju probleme, procjenjuju alternativna rješenja i olakšavaju odabir odgovarajuće alternative na osnovi kvalitete. • osnova su za odluku koju opciju dalje razrađivati nakon konzultacija s potencijalnim (i zainteresiranim) dionicima projekta •

IDENTIFIKACIJA • ima za svrhu: • odrediti projektne ideje koje su dosljedne razvojnim prioritetima partnera i EK; • procijeniti važnost i vjerojatnu izvedivost tih projektnih ideja; • u okviru ‘programskog pristupa’, pripremiti Prijedlog za financiranje • projektne ideje mogu doći iz raznih izvora, a najvažniji je od potencijalnih provedbenih partnera

FORMULACIJA • priprema se detaljna projektna i natječajna dokumentacija • Europska komisija ocjenjuje podnesene dokumente, koji uključuju operativni prijedlog projekta i zahtjev za financiranjem • dokumenti opisuju okvir tražene pomoći, analiziraju potrebe i probleme, opisuju očekivane rezultate i utjecaj projekta, tijek provedbe projekta, kao i raspodjelu financijskih sredstava.

FORMULACIJA • U slučaju pozitivne odluke i ako Europska komisija odluči financijski poduprijeti projekt, za završni (usuglašeni) prijedlog projekta odobravaju se određena financijska sredstva i s projektnim partnerom (nadležnim tijelom u državi korisnici EU pomoći) potpisuje službeni financijski sporazum. • Taj formalni ugovor opisuje financijski aranžman nužan za provedbu projekta.

PROVEDBA • obuhvaća implementaciju projekta • podrazumijeva se da će se dogovorena financijska sredstva iskoristiti na taj način • da se ispuni svrha pojedine mjere ili projekta kako bi se ostvarila korist za ciljane grupe • te kako bi provedena mjera pridonijela nekom općem, zajedničkom cilju

PROVEDBA • uključuje redoviti monitoring projekta • sastavni dio faze provedbe (npr. izrada izvješća o praćenju provedbe) • omogućuje određena poboljšanja ili korekcije ako su se okolnosti u kojima se projekt izvodi promijenile

EVALUACIJA • završna faza projektnog ciklusa • sistematsko ocjenjivanje završenog projekta • npr. dizajn projekta, sam proces provedbe te postignuti rezultati. • cilj jest osigurati da se naučene lekcije i iskustva uključe u proces donošenja odluka u novoj fazi programiranja pri odabiru novih projekata • osnova su za novi ciklus programiranja

Zašto PCM →Faze projektnog ciklusa – strukturiran i jasan način donošenja odluka u svakoj od faza, uz povratnu informaciju iz faze evaluacije →Uključenost i odgovornost dionika u proces donošenja odluka, stavlja naglasak na timski rad i komunikaciju →Standardizirana dokumentacija, i kriteriji evaluacije →Primjenjiva na sporazum, programe i projekte

Nacionalni strateški referentni okvir (NSRO) • strateški dokument kojim se utvrđuje strategija ulaganja iz fondova koji su na raspolaganju Republici Hrvatskoj • krovni programski dokument kojim se utvrđuju prioriteti korištenja sredstava iz strukturnih instrumenata • Europska komisija službeno je odobrila Nacionalni strateški referentni okvir 26. kolovoza 2013. godine. • svi OP-ovi temelje se na NSRO-u

Preduvjet za korištenje • Partnerski sporazum o EU fondovima u programskom razdoblju 2014 -2020 – EU i RH - općenita strategija pomoći Europske unije u pojedinoj državi utvrđuje se prema • analizi stanja u državi • razvojnim potrebama države • lokalnim, regionalnim i nacionalnim kapacitetima države primateljici pomoći • kapacitetima EU-a • aktivnostima ostalih financijera (međunarodnih financijskih institucija, bilateralnih i multilateralnih donatora).

Odnos program – projekt Što je program? Okvir za planiranje aktivnosti unutar određenog sektora ili područja Aktivnost koja traje duže vrijeme i može se prilagođavati Skup uvjeta za implementaciju – vođenje, plaćanje, kontrola Što je projekt? Određena aktivnost unutar određenog sektora ili područja Ograničen u izvorima (vrijeme, ljudi, novac) Sadrži konkretne ciljeve i prioritete te proračun i vremenski raspored aktivnosti

Operativni programi – krovni programi • OP „Konkurentnost i kohezija“ • OP „Učinkoviti ljudski potencijali“ • OP „Program ruralnog razvoja Republike Hrvatske za razdoblje 2014. - 2020. ” • Nacrt Operativnog programa za pomorstvo i ribarstvo 2014. -2020.

Definicija projekta ISO/PMI: “Niz aktivnosti radi postizanja jednog ili više specifičnog cilja u planiranom roku i s definiranim proračunom” EU: “Projekt je instrument koji služi postizanju višeg cilja (programa) kao pomoć pri provedbi viših politika”

Projektni sažetak • • • Naziv projekta Područje projekta Ukupno trajanje Traženi iznos sufinanciranja od EU Ciljevi projekta • opći cilj(evi) • specifični cilj(evi) Ciljana grupa/Ciljane grupe Krajnji korisnici Očekivani rezultati Glavne aktivnosti

Projektni sažetak (2) • • • Title of the action: Location(s) of the action Total duration of the action Amount of requested EU contribution Objectives of the action • <Overall objective(s)> • <Specific objective(s)> Target group(s) Final beneficiaries Estimated results Main activities

Naziv projekta • puni naziv • konkretno govori o čemu se u projektu radi • kratki naziv • akronim, slogan ili kombinacija

Područje projekta • država, županija • može biti i drugačije definirano • proučiti natječaj!!! • imaju li prednost područja od posebne državne skrbi • koliko regija/država/i dr. mora/može biti zastupljeno utječe li na prednost kod evaluacije

Ukupno trajanje • uglavnom definirano natječajem • savjet: planirati najviše dozvoljeno kako bismo u provedbi imali dovoljno vremena – u granicama realnima za naš projekt

Traženi iznos sufinanciranja od EU • uglavnom definirano natječajem • obratiti pozornost na: • vrijednost projekta • sufinanciranje partnera • sufinanciranje EU-a

Ciljevi projekta • opći i specifični • razni obrasci, različiti savjeti • naša preporuka: • jedan opći i jedan-nekoliko specifičnih • Ključno! Ciljevi se moraju uklapati u ciljeve natječaja.

Ciljane grupe i krajnji korisnici “Target groups” are the groups/entities who will be directly positively affected by the action at the action purpose level. “Final beneficiaries” are those who will benefit from the action in the long term at the level of the society or sector at large. -------------------------Ciljane grupe su one na koje će projekt direktno (za vrijeme trajanja projekta) utjecati na razini svrhe projekta. Krajnji korisnici su svi na koje će projekt dugoročno pozitivno utjecati, na razini društva ili cijelog sektora.

Prijavitelj, partneri, suradnici • kriteriji za prijavitelja 1. kapaciteti za provedbu 2. djeluje u području teme koju pokriva natječaj 3. pozitivno posluje, nije u sukobu sa zakonom 4. vodi projekt 5. ne smije projektom ostvarivati profit

Prijavitelj, partneri, suradnici • kriteriji za partnera 1. kapaciteti za provedbu 2. djeluje u području teme koju pokriva natječaj 3. pozitivno posluje, nije u sukobu sa zakonom 4. značajno sudjeluje u provedbi projekta (članovi tima, nositelji radnih paketa i dr. ) Prava: sva kao i prijavitelj – direktan je korisnik usluga i nabavki koje su predviđene projektom

Prijavitelj, partneri, suradnici • kriteriji za suradnika 1. doprinosi uspješnosti projekta 2. ima svoju ulogu – npr. manji opseg aktivnosti, kao korisnik usluga edukacije, savjetodavna podrška i dr. 3. nije direktan korisnik nabavki koje su predviđene projektom

Vježba • Izradite projektni sažetak

Analiza dionika, problema i ciljeva

Analiza dionika • Svi pojedinci, grupe, institucije, organizacije, kompanije itd. , koji mogu imati interes u projektu • Smisao analize: prepoznati različite interese, ograničenja i kapacitete svih dionika i uzeti ih u obzir pri identifikaciji problema, postavljanju ciljeva i izboru strategije • Konačni cilj: maksimalno povećati korist koju će imati ciljna skupina (i krajnji korisnici), a umanjiti potencijalne negativne učinke (uključujući konflikte među dionicima)

Analiza dionika Ø Za utvrđivanje dionika mogu se koristiti i pitanja: 1. Tko sve ovisi o projektu? 2. Tko je sve zainteresiran za postizanje projektnih rezultata? 3. Tko sve može utjecati na projekt (pozitivno i negativno)? Ø Definirati po prioritetu - tko ima najviše interesa? ? ?

Matrica za analizu dionika Dionik i osnovne značajke Potrebe i očekivanja od projekta Kako će projekt Sudjelovanje na utjecati na projektu rješavanje potreba

Terminologija • Korisnici (Beneficiaries): dionici koji na bilo koji način imaju koristi od provedbe projekta • Ciljne skupine (Target Groups): grupa koja na koju će se direktno pozitivno utjecati kroz ostvarenje svrhe projekta (specifičnog cilja) • Krajnji korisnici (Final Beneficiaries): grupa koja će imati dugoročnu korist od projekta na široj društvenoj ili sektorskoj razini • Projektni partneri: provode projekt na terenu, imaju svoj udio u proračunu (također su dionici i mogu biti i ciljna skupina ili njen dio) • Suradnici (Associates): jedan oblik partnerske organizacije (EK ih razlikuje od partnera jer se suradnici ne financiraju iz projekta)

Prijavitelj Projektni partneri Ciljana skupina KORISNICI Krajnji korisnici

Dionici • Korisnici (Beneficiaries): dionici koji na bilo koji način imaju koristi od provedbe projekta • Ciljne skupine (Target Groups): grupa koja na koju će se direktno pozitivno utjecati kroz ostvarenje svrhe projekta (specifičnog cilja) • Krajnji korisnici (Final Beneficiaries): grupa koja će imati dugoročnu korist od projekta na široj društvenoj ili sektorskoj razini • Projektni partneri: provode projekt na terenu, imaju svoj udio u proračunu (također su dionici i mogu biti i ciljna skupina ili njen dio) • Suradnici (Associates): jedan oblik partnerske organizacije (EK ih razlikuje od partnera jer se suradnici ne financiraju iz projekta)

Analiza problema • Projektima treba rješavati uzroke problema • Često posljedice smatramo glavnim problemom, što je pogrešno • Identificirati negativne aspekte postojeće situacije i uspostaviti uzročno-posljedične odnose među njima • Bitan je konsenzus među ključnim dionicima: projektnim partnerima, ciljnom skupinom (i krajnjim korisnicima - predstavnicima)

Proces analize problema • Definirati okvir i predmet analize • Identifikacija ključnih problema • Analiza uzroka i posljedica • Izrada problemskog stabla - vizualizacija problema

Problemsko stablo POSLJEDICE GLAVNI PROBLEM UZROCI Zašto?

Problemsko stablo - koraci 1. Brainstorming” dionika o problemima: - Potpuno otvoren ili - Počevši od nekog već definiranog višeg problema 2. Izabrati problem od kojeg će se početi 3. Potražiti s njime povezane probleme 4. Uspostaviti hijerarhiju - Uzročne probleme postaviti ispod ishodišnog - Posljedične probleme postaviti iznad ishodišnog - Ako dva problema uzrokuju istu posljedicu, svrstati ih na istu razinu 5. Sve ostale probleme povezati na način da se pitamo što je uzrok, a što posljedica 6. Povezati probleme strelicama od uzroka ka posljedicama 7. Revidirati dijagram tako da se pitamo jesu li uočeni svi bitni problemi i po potrebi ih dodati 8. Kopirati ga na komad papira tako da ostane na raspolaganju svima koji sudjeluju u planiranju projekta

Primjer problemskog stabla Povećan broj poginulih u prometu Česte prometne nesreće Loša sigurnost na cestama Nepažljivost vozača Nedovoljno educirani vozači Loša kvaliteta vozila Loša kvaliteta cesta Vozila prestara Nedovoljno održavanje vozila Loše održavanje cesta

110 Rad u grupama Analiza problema - stablo problema Ø Izaberite/definirajte ključni problem 1 Ø Napravite listu vezanih problema i dodijelite im redne brojeve 2, 3, 4, 5. . . , Ø Identificirajte uzorke i posljedice Ø Izradite stablo problema

Korak 1: Metoda problemskog stabla - Izlistati aspekte glavnog problema (kratke izjave o negativnom stanju). - Grupirati međusobno povezane/slične izjave. glavni problem

Važno u procesu analize problema Ø Prikupiti informacije, činjenice koje opisuju problematičnu situaciju Ø Osigurati da ključni dionici sudjeluju u analizi Ø Pripremiti problemsko stablo koje će osigurati pojednostavljenu, ali logičnu sliku realne situacije Ø Proces važan koliko i rezultat - proces usuglašavanja, dogovaranja i učenja

Analiza ciljeva Svrha: Ø Opisati buduću pozitivnu situaciju Ø Definirati hijerarhiju ciljeva Ø Grafički prikazati odnos sredstava i ciljeva • Negativna situacija iz problemskog stabla preoblikuje se u rješenja, npr: PROBLEM Kvaliteta vode u rijeci opada CILJ Poboljšana kvaliteta vode u rijeci

Koraci u analizi ciljeva 1. Preformulirati negativnu situaciju u problemskoj analizi u pozitivna rješenja koja su: Ø Poželjna Ø Realno ostvariva 2. 3. Provjeriti je li odnos sredstava i ciljeva logičan (proizlazi iz uzročno-posljedične logike problema) Ako je potrebno: Ø Revidirati formulacije Ø Dodati nove ciljeve ako se čini da nedostaju u hijerarhiji kako bi se ostvarili viši ciljevi Ø Eliminirati ciljeve koji se čine nepotrebni ili neprikladni

Iz problemskog u stablo ciljeva Smanjivanje broja poginulih u prometu Smanjivanje broja prometnih nesreća Povećati sigurnost na cestama Povećati pažljivost vozača Povećati svjesnost o rizicima Povećati znanja vozača Poboljšati kvalitetu vozila Poticati nabavku novih vozila Poticati redovito održavanje vozila Poboljšati kvalitetu cesta Uspostaviti bolje održavanje cesta

Stablo ciljeva - savjeti • Obavezno u konzultaciji s ključnim dionicima • Koristiti informacije prikupljene u analizi dionika kako bi se: • prepoznali prioriteti • procijenila realističnost određenih ciljeva • prepoznala dodatna sredstva za ostvarenje pojedinih ciljeva • Problemsko stablo predstavlja pojednostavljenu sliku željene buduće situacije, a indicira i sredstva za njeno postizanje • Najveća prednost mu je što povezuje definiranje projektnih ciljeva s prepoznatim/definiranim problemima